IA para la Gestión de Proyectos y Portfolios: herramientas, casos de uso y ejemplos de prompts para ChatGPT

AI for Project Portfolio Management

¿Te acuerdas como era tu día a día antes de que la Inteligencia Artificial entrara en tu vida? Decenas de informes pendientes de actualizar, reuniones interminables, decisiones estratégicas erróneas por no disponer de datos homogéneos… Así era hasta hace no mucho el día a día de las PMO y los Gestores de Proyectos. Hasta que la IA llegó para poner patas arriba la forma en que trabajamos.

La Inteligencia Artificial ha supuesto una auténtica revolución en todos los sectores profesionales. Y la gestión de proyectos y portfolios no es una excepción. Con las empresas teniendo que abordar un volumen cada vez mayor de iniciativas, la IA se ha convertido en el aliado perfecto de las PMO y Gestores de Proyectos para tomar decisiones basadas en datos y planificar, gestionar y entregar proyectos con mayor celeridad y precisión.

En este post, vamos a analizar cómo la IA está transformando la gestión de proyectos, sus principales beneficios y casos de uso. Pondremos un especial énfasis en mostrarte herramientas y ejemplos prácticos para que aproveches al máximo la IA en tu día a día.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Cómo la IA está impactando la Gestión de Proyectos

¿La IA va a acabar reemplazando a los Gestores de Proyectos? No, pero sí que va a cambiar la forma en que trabajan. Tal y como explicamos en nuestro post de Tendencias en Gestión del Portfolio de Proyectos, la IA ya no puede ser considerada como un concepto futurista que viene para suplantar nuestro trabajo.

La IA está transformando la forma en que las organizaciones planifican, monitorizan y gestionan proyectos. En un contexto empresarial cada vez más complejo, en el que los estándares de calidad y los tiempos de comercialización son más exigentes que nunca, la IA permite a todos los profesionales de Gestión de Proyectos trabajar de manera más inteligente y estratégica.

Algunas de las áreas clave en las que la IA puede marcar la diferencia en tu día a día incluyen la automatización de tareas, la optimización del uso de los recursos de los proyectos o la toma de decisiones. Y es que la IA no sólo ayuda a reducir la carga de trabajo manual, sino que también proporciona información que puede ayudarte a mejorar el desempeño y el resultado de los proyectos.

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Beneficios de la IA para PMOs y Project Managers

Ya sea para agilizar los plazos de los proyectos o para planificar y mitigar los riesgos, AI es una herramienta que trae consigo innumerables ventajas para las PMO y los Gestores de Proyectos.

Éstos son los principales beneficios de la Inteligencia Artificial a la hora de gestionar proyectos:

  1. Mejor toma de decisiones: con las herramientas de Inteligencia Artificial puedes analizar grandes cantidades de datos de los proyectos e identificar así tendencias, patrones y anomalías. Esto permite tomar decisiones informadas más rápidamente y con menor margen de error. Además, gracias a los modelos de aprendizaje automático puedes también simular diferentes escenarios de proyectos y optimizar su rendimiento en función de los datos que estas herramientas te proporcionen.
  2. Optimización de los recursos: ayuda también a la hora de analizar las cargas de trabajo, las habilidades y la disponibilidad de los recursos de tu organización para así garantizar que se asignen los recursos adecuados a las tareas correctas en el momento oportuno.
  3. Mayor productividad: olvídate de esas horas extra por las tardes trabajando en los informes pendientes. Gracias a la IA no sólo puedes generar reportes en unos segundos, sino también enviar actualizaciones automáticas a los stakeholders.
  4. Mitigación de riesgos: gracias a la IA, puedes predecir también los riesgos potenciales de los proyectos analizando el histórico de datos, factores externos o la disponibilidad de los recursos y evitar así retrasos, sobrecostes o desviaciones en el alcance de los proyectos.
  5. Mejor comunicación: la IA puede ayudar a mejorar la comunicación y la colaboración en los equipos de proyecto. Por ejemplo, herramientas como los asistentes personales de IA pueden transcribir y resumir reuniones.
  6. Mayor precisión: la IA ayuda a que haya menos errores, ofreciendo un elevado grado de precisión en tareas como la estimación de costes y la evaluación de riesgos.

Casos de uso de la IA en Gestión de Proyectos

La IA puede aplicarse de muy diversas maneras para abordar los diferentes desafíos en Gestión de Proyectos. Éstos son los principales casos de uso de la IA y sus aplicaciones en el día a día.

Casos de uso de la IA en PPM
Casos de uso de la IA en PPM

IA Generativa

La IA Generativa utiliza modelos de aprendizaje automático para crear contenidos, ideas y estrategias, lo que la convierte en una poderosa herramienta para la creación y planificación de proyectos.

Principales casos de uso de la IA Generativa en la Gestión de Proyectos:

  • Creación de contenido: genera informes, propuestas de proyectos o presentaciones en minutos.
  • Modelado de escenarios: puedes crear diferentes escenarios de proyectos para evaluar los posibles resultados y elegir la mejor opción para las necesidades de tu organización.
  • Comunicación con los stakeholders: configura notificaciones o documentación personalizada para las distintas partes interesadas.

Herramientas de IA Generativa como ChatGPT, Copilot u otras plataformas similares pueden ayudarte en tu día a día a la hora de responder consultas, sugerir mejoras o generar plantillas de proyectos, por ejemplo.

IA analítica

La IA analítica se basa en el procesamiento y la interpretación de datos. Son un recurso muy valioso, ya que pueden proporcionar a los Project Managers información valiosa que ayude a comprender mejor la dinámica y las tendencias de los proyectos y mejorar la toma de decisiones.

  • Análisis de datos: analiza las métricas de rendimiento de los proyectos para identificar ineficiencias y cuellos de botella.
  • Identificación de tendencias: ayuda a detectar patrones en los plazos, el uso de recursos o en los costes de los proyectos.
  • Automatización de cuadros de mando: analiza cuadros de mando en tiempo real para evaluar la salud de los proyectos y portfolios.
Aspecto
IA Analítica
IA Generativa

Propósito

Procesa e interpreta datos para extraer conclusiones e identificar patrones.

Crea contenidos, ideas o soluciones a partir de indicaciones o patrones de datos.

Foco

“¿Qué nos dicen los datos?”

“¿Qué podemos crear a partir de esto?”

Cómo funciona

Analiza datos históricos y en tiempo real para proporcionar información, tendencias y métricas de rendimiento.

Genera nuevos contenidos, como planes de proyectos, informes o soluciones creativas utilizando modelos avanzados de IA.

Cómo funciona

  • Crear informes de rendimiento y cuadros de mando.
  • Identificar deficiencias o cuellos de botella en los flujos de trabajo.
  • Realizar análisis de coste-beneficio.
  • Redactar la documentación de los proyectos, las agendas o la minuta de las reuniones.
  • Generar estrategias de mitigación de riesgos o planes de proyecto alternativos.
  • Crear calendarios y listado de tareas de los proyectos.

Limitaciones

Se limita a interpretar datos existentes. No genera nuevos contenidos.

Puede producir resultados irrelevantes o poco prácticos si las instrucciones no son claras o los datos carecen de contexto.

IA predictiva

La IA predictiva hace uso del histórico de datos y de modelos predictivos para hacer previsiones de resultados. Ayuda a las organizaciones a adoptar un enfoque proactivo para anticiparse a posibles retos, minimizando así los cuellos de botella y garantizar una ejecución de los proyectos sin interrupciones.

Principales casos de uso de la IA Predictiva en la Gestión de Proyectos y Portfolios:

  • Planificación de los plazos de los proyectos: puede predecir las fechas de finalización de los proyectos con mayor precisión, y también retrasos basándose en tendencias históricas y datos actuales.
  • Predicción de riesgos: identifica riesgos potenciales y la probabilidad de que realmente ocurran.
  • Previsión de la demanda: puede también anticipar las necesidades futuras de recursos o presupuesto.

IA prescriptiva

A diferencia de la IA predictiva, la IA prescriptiva va un paso más allá ya que proporciona consejos y recomendaciones. Esta forma de aplicar la IA ayuda a las organizaciones a resolver proactivamente los problemas antes de que vayan a más.

Ejemplos de casos de uso de la IA prescriptiva:

  • Optimización de la toma de decisiones: sugiere el mejor enfoque a seguir en los proyectos en función de los objetivos y las limitaciones.
  • Asignación de recursos: proporciona recomendaciones prácticas para reasignar recursos con el fin de maximizar la eficiencia.
  • Mitigación de riesgos: ofrece diferentes alternativas para mitigar los riesgos que se hayan identificado.
  • Resolución de conflictos: propone soluciones para resolver conflictos de equipo o solapamiento de plazos u horarios.
Aspecto
IA Predictiva
IA Prescriptiva

Propósito

Prevé resultados futuros basándose en datos históricos y actuales.

Recomienda acciones específicas para lograr los resultados deseados.

Foco

“¿Qué pasará?”

“¿Qué hay que hacer?

Cómo funciona

Utiliza modelos estadísticos y el aprendizaje automático para identificar tendencias, patrones y posibles eventos futuros.

Combina la información predictiva con algoritmos de optimización y reglas de decisión para sugerir los pasos a seguir.

Casos de uso

  • Predecir retrasos en los proyectos.
  • Prevenir la demanda de recursos.
  • Estimar posibles sobrecostes.
  • Recomendar estrategias para cumplir los plazos o ajustar los recursos para evitar retrasos.
  • Optimizar la asignación de recursos en función de las previsiones de demanda.
  • Proponer ajustes en la asignación de presupuestos.

Limitaciones

Proporciona información, pero no especifica cómo actuar en consecuencia.

Depende de la calidad de los datos, y puede simplificar en exceso decisiones de naturaleza compleja.

Automatizar

Por último, una de las ventajas más evidentes de la IA para la Gestión de Proyectos es la posibilidad de automatizar tareas. Así, gracias a la IA, los Gestores de Proyectos ya no necesitan invertir horas para rellenar los informes manualmente. Ahora puedes generarlos manualmente y centrarte en las tareas que realmente importan.

Algunas de las tareas que las PMO y los Project Managers pueden automatizar gracias a la IA incluyen:

  • Actualizaciones de los proyectos: puedes actualizar de manera automática la planificación de los proyectos, o enviar alertas y notificaciones a los diferentes equipos.
  • Automatización de flujos de trabajo: gestiona los flujos de trabajo o las aprobaciones sin la intervención humana.
  • Generación de informes: genera informes de los proyectos al instante y reduce así la carga administrativa.

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Buenas prácticas a la hora de implementar la IA en tus procesos de Gestión de Proyectos

Ahora que ya conoces los casos de uso y algunas de las herramientas de la IA, para que su implementación tenga éxito debes tener muy claros:

  • Los objetivos a conseguir.
  • Los procesos que quieres mejorar.
  • La hoja de ruta que vas a seguir para implementarla en toda la organización.

Aquí te listamos 7 buenas prácticas que debes llevar a cabo para que la Inteligencia Artificial se implemente con éxito en tus procesos de Gestión de Proyectos.

1. Alinea la implementación de la IA con los objetivos de la organización

Que la IA esté de moda no significa que deba usarse de cualquier manera. Es un movimiento estratégico que debe estar alineado con los objetivos generales de tu organización. Por ello, debes empezar con identificar las áreas en las que la IA puede aportar más valor. Por ejemplo, ¿necesitas mejorar la forma en que planificas los proyectos, agilizar la asignación de recursos o mejorar la gestión de riesgos?

Una vez que tengas definidas estas metas, debes elegir las herramientas de IA que mejor se ajusten a tus objetivos. Al final del día, si la estrategia de implementación de la IA no está bien alineada, los resultados que obtendrás serán decepcionantes.

2. Invierte en formación

Para aprovechar todo el potencial de la IA, es necesario que formes a tus equipos para que sepan utilizarla. Aunque puede ser de gran ayuda para automatizar tareas, generar contenido o proporcionar recomendaciones, los insights que proporciona la IA requieren de supervisión humana.

Al invertir en formación sobre Inteligencia Artificial, capacitarás a tus equipos para:

  • Dominar las diferentes herramientas de IA e implementarlas de manera natural en los flujos de trabajo de los proyectos.
  • Saber interpretar las predicciones y recomendaciones basadas en la IA.

3. Prioriza la calidad de los datos

La Inteligencia Artificial depende de los datos con los que se la alimenta. Para que la IA proporcione información realmente valiosa, hay que proporcionarle un contexto claro con datos precisos. Para ello, te recomendamos que:

  • Establezcas directrices claras en tu organización para garantizar la calidad y consistencia de los datos.
  • Dispongas de herramientas que actualicen en tiempo real los datos de tus proyectos y portfolios para que así reflejen la información más reciente.
  • Utilices tecnologías que te permitan identificar y corregir duplicados, errores e incoherencias.
  • Hagas saber a todos los equipos de proyecto que usan la IA que trabajen con los datos de manera exhaustiva.

4. Utiliza la IA de forma responsable

Nadie duda del enorme potencial de la IA para la gestión de proyectos, pero depender en exceso de ella puede ser arriesgado. Debes utilizarla con prudencia, ya que no es infalible. Y, para asegurarte de ello, debes:

  • Verificar siempre los resultados que te proporcione la IA: compara siempre la información y las recomendaciones generadas con la IA con tus propios conocimientos y experiencia.
  • Cuestionar los resultados de la IA: no tengas miedo a la hora de poner en duda las respuestas que te proporcione la IA, especialmente cuando parezcan contradictorias o contradigan las prácticas establecidas en tu organización.

5. Integra la IA con tus procesos de gestión de proyectos

Para que las herramientas de la IA tengan el mayor impacto posible, deben estar integradas con tus aplicaciones y flujos de trabajo existentes. Por ejemplo:

  • Debes asegurarte de que el software que uses para gestionar las carteras de proyectos se integra con la IA. Por ejemplo, Triskell Software puede integrarse con OpenAI, por lo que podrás trabajar con los documentos y los datos de tus proyectos directamente en la interfaz de ChatGPT.
  • Lo mismo sucede si usas herramientas como Microsoft Teams o Slack. Asegúrate de que son compatibles con ellas para poder automatizar tareas como la ‘minuta’ de las reuniones.

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6. Empieza poco a poco y escala con el tiempo

A la hora de implementar la IA en tus procesos de Gestión de Proyectos, es mejor ir poco a poco. Puedes empezar a utilizarla para algunas tareas más sencillas, por ejemplo:

  • Enviar actualizaciones del estado de los proyectos.
  • Crear informes.
  • Generar la minuta de las reuniones.
  • Predecir los plazos de los proyectos.

Una vez que tus equipos se sientan más cómodos con estas herramientas, puedes empezar a explorar otros casos de uso más avanzados, como la asignación de recursos o la identificación y mitigación de riesgos.

7. Monitoriza y evalúa el desempeño de tus herramientas de IA

Eso sí, sea cuales sean las formas en las que vayas a usar la IA en tu organización, debes monitorizar y evaluar continuamente el valor que aportan estas herramientas en tu día a día. Evalúa su rendimiento en función de factores como:

  • La precisión de las predicciones
  • El tiempo ahorrado gracias a la automatización de procesos
  • La satisfacción de los usuarios y los índices de adopción

Dado que la inteligencia artificial es una tendencia que llegó para quedarse, es crucial mantenerse actualizado sobre las últimas novedades y herramientas. De esta manera, podrás optimizar los procesos actuales y garantizar que tu organización se mantenga a la vanguardia.

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Las mejores herramientas de IA para Project Managers

Durante los últimos años han aparecido tantas herramientas basadas en la Inteligencia Artificial que es muy difícil determinar cuáles son realmente las más idóneas para el día de los líderes de proyectos.

Aquí te listamos las 5 herramientas de IA que te ayudarán a gestionar proyectos con más eficiencia y creatividad.

1. Chat GPT (OpenAI)

ChatGPT es un modelo lingüístico avanzado capaz de generar texto similar al humano a partir de instrucciones. Puede ayudarte en ciertas tareas de gestión de proyectos, como por ejemplo

  • La generación de informes.
  • Redactar de la documentación de los proyectos.
  • Automatizar las comunicaciones
  • Asistir en el intercambio de ideas y la resolución de problemas.

Además, puede integrarse con diferentes herramientas de gestión de proyectos y portfolios, como Triskell Software.

2. Copilot

Desarrollada por Microsoft, Copilot es una herramienta de características similares a ChatGPT. Puede ayudarte en la redacción de documentos, el análisis de datos y hacer seguimiento de proyectos que estés gestionando a través de la suite de productos de Microsoft, como Microsoft Project, Excel o Teams.

Con Copilot, puedes automatizar tareas rutinarias, analizar grandes conjuntos de datos y obtener insights para planificar y ejecutar mejor los proyectos.

3. Gemini

Gemini, el asistente de IA creado por Google, se diferencia de ChatGPT y Copilot por poder integrarse con la suite de Google Workspace. Ofrece resultados más precisos para algunas consultas ya que contrasta la información con los resultados del buscador de Google.

Las mejores herramientas de IA para la gestión de proyectos
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4. Notebook LM

Otra herramienta de IA desarrollada por Google. A diferencia de Gemini, Notebook KLM está pensada para gestionar y sintetizar grandes cantidades de información. Puede ayudarte a organizar notas, enlazar contenidos relacionados, y extraer información de una amplia documentación. Es especialmente útil para aquellos proyectos que requieran leer e investigar muchos documentos.

AI tool #5: Claude

Y, por último, queremos destacar Claude. Desarrollada por Anthropic, es un asistente de IA de nueva generación ideal para hacer brainstorming de ideas, crear contenidos y analizar documentos. Es especialmente preciso a la hora de procesar documentos complejos, como bases de código o informes financieros.

Examples of ChatGPT prompts for Project and Portfolio Management

De todas las herramientas de IA que existen en el mercado, la más popular es, sin lugar a dudas, ChatGPT.

Eso sí, que sea la más popular, no significa ni mucho menos que sea la mejor o la más completa. ChatGPT aún requiere de indicaciones muy precisas para poder sacarle el máximo partido. Pero, pese a estas limitaciones, es una herramienta que puede ser de gran ayuda para las PMO y los gestores de proyectos.

En esta sección, te mostraremos ejemplos de prompts de ChatGPT que puedes poner en práctica en tu día a día. Son más de 50 prompts que abarcan todos los procesos de Gestión de Proyectos y Portfolios, y que proporcionan resultados muy útiles especialmente en herramientas de Gestión del Portfolio de Proyectos como Triskell Software.

NOTA 1: para sacar el máximo provecho de estos prompts en ChatGPT, lee la sección de Preguntas Frecuentes de este post.

NOTA 2: ten cuidado de no proporcionar a ChatGPT información especialmente sensible. Y, de hacerlo, que la forma que uses ChatGPT se alinee con las políticas de Compliance y Seguridad de tu organización.

Triskell AI Assistent
El asistente de IA de Triskell

Ejemplos de prompts para planificación y calendarización de proyectos

Planificación de proyectos: “Propón un calendario de proyecto para un [tipo de proyecto], considerando tareas como [lista de tareas]. Supongamos un equipo de [tamaño del equipo] y las siguientes restricciones: [lista de limitaciones]. Incluye los hitos clave y las dependencias”.

Optimización del calendario de tareas: “Analiza esta lista de tareas del proyecto: [lista de tareas]. Identifica posibles cuellos de botella y propón ajustes para optimizar el calendario manteniendo los plazos”.

Secuenciado de tareas: “Dadas las tareas [lista de tareas], ordénalas en una secuencia lógica teniendo en cuenta las dependencias, la duración estimada ([estimaciones de duración]) y los plazos ([fecha límite]).”

Simulación de Escenarios: “Desarrolla un cronograma de proyecto alternativo para [escenario del proyecto], donde se presenta [restricción o desafío], como [por ejemplo, retraso en la disponibilidad de recursos].”

Identificación de la ruta crítica: “Aquí tienes el calendario del proyecto: [lista de tareas con duraciones y dependencias]. Identifica la ruta crítica y cualquier tarea que pueda retrasarse sin afectar al calendario del proyecto.”

Planificación de los hitos del proyecto: “Sugiere los hitos críticos para un [Tipo de proyecto] que incluya fases como [lista de fases]. Proporcione plazos típicos para cada hito”.

Ejemplos de prompts para Gestión de Recursos

Plan de asignación de recursos. “Propón un plan de asignación de recursos para [descripción del proyecto], teniendo en cuenta las funciones del equipo: [lista de funciones], la disponibilidad: [horas semanales o limitaciones] y las competencias: [lista de competencias necesarias]”.

Identificación de carencias de recursos: “Partiendo de los requisitos de este proyecto [descripción del proyecto], identifica posibles carencias de competencias en el equipo actual: [composición del equipo]. Recomiende el tipo de recursos adicionales necesarios”.

Gestión de recursos transversal: “Para un (tipo de proyecto) interfuncional en el que participen [departamentos o equipos], sugiera estrategias para compartir recursos y resolver conflictos sobre la disponibilidad de recursos compartidos.”

Análisis de la capacidad: “Analiza la carga de trabajo del equipo: [detalles del equipo y tareas]. Señala cualquier sobreasignación o infrautilización y sugiere estrategias para equilibrar los recursos.”

Plan de desarrollo de competencias. “Basándote en estos requerimientos del proyecto: [lista de requerimientos], recomienda planes de formación o desarrollo para los (composición del equipo) con el fin de mejorar la preparación para las próximas tareas [lista de tareas]”

Ejemplos de prompts para Gestión Financiera y Presupuestaria

Estimación presupuestaria. “Elabora una estimación presupuestaria preliminar para [tipo de proyecto]. Incluye categorías de costes típicas como [enumera las categorías, por ejemplo, mano de obra, materiales, software]. Asume los siguientes parámetros: [detalles específicos del proyecto]”.

Análisis del desglose de costes: “Proporciona un desglose detallado de los costes de este proyecto: [descripción del proyecto]. Incluye los costes fijos, variables y de contingencia basados en el siguiente presupuesto: [detalles del presupuesto]”.

Análisis de los costes presupuestados vs los actuales: “Analiza los siguientes datos financieros: [enumera los costes reales frente a los presupuestados] para este proyecto (tipo de proyecto). Identifica las desviaciones significativas y propón medidas correctivas”.

Análisis del ROI: “Calcula el ROI para [tipo de proyecto] a partir de los siguientes datos: [inversión inicial], [beneficios o ahorros previstos]. Desglósalo paso a paso».

Gestión de riesgos: “Para este proyecto (tipo de proyecto), revisa el siguiente plan presupuestario: [detalles del presupuesto]. Identifica los posibles riesgos financieros y recomienda medidas de contingencia”.

Impacto financiero de los cambios de alcance: “Para este proyecto [tipo de proyecto], evalúa el impacto financiero de estos cambios de alcance propuestos: [lista de cambios]. Propón estrategias para minimizar los excesos presupuestarios”.

Ejemplos de prompts para Gestión de Riesgos

Identificación de riesgos: “Identifica los riesgos potenciales para [tipo de proyecto]. Ten en cuenta factores como [alcance, calendario, recursos, partes interesadas]. Proporciona una lista categorizada de riesgos”.

Priorización de riesgos: “Para este [tipo de proyecto], evalúa los siguientes riesgos: [lista de riesgos con descripciones]. Clasifícalos en función del impacto y la probabilidad utilizando una matriz de riesgos”.

Comunicación de riesgos: “Elabora un plan de comunicación para informar a las partes interesadas sobre los siguientes riesgos: [ lista de riesgos]. Incluye los mensajes clave y los canales de comunicación elegidos”.

Estrategias de mitigación de riesgos: “Para este [tipo de proyecto], propón estrategias de mitigación para los tres principales riesgos de este proyecto: [ enumera los riesgos]. Incluye pasos detallados y contingencias”.

Indicadores de alerta temprana: “Para este [tipo de proyecto], desarrolla un conjunto de indicadores de alerta temprana para estos riesgos: [ lista de riesgos]. Incluya métricas y umbrales para un seguimiento proactivo”.

Planificación de escenarios para riesgos: “Para este [tipo de proyecto], planifica un escenario para el siguiente riesgo de alto impacto: [descripción del riesgo]. Incluye un plan de respuesta y una estrategia de recuperación”.

Ejemplos de prompts para gestión de carteras de proyectos

Priorización del portfolio: “En base a estos proyectos: [lista de proyectos con descripciones y objetivos], sugiere una estrategia de priorización teniendo en cuenta factores como el ROI, la alineación estratégica y la disponibilidad de recursos.”

Evaluación de la salud de los proyectos: “Analiza la salud de la siguiente cartera de proyectos: [lista de proyectos y su estado]. Destaca los riesgos, cuellos de botella y proyectos de bajo rendimiento”.

Equilibrando los recursos entre proyectos: “Dadas estas limitaciones de recursos: [detalles de los recursos], propón un plan de reasignación para la cartera actual con el fin de optimizar la utilización de los recursos en [lista de proyectos].”

Alineación de la cartera con la estrategia: “Revisa la siguiente cartera de proyectos: [lista de proyectos]. Evalúa su alineación con los objetivos estratégicos de la organización: [descripción de los objetivos estratégicos]. Proporciona recomendaciones para mejorar la alineación”.

Optimización de la cartera bajo límites presupuestarios: “Revisa la siguiente cartera: [lista de proyectos]. optimiza la cartera para que se ajuste a este presupuesto: [importe del presupuesto]. Propón ajustes en el alcance de los proyectos, los plazos o la asignación de recursos”.

Análisis de riesgos de la cartera: “Realiza un análisis de riesgos a nivel de cartera para estos proyectos: [lista de proyectos y riesgos]. Identifica los riesgos acumulativos y sugiere estrategias de mitigación».

Ejemplos de prompts para la planificación de la estrategia

Establecer objetivos empresariales: “Elabora una lista de objetivos estratégicos para una organización de [sector o campo]. Ten en cuenta las tendencias, el análisis de la competencia y los puntos fuertes internos: [detalles o documento adjunto]”

Análisis DAFO: “Realiza un análisis DAFO para esta organización: [detalles de la organización o sector]. Aporta ideas sobre posibles prioridades estratégicas”.

Planificación de escenarios: “Para esta organización [detalles de la organización], desarrolla una planificación de escenarios para los siguientes retos estratégicos: [enumere los retos]. Incluye el mejor, el peor y el más probable de los escenarios”.

Posicionamiento estratégico: “Elabora el posicionamiento estratégico de [organización o producto]. Utiliza estos datos: [análisis de la competencia o perspectivas de mercado]”.

Definición de los KPI: «Para esta organización [detalles de la organización], define los KPI para hacer un seguimiento del éxito de esta estrategia: [descripción de la estrategia]. Asegúrate de que estén alineados con los objetivos y sean medibles».

Ejemplos de prompts para colaboración y comunicación

Plan de comunicación del equipo: “Redacta un plan de comunicación del equipo para [tipo de proyecto]. Incluye detalles sobre los métodos de comunicación, la frecuencia y las actualizaciones clave necesarias para los miembros del equipo y las partes interesadas”.

Preparación del orden del día de una reunión: “Elabora un orden del día detallado para una reunión sobre el estado del proyecto. Los temas a tratar incluyen [actualizaciones de progreso, riesgos y problemas]. Especifica la duración estimada de cada tema”.

Funciones y responsabilidades del equipo: “Crea una matriz RACI de funciones y responsabilidades para el equipo implicado en [nombre del proyecto]. Utiliza las siguientes entradas: [ enumera los miembros del equipo y las tareas]”.

Obtención de feedback: “Para este proyecto [tipo de proyecto], redacta una encuesta para recabar opiniones de los miembros del equipo sobre la eficacia de las prácticas de comunicación actuales. Incluya preguntas sobre claridad, frecuencia y canales utilizados”. .

Presentación inicial del proyecto: “Elabora un borrador de la presentación inicial del proyecto [nombre del proyecto]. Incluye secciones sobre objetivos, plazos, funciones del equipo y expectativas”.

Procedimiento de escalado: “Para este proyecto [tipo de proyecto], desarrolla un procedimiento de escalado para gestionar los problemas durante [fase específica del proyecto]. Especifica los canales de comunicación, los roles y los plazos”.

Ejemplos de prompts para la automatización de tareas

Automatización de e-mails: “Redacta plantillas de correo electrónico automatizadas para escenarios comunes en la gestión de proyectos, como [asignaciones de tareas, recordatorios de plazos y actualizaciones de las partes interesadas]”.

Automatización del informe de estado: “Crea una plantilla para un informe de estado automatizado del proyecto que incluya campos de datos como [porcentaje de progreso, riesgos, hitos].

Entrada y análisis de datos: “Importa los datos de las tareas del proyecto desde esta hoja de cálculo [adjuntar hoja de cálculo] y organízalas por prioridades y plazos».

Optimización del flujo de trabajo: “Para este proyecto [nombre del proyecto] Identifica las áreas de este flujo de trabajo: [describe el flujo de trabajo] en las que la automatización podría mejorar la eficiencia.”

Ejemplos de prompts para la analítica predictiva

Probabilidad de éxito del proyecto: “Analiza la probabilidad de éxito de [nombre del proyecto] basándote en datos históricos: [lista de atributos del proyecto, por ejemplo, presupuesto, duración, tamaño del equipo, factores de riesgo]. Aporta información sobre los factores clave del éxito”.

Optimización del calendario: “Analiza el cronograma del proyecto adjunto: [adjuntar calendario del proyecto]. Utiliza modelos predictivos para recomendar un calendario optimizado con menor riesgo de retrasos.”

Análisis de sobrecostes: “Utiliza el análisis predictivo para identificar la probabilidad de que se produzcan sobrecostes en [nombre del proyecto]. Ten en cuenta factores como [presupuesto, asignación de recursos, desviaciones históricas]”.

Puntuación de la probabilidad de riesgos: “Para [nombre del proyecto], a partir de estos riesgos identificados: [lista de riesgos y sus atributos], calcula la puntuación de probabilidad e impacto de cada riesgo. Propón estrategias de mitigación”.

Previsión del rendimiento de la cartera: “Predice el rendimiento de esta cartera de proyectos: [adjunta los datos de la cartera]. Incluye métricas como el ROI, la utilización de recursos y el plazo de entrega”.

Ejemplos de prompts para la gestión de proyectos Agile

Ayuda para la planificación de sprints: “Para [nombre del proyecto], basándose en el backlog actual: [ enumera los elementos del backlog], propón un plan de sprints para las próximas [número] iteraciones. Incluye la priorización de tareas y los story points estimados”.

Sugerencias de desglose de épicas: “Proporciona un desglose de esta épica: [descripción de la épica]. Sugiere historias de usuario más pequeñas que se alineen con los principios Agile”.

Guía para el Scrum Master: “Elabora un borrador de checklist para que el Scrum Master pueda organizar una daily eficiente. Incluye áreas de enfoque tales como [blockers, actualizaciones de progreso y objetivos del sprint]”.

Análisis del Burndown Chart: “Interpreta este gráfico de burndown: [adjuntar o describir el gráfico]. Destaca los riesgos potenciales para la finalización del sprint y sugiere acciones correctivas”.

Informes de métricas Agile: “Crea una plantilla para un informe de seguimiento de métricas ágiles. Incluye campos para [velocidad, tiempo de ciclo, tiempo de entrega y flujo acumulado]”.

Priorización del backlog: “Utilizando estos elementos del backlog: [ lista de elementos con descripciones], recomienda una estrategia de priorización basada en [lista de criterios como valor de negocio, complejidad y dependencias].”

Conclusión: la IA al servicio de los Project Managers

Todos nos estamos subiendo al tren de la IA. Ya sea agilizando la planificación y la asignación de recursos, o actuando como nuestro asistente a la hora de crear contenido o analizar datos, la IA está remodelando la forma en que las PMO y los Project Managers afrontan su trabajo.

Es por ello que no debes ver la IA como algo que va a reemplazar tu trabajo. Todo lo contrario, lo va a mejorar. Si usas estas herramientas con responsabilidad y con unos objetivos claros, podrás abordar tus retos del día a día con mayor eficacia, tomarás mejores decisiones y podrás centrarte en lo que realmente importa: entregar con éxito los proyectos y obtener resultados empresariales.

Es indudable que el futuro de la Gestión de Proyectos está ligado a la Inteligencia Artificial. ¿Y tú? ¿Estás preparado para llevar la Gestión de Proyectos a un nuevo nivel?

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FAQ sobre la IA para la Gestión de Proyectos

  1. Asegúrate que tienes la versión GPT-4o. Si no es así, la subscripción son solo 20 euros/mes, así que te merece la pena.
  2. La mayoría de los prompts que te hemos proporcionado requieren de rellenar información en los corchetes (como tipo de proyecto, lista de tareas, recursos, etc). Cuanta más información proporciones, mejor.
  3. Si no tienes claro el tipo de información que tienes que proporcionar, o si los resultados que te proporciona ChatGPT no son del todo satisfactorios, prueba a usar este prompt para refinar y mejorar los prompts que estás usando.

“Necesito tu ayuda para validar la calidad y el valor de este prompt de ChatGPT. Eres un profesional de la gestión de proyectos con una sólida formación en Inteligencia Artificial. Eres un experto en la creación de prompts detallados y relevantes para optimizar todos los procesos de Gestión de Proyectos y Portfolios.

El prompt que te voy a proporcionar para perfeccionarlo y mejorarlo es el siguiente:

[ INSERTA AQUÍ EL PROMPT ]

Como puedes ver, el prompt pide rellenar alguna información. Basándote en tu experiencia como Project Manager, rellena toda la información que falta en el prompt, así puedo comprobar cómo se vería este prompt”.

Con este prompt, tendrás elementos más que suficientes para proporcionar a ChatGPT información de más calidad para que así te dé mejores respuestas.

No. La IA mejora estas herramientas añadiendo funcionalidades como la automatización y la información predictiva. En su conjunto, optimizan la eficiencia sin sustituir la dirección estratégica impulsada por el ser humano.

  1. Identifica tus retos.
  2. Evalúa las características de las herramientas.
  3. Asegúrate de que se integran con las plataformas existentes
  4. Da prioridad a su escalabilidad.
  5. Prueba las herramientas con tu equipo para encontrar la que mejor se adapta a tus necesidades.

Los gestores de proyectos necesitan competencias en materia de datos, tecnología, pensamiento crítico, conciencia ética y gestión del cambio para utilizar las herramientas de IA con eficacia y tomar decisiones informadas.

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