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Le PMO, source d’inspiration pour votre DSI ?

En tant que DSI, vous êtes confronté à des défis complexes pour aligner les objectifs stratégiques de votre entreprise avec l’efficacité opérationnelle de vos équipes.
Saviez-vous que l’approche PMO pourrait bien être la clé pour transformer votre département IT .

Dans cet article, nous explorons les 5 compétences clés à emprunter au bureau de gestion de projets pour améliorer la gestion de vos projets, mais aussi renforcer vos compétences en leadership, favoriser une communication efficace et orienter vos efforts vers une meilleure satisfaction client.

Pourquoi le DSI devrait s’inspirer du PMO ?

Je suis convaincu que tout directeur des systèmes d’information devrait suivre l’exemple du bureau de gestion de projets :

en interne, dans son approche du travail, des équipes et des unités opérationnelles
en externe, dans son approche des fournisseurs, des contacts et des clients

Bien sûr, vous n’êtes pas forcément de cet avis. Mais le responsable PMO ou le directeur des projets ou des programmes peut être une source d’inspiration. Non seulement pour le DSI, mais aussi pour toute la Direction Générale de l’organisation.

Voyons comment s’inspirer de la structure et du leadership du PMO pour renforcer l’efficacité et accroitre la productivité.

5 compétences du PMO utiles au DSI

Voici cinq compétences qu’un DSI pourrait emprunter à un PMO :

Toujours penser au client d’abord
Communiquer efficacement
Comprendre les besoins réels lorsque les problèmes surviennent
L’écoute avant le leadership
Rendre des comptes à tous les niveaux

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1. Toujours penser au client d’abord

Le DSI se trouve généralement du côté du client d’un projet interne avec le PMO. Ou alors, il fait office de référent ou d’acteur périphérique lors d’un projet interne ou externe. S’il arrive à certains directeurs informatiques d’interagir avec des clients externes, cela reste exceptionnel.

Lorsqu’un projet exige de démontrer votre capacité de gestion des risques ou de reprise après sinistre, votre DSI doit y participer. Il lui revient également d’assurer la préparation aux sinistres. En d’autres termes, il doit permettre à votre société de redevenir opérationnelle dans les plus brefs délais. Mais aussi de répondre aux besoins de vos clients de façon rapide et efficace. Par exemple, de restaurer le fonctionnement ininterrompu d’une solution ou d’un service sous « x » heures.

L’orientation client peut conduire votre DSI vers de nouveaux sommets

Prenons l’exemple d’un projet d’une valeur de 50 millions de dollars auquel j’ai participé. Il s’agissait de traiter des données relatives à l’aide financière aux étudiants pour le département de l’Éducation des États-Unis. Dans l’éventualité d’une catastrophe naturelle, nous devions redevenir opérationnels hors site sous quatre heures (si je me souviens bien). J’étais chargé de démontrer que nous en étions capables.

L’orientation client constitue une compétence essentielle aux chefs de projet et aux responsables de PMO. Lorsque votre DSI en dispose lui aussi, cette compétence peut conduire votre entreprise vers de nouveaux sommets.

2. Communiquer efficacement

Tout comme les chefs de projet et le PMO, le DSI doit disposer d’excellentes compétences de communication. En effet, réfléchissez à toutes ses activités :

Il participe à des réunions de planification essentielles.
Il dirige le département informatique et son personnel.
Il planifie les besoins en technologie actuels et futurs de votre organisation.
Il se tient quotidiennement à jour sur le plan technique.

Le chef de projet travaille en étroite collaboration avec les clients des projets externes. Il prend des décisions cruciales quant aux projets qu’il dirige, aux équipes qu’il encadre et aux clients avec lesquels il interagit. Ses activités exigent donc une excellente communication.

This position should be technically cutting edge so there should be even more involvement and more ways to use this position. The project manager must work closely with external project customers daily and make critical decisions for the projects they are leading, the teams they are managing and the customers they are engaging. Excellent communication is a must – the same should be… And it is true for the CIO

C’est tout aussi vrai pour votre DSI. Cette fonction devrait rester à la pointe de la technique. Par conséquent, elle devrait s’accompagner d’activités encore plus diverses et présenter des occasions supplémentaires d’utiliser ces compétences.

3. Comprendre les besoins réels

La compréhension des besoins est une tâche délicate, aussi bien pour le PMO que pour le DSI. Le PMO ou le chef de projet doit exceller dans cette tâche et savoir mener son équipe lors de chaque projet.

Lorsqu’un client soumet une demande de projet, il est souvent convaincu d’avoir tout prévu. Il a identifié un besoin ou un problème, une solution et une technologie. Parfois, il dispose même d’exigences documentées. Il s’imagine donc que tout est prêt pour concevoir la solution demandée. Il ne lui reste qu’à transmettre ces informations au chef de projet de l’équipe chargée de la livraison.

Ce comportement se retrouve dans tous les secteurs d’activité, chez des clients de toute sorte et de toute taille. Mais les meilleurs chefs de projet savent que ces informations ne suffisent pas. Ils doivent tout de même définir le périmètre réel du projet, comprendre le besoin technique réel et détailler les exigences réelles. Par conséquent, la planification et l’enquête, ainsi que de nombreuses réunions, questions et décisions, restent indispensables.

Votre directeur informatique a des préoccupations différentes. Il doit permettre à votre société tout entière de répondre à ses propres besoins et à ceux de ses clients. Cette mission lui demande de comprendre dans quelle direction mener son département. Pour y arriver, il peut suivre les mêmes étapes : discussion approfondie, planification, questionnement et prise de décision.

4. L’écoute avant le leadership

Si le leadership est essentiel au PMO comme au DSI, l’écoute l’est tout autant.

Le PMO ou le chef de projet doit à la fois diriger l’équipe, le client et le projet. Mais s’il ne fait pas preuve d’écoute, des informations essentielles peuvent lui échapper. Il risque alors de prendre de mauvaises décisions qui nécessiteront de retravailler les tâches achevées et entraineront des coûts supplémentaires.

De la même manière, votre DSI ne peut pas se contenter de diriger. Il doit aussi exceller dans l’écoute, la discussion et la planification au sein de son département. Sans cela, il risque de s’isoler sur un îlot technologique, incapable de satisfaire aux besoins de votre entreprise.

Un DSI qui n’excelle pas dans l’écoute ne peut pas satisfaire aux besoins de son entreprise

5. Rendre des comptes à tous les niveaux

Le PMO et le DSI devraient tous deux avoir des comptes à rendre. Un chef de projet ou responsable de PMO doit toujours rendre des comptes aux hauts dirigeants. Et ce, en ce qui concerne la réussite et la rentabilité des projets, équipes et clients dont il s’occupe. Je suis bien placé pour en parler : j’ai moi-même dû en rendre compte.

J’ai dirigé des projets de grande envergure au sein de plusieurs organisations. Chaque mois, je devais en rendre compte au contrôleur de gestion ou au directeur administratif et financier (DAF). La rentabilité (ou l’absence de rentabilité) de ces projets avait un impact considérable sur les performances de l’entreprise. Par conséquent, un haut niveau de coplanification et de partage d’informations s’imposait.

Le DSI doit-il lui aussi rendre des comptes ? J’en suis persuadé. Compte tenu du niveau auquel il opère et de son impact sur votre société, il ne saurait en être autrement.

Conclusion : le PMO, un exemple à suivre pour votre DSI

Voici ce que vous devez retenir sur le PMO et le DSI. Le directeur informatique se trouve habituellement plus haut dans la hiérarchie que le chef de projet et le responsable de PMO. Lorsqu’une organisation dispose d’un directeur des projets ou des programmes (CPO), le DSI se trouve au même niveau. Toutefois, ce rôle reste assez rare. Pourtant, un chef de projet utilise chaque jour de nombreuses compétences fondamentales que les dirigeants pourraient et devraient posséder. Y compris les DSI, directeurs techniques et PDG.

Un chef de projet utilise des compétences fondamentales que de nombreux dirigeants devraient posséder

Pour renforcer l’efficacité et accroitre la productivité de votre entreprise, suivez l’exemple d’un chef de projet ou d’un responsable de PMO. Croyez-moi, c’est une excellente source d’inspiration.