Projets R&D : le guide pour optimiser votre portefeuille

Auteur : Sofyân Bicep, Consultant expert PPM
Projets R&D : le guide pour optimiser votre portefeuille

Dans le monde complexe de la Recherche & Développement (R&D), les directeurs et PMO font face à un labyrinthe d’incertitudes : des projets qui peuvent se compter en années voire dizaines d’années, des budgets serrés et des coûts parfois faramineux pour des bénéfices incertains, une gestion complexe des ressources au long cours.

Et cette question qui hante 70% d’entre eux : « Comment choisir les bons projets pour délivrer les résultats escomptés ? »

Vous pensez qu’optimiser simplement votre portefeuille de projets R&D est un pari impossible ? Que nenni ! Nous abordons ici les principes fondateurs d’une méthodologie dont la vocation est de vous fournir les clés pour mieux prioriser, arbitrer et suivre votre portefeuille de projets R&D. Suivez le guide.

Reporting financier personnalisé : le point de départ de la rentabilité

L’argent étant le nerf de la guerre, il ne faut pas lésiner sur la mise en place prioritaire d’un reporting financier adapté. Il vous permettra à tout moment d’avoir une vision globale sur la santé financière de vos projets. Il est en effet fondamental que vous ayez recours aux mêmes indicateurs financiers pour chacun de vos projets afin de les comparer de manière objective et de prendre les bonnes décisions.

Alors demandez-vous quels indicateurs financiers, usuels ou spécifiques, sont les plus pertinents :

  • la valeur actuelle nette (Net Present Value en anglais) ?
  • le taux de rendement interne (Internal Rate of Return) ?
  • le retour sur investissement (Return On Investment) ?
  • le délai de remboursement (Payback) ?
  • d’autres indicateurs spécifiques à votre organisation ? lesquels ?

Puis après cette analyse et un consensus sur les KPI à suivre, il est fondamental que vous puissiez, pour chacun de vos projets :

  • saisir simplement les inputs financiers qui permettront de calculer ces indicateurs dans un référentiel centralisé
  • générer un rapport sur-mesure par projet ou sur l’ensemble de votre portefeuille

Vous disposez enfin de la visibilité nécessaire pour comparer vos projets à l’aune de ces indicateurs et prendre des décisions sur des données sûres.

Saisie des données servant à calculer les indicateurs financiers
Génération de rapports personnalisés
Génération de rapports Excel personnalisés restituant les valeurs des indicateurs financiers

Evaluez vos projets sous tous les angles avec la méthode du scoring

Les KPI financiers sont certes incontournables, mais pas suffisants. Il convient de doter vos chefs de projets d’une batterie de critères, dont certains spécifiques à votre cœur de métier, afin d’évaluer vos projets de la façon la plus exhaustive possible.

Chez Triskell, on vous recommande la méthode du scoring pour évaluer vos projets de manière approfondie. Elle permet d’apporter de nouveaux éléments de comparaison entre vos projets et d’affiner votre arbitrage.

Il s’agit ici de documenter les critères d’évaluation de chaque projet selon différentes thématiques :

  • critères de gain
  • critères de risques
  • critères d’impact stratégique…

Le tableau ci-dessous en donne une illustration, issue d’un portefeuille de projets industriels.

Critères de gain
Coûts de développements, Volume annuel moyen (en tonnes), Montant de l’investissement, quantité d’ETP requise
Critères de risques
Volatilité du marché, activité de la concurrence, réglementation, complexité technique ou technologique
Critères d’impact stratégique
Avantages compétitifs, alignement avec la vision stratégique, impact sur les activités courantes, valorisation client

Pour éviter tout biais, il est en revanche impératif de ne révéler ni le poids ni le score de chaque critère aux chefs de projets.

Et voilà ! Vous obtenez ainsi au final un comparatif des projets avec leurs différents scores disposés côte à côte.

Il est bien entendu recommandé de restituer ces informations dans un reporting adapté, à l’instar d’un diagramme à bulle qui aura le mérite d’une lecture graphique et immédiate.

Saisie des critères d’évaluation selon les axes Gains & Risques
Saisie des critères d’évaluation selon les axes Gains & Risques

Ci-dessous une extraction du portefeuille de projet d’un client industriel. Les projets qui se détachent sont notammet Initiative SolarSync et Opération Future Tech Solutions avec un score de gain plus élevé.

Exemple de tableau comparatif
Exemple de tableau comparatif

A l’aide de ce graphique, on repère rapidement les projets à tuer, situés dans le cadre rouge, ainsi que ceux qui répondent aux exigences, situés dans le cadre vert. Il s’agira ensuite de pousser les projets médians afin de leur faire atteindre le cadre vert, en leur donnant les moyens d’y parvenir (formation des équipes, recrutement d’experts, optimisation de la chaîne d’approvisionnements, optimisation des processus de production, allocation de budgets…).

Exemple de bubble chart
Exemple de bubble chart

Mettez sous contrôle l’avancement de vos projets avec un tableau de bord

Ce postulat est d’autant plus crucial pour les projets de R&D dont les horizons sont en général plus longs que pour toute autre typologie de projets. Il devient primordial d’assurer un suivi régulier de ces projets et de s’assurer de leur pertinence ou de leur viabilité en les passant sous le crible de points de passage critiques.

La méthode de Phase-Gate pour suivre l’avancement

Force est de constater que la majorité de ces projets adoptent une démarche de type Phase-Gate. C’est d’ailleurs celle que nous recommandons pour les projets R&D chez Triskell.

Chacun des projets étant décliné en phases : idéation, faisabilité, conception, industrialisation et commercialisation par exemple, chacune de ces phases étant ponctuée de porte ou Gate à l’occasion duquel le projet est réévalué.

Cette réévaluation permet de vérifier que le projet est toujours en ligne avec la stratégie d’entreprise, toujours pertinent d’un point de vue technique ou technologique, toujours rentable, etc.

On vous détaille d’ailleurs les points forts de la méthode Phase-Gate dans cet article :

Le tableau de bord, outil indispensable pour piloter

Faire sien cette démarche est une chose, encore faut-il s’équiper des bons outils pour piloter et mesurer cet avancement. Un tableau de bord personnalisé affichant par exemple un graphique sous forme de frise chronologique de l’ensemble des phases et gates du projet tout en arborant une charte graphique faisant sens s’avère un atout majeur dans le suivi du projet.

En vert plein les phases et gates franchis, en blanc et vert la phase en cours, en rouge ceux en retard et en gris ceux à venir

Votre tableau de bord doit bien sûr s’étoffer d’autres indicateurs de suivi, conformément à vos besoins, comme par exemple le SPI (Schedule Performance Index) qui mesure l’efficacité du projet par rapport à son calendrier prévu ou le CPI (Cost Performance Index) qui mesure l’efficacité du projet par rapport à son budget. Le tout exportable sous Powerpoint ou PDF pour diffusion auprès de vos collaborateurs.

L’intérêt des points de contrôle que constituent les gates culmine à travers l’usage d’une checklist pour vérifier que les livrables attendus à la gate sont bien validés et à disposition.

La mise en place d’un workflow permet d’entériner la décision prise en comité, à savoir si le projet doit :

  • se poursuivre et passer à la phase suivante (Go).
  • être abandonné (kill).
  • être en attente (hold), etc.

Les points de contrôle que constituent les gates, avec une checklist et un workflow, garantissent ainsi que seuls les projets alignés avec les requisits stratégiques de l’entreprise progressent. Les projets non alignés seront déconsidérés et stoppés à temps.

Exemple de tableau de bord projet
Kanban board du portefeuille avec les projets regroupés par phase en cours et affichant des indicateurs
Kanban board du portefeuille avec les projets regroupés par phase en cours et affichant des indicateurs
Exemple de checklist au moment du passage de gate
Exemple de workflow d’un gate
Exemple de workflow d’un gate

Assurez le financement de vos projets d’innovation

Le financement de vos projet R&D peut faire l’objet d’une optimisation à travers des dispositifs comme le Crédit Impôt Recherche qui permet d’économiser 30% des sommes engagées en R&D, soit plus de 6 milliards d’euros en France.

Attention toutefois, ce dispositif étant soumis à un audit strict, il vous faudra identifier les activités éligibles au CIR et mettre en place une saisie des temps passés de vos collaborateurs afin de produire des rapports spécifiques pour justifier cette demande de crédit.

Nous vous recommandons de mettre en place un outil pour tracer et historiser vos données. Il constituera une aide précieuse en rendant les données de facto facilement auditables.

Appuyez-vous sur un outil PPM dédié à la R&D

Voici pour la démarche. Cela étant, une démarche est peu de chose si elle n’est pas outillée de façon appropriée. Vous devez disposer d’informations centralisées, uniformes, fiables et tangibles pour prendre les bonnes décisions rapidement.

Oubliez les fichiers Excel, jamais à jour et impossibles à consolider. Vous avez besoin de tableaux de bord dynamiques, mis à jour en temps réel et disponibles en un clic !

En revanche, un bon outil de gestion de portefeuille de projets deviendra vite votre meilleur allié.

Chez Triskell Software, nous bénéficions d’une forte expertise auprès des directeurs et PMO des R&D de nombreuses ETI et grandes entreprises françaises. Notre solution clé en main NPD Ready (NPD pour New Product Development) vous permettra de passer aisément le cap, en mettant à votre disposition :

  • un modèle de données prédéfini pour répondre aux démarches de type Phase-Gate ou autres
  • une collection d’indicateurs et de KPI pertinents à disposition
  • des fonctionnalités ciblées telles que gestion des ressources et plan capacitaire, saisie des temps passés, analyse de risque, plan directeur, et ce à toutes les échelles et pour toutes les parties prenantes, du directeur de R&D aux sponsors en passant par le PMO ou les chefs de projets.

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Conclusion

En résumé, cette méthodologie n’est pas simplement une solution, mais une transformation. Cette approche équivaut à une vision claire à travers le tumulte de l’innovation, à des décisions éclairées par des données précises plutôt qu’à des suppositions.

Vous connaissez maintenant la recette pour constituer un portefeuille de projets R&D optimal : à vous de choisir et mesurer les bons indicateurs, de les évaluer à l’aide d’outils de scoring, de suivre méticuleusement et régulièrement l’avancement des projets grâce à la méthodologie phase gate et de favoriser le financement de ces projets.

Alors ne laissez pas votre portefeuille de projets R&D devenir le terrain de l’inconnu. C’est parti !

Sofyân BICEP

Sofyan est consultant sénior, spécialiste de la gestion de portefeuille de projets dans le secteur industriel au sein de Triskell Software.

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