Guide ultime de la création d’un PMO stratégique pour un PPM à fort impact

Création d’un PMO stratégique pour un PPM à fort impact

Le PMO stratégique est un type de bureau de gestion de projet de plus en plus prisé. Loin de se limiter à la gestion de projet, c’est un acteur clé de la réussite d’une organisation. Et pour cause : c’est une force motrice qui vous permet d’atteindre vos objectifs stratégiques. Pouvez-vous imaginer ce qu’un tel atout apporterait à votre entreprise ?

Dans cet article, découvrez les rôles et responsabilités clés d’un PMO stratégique ainsi que les éléments essentiels à sa réussite. Nous vous montrerons comment le créer et le consolider pas à pas. Vous saurez également à quels défis et obstacles vous attendre et comment les surmonter. Ainsi, vous aurez toutes les clés pour instaurer un PPM axé sur la livraison de valeur continue.

TABLE DES MATIÈRES

Qu’est-ce qu’un PMO stratégique ? Principales fonctions et responsabilités

Commençons par définir le bureau de gestion de projet (PMO) stratégique. Vous pouvez le considérer comme une version améliorée du PMO « traditionnel ». En effet, il dépasse la simple gestion de projet pour entrer dans le domaine de la prise de décision stratégique.

En tant que responsable d’un PMO stratégique, votre rôle consiste à veiller à ce que chaque initiative compte. Vous devez planifier et gérer les projets et programmes de façon à servir la mission à long terme de votre société. Il s’agit donc d’une nouvelle approche de la gestion d’un PMO. Bien exécutée, cette approche pourra transformer n’importe quelle organisation et la faire prospérer dans un paysage professionnel en constante évolution.

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Éléments essentiels à un PMO stratégique

Un PMO stratégique est une unité opérationnelle, comme le service commercial ou le département marketing. Il a donc besoin d’une structure et de processus de gestion bien définis, au même titre que les autres. Ces éléments et processus dépendent des objectifs définis par les dirigeants de votre entreprise. Ils peuvent donc varier, mais se concentrent généralement sur les domaines suivants :

  1. Gestion stratégique de portefeuilles : votre PMO stratégique doit toujours garder à l’esprit les objectifs de votre société. Et ce, depuis la formation d’une idée jusqu’à la sélection, la planification et la gestion des initiatives clés. Sans oublier l’analyse et le suivi constant des avantages obtenus. Concevez toutes les opérations de votre PMO de manière à servir la mission définie par votre organisation.
  2. Gestion des ressources : chaque projet, programme ou portefeuille doit disposer des ressources et des compétences nécessaires au bon moment. Votre PMO stratégique doit donc définir un ensemble de processus pour y veiller. Capacity planning, gestion des stocks, planification des ressources, allocation des ressources…
  3. Standardisation des processus : pensez à tous les processus qui existent dans l’ensemble de votre entreprise. En particulier, vous devez standardiser les processus relatifs à :
    • la gestion des risques des portefeuilles de votre société
    • la gestion des demandes
    • l’établissement de normes de qualité pour l’exécution des projets et des produits
  4. Gestion financière : un PMO stratégique veille à la gestion responsable des budgets alloués à chaque projet ou programme. Il s’assure que chaque initiative reçoit des fonds alignés sur la valeur attendue et les objectifs de votre organisation.
  5. Gestion de la communication : l’implication des parties prenantes est essentielle à la réussite d’un PMO stratégique. Pour mettre toutes les chances de votre côté, définissez un plan de communication géré depuis une solution unique. Cette solution devrait aussi héberger toutes les données relatives à la gestion de portefeuilles. Vous aiderez ainsi tous les dirigeants, équipes et départements à reconnaitre la valeur que votre PMO apporte à l’entreprise.

Différences entre un PMO stratégique et un PMO traditionnel

Vous savez désormais en quoi consiste un PMO stratégique et quels en sont les principaux éléments. À présent, voyons en quoi il diffère des bureaux de gestion de projet traditionnels.

PMO « traditionnel »
PMO stratégique

Il est opérationnel : ses principales tâches consistent à suivre et livrer les projets dans le respect des délais et budgets impartis.

C’est un acteur clé de la planification et de l’exécution de votre stratégie.

Il est statique et trop rigide pour s’adapter aux changements.

Il adapte son approche lorsque la stratégie de votre société évolue.

Il prend peu de décisions en dehors de la gestion de projets et programmes.

Il influence tous les aspects nécessaires à l’atteinte des objectifs de votre organisation.

Il met l’accent sur la livraison de projet.

Il met l’accent sur la livraison de valeur continue pour votre entreprise.

Un PMO « traditionnel » a peu de marge de manœuvre au-delà de la supervision et la livraison des projets. À l’inverse, un PMO stratégique est un acteur clé de la planification et de l’exécution de votre stratégie. Il est toujours prêt à s’adapter à l’évolution potentielle des objectifs. Surtout, il se concentre sur la livraison de valeur continue.

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Création d’un PMO stratégique en huit étapes

Nous avons vu en détail en quoi consiste un PMO stratégique. À présent, nous allons voir comment l’instaurer, de sa conception à sa mise en œuvre. Vous apprendrez à définir des objectifs clairs, sélectionner les éléments clés et établir des bases solides pour votre PMO stratégique.

Voici les étapes à suivre pour mettre en place un PMO stratégique à fort impact :

  1. Définissez la mission de votre société. Pour réussir la mise en place de votre PMO stratégique, mettez au clair la mission et la vision de votre organisation. À partir de là, demandez-vous quel rôle votre PMO devrait jouer pour les concrétiser. Vous pourrez alors définir une finalité et des objectifs qui orienteront votre prise de décision. Et ce, en vous assurant qu’ils sont réellement alignés sur la stratégie globale de votre entreprise.
  2. Évaluez la maturité de votre PPM. Vous devriez ensuite évaluer vos pratiques, méthodologies et processus actuels de gestion de projet. Cette analyse vous aidera à tirer des conclusions sur vos forces, faiblesses et axes d’amélioration. Elle posera les bases de la structure, des responsabilités et du rôle de votre PMO.
  3. Choisissez des objectifs et des KPI. L’étape suivante consiste à vous concerter avec les dirigeants et les parties prenantes clés. Ensemble, vous devez définir les objectifs du PMO et les indicateurs de performance à suivre. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur les projets et les initiatives qui apportent réellement de la valeur à votre société.
  4. Concevez la structure de votre PMO. En parallèle, vous devez concevoir une structure pour votre PMO selon les besoins et les particularités de votre organisation. Vous devez notamment définir la structure hiérarchique, la dotation en personnel, les rôles et les responsabilités. Pour cela, tenez compte des objectifs et de la maturité de vos processus PPM. Cette structure devra favoriser la collaboration, la communication et l’intégration sans accroc aux unités opérationnelles existantes.
  5. Optimisez les processus et les méthodologies que vous emploierez. La réussite de votre PMO passe par l’exécution cohérente de vos projets. C’est pourquoi vous devez employer des processus et des méthodologies robustes et standards. Optimisez vos procédures de gestion et de gouvernance, vos cadres pour chaque phase d’un projet, vos processus de gestion des risques… Pensez aussi aux lignes directrices en matière d’allocation des ressources convenues avec les départements et les parties prenantes clés.
  6. Assemblez une équipe pluridisciplinaire. Pour garantir la réussite de votre PMO, vous devez prendre soin de son équipe. Ses membres devraient posséder des connaissances et de l’expérience en gestion de projet. L’équipe devrait aussi compter des compétences en réflexion stratégique, en leadership et en communication. Investissez dans leur formation et créez un environnement de travail qui favorise la collaboration et l’apprentissage continu.
  7. Centralisez toute la gestion de portefeuilles de projets dans une seule solution PPM. Pour maximiser l’efficacité de votre équipe, vous devez lui fournir les bons outils. Un logiciel PPM doté de fonctionnalités de planification stratégique vous assistera dans votre prise de décision. Il vous permettra de relier tous les projets et programmes aux objectifs de votre organisation. Ainsi, vous verrez clairement la valeur que chaque initiative contribue à l’atteinte de ces objectifs.
  8. Instaurez des processus d’amélioration continue. L’amélioration continue devrait être au cœur de tous les processus d’un PMO stratégique. Par conséquent, vous devriez évaluer régulièrement les performances de votre PMO. Ces évaluations vous aideront à identifier des axes d’amélioration et à peaufiner vos processus, méthodologies et cadres. Recueillez autant de retours que possible auprès des parties prenantes, des équipes projet et des membres du PMO eux-mêmes. Procédez au fur et à mesure aux ajustements nécessaires.

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Quels sont les défis du PMO stratégique et comment les relever ?

Au fil de la création et de la consolidation de votre PMO stratégique, vous rencontrerez différents défis. Optimisation des ressources, alignement stratégique sur les objectifs de votre entreprise… Avant de vous atteler aux étapes que nous venons de passer en revue, vous devez vous y préparer.

Voyons à présent comment surmonter chacun de ces obstacles pour atteindre de nouveaux sommets d’efficacité. Vous transformerez ainsi votre PMO en un véritable moteur de croissance pour votre société.

Voici certains des défis auxquels chaque PMO stratégique est confronté :

  1. Résistance au changement : la mise en œuvre d’un PMO stratégique passe généralement par un changement de culture et de mentalité. En effet, certaines personnes et équipes de votre organisation pourraient craindre de voir leurs processus de travail modifiés. Vous devez donc les aider à surmonter leur résistance au changement. Pour ce faire, une conduite du changement efficace est essentielle. Instaurez un dialogue constant avec les parties prenantes. Répondez à leurs questions et inquiétudes. Montrez-leur clairement les avantages que le PMO peut apporter à l’ensemble de votre entreprise.
  2. Adhésion de la direction : obtenir l’adhésion immédiate de la direction est une tâche ardue. En effet, les dirigeants auront probablement d’autres priorités à gérer. Ils ne verront pas forcément la valeur qu’un bureau de gestion de projet stratégique est capable de créer. Pour remporter leur adhésion, présentez-leur des rapports qui décrivent le retour sur investissement (ROI) potentiel du PMO. Pensez au ROI à la fois en termes d’économies et d’atteinte des objectifs stratégiques.
  3. Manque de clarté des objectifs et des attentes : l’absence d’objectifs clairs peut être une source d’ambiguïté et de confusion. Pour éviter cela, définissez explicitement la finalité et le périmètre du PMO. Vous devriez aussi définir des objectifs réalistes et mesurables en collaboration avec les membres et parties prenantes du PMO. Vous aurez ainsi l’assurance que l’ensemble de votre société s’efforce d’atteindre les résultats souhaités.
  4. Évolution des besoins métier : dans un paysage professionnel en constante évolution, les priorités stratégiques peuvent changer en un rien de temps. Cependant, votre PMO doit rester constamment aligné sur la vision de votre organisation. Pour y arriver, examinez et réévaluez régulièrement les objectifs et les indicateurs clés de succès de votre PMO. Mais vous devez aussi être en mesure d’adapter votre approche et vos priorités à l’évolution des besoins métier. C’est pourquoi vous devez faire preuve d’agilité et de réactivité.
  5. Contraintes de ressources : les principaux défis rencontrés par les PMO se rapportent au manque de personnel qualifié ou aux contraintes budgétaires. Pour relever ces défis, vous devriez hiérarchiser les initiatives selon leur valeur stratégique. Vous pourrez alors commencer par des projets gérables à fort impact afin de tirer le meilleur parti des ressources existantes. Cette recommandation est d’autant plus pertinente si vous commencez tout juste la mise en place de votre PMO.
  6. Données décentralisées : les PMO ont besoin de données pour prendre des décisions éclairées. Mais certaines pratiques compliquent l’accès à ces données en temps réel ainsi que leur interprétation. Collecte de données inadéquate, données de mauvaise qualité, outils inefficaces… Pour réunir les données dont vous avez besoin, investissez dans un logiciel de gestion de portefeuilles de projets. Votre prise de décision n’en sera que plus efficace.

Bonnes pratiques pour un PMO stratégique durable

Lorsque vous aurez relevé les défis que nous avons passés en revue, vous disposerez d’un PMO stratégique robuste. Vous pourrez alors passer à l’étape suivante. Dans cette section, nous explorerons les stratégies et les approches qui vous aideront à optimiser les performances de votre PMO. Cette optimisation passera par une collaboration efficace et un alignement sur les objectifs de votre entreprise.

  • Placez les parties prenantes au cœur de votre plan de communication. Vous devez absolument entretenir de bonnes relations avec les parties prenantes. Nous vous conseillons de communiquer régulièrement avec les dirigeants et les autres personnes qui participent à la prise de décision. Tenez-les informés des réussites de votre PMO, de son impact et de la valeur qu’il génère. D’une part, cette communication vous assurera l’adhésion de ces parties prenantes. D’autre part, lorsque la valeur générée par votre PMO se consolidera, ces parties prenantes lui fourniront des ressources supplémentaires.
  • Faites preuve d’agilité face aux changements de stratégie. Dans l’environnement professionnel dynamique que nous connaissons aujourd’hui, les objectifs et les priorités peuvent vite changer. C’est pourquoi votre PMO doit adopter une approche agile des changements de stratégie. Tous les trois à six mois, réévaluez les initiatives en cours pour les réaligner sur les besoins métier. Surtout, mettez en place une interaction continue avec les parties prenantes. Votre PMO restera ainsi aligné en permanence sur la vision de votre société.

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  • Prenez des décisions guidées par les données. Un PMO qui ne s’appuie pas sur des données pour orienter sa prise de décision est voué à l’échec. Investissez dans des outils PPM dotés de fonctionnalités avancées d’analyse de données et de création de rapports. Vous disposerez de précieuses informations sur les performances de vos portefeuilles, l’utilisation des ressources ou encore la demande entrante. Ces données vous permettront d’identifier les axes d’amélioration, d’optimiser vos processus et de mieux hiérarchiser vos initiatives.
  • Favorisez l’innovation. Encouragez un esprit d’innovation et de créativité au sein de votre PMO et de vos équipes projet. N’hésitez pas à explorer de nouvelles technologies, méthodologies ou pratiques pour stimuler l’innovation. Maintenez votre PMO à la pointe de l’excellence en matière de gestion de portefeuilles de projets.
  • Améliorez vos processus en continu. Un PMO stratégique ne saurait se passer d’amélioration continue. Examinez régulièrement les processus et cadres de votre PMO pour identifier les goulots d’étranglement et les axes d’amélioration potentiels. Les retours de vos équipes projet sont également essentiels. Ils orienteront les améliorations itératives de vos processus et renforceront graduellement l’efficacité de votre bureau de gestion de projet.
  • Faites preuve de flexibilité et d’évolutivité. Au fil de sa croissance et de son évolution, votre organisation lancera de nouveaux types de projets et initiatives. Votre PMO devra être capable de s’adapter en conséquence. Mais il devra aussi préserver la cohérence de vos processus de gouvernance et leur alignement sur vos objectifs stratégiques. Pour l’y aider, veillez à concevoir des structures et processus souples et évolutifs pour votre PMO.
  • Encouragez la collaboration et l’apprentissage continu. Éliminez les silos entre les départements et les équipes projet. Encouragez la collaboration transversale et le partage d’idées. Votre PMO accédera ainsi à des connaissances plus vastes et des perspectives plus diverses.

Conclusion : Triskell, la solution PPM dont votre PMO a besoin

Notre guide ultime de la création d’un PMO stratégique à fort impact touche à sa fin. Nous nous sommes efforcés d’y rassembler toutes les informations dont vous avez besoin. Tout au long de cet article, nous vous avons montré les principes fondamentaux d’un PMO stratégique. Nous avons passé en revue ses rôles et responsabilités ainsi que les éléments essentiels à sa réussite./p>

À présent, c’est à votre tour. Suivez notre guide pas-à-pas pour créer votre propre PMO stratégique et relever les défis qui vous attendent. Gardez à l’esprit que chaque obstacle est une opportunité de croissance et d’amélioration.

Pour terminer votre transformation, vous aurez besoin d’un logiciel de gestion de portefeuilles de projets. Non seulement pour optimiser vos ressources, mais aussi pour prendre des décisions stratégiques en vous appuyant sur des données fiables. C’est pourquoi nous vous invitons à découvrir notre solution PPM, le logiciel Triskell. Demandez une démonstration dès maintenant pour découvrir comment Triskell peut stimuler les performances de votre bureau de gestion de projet.

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