Comment choisir le meilleur logiciel de PPM pour votre département IT ?
Vous envisagez d’acheter un logiciel de PPM pour gérer le portefeuille d’activités de votre département IT ? Mais vous ne savez pas par où commencer et ignorez quelles sont les étapes à suivre pour faire le bon choix. Si de nombreuses entreprises décident de s’équiper d’un outil de PPM, peu parviennent à trouver le logiciel qui leur conviendra parfaitement.
Avant de foncer tête baissée dans vos recherches, nous vous invitons à découvrir les premières étapes du processus de sélection afin de choisir la solution de PPM qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre DSI.
« Meilleur logiciel de PPM du marché » ou « Meilleure solution pour vos besoins » ?
Oubliez tout de suite l’idée d’acheter le meilleur outil de PPM du marché : il n’existe pas.
En d’autres termes, le logiciel qui a fait ses preuves pour résoudre les problèmes de gestion de portefeuilles de projets de telle ou telle entreprise, ne répond pas nécessairement aux besoins de votre département IT pour gérer les problématiques et relever les défis qui lui sont propres.
Les différences entre les solutions de PPM proposées par les fournisseurs de logiciels sont difficiles à identifier
À la lumière de ce constat, il est important de se concentrer sur un point : trouver le logiciel qui s’intègre le mieux aux process et aux outils qui existent déjà dans votre organisation. Le meilleur des logiciels est celui qui permet au département IT de relever les défis de gestion et de gouvernance auxquels est confrontée votre entreprise.
À titre d’analyse préliminaire, posez-vous les questions suivantes :
- Quoi ? – Quels objectifs souhaitez-vous atteindre avec un logiciel de PPM ?
- Pourquoi ? – Pourquoi avez-vous besoin d’un outil de gestion de portefeuille de projets ?
- Comment ? – Comment cette solution va-t-elle vous aider à atteindre les objectifs définis dans la première question ?
- Quand ? – Quel délai vous donner pour obtenir les premiers résultats ?
Sans réponse claire à ces questions, il est inutile d’acheter un logiciel de PPM. Vous n’avez pas encore une vision suffisamment précise des objectifs à atteindre, et donc des outils de PPM à mettre en place ni du temps nécessaire pour obtenir les premiers résultats.
Si vous avez déjà les réponses à ces questions, poursuivez votre lecture et découvrez les prochaines étapes du process de sélection du logiciel de PPM idéal pour votre entreprise.
Choisir le meilleur logiciel de PPM pour votre entreprise : les étapes à suivre
Avant même de commencer vos recherches sur Google pour trouver les « Meilleurs outils de PPM du marché », vous devez effectuer une analyse interne de l’entreprise. L’objectif est d’identifier le degré de maturité de la gestion du portefeuille de projets et les défis et problèmes qui se posent au quotidien.
Pour entamer le processus de recherche et d’achat d’un outil de PPM, il est nécessaire de remplir, au préalable, certaines conditions : réaliser une analyse préliminaire, identifier les fonctionnalités requises pour passer à un niveau supérieur de gestion de portefeuille de projets et comprendre le marché complexe et concurrentiel des solutions de PPM.
En somme, tout achat de logiciel de PPM doit être précédé des 4 étapes qui suivent :
- Évaluer la maturité de votre organisation en matière de gestion de portefeuille de projets.
- Identifier les points faibles actuels et les problèmes à traiter.
- Identifier les fonctionnalités utiles du futur logiciel de gestion de portefeuille de projets.
- Réaliser une analyse approfondie du marché des logiciels de PPM.
1. Évaluer la maturité de la gestion de portefeuille de projets
De nombreux critères entrent en jeu dans la gestion de portefeuille de projets : planification stratégique, hiérarchisation des projets, gestion des ressources, plan capacitaire, gestion de la demande, budgets, risques, coûts, etc. La gestion de tous ces aspects est le défi quotidien d’un bureau de projets. D’où la nécessité de déterminer le degré de maturité des process et d’identifier les outils et les sources de connaissances sur lesquels reposent la gestion de portefeuilles de l’entreprise.
Déterminer le degré de maturité des process, identifier les outils et les sources de connaissances de l’entreprise
Six grands domaines permettent l’évaluation de la maturité de la gestion de portefeuille de projets. Pour chacun d’eux, une série de questions se pose.
1.1. Gouvernance du portefeuille
Il s’agit ici d’analyser la gouvernance du portefeuille de projets. L’entreprise dispose-t-elle d’un bureau des projets chargé de la gouvernance ou bien ce rôle est-il assuré par des chefs de projets ? Si un bureau des projets existe, quel pouvoir décisionnel direct a-t-il pour tous les process liés à la gestion du portefeuille de projets ? Les process décisionnels sont-ils bien documentés pour chaque aspect de la gestion du portefeuille ?
1.2. Hiérarchisation des projets
Quelle est l’efficacité (le cas échéant) des process de hiérarchisation des projets en cours ?
- De quelle puissance dispose le système qui vous permet de hiérarchiser les projets et d’en optimiser la portée, le budget et les délais ?
- Qui supervise la hiérarchisation des projets ?
- À quelle fréquence ?
1.3. Alignement stratégique
L’alignement de la planification opérationnelle avec l’exécution stratégique est un facteur clé de succès des entreprises que toute analyse doit prendre en compte.
- Les changements d’objectifs stratégiques sont-ils pris en compte lors de la gestion du portefeuille ?
- Les projets sont-ils alors (re)hiérarchisés, arrêtés momentanément ou annulés ?
1.4. Gestion de la demande
- Combien de canaux traitent-ils la gestion des demandes d’activité reçues à la DSI ?
- Les demandes reçues documentent-elles correctement les objectifs à atteindre ainsi que les avantages à la clé pour l’entreprise ?
- Quel est le pourcentage de demandes refusées après l’analyse initiale ?
La gestion de la demande est l’un des aspects les plus complexes de la gestion de portefeuille de projets. Elle constitue un excellent indicateur de la « santé » des entreprises, des équipes et des individus qui les composent. Vous devez donc vous y intéresser de près.
1.5. Gestion des ressources et gestion capacitaire
Cet enjeu est sans aucun doute l’un des plus importants de la gestion du portefeuille de projets. Une gestion des ressources et une gestion capacitaire efficaces sont garantes d’un taux de réussite plus élevé des projets et d’une gestion du plan capacitaire plus performante, à moyen et à long terme.
- Disposez-vous d’une liste complète des aptitudes et des compétences des ressources ?
- Utilisez-vous cette liste pour déterminer le plan capacitaire de l’entreprise ?
- Analysez-vous régulièrement l’allocation des ressources et leur charge de travail ?
1.6. Performance du portefeuille
Un système centralisé permettant de consulter les indicateurs clés de performance, les tableaux de bord, les rapports et toutes les informations relatives à la gestion de portefeuille de projets est indispensable. D’où l’importance de se poser les deux questions suivantes :
- Les parties prenantes peuvent-elles accéder facilement à tous les rapports et à tous les tableaux de bord relatifs aux portefeuilles de projets ?
- Ces informations sont-elles intégrées aux autres applications du SI utilisées dans l’entreprise, pour une vue complète du portefeuille ?
2. Identifier les points faibles et les problèmes à traiter
Évaluer la maturité actuelle de la gestion de portefeuilles de projets permet d’identifier les points faibles et les problèmes à résoudre.
Par exemple, n’avoir aucun contrôle sur les compétences et les capacités des ressources de l’entreprise peut parfois générer des déséquilibres lors de leur allocation aux différents projets du portefeuille. Dans cette situation, un simple outil doté de fonctionnalités spécifiques pour la gestion des ressources pourrait suffire à répondre à la problématique, sans passer par un logiciel de PPM à proprement parler.
Cependant, d’après notre expérience, il est rare que la gestion du portefeuille de projets se résume à un seul point faible. Le manque d’alignement stratégique, l’absence de gestion du plan capacitaire à long terme ou la mauvaise hiérarchisation des projets font partie des défis de gestion de projets les plus courants auxquels sont confrontés les PMO et les chefs d’équipe IT dans les entreprises.
Une fois les points faibles identifiés, il reste à :
- Évaluer les process en place dans le portefeuille de projets. Vérifiez que toutes les équipes et tous les individus impliqués dans la gestion du portefeuille y adhèrent.
- Dresser la liste des différentes méthodes de travail utilisées par les départements de l’entreprise. Les équipes adhèrent-elles à des méthodes Agile, comme Scrum, Kanban ou DevOps ? Les projets sont-ils gérés à l’aide d’une méthode en cascade, Agile ou Hybride ?
- Examiner les canaux de communication avec les gestionnaires et les cadres de l’entreprise. Comment les objectifs stratégiques et leur réalisation sont-ils communiqués ? Tous les départements sont-ils informés et conscients de ces objectifs ?
- Identifier les silos d’entreprise et comprendre leur impact négatif sur la gestion du portefeuille de projets.
Très peu de logiciels PPM permettent de relier les livrables du portefeuille aux objectifs organisationnels
Une fois les conclusions tirées de chacun de ces points, vous aurez une vision beaucoup plus claire du type de solution de PPM dont vous avez besoin et des fonctionnalités qu’elle doit inclure.
3. Identifier les fonctionnalités utiles du logiciel PPM
Suite à votre analyse, vous connaissez les points faibles de votre organisation. La priorité est que le logiciel de PPM offre les fonctionnalités requises et la flexibilité indispensable pour le configurer et l’adapter aux nouveaux modèles de gestion. Voici une liste non exhaustive des fonctionnalités que tout logiciel de PPM doit proposer :
- Gestion capacitaire
- Feuilles de temps
- Suivi budgétaire
- Gestion des ressources
- Rapports et tableaux de bord
- Modélisation de projet (Agile, Cascade)
- Suivi des indicateurs clés de performance
- Gestion du référentiel de portefeuille
- Déploiement multi-entreprises
- Unités intra et inter-projets
- Diagramme de Gantt
- Tableau Kanban
- Workflow de validation
- Importation/exportation de données
- Analyses de type « what-if »
- Gestion des utilisateurs et des autorisations
- Interface de programmation et intégration
- Gestion financière
- Multilingue
- Tableaux de Scrum
- Outils collaboratifs
- Intégration avec la BI
- Plan directeur et feuille de route
- Fiches d’évaluation
- Suivi et historique des changements
- Alertes et notifications
4. Réaliser une analyse approfondie du marché des logiciels de PPM
Il est à présent possible de rechercher sur Google le logiciel de PPM qui répond le mieux à vos besoins parmi les centaines disponibles sur le marché. Voici une série de conseils pour optimiser votre recherche :
- Consulter les rapports des spécialistes du secteur. Des sociétés de conseil telles que Gartner, IDC et Forrester publient régulièrement des articles et des rapports spécialisés dans la gestion de portefeuille de projets, ainsi que des analyses sur les meilleurs logiciels de PPM du marché. Ces informations vous seront très utiles pour établir une première liste d’outils à étudier.
- Demander une démonstration du logiciel. Lorsque vous trouvez une solution de PPM qui semble correspondre à vos besoins, n’hésitez pas à demander une démonstration. Vous aurez une approche concrète des fonctionnalités de l’outil, et de la convivialité de son interface : c’est aussi l’opportunité de rencontrer les fournisseurs de logiciels, et d’initier une relation de confiance avec votre futur prestataire.
- Consulter les références clients. Inutile d’essayer des produits ou de faire un essai gratuit de la solution de PPM si celle-ci n’a jamais fait ses preuves. Pour chaque solution, consultez les retours d’expérience utilisateurs, tant ceux publiés sur le site du fournisseur que ceux que vous trouverez sur Internet. Votre réseau (LinkedIn, Reddit, etc.) peut aussi vous fournir une aide précieuse : demandez à vos collègues ou aux spécialistes du secteur leurs commentaires et avis sur les logiciels de PPM qu’ils utilisent dans leurs entreprises respectives.
- Exprimer tous vos doutes quant aux aspects techniques. Si vous utilisez un logiciel de PPM pour la première fois, nous vous conseillons d’éliminer tous doutes ou questions liés à l’aspect technique du logiciel avant de contractualiser avec un fournisseur : estimation du temps de mise en œuvre, intégration avec le reste des applications de l’entreprise, type d’assistance technique fourni, etc. Faites attention également à signer des accords de niveau de service (SLA) pour toute la durée de la licence avec le prestataire choisi.
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