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Guía paso a paso para elegir el mejor software PPM para tu departamento de TI

¿Te estás planteando adquirir un software PPM que os ayude a gestionar el portfolio de proyectos de vuestro departamento de TI y no sabes por dónde empezar o qué pasos seguir? Cada vez más organizaciones y equipos de TI están apostando por incluir en su suite de herramientas soluciones de este tipo. Pero muchas de ellas fracasan a la hora de elegir la mejor opción por no haber seguido los pasos adecuados durante el proceso de elección.

En este post vamos a explicar cuáles son los pasos que debes seguir para elegir la mejor solución PPM del mercado y no fracasar en el intento. Ya verás que no es un proceso sencillo, así que te animamos a leer el post y, si te quedas con ganas de saber más, te indicaremos los próximos pasos que debes seguir para elegir el software para la gestión de la cartera de proyectos que tu organización necesita.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

¿Qué es más importante, elegir el mejor software PPM o el que mejor se adapte a las necesidades de tu departamento de TI?
Pasos a seguir para elegir el mejor software PPM para tu departamento de TI.

¿Qué es más importante, elegir el mejor software PPM o el que mejor se adapte a las necesidades de tu departamento de TI?

Lo primero que hay que aclarar es que no debes obsesionarte con comprar la mejor herramienta PPM del mercado. ¿Por qué? Básicamente porque no existe.

O, dicho de otro modo, hay soluciones que, para cierto tipo de organizaciones, han funcionado muy bien porque les ha ayudado a abordar ciertos problemas en su gestión del portfolio de proyectos. Pero que ese software haya sido la mejor opción para ellos no implica necesariamente que vaya a serlo para tí, ya que seguramente tú tengas otras problemáticas o retos que afrontar en vuestro departamento de TI que nada tengan que ver con los que tengan ellos.

Las diferencias entre las soluciones PPM que ofrecen los distintos proveedores de software son difíciles de identificar

Lo importante no es adquirir el mejor software PPM del mercado, sino dar con aquella que mejor se ajuste a los procesos y herramientas ya existentes a tu organización. Y que, además, responda a los retos de gestión y gobernanza que en vuestro día a día afrontas en la organización.

Como análisis preliminar sería interesante que, en tu fuero interno, respondas a las siguientes preguntas:

¿Qué? – ¿Qué objetivos pretendo conseguir con la adquisición de un software PPM?

¿Por qué? – ¿Por qué requiero del soporte de una herramienta para la gestión del portfolio de proyectos?

¿Cómo? – ¿Cómo ésta solución me va a ayudar a alcanzar los objetivos definidos en la primera pregunta?

¿Cuándo? – ¿Cuál es el plazo de tiempo estimado en el que quiero empezar a ver los resultados en la gestión del portfolio?

Si no tienes clara la respuesta a alguna de estas cuestiones, es decir, si no tienes claros los objetivos a conseguir con la solución PPM y como ésta te va ayudar a alcanzarlos en un periodo de tiempo estimado, de nada sirve que adquiráis un software.

Si, por el contrario, no es tu caso y tienes claras las respuestas a esas preguntas, continúa leyendo para saber los próximos pasos a seguir para dar con el software PPM que tu organización necesita.

Pasos a seguir para elegir el mejor software PPM para tu departamento de TI

Ya te advertimos que el proceso de compra para adquirir un software PPM no es ni rápido ni sencillo. Antes de entrar al buscador de Google y ponerte a buscar las mejores herramientas del mercado, es necesario que, en primer lugar, hagas un análisis interno de la organización para identificar, en primer lugar, el grado de madurez de vuestra gestión del portfolio de proyectos y los retos y problemas que tienes que afrontar en tu día a día.

Y, una vez hecho ese análisis y entendido cómo un software PPM y algunas de sus funcionalidades te pueden ayudar a llevar la gestión del portfolio al siguiente nivel, será entonces cuándo estés en disposición de iniciar el proceso de investigación y de compra de la herramienta. Pero ya verás que es un mercado muy complejo, con muchos competidores que ofrecen soluciones de distinto tipo en el que es complejo en muchas ocasiones identificar las diferencias entre los distintos proveedores de software.

Para que te hagas una idea, son 4 los pasos que debes seguir antes de comprar el software PPM que mejor se ajuste a las necesidades de tu organización. Son los siguientes:

Evalúa la madurez de su gestión del portfolio de proyectos.
Identifica debilidades y problemas que deben abordarse.
Pregúntate a tí mismo: ¿qué funcionalidades necesito en el software para la gestión de la cartera de proyectos?
Analiza en profundidad el mercado de los software PPM.

1. Evalúa la madurez de tus procesos PPM

Son muchos los aspectos a tener en cuenta a la hora de gestionar el portfolio de proyectos de una organización. Planificación estratégica, priorización de proyectos, gestión de recursos, planificación de la capacidad, gestión de la demanda, presupuestos, riesgos, costes, etc. La gestión de todos estos aspectos es difícilmente abarcable para una PMO. Por ello es importante que conozcas el grado de madurez de los procesos, herramientas y fuentes de conocimiento con los que gestionas el portfolio de tu organización.

Debes conocer el grado de madurez de los procesos, herramientas y fuentes de conocimiento de tu organización

Esta evaluación del grado de madurez de tu gestión del portfolio de proyectos la puedes dividir en 6 áreas, y en cada una de ellas debes hacerte una serie de preguntas.

Gobernanza del portfolio

Aquí analizarás la gobernanza del portfolio de proyectos de tu organización. ¿Tenéis una PMO desde la que gestionáis el portfolio, o son los responsables de proyectos los que desempeñan este rol? En caso de que la tengáis, ¿tiene una toma de decisión directa en todos los procesos relacionados con la gestión del portfolio de proyectos? ¿Disponéis de procesos de toma de decisiones bien documentados para cada aspecto de la gestión del portfolio?

Priorización de proyectos

Debes evaluar cómo de eficientes son los procesos (si es que los hay) que tenéis en marcha para priorizar los proyectos que están en marcha.

¿Disponéis de un sólido sistema para priorizar los proyectos y optimizarlos en función de su alcance, presupuesto y plazos de entrega?
¿Quién supervisa la priorización de los proyectos?
¿Y cada cuánto tiempo?

Alineación estratégica

Alinear la planificación y la ejecución de la estrategia es un elemento diferenciador para el éxito de las empresas, así que es muy importante que lo tengas en cuenta para tu análisis.

¿Tienes en cuenta los objetivos estratégicos para la gestión del portfolio de proyectos?
¿Priorizáis, detenéis o canceláis proyectos en función de si la organización tiene nuevos objetivos en mente?

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Gestión de la demanda

¿A través de cuántos canales canalizáis la gestión de la demanda?
¿Las propuestas que recibís documentan de manera correcta los objetivos a conseguir con el proyecto y cómo la organización se va a beneficiar del mismo?
¿Qué porcentaje de solicitudes de demanda se cancelan tras su análisis inicial?

La gestión de la demanda es uno de los aspectos más complicados de administrar de la gestión del portfolio de proyectos, y es un excelente medidor de la ‘salud’ de las organizaciones y los equipos y personas que las componen, así que debes analizarlo también.

Gestión de recursos y planificación de la capacidad

Este es sin lugar a dudas uno de los aspectos más importantes de la gestión del portfolio de proyectos. Gestionar de manera eficiente los recursos y la planificación de la capacidad no sólo os supondrá un mayor porcentaje de éxito de vuestros proyectos, sino también una mejor planificación de la capacidad a medio y largo plazo.

¿Disponéis de un listado completo de las habilidades y competencias de vuestros recursos?
¿Usáis este listado para planificar la capacidad de la organización?
¿Realizáis de manera periódica análisis sobre la asignación de recursos y la carga de trabajo de cada uno de ellos?

Rendimiento del portfolio

Disponer de un sistema centralizado en el que poder consultar KPIs, cuadros de mando, informes y toda la información relativa a la gestión del portfolio de proyectos es fundamental. De ahí la importancia de que te formules estas preguntas:

¿Los informes y cuadros de mando son fácilmente accesibles para cualquiera de los stakeholders del portfolio de proyectos?
¿Puede toda esta información integrarse con el resto de aplicaciones y sistemas usados en la propia organización para obtener así una visión completa del portfolio?

2. Identifica debilidades y problemas que deben abordarse

Esta evaluación del estado de madurez de vuestro PPM os servirá para identificar las debilidades y los problemas que deben abordarse.

Puede ser que en vuestro caso el único problema que realmente afrontáis en la gestión del portfolio de proyectos es, por ejemplo, que no tenéis un control de las habilidades y capacidades de los recursos de la organización, y que este hecho os crea, en ocasiones, descompensaciones a la hora de asignar recursos a los distintos proyectos del portfolio. Si así fuera, tal vez sólo necesitáis una herramienta con funcionalidades específicas para la gestión de recursos, no un software PPM propiamente dicho.

Sin embargo, y por nuestra experiencia, raro es el caso en el que sólo haya un punto débil en la gestión del portfolio de proyectos. La falta de alineación estratégica, la ausencia de planificación de la capacidad a largo plazo o la incorrecta priorización de proyectos son algunos de los retos de gestión más comunes que deben afrontar las PMO y los responsables de equipos TI de toda clase de empresas.

Además de las debilidades que extraigas del informe del estado de madurez, también es importante que:

Evalúes los procesos que tienes en marcha en el portfolio de proyectos. Analiza si todos los equipos y personas implicados en la gestión del portfolio se están adhiriendo a los mismos.
Listes las distintas metodologías de trabajo que usan los departamentos de tu organización. ¿Tienes equipos que se adhieren a las metodologías ágiles como Scrum, Kanban o DevOps? ¿Gestionáis los proyectos usando un enfoque en Cascada, Agile o Híbrido?
Revises los canales de comunicación con los responsables y ejecutivos de la organización. ¿De qué forma se comunican los objetivos estratégicos y la consecución de los mismos? ¿Están todos los departamentos al tanto de estos objetivos?
Identifiques si hay silos en tu organización e indagues de qué forma influyen negativamente a la hora de gestionar el portfolio de proyectos.

Muy pocos software PPM permiten vincular los entregables de la cartera a los objetivos de la organización

En función de las conclusiones que obtengas de cada uno de estos puntos, tendrás en tu mente una visión mucho más clara del tipo de solución PPM que necesitáis y de todas las funcionalidades que debe contener.

3. Pregúntate a tí mismo: ¿qué funcionalidades necesito en el software para la gestión de la cartera de proyectos?

En función de los puntos débiles que hayas detectado en tu organización, debes priorizar que el software PPM contenga una serie de funcionalidades y que también sea una herramienta flexible para poder configurarlas y adaptarse así a nuevos modelos de gestión. Éstas son sólo algunas de las funcionalidades más relevantes que todo software PPM debería tener:

Planificación de la capacidad
Parte de horas
Seguimiento presupuestario
Gestión de recursos
Informes y cuadros de mando
Modelización de proyectos (Agile, Cascada)
Seguimiento de KPI´s
Gestión del repositorio del portfolio
Despliegue multiempresarial
Dependencias intra e interproyectos
Diagrama de Gantt
Tablero Kanban
Flujos de validación
Importación/exportación de datos
Análisis de escenarios What-if
Gestión de usuarios y permisos
API & integraciones
Gestión financiera
Multilingüe
Tableros Scrum
Herramientas colaborativas
Integración de BI
Masterplan & Roadmap
Tarjetas de puntuación
Seguimiento e historial de cambios
Alertas y notificaciones

4. Analiza en profundidad el mercado de los software PPM

Por último, llega el momento de abrir el buscador de Google para encontrar, entre los cientos de software PPM que hay en el mercado, aquél que mejor se adapte a las necesidades de tu organización. Es un proceso que debe hacerse de manera calmada y meditada. Te damos una serie de consejos para que acometas esta búsqueda de la manera más eficiente posible:

Consulta informes de especialistas del sector. Consultoras como Gartner, IDC o Forrester publican de manera periódica artículos e informes especializados en la gestión del portfolio de proyectos. En muchos de ellos analizan los mejores software PPM del mercado. Una información que te será muy valiosa para hacerte un primer listado de herramientas a investigar.
Solicita todas las demos de producto que haga falta. Cada vez que encuentres una solución PPM que creas que puede ajustarse a tus necesidades, no dudes en solicitar una demo. Esta primera toma de contacto te servirá no solo para ver todas las funcionalidades de la herramienta o cómo de amiga es la interfaz del software, sino también para empezar a establecer vínculos de confianza con cada proveedor de software, y empezar a ver cuáles de ellos te generan confianza.
Consulta casos de éxito. De nada sirve probar demos o tener un periodo de prueba gratuito de la solución PPM si antes la solución no se ha mostrado eficaz en otras organizaciones. Consulta los casos de éxito de cada solución, tanto los que tienen publicados en la web del proveedor como los que puedas encontrar por Internet. Y no dudes en acudir a tu red de contactos, ya sea en Linkedin, Reddit o cualquier otra red social, para recabar allí opiniones de colegas y especialistas del sector sobre software PPM que estén utilizando en sus respectivas organizaciones.
Resuelve todas las dudas técnicas. Ya sea durante las primeras demos, o ya cuando estés a punto de cerrar el acuerdo de compra con el proveedor de software, no dejes sin responder cualquier duda técnica que se te venga a la cabeza. Tiempo estimado de implementación, integración con el resto de aplicaciones corporativas, tipo de soporte técnico prestado, etc. No dejes sin respuesta todo este tipo de cuestiones. Es importante además que firméis unos acuerdos de servicio (SLAs en sus siglas en inglés), los cuales deben estar vigentes durante el tiempo de duración de la licencia.

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