Excel vs solution PPM ? Quel est l’outil le mieux adapté aux besoins de votre organisation ?
Un tableur pour gérer les ressources par ici, un autre pour planifier les charges prévisionnelles par-là, un dernier pour la roadmap du Run, Excel et PowerPoint pour le suivi et les reportings… Depuis des années, vous « bricolez » des tableaux Excel pour piloter vos projets et vos portefeuilles de projets.
Mais la gestion de portefeuille de projets est devenue stratégique dans les entreprises lorsqu’il s’agit de définir et de gérer des ressources, des tâches, bénéfices, risques et priorités pour chacun des projets en cours.
Et pour une gestion de portefeuille de projets efficace, les responsables PMO doivent tout mettre à plat et évaluer si Microsoft Excel répond toujours à leurs ou s’il est temps de passer la vitesse supérieure et de mettre en place un logiciel de PPM.
Excel, un outil économique et flexible
La gestion de portefeuille de projets nécessite l’enregistrement d’un gros volume de données (budgets, allocation de personnel, enregistrement des temps, calendrier d’actions, diagrammes de Gantt, etc.) qui doivent être mis à jour et disponibles à tout moment pour les membres du bureau PMO de votre entreprise.
De nombreuses organisations s’appuient encore sur Microsoft Excel pour gérer leurs portefeuilles de projets pour les raisons suivantes :
- Excel est gratuit à des fins de gestion de projets. Comme il est inclut par défaut dans la suite Microsoft365, les organisations n’ont pas de coût supplémentaire à supporter pour l’utiliser comme solution PPM.
- Excel est déjà largement utilisé par les chefs de projets au quotidien ; c’est un outil simple, ne nécessitant peu ou pas de coût de formation.
- Excel est flexible et adaptable ; il permet la création et la gestion de ressources telles que tableaux de bord, délais, rapports, présentations et analyse et filtrage de données, tout ce qui est essentiel pour une gestion de projet efficace.
Les limites de la gestion de portefeuille de projets avec Excel
Les fonctionnalités offertes par Microsoft Excel en font l’outil idéal pour une gestion de projet individuelle. Néanmoins, lorsqu’il s’agit de gérer un portefeuille de projets, il montre ses limites et peut devenir un vrai casse-tête pour vos équipes.
Voici 5 bonnes raisons d’abandonner Excell pour gérer vos portefeuilles de projets.
1. Maintenance inefficace et onéreuse
Bien qu’Excel puisse être utilisé à des fins de gestion de portefeuille de projets, développer une solution PPM digne de ce nom avec des tableurs uniquement reste une tâche extrêmement complexe qui demandera de nombreuses heures de travail (paramétrage pointu de macros, des formules complexes…) ; ceci peut également engendrer un coût élevé pour votre organisation si vous avez besoin d’une assistance extérieure pour développer cette solution.
La mise à jour d’informations dans le portefeuille de projets est une tâche quotidienne consommatrice de temps. Et si un large volume de données doit être modifié en raison du changement de stratégie ou de priorité de certains projets, la modification de l’ensemble des données dans les tableurs Excel qui peut prendre plusieurs heures.
2. Manque de contrôle
Excel n’a pas été conçu pour que ses feuilles de calcul soient utilisées par plusieurs personnes en même temps. Cela engendre un manque de visibilité et de contrôle des informations.
Dans votre équipe de gestion de portefeuille de projets, vous avez probablement été confronté à des situations où la mauvaise version d’un document a été mise à jour, ou encore vous n’avez pas peut-être pu identifier les auteurs de certaines modifications ou d’erreurs dans certains de vos documents.
3. Résolution des erreurs complexe
Lors de la saisie des informations du portefeuille de projets dans Excel, votre équipe devra probablement recourir à des formules ou des macros pour que les données communes aux différents projets (niveaux de priorité, budget, ressources allouées, délais etc.) soient connectées et à dans une certaine mesure, automatisées.
Toutes les informations publiées dans le document peuvent être incorrectes à la suite d’une erreur humaine – de saisie ou de configuration du tableur. Trouver la source du problème peut s’avérer très difficile. Si, par exemple, l’erreur se trouve dans le paramétrage d’une macro Excel et que l’auteur de cette macro ne travaille plus dans l’organisation, alors l’ensemble de la feuille de calcul devrait probablement être refaite.
4. Risque de perte d’information
De nombreuses entreprises travaillent déjà dans le Cloud via la suite Microsoft 365, ce qui devrait assurer la pérennité des données. Mais la réalité du terrain est souvent tout autre : les équipes de gestion de portefeuilles de projets préfèrent encore stocker leurs feuilles de calcul localement dans des dossiers réseau partagés.
Cette pratique comporte évidement certains risques. Si un collaborateur enregistre son tableur Excel localement sur son poste – volontairement ou par mégarde, les autres membres de son équipe ne pourront pas accéder à la dernière version du document et perdront leur temps à travailler sur les données erronées d’une version antérieure. Le document pourrait aussi être ajouté comme pièce jointe à un email par erreur et envoyé à une personne qui n’est pas autorisée à accéder à ces informations.
Vous pensez que c’est anecdotique ? Pas tant que ça !
5. Pas de restitution par profil d’utilisateurs
Excel n’est pas conçu pour donner accès à l’information par profil d’utilisateurs : tous les membres de votre équipe pourront voir la même information dans la feuille Excel gérant le portefeuille de projets.
Or il est fort probable que vos collaborateurs ne devraient avoir accès qu’à certaines parties du document (budgets ou allocations de ressources par exemple) – en lecture ou en modification – selon leur responsabilité ou leur centre d’intérêt.
Pour une gestion de portefeuille de projets efficace, il faut que les outils utilisés quotidiennement soient efficaces aussi. Par conséquent, au vu des raisons listées plus haut, nous recommandons l’utilisation d’un outil PPM pour la gestion de vos portefeuilles de projets.
Les bénéfices d’un logiciel de PPM comparé à Excel
Pour les organisations qui gèrent plusieurs portefeuilles de projets, l’utilisation d’un outil PPM est la solution la plus adapté. Cet outil rassemble une série de fonctionnalités stratégiques essentielles pour une gestion efficace de votre portefeuille de projets.
1. Création d’un nombre illimité de portefeuilles de projets
Les outils PPM sont conçus pour gérer quotidiennement plusieurs portefeuilles de projets en parallèle, et ce de manière simple et intuitive. Avec un outil PPM, vous constituer un référentiel unique pour l’ensemble de vos projets. Dès lors, vous pouvez dire adieu à la gestion fastidieuse induite par la mise à jour quotidienne des informations dans Excel et à la perte de temps colossale lors de la consolidation des informations de chaque projet au sein du portefeuille.
2. Alignement stratégique de l’ensemble du portefeuille
Les outils PPM permettent de classer et de prioriser les projets en fonction de leurs revenus, coûts et risques estimés et de les relier aux objectifs prioritaires de l’entreprise. Cela permet une vue plus stratégique du portefeuille : les instances de directions peuvent clairement savoir quels projets sont les plus créateurs de valeur et ainsi définir rapidement ceux qui doivent être prioritaires, repoussés ou annulés.
3. Une information consolidée, disponible en temps réel
Avec une solution PPM, plus d’incertitude à savoir si vous travaillez avec la dernière version du portefeuille de projets. Les informations de l’ensemble du portefeuille sont consolidées au sein d’un référentiel unique, à jour et disponible en temps réel : budgets, délais, allocation de ressources.
4. Tableaux de bord personnalisés et rapports de gestion
Les outils PPM ont une gamme d’options intéressante pour le reporting et l’analyse : diagrammes de Gantt, tableaux de bord, Kanban, masterplan, rapports personnalisés… Un outil PPM est le meilleur allié pour exécuter une analyse du portefeuille de projets qui aide à visualiser les perspectives et les solutions efficaces pour l’organisation.
Grâce à l’accès à une information consolidée, à jour et accessible via des tableaux de bord personnalisables, vous avez désormais la capacité de répondre en temps réel aux demandes des instances de décision (DSI, DG, Direction métiers).
5. Intégration des données avec votre SI
Travailler avec une solution PPM ouverte, permet d’intégrer votre gestion de portefeuille de projets avec le reste du Système d’information : identification SSO, push vers votre outil de facturation, outils d’analyse et de reporting tels que Power BI…
Triskell Software, la solution PPM dont votre organisation a besoin ?
Si vous avez besoin d’une solution flexible et facile à utiliser, Triskell Software est l’outil PPM que vous cherchez. Les responsables PMO, responsables de projets, responsables IT et responsables de la stratégie bénéficient d’un large spectre de fonctionnalités de gestion du portefeuille de projets de l’organisation.
Fonctionnalités clés de Triskell
Alignement stratégique
Vous pourrez planifier, exécuter et contrôler la stratégie de votre entreprise grâce à un seul outil.
Gestion des ressources
Grâce à Triskell, la planification et la gestion des ressources peuvent être réalisées à partir d’une approche Top-Down plutôt que des ressources nominatives au niveau portefeuille, programme ou projet.
Accès basé sur le rôle
Avec Triskell vous pouvez contrôler qui a accès à chaque objet de votre portefeuille de projets en affectant des permissions et des statuts individuels.
Audit de modifications
Toutes les modifications effectuées par les membres d’un projet sont enregistrées dans Triskell, ce qui permet également d’identifier plus facilement la cause initiale d’éventuelles erreurs de saisie de données, ce qui est impossible avec Excel.
Masterplans et diagrammes de Gantt
Avec les Schémas Directeur (Masterplan) de Triskell vous obtiendrez une vue limpide de chaque élément du portefeuille. Le diagramme de Gantt est également intégré dans Triskell pour planifier des projets, tâches, maintenance, etc.
Automatisation des actions
Avec la solution PPM de Triskell, certaines actions automatiques peuvent être paramétrées dans l’outil pour faciliter les opérations de portefeuille de projet telles que l’envoi d’alertes ou de notifications dans le cas de certaines modifications de données du portefeuille.
Rapports et tableaux de bord
Triskell propose une large gamme de possibilités de reporting et d’analyse de données. Scorecards, tableaux de bord paramétrables, datamarts… Toutes ces options se trouvent dans un seul outil pour obtenir la bonne information au bon moment.
Conclusion
En fonction de la taille de l’organisation et du nombre de projets gérés, Excel propose les fonctionnalités nécessaires pour créer et gérer des tableaux de bord, des délais, des budgets… ce qui est suffisant si le volume du portefeuille de projets n’est pas très conséquent. Dans les entreprises où la gestion de la transformation n’est encore pas encore bien établie, Excel peut aussi servir de tremplin pour mettre en place une solution PPM plus complète.
Cependant, dès que le nombres de projets, de collaborateurs engagés ou de process augmentent, un outil PPM devient indispensable pour piloter efficacement vos portefeuilles de projets. Aux fonctionnalités de bases disponibles dans Excel, s’ajoutent de nombreuses fonctionnalités avancées pour améliorer la consolidation, le contrôle, l’audit, l’analyse et la visualisation des informations et ainsi vous permettre d’aligner vos projets avec la stratégie de l’entreprise.
