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¿Excel o un software PPM? ¿Cuál es la mejor opción para la gestión del Portfolio de Proyectos?

¿Excel o un software PPM? ¿Qué herramienta se adapta mejor a las necesidades de gestión de su empresa? La gestión de la cartera de proyectos se ha convertido en un elemento estratégico en las empresas a la hora de definir y gestionar los recursos, tareas, beneficios, riesgos y prioridades para cada uno de los proyectos que haya en marcha.

Y, para una gestión eficiente de la misma, los gestores de la PMO deben evaluar si Microsoft Excel cubre las necesidades para gestionar su cartera de proyectos o si, por el contrario, deben probar a cambiar de solución.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Excel, una herramienta económica y flexible.
Las problemáticas de gestionar el portfolio de proyectos con Excel.
Excel vs PPM: ¿qué aporta un PPM respecto a Excel?
Triskell Software, la solución PPM que tu organización necesita.

Las problemáticas de gestionar el portfolio de proyectos con Excel

Para la gestión del Portfolio de proyectos se requiere el registro de una gran cantidad de datos (presupuestos, asignación de personal, registro de horas, calendario de acciones, etc) que deben estar actualizados y disponibles en todo momento para todas las personas que componen el departamento de gestión de proyectos de su empresa.

Muchas empresas y organizaciones siguen aún confiando en Microsoft Excel para la gestión de su cartera de proyectos.Y lo hacen por los siguientes motivos:

Excel puede usarse de manera gratuita para la gestión de proyectos. Al estar incluida en Microsoft 365, a las empresas no les supone un coste adicional usar Excel como herramienta para la gestión del portfolio de proyectos.
Es fácil de usar, con lo que no se requieren gastos extra en formación de personal, ya que la mayoría están familiarizados con el mismo.
Es flexible y adaptable, permitiendo la creación y gestión de recursos como cuadros de mando, calendario de proyectos, reportes, presentaciones y análisis y filtrado de datos, todos ellos imprescindibles para una eficiente gestión de proyectos.

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Las problemáticas de gestionar el portfolio de proyectos con Excel

Las funcionalidades que ofrece Microsoft Excel lo convierten en la herramienta idónea para, por ejemplo, la gestión de proyectos a nivel individual. Sin embargo, a la hora de gestionar una cartera de proyectos, no es la herramienta más adecuada para una gestión eficiente y controlada de la misma.

Es más, el uso diario de Excel para monitorizar y hacer seguimiento de la cartera de proyectos puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza para los equipos especializados en este rol. Desde Triskell Software te damos 5 razones por las que recomendamos dejar de usar Microsoft Excel para la gestión de tu cartera de proyectos.

1. Mantenimiento poco eficiente y con un alto coste

Aunque Excel puede ser utilizada para la gestión del Portfolio de proyectos a un alto nivel, desarrollar en Excel una solución PPM (que conllevaría la configuración de macros, fórmulas complejas, etc), es una tarea muy complicada que puede suponer muchas horas y también un alto coste para la organización, ya que se podría necesitar de la ayuda de personal externo, como una consultoría de Excel, para poder desarrollar esta solución.

Además, actualizar la información sobre la cartera de proyectos es una tarea que hay que realizar a diario y que consume mucho tiempo. Y si además hay que modificar una gran cantidad de datos por cambios en la estrategia o en la priorización de algunos de los proyectos, cambiar esos datos en las hojas de cálculo de Excel es una tarea que puede consumir varias horas.

2. Escasa visibilidad para controlar los cambios

Excel no ha sido diseñado para que sus hojas de cálculo sean trabajadas por varias personas a la vez. En tu equipo de gestión de cartera de proyectos seguramente hayáis vivido situaciones en las que se ha actualizado la versión del documento que no correspondía, o no habéis podido identificar los autores de ciertos cambios o errores cometidos en algunos de vuestros documentos.

Lamentablemente, con Excel no se tiene ese tipo de visibilidad, ni tampoco un histórico de cambios para revisar los autores de las modificaciones realizadas en las hojas de cálculo.

3. Complejidad a la hora de rectificar los errores

A la hora de capturar en un documento de Excel toda la información relativa a nuestra cartera de proyectos, seguramente haya que recurrir a fórmulas e incluso a macros para que la información común a los distintos proyectos (niveles de prioridad, presupuesto, recursos destinados, plazos, tiempos de entrega,, etc) esté conectada y, hasta cierto punto, automatizada.

Cualquier error accidental puede hacer que toda la información publicada en el documento aparezca de manera incorrecta. Y encontrar el origen del problema puede ser una labor realmente ardua. Si por ejemplo el error está en la configuración de un macro de Excel, y la persona que diseñó ese macro ya no trabaja en la organización, entonces probablemente habría que rehacer toda la hoja de cálculo..

4. Riesgo de pérdida de la información

Pese a que en muchas empresas y organizaciones ya tienen disponible el suite de Microsoft 365, que permite trabajar documentos de Excel en la nube y alojarlos, por ejemplo, en OneDrive, ya sea por cultura de la empresa o por razones de seguridad, los equipos encargados de la gestión de cartera de proyectos siguen prefiriendo guardar sus hojas de cálculo a nivel local en carpetas de red compartidas.

Un hecho que ciertamente conlleva sus riesgos, ya que puede ocurrir que, por accidente, alguno de los miembros de su equipo salve el Excel a nivel local en su equipo, por lo que el resto de los componentes no podrán ver los cambios que se han realizado. O que por error se añada como archivo adjunto a un correo electrónico enviado externamente a alguien no autorizado a tener acceso a esa información.

5. Visibilidad de la Información

Excel no está diseñado para dar acceso a usuarios por niveles. Por tanto, todos los miembros de su equipo podrán ver la misma información en la hoja de Excel que muestra la cartera de proyectos.

Puede suceder que haya miembros en su organización que no deberían tener acceso a ciertas partes del documento, o que no deberían estar autorizados a realizar cambios en ciertas partes del documento (presupuestos, asignación de personas). O que, tras realizar un cambio en el documento, éste debe ser validado por el responsable antes de que pueda ser publicado.

Para una gestión eficiente del Portfolio de proyectos se requiere que las herramientas que se usan en el día a día para su gestión lo sean también. Por tanto, debido a los motivos enumerados antes, recomendamos usar una herramienta PPM para de ahora en adelante llevar a cabo la gestión del portfolio de proyectos de manera eficiente.

Excel vs PPM: ¿qué aporta un software PPM respecto a Excel?

Para aquellas organizaciones y empresas que gestionan varias carteras de proyectos, usar un PPM es la solución más adecuada. Y es que esta herramienta reúne una serie de características estratégicas esenciales para una gestión eficiente del Portfolio de Proyectos.

1. Creación y gestión de un número ilimitado de portfolios de proyectos

Los PPM están pensados para poder gestionar en el día a día varios Portfolios de proyectos a la vez de manera sencilla e intuitiva. Con un PPM se acaba la tediosa gestión que suponía actualizar la información de los portfolios con sus respectivos proyectos en el día a día.

2. Alineación estratégica en todo el portfolio de proyectos

Los PPM permiten calificar y priorizar los proyectos en función de su estimación de beneficios, costes y riesgos. Esto proporciona una clara visión estratégica a la organización sobre qué proyectos proporcionan valor a la organización, y cuáles son los que hay que priorizar y cuáles se han de dejar en un segundo plano.

3. Información en tiempo real

Con un PPM se acabó la incertidumbre de saber si se está trabajando con la versión más actualizada del portfolio de proyectos que hay al usar Excel. Aquí disponemos de información actualizada en tiempo real de todo el portfolio de proyectos: presupuestos, plazos de entrega, asignación de recursos. Esto permite maximizar el uso de los recursos de la organización alineándose con las prioridades del negocio.

4. Cuadros de mando e informes de gestión personalizados

Las herramientas PPM disponen de un interesante abanico de opciones para realizar informes y análisis. Diagramas de Gantt, Dashboards, Kanbans, Masterplans, informes personalizados…. Un PPM es el mejor aliado para realizar un análisis del portfolio de proyectos que ayude a visualizar insights y soluciones eficientes para la organización.

5. Integración de datos con Excel

Trabajar con un PPM es compatible con otras herramientas de análisis e informes como Microsoft Excel. Un PPM permite extraer los datos directamente en Excel de manera automatizada, con lo que la organización ahorraría el coste que supondría adquirir una herramienta para el procesamiento de datos en línea (OLAP en sus siglas en inglés)

Triskell Software, la solución PPM que tu organización necesita

Si lo que necesitas es una solución flexible y fácil de usar , Triskell Software es la herramienta PPM que estás buscando. Tanto Gestores de la PMO como Project Managers, Gestores de TI y Gestores de la Estrategia pueden beneficiarse de todas las funcionalidades que tendrán a su disposición en Triskell para la gestión de Portfolio de Proyectos de la organización.

Algunas de las funcionalidades más destacadas de Triskell como solución PPM son las siguientes:

Alineación estratégica: podrás planificar, ejecutar y monitorizar la estrategia de su organización o empresa a través de una única herramienta.

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Gestión de recursos: gracias a Triskell, la planificación y gestión de los recursos podrá realizarse desde un enfoque Top-Down en lugar de recursos nombrados a nivel de Portfolio, Programa o Proyecto.

Accesibilidad basada en roles: con Triskell podrás controlar quién accede a cada uno de los objetos de información de tu portfolio de proyectos mediante la asignación individualizada de permisos y estados.

Auditoría de cambios: todos los cambios realizados por los miembros de los proyectos quedarán registrados en Triskell, lo cual facilitará también la identificación de la raíz de posibles errores habidos a la hora de introducir datos, algo que no sucedía con Excel.

Masterplans y diagramas de Gantt: con los Master Plans de Triskell tendrá una visión clara de cada uno de los elementos del portfolio. El diagrama de Gantt está además completamente integrado en Triskell, por lo que podrá programar proyectos, tareas, mantenimientos, etc, a nivel online.

Automatización de acciones: con la Solución PPM de Triskell se pueden configurar ciertas acciones automáticas para facilitar el accionamiento de proyectos desde la propia herramienta, como por ejemplo con envío de alertas o notificaciones ante ciertos cambios habido en los datos del Portfolio.

Informes y dashboards: Triskell ofrece una variada gama de posibilidades de creación de informes y de analítica de datos. ScoreCards, cuadros de mandos configurables, informes, Datamarts…Todas estas opciones en una única herramienta para obtener la información correcta en el momento preciso.

Conclusión

En función del tamaño de la organización y del número de proyectos que se gestionen, Excel puede servir como una solución PPM a un nivel básico, ya que gracias a todas las funcionalidades que incluye se pueden crear y gestionar cuadros de mando, calendarios de acciones, presupuestos, etc, suficiente si el volumen portfolio de proyectos de la organización no es muy alto. En empresas donde la gestión del cambio no se encuentra muy arraigada y haya un alto volumen de proyectos, Excel también puede servir como paso previo a la implementación de una solución PPM más completa.

Sin embargo, para una gestión eficiente de un Portfolio de Proyectos, un software PPM como Triskell Software es la solución más que se ajusta a tus necesidades. Porque desde una única herramienta podrás no solo podrás gestionar recursos, automatizar acciones y crear informes y análisis personalizados, sino que podrás además gestionar los accesos de los miembros de tu organizión, auditar todos y cada de los cambios en el portfolio de proyectos, y alinearlo con la estrategia de la compañía, con una amplia gama de funcionalidades para poder analizar, hacer seguimiento y visualizar la información relevante de portfolio de proyectos, como diagramas de Gantt, Masterplans, Roadmaps y tableros Kanban.

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FAQs sobre Excel y software PPM

¿Es Excel completamente ineficaz para la gestión de carteras de proyectos (PPM)?

Si bien Excel se puede usar para PPM básico a un nivel general, no es ideal para proyectos complejos. Desarrollar una solución PPM sólida en Excel requiere una cantidad significativa de tiempo, esfuerzo y, potencialmente, consultores externos para fórmulas y macros complejas.

¿Cuándo podría ser Excel una opción adecuada para la gestión de carteras de proyectos (PPM)?

Excel puede ser un punto de partida adecuado para equipos pequeños o proyectos sencillos con recursos limitados. También puede ser un trampolín para implementar un software de PPM más completo en el futuro.

¿Cuándo debería considerar cambiar de Excel a un software PPM?

Si estás teniendo problemas con la gestión en Excel, quizás sea hora de explorar software PPM. Aquí te presentamos algunas señales reveladoras:

Volumen alto de proyectos: Manejar una gran cantidad de proyectos con dependencias intrincadas se vuelve engorroso en Excel.
Necesidad de información en tiempo real: Garantizar que todos tengan acceso a los datos actualizados del proyecto es fundamental. La naturaleza estática de Excel puede provocar confusión y falta de actualización en la información.
Dificultades de colaboración: La comunicación entre equipos y partes interesadas puede volverse fragmentada con soluciones basadas en Excel.

Un software PPM ofrece una plataforma centralizada para datos en tiempo real, herramientas de colaboración optimizadas y una mejor visibilidad de toda tu cartera de proyectos.

¿Cuáles son las principales ventajas de un software PPM respecto a Excel?

El software PPM ofrece una gran cantidad de ventajas sobre Excel para la gestión de carteras de proyectos. Aquí te mostramos algunas de las más significativas:

Datos y visibilidad en tiempo real: Obtén una imagen clara y actualizada de toda tu cartera de proyectos. Olvídate de la lucha por consolidar información de hojas de cálculo dispersas.
Gestión de recursos mejorada: Asigna y controla eficazmente los recursos en todos los proyectos, garantizando una utilización óptima y evitando cuellos de botella.
Colaboración optimizada: Fomenta la comunicación fluida y el intercambio de información dentro de los equipos y con las partes interesadas.
Seguimiento de proyectos simplificado: Monitoriza el progreso del proyecto, identifica obstáculos y toma decisiones basadas en datos con mayor facilidad.

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