Gestion des ressources : les points forts de la méthode Phase-Gate
La méthode Stage-Gate compte de nombreux avantages en matière de gestion de projets : le taux de réussite s’améliore, les risques sont mitigés, les livraisons plus flexibles et plus agiles, le client est impliqué… Dans notre article « Adopter la méthode Phase-Gate pour la gestion de projets R&D », nous avons déjà évoqué tout son intérêt dans le cadre de la gestion de projets R&D.
Aujourd’hui, nous faisons le point sur les fonctionnalités de Stage-Gate, la méthodologie indispensable de tout gestionnaire de portefeuille, notamment pour gérer les ressources et la planification capacitaire.
Phase-Gate : une méthode adaptée aux enjeux actuels de la gestion de portefeuille de projets
Ère numérique, nouvelles technologies, nouvelles formes d’organisation du travail, émergence des méthodes Agiles… Depuis 15 ans, ces nouveaux paramètres révolutionnent la gestion de portefeuille de projets et stimulent l’évolution constante de la discipline. Cette révolution se nourrit également de la volatilité de marchés hautement concurrentiels et tendus vers la satisfaction des consommateurs. Les entreprises s’affrontent dans une course aux produits « toujours plus » sophistiqués et adaptés aux besoins de leurs clients et de leurs prospects. Pour conserver leur compétitivité et leur part de marché, de nombreuses sociétés privilégient les projets à hauts risques et investissent dans la recherche et le développement de nouveaux produits.
Reposant souvent sur des technologies pour lesquelles les connaissances sont limitées, la R&D présente un degré élevé d’incertitude pour les équipes en charge, que ce soit pour définir les exigences du projet dans ses phases initiales ou apprécier la façon dont le produit sera reçu par le marché. Dans ce contexte, le moindre changement des attentes et/ou des besoins des consommateurs, la moindre prévision erronée ou encore la moindre mise en œuvre incorrecte du produit sur le marché peuvent compromettre la viabilité et la crédibilité de l’entreprise à plus ou moins long terme. Les enjeux sont donc de taille !
La méthodologie Phase-Gate s’appuie sur des mécanismes pour gérer le haut degré d’incertitude des projets R&D
Plus précisément, elle dispose de tous les mécanismes nécessaires pour encadrer et gérer les incertitudes rencontrées au cours des différentes phases du cycle de vie du projet. Son processus d’évaluation exhaustif, parfait pour les projets R&D entre autres, offre les meilleures garanties pour la continuité du projet et son alignement avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
Parmi les critères de choix de cette méthode, nous mentionnerons les avantages fondamentaux suivants :
- Son process clair et structuré.
- Son agilité à répondre aux changements de stratégie.
- Son adaptabilité.
- Sa simplicité de mise en œuvre.
- Sa mitigation des risques.
Utilisé depuis près de 35 ans, le process de base de cette méthodologie a requis peu de changements
1. Process clair et structuré
C’est le point fort de la méthodologie Phase-Gate : elle repose sur un cadre structuré et clairement défini. Chaque phase du cycle de vie du projet (idéation, portée, business case, développement, test et lancement) fait l’objet d’un processus d’évaluation. Les progrès réalisés sont analysés et comparés avec le plan du projet et la répartition de ses spécifications et de ses exigences. De cette analyse découle l’une des décisions suivantes :
- Valider la progression du projet et déclencher la phase suivante.
- Annuler le projet.
- Mettre le projet en attente et donner la priorité à d’autres initiatives plus prometteuses.
- Recycler le projet pour l’améliorer et l’optimiser avant de passer à la phase suivante.
Lancée au milieu des années 80, la méthode Phase-Gate a su tirer profit des évolutions de la discipline et de l’influence des méthodes Agiles. On retiendra notamment la méthode Scrum dont certains éléments, comme l’inclusion d’itérations de 2 ou 4 semaines, sont désormais intégrés dans le process Phase-Gate. Grâce à ces différents apports, Phase-Gate a su accélérer son process, offrant davantage de rapidité à ses utilisateurs.
2. Agilité à répondre aux changements de stratégie
Pour une gestion de projets efficace, le portefeuille doit pouvoir s’aligner avec les objectifs de l’entreprise et s’adapter le cas échéant à tout changement de stratégie qu’il s’agisse d’ajuster la hiérarchisation des projets, l’allocation des ressources ou des budgets. À défaut de disposer de mécanismes et de process adaptés, de nombreuses entreprises sont incapables de réagir efficacement à ces changements et d’en gérer l’exécution.
Grâce à son process d’évaluation, Phase-Gate s’impose comme la solution idéale pour aligner les objectifs et les exigences du projet avec la vision de l’entreprise et effectuer les tâches suivantes :
- Revoir les exigences et les objectifs d’un projet pour les aligner avec la stratégie.
- Augmenter les ressources et le budget d’un projet dont l’importance est vitale.
- Annuler un projet dont les objectifs ne correspondent plus à ceux de l’entreprise.
- Mettre un projet en attente pour donner la priorité à d’autres initiatives davantage alignées avec la définition de nouveaux objectifs.
3. Adaptabilité
La méthode Phase-Gate, la mieux adaptée au caractère incertain d’un projet R&D, s’applique avec la même efficacité à tout type de projet ou de programme.
Le processus d’évaluation agit comme un catalyseur de la prise de décision
Le processus d’évaluation unique de Phase-Gate fonctionne comme un facilitateur de la prise de décision dans certains des aspects les plus importants de toute gestion de portefeuille de projets :
- Alignement des projets et des programmes avec les objectifs stratégiques de l’entreprise.
- Hiérarchisation des projets selon leurs exigences, les objectifs et la vision de l’entreprise.
- Gestion des ressources et planification capacitaire selon la hiérarchisation des projets et leurs exigences.
- Allocation d’un budget et de fonds plus importants aux projets essentiels à la réussite de l’entreprise.
- Augmentation ou réduction des coûts selon les exigences et la priorité du projet.
5. Limitation des risques
Véritable garde-fou, le processus d’évaluation de la méthodologie Phase-Gate permet de mitiger de nombreux risques inhérents à un projet :
- Garder les parties prenantes alignées avec les exigences du projet et concentrées sur les objectifs à atteindre.
- Sécuriser chaque étape en s’assurant des progrès réalisés et du niveau de qualité des livrables (avant passage à l’étape suivante).
- Ajuster le projet à tout moment pour l’aligner avec les changements stratégiques de l’entreprise.
Sans oublier que la méthode Stage-Gate bénéficie d’un haut degré d’acceptation de la part des équipes : elles disposent ainsi d’un outil performant pour sécuriser leurs missions quotidiennes, mais aussi très facile à comprendre et à mettre en œuvre.
Phase-Gate : une gestion des ressources plus performante
Gestion du budget, gestion financière, gestion des risques, gestion des parties prenantes… Dès l’implémentation de la méthodologie Stage-Gate, les améliorations sont tangibles !
C’est particulièrement vrai pour la gestion des ressources. À l’issue des évaluations, Stage-Gate ajustera et planifiera les ressources pour les aligner avec les besoins de l’entreprise et ses attentes en termes de création de valeur.
Facile à intégrer aux procédures existantes dans l’entreprise, la méthode offre les avantages suivants :
- Faciliter l’analyse de scénarii de simulation.
- Concentrer les équipes sur la création continue de valeur.
- Allouer des ressources en fonction des besoins du portefeuille.
- Augmenter la productivité.
- Augmenter la satisfaction des équipes de projet.
1. Faciliter l’analyse de scénarii de simulation
La planification et l’analyse de scénarii de simulation sont essentielles à la gestion d’un portefeuille de projets et facilitent l’allocation des ressources et la planification capacitaire à court, à moyen et à long terme.
La planification et l’analyse de scénarii sont les clés de la gestion du portefeuille de projets
Le processus d’évaluation Stage-Gate simplifie et sécurise les prises de décision relatives aux tâches de planification et d’analyse des scénarii futurs. À chaque résultat d’évaluation, différents scénarii et leurs process d’allocation des ressources respectifs peuvent être envisagés et analysés. Un avantage certain pour :
- Dresser la liste des ressources nécessaires à la phase suivante.
- Recruter les profils dont l’entreprise ne dispose pas.
- Allouer des ressources supplémentaires pour corriger et améliorer un projet recyclé.
- Réaffecter des ressources du projet à d’autres initiatives du portefeuille en cas de mise en attente ou d’annulation.
2. Concentrer les équipes sur la création continue de valeur
Stage-Gate permet de centrer la gestion des ressources sur la création continue de valeur en alignant toutes les parties prenantes, dont les chefs de projet et leurs équipes, avec les exigences et les objectifs induits à chaque évaluation du projet.
Alignées avec les objectifs stratégiques de l’entreprise, toutes les personnes impliquées pourront se concentrer sur des missions clairement définies et identifiées, répondre aux attentes de l’entreprise et créer de la valeur au niveau du projet et de l’entreprise
3. Allouer des ressources en fonction des besoins du portefeuille
Les évaluations successives permettent de gérer la planification capacitaire selon l’avancement et les exigences réels du projet. Ainsi, les équipes pourront décider d’allouer davantage de ressources au projet ou bien les réaffecter à d’autres initiatives, en cas d’annulation ou de mise en attente.
Alignée avec la priorisation des livrables, la gestion performante des ressources permet d’éviter deux écueils principaux : la surallocation ou l’insuffisance de ressources allouées à une initiative.
Les exigences et les phases du projet doivent être alignées avec les objectifs stratégiques
4. Augmenter la productivité
La productivité des équipes augmente de façon exponentielle dès que l’entreprise privilégie les process subordonnant l’allocation des ressources aux nécessités du portefeuille.
À tous les niveaux de l’organisation, les personnes en charge de la gestion des ressources bénéficient des avantages de Phase-Gate pour rester concentré sur la productivité des équipes :
- Planification des ressources à chaque phase du projet.
- Estimation du nombre total d’heures à consacrer au projet par ressource.
- Attribution documentée d’objectifs et de KPI à chaque équipe impliquée dans le projet.
Avec pour résultat, la capacité de mesurer de manière tangible la valeur apportée par chaque ressource à la réalisation complète du projet.
5. Augmenter la satisfaction des équipes de projet
Autre bénéfice apporté par la méthode Phase-Gate : un gain de motivation pour l’ensemble des équipes. La prise de conscience de la valeur « tangible » qu’elles apportent au projet tout au long de son cycle de vie, se traduit par :
- Un meilleur environnement de travail.
- Un recul du travail en silo au profit d’une collaboration en équipe.
- Un taux de réussite plus élevé.
- Des équipes motivées et fidélisées, une baisse de rotation du personnel et du nombre de démissions.
Conclusion
La gestion des ressources est l’une des problématiques les plus délicates de la gestion d’un portefeuille de projets. Faute de disposer des bons process et de la bonne méthodologie, de nombreuses entreprises ne parviennent pas à aligner l’allocation des ressources et la planification capacitaire avec leurs objectifs.
La méthodologie Phase-Gate permettra à leurs équipes de remplir avec succès, sans difficulté et donc sans résistance de leur part, les tâches leur incombant. Planifier la gestion capacitaire, contrôler et allouer les besoins en ressources à chaque phase du projet, rester aligné avec les objectifs stratégiques de l’entreprise n’aura jamais été resy.
En associant Phase-Gate à un outil de PPM tel que Triskell Software, les équipes de projet auront en mains tous les outils nécessaires pour traiter avec efficacité et en temps réel tous les aspects de la gestion des ressources (planification capacitaire, allocation des ressources, rapport d’heures, simulation de scénarii, etc.) : un véritable tremplin pour relever les défis de la gestion de projets et soutenir la croissance de l’entreprise.
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