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Cómo gestionar recursos limitados en un entorno de múltiples carteras

En el panorama empresarial actual, con cada vez más corporaciones operando al nivel global, muchas han tenido que ampliar sus carteras de proyectos y productos para mantener su competitividad en el mercado. La gestión simultánea de varios proyectos y las interdependencias entre proyectos se han convertido en la norma general. Y, aunque es un enfoque que, bien ejecutado, garantiza productividad y resultados, no está exento de retos. Y el más común de todos ellos es la limitación de recursos.

En este post, analizaremos cómo gestionar recursos limitados en entornos empresariales con diversos portfolios de proyectos. Además, te ayudaremos a optimizar tus estrategias de Gestión de Recursos para conseguir tus objetivos estratégicos con una serie de buenas prácticas para que tu PMO las ponga en práctica desde ya.

Recursos limitados: definición y alcance

Entendemos por la gestión de recursos limitados por una serie de limitaciones a las que se enfrentan las organizaciones a la hora de ejecutar sus proyectos con éxito. Estas dificultades están normalmente relacionadas con la disponibilidad de tiempo, dinero y personal para ejecutar de manera eficiente las carteras de proyectos.

En entornos de gestión de múltiples portfolios de proyectos, estas limitaciones suelen ser muy complejas y estar interrelacionadas entre sí. Por ello, es importante entenderlas a fondo para que no tengan un impacto negativo en el alcance, los calendarios, y en el éxito general de los proyectos.

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Ejemplos de limitaciones de recursos

Las limitaciones de recursos pueden variar en función del sector, la empresa y de la tipología de los proyectos. Aun así, sí que hay algunos tipos de limitaciones de recursos que se dan con frecuencia en diversos contextos.

1. Limitaciones de tiempo

Las limitaciones de tiempo son uno de los retos más comunes e implacables en la gestión del portfolio de proyectos. A medida que las empresas tienen que gestionar un mayor número de carteras, las limitaciones de tiempo pueden causar retrasos y cuellos de botella, poniendo en peligro los objetivos estratégicos generales.

Estas limitaciones de tiempo pueden surgir por diversos factores:

Competencia de plazos: cuando los proyectos de diferentes carteras tienen plazos que se solapan, resulta difícil asignar recursos y gestionar las cargas de trabajo con eficiencia.
Disponibilidad de personal: la disponibilidad limitada de personal cualificado puede crear limitaciones de tiempo, haciendo que se tenga que planificar el trabajo en función de la disponibilidad de los recursos y no de la urgencia de los proyectos.
Dependencias de los proyectos: las dependencias entre proyectos pueden tener un efecto dominó devastador cuando se producen retrasos en uno de ellos.

En un entorno de múltiples portfolios de proyectos, el retraso de un solo proyecto puede conllevar riesgos asociados con los costes, la satisfacción de los clientes o la pérdida de oportunidades de negocio. Por ello, es crucial que evalúes y abordes las limitaciones de tiempo desde el principio para que puedas desarrollar estrategias efectivas para solventarlas con éxito.

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2. Limitaciones de costes

Equilibrar costes y asignar fondos de manera eficiente cuando tienes en tu cartera de proyectos decenas incluso cientos de iniciativas que gestionar puede ser realmente abrumador. Gestionar las limitaciones presupuestarias requiere de una cuidadosa planificación, un seguimiento proactivo de los costes de los proyectos, y controles financieros eficaces.

Las limitaciones de costes pueden darse por factores de muy diversa índole:

Presupuesto limitado: es posible que en tu organización tengas asignado un presupuesto fijo a cada portfolio de proyectos, lo que dificulta satisfacer las exigencias financieras de todos los proyectos.
Cambios en el alcance: ampliar el alcance de un proyecto puede suponer costes adicionales, haciendo que se exceda el presupuesto asignado al proyecto.
Condiciones de mercado: unas condiciones de mercado cambiantes (inestabilidad política o financiera, la entrada de nuevos competidores o nuevos productos en el mercado, etc) puede resultar en sobrecostes.

Para una gestión eficiente de las limitaciones de costes se requiere una proactiva identificación de los sobrecostes potenciales para así poder tomar medidas efectivas para mitigarlos. Estas medidas pueden incluir:

Controlar y monitorizar los gastos de los proyectos.
Identificar oportunidades de ahorro.
Negociar mejores precios con proveedores.
Etc.

3. Limitaciones en el alcance

A medida que las carteras de proyectos de las empresas se van expandiendo, se deben tomar decisiones difíciles respecto a qué incluir o excluir respecto de la planificación inicial de los proyectos. Y es que, a medida que los proyectos avanzan, hay varios factores que pueden hacer que el alcance de los proyectos pueda cambiar. Éstos son los más frecuentes:

Cambios en las prioridades: al cambiar los objetivos estratégicos, la prioridad de los proyectos puede verse afectada, lo que puede afectar al alcance de los proyectos que ya están en marcha.
Limitaciones de recursos: disponer de un presupuesto o de un personal limitado puede tener un impacto negativo sobre el alcance del proyecto. Podrías tener que reducir el alcance y la escala del proyecto para que así encaje con los recursos de los que dispones.
Intereses contrapuestos de los stakeholders: tener en una empresa varias carteras de proyectos hace que pueda surgir conflicto de intereses con los diferentes stakeholders de la organización, lo que puede provocar desacuerdos y limitaciones en cuanto al alcance de los proyectos.

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4. Limitaciones en la calidad

Mantener unos estándares de calidad elevados cuando se gestionan varias carteras de proyectos puede ser todo un reto, y más cuando hay limitación de recursos. Y es que garantizar la calidad es crucial para el éxito y la reputación de cualquier proyecto, ya que repercute directamente en la satisfacción del cliente y en el desempeño general del producto o servicio final.

Sin embargo, todas las limitaciones de recursos antes mencionadas tienen un impacto muy negativo en la calidad final de los proyectos. Por ejemplo:

La falta de recursos puede obstaculizar la capacidad de tu organización para mantener una calidad consistente en todos los proyectos.
Disponer de plazos de entrega limitados puede comprometer también su calidad, llevando a errores y a rehacer tareas ya completas.
Los cambios en el alcance de los proyectos pueden impactar negativamente en la calidad de los mismos, especialmente si estos cambios no son gestionados eficazmente.

Por qué es tan importante vincular la Gestión de Recursos con los objetivos estratégicos

Como ves, tener recursos limitados es una problemática muy común en la Gestión del Portfolio de Proyectos, sin importar el sector en el que tu empresa opere. Para gestionar este reto, deben ponerse en marcha estrategias de Gestión de Recursos eficientes que ayuden a abordarlos con éxito y garantizar el correcto desempeño de los proyectos.

Sin embargo, para conseguir una Gestión de Recursos eficiente es necesario dotar a este proceso de un enfoque estratégico. Y no sólo para abordar con éxito los retos relacionados con la limitación de recursos, sino también para alinear los esfuerzos de tu organización con los objetivos estratégicos.

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A la hora de gestionar múltiples carteras de proyectos, alinear la gestión de recursos con la planificación estratégica es clave por los siguientes motivos:

Optimización del uso de los recursos: asignarás los recursos a aquellos proyectos que vayan a aportar más valor para la misión a largo plazo del negocio.
Mitigación de riesgos: al vincular la gestión de recursos con los objetivos estratégicos, podrás identificar con antelación las limitaciones de recursos y otras amenazas potenciales que pueden obstaculizar la consecución de estos objetivos.
Transparencia y responsabilidad: dado que la asignación de recursos estará fundamentada en su impacto potencial sobre los resultados estratégicos, el proceso será ahora más transparente y la eficiencia del proceso podrá ser medible.

Buenas prácticas para identificar y gestionar limitaciones de recursos

Los beneficios de vincular la Gestión de Recursos con los objetivos estratégicos están claros. Pero, para una eficiente Gestión de los Portfolios de Proyectos, se deben emplear una serie de prácticas para sortear eficazmente las limitaciones de recursos. He aquí algunas estrategias clave:

1. Criterios de priorización de proyectos

No todos los proyectos son iguales. Por tanto, el primer paso que debes seguir es establecer criterios claros para priorizar los proyectos, y que así los recursos sean asignados a aquellos que más valor vayan a aportar al negocio.

Algunos criterios que puedes establecer a la hora de priorizar los proyectos son los siguientes:

Alineación con la estrategia: aquellos proyectos que contribuyan más directamente a la consecución de los objetivos estratégicos deben recibir la máxima prioridad.
Análisis costo-beneficio: en función del potencial retorno de inversión y de los beneficios esperados (tanto los financieros como los que no lo son), se priorizarán unas iniciativas u otras.
Análisis de riesgos: proyectos con un perfil de riesgo más elevado pueden requerir más recursos o un seguimiento más estrecho.
Disponibilidad de recursos: si hay una gran demanda de determinados recursos, habrá que dar prioridad a los proyectos que los necesiten.

2. Realiza una evaluación de la planificación de la capacidad

Es esencial conocer y planificar la capacidad de recursos de tu organización. Por ello, debes realizar una evaluación exhaustiva que te ayude a determinar cuánta demanda puede gestionarse en función de tus limitaciones de recursos, y así planificar y asignar los recursos de manera más eficiente.

Para evaluar la planificación de la capacidad, debes seguir estos pasos:

Primero, crea un inventario detallado de todos los recursos de tu organización.
A continuación, evalúa los conocimientos y la experiencia de tus equipos. Identifica aquellas áreas en las que puede necesitarse formación adicional o apoyo externo para satisfacer las demandas de los proyectos.
Después, analiza el nivel de eficiencia con el que son usados los recursos. Debes identificar los recursos infrautilizados sobreexplotados para así equilibrar su uso en función de las prioridades de los proyectos.
Obtén una visión completa de las demandas de recursos para cada proyecto, programa o portfolio.
En paralelo, puedes simular diferentes escenarios de asignación de recursos en función de las prioridades cambiantes del negocio.
Y, por último, debes establecer mecanismos para hacer seguimiento de la capacidad y el uso de los recursos para evitar bloqueos y cuellos de botella fruto de la sobreasignación o falta de recursos.

3. Asignación de recursos estratégica

Asigna los recursos estratégicamente para garantizar que cada cartera de proyectos recibe la cantidad de recursos adecuada a su importancia y objetivos Para ello, puede ser necesario reorganizar los recursos a medida que cambien las prioridades del negocio o surjan nuevas oportunidades.

Algunas consideraciones que debes tener en cuenta a la hora de asignar recursos:

Asigna los recursos a los portfolios e iniciativas que estén en consonancia con vuestros objetivos estratégicos y así maximizar su impacto.
La asignación de recursos debe ser ágil a medida que evolucionen las prioridades de los proyectos y los objetivos del negocio.
Evita la sobreasignación de recursos, ya que esto puede provocar agotamiento en los equipos y disminución de la productividad.
Revisa periódicamente tu estrategia de Gestión de Recursos para que estén en todo momento alineada con la misión y visión del negocio.

4. Agiliza la planificación de los proyectos

A medida que el número de proyectos de una organización aumenta, más compleja es la planificación de los proyectos. Es por ello que debes agilizar la planificación de los mismos para reducir el riesgo de sobrecarga de los recursos y posibles cuellos de botella.

Algunos consejos que te damos para agilizar la planificación de los proyectos.

Haz que la empresa invierta en un software PPM de Gestión del Portfolio de Proyectos con funcionalidades de Gestión de Recursos para así tener visibilidad total de todos los proyectos y recursos.
Desarrolla plantillas y procesos estandarizados de planificación de proyectos para agilizar la planificación y reducir errores y malentendidos.
Anticipa posibles riesgos e incluye estrategias para mitigarlos en tus planes de proyecto para así evitar limitaciones de recursos.

5. Mejora continua

Las limitaciones de recursos van a estar siempre ahí de una forma u otra. Unas veces será falta de personal, otra carencia de presupuestos. Es un reto que evoluciona y presenta diversas formas con el tiempo. Por ello, debes hacer seguimiento de tus estrategias de Gestión de Recursos y adaptarlas en función de las necesidades de la organización.

En un entorno de gestión de múltiples carteras, los procesos de mejora continua son más necesarios que nunca debido a la naturaleza dinámica de los proyectos y los recursos. Para promover la mejora continua en tu organización debes:

Establecer métricas de rendimiento para evaluar la efectividad de tus procesos de Gestión de Recursos e identificar áreas de mejora.
Realizar revisiones post-proyecto para identificar las lecciones aprendidas y buenas prácticas para aplicarlas en futuros proyectos.
Crear mecanismos por los que los integrantes de los equipos puedan aportar comentarios y sugerencias de mejora respecto a la asignación de recursos y la planificación de los proyectos.
Estar preparado para ajustar tus procesos de asignación de recursos a medida que haya nueva información de los proyectos o cambios en los objetivos estratégicos.

Conclusión: Gestiona tus recursos limitados con Triskell Software

Las limitaciones de recursos son una realidad que debe gestionarse con eficacia. Si se conocen los tipos de limitaciones a los que puede enfrentarse, se vincula la gestión de recursos con los objetivos estratégicos y se aplican las mejores prácticas, podrá optimizar sus esfuerzos de gestión de proyectos y alcanzar el éxito.

Recuerda que las limitaciones de recursos no son obstáculos, sino retos que, con las estrategias y herramientas adecuadas, pueden abordarse. Y, para una gestión eficiente y en tiempo real de los portfolios de proyectos y los recursos, la mejor opción es una plataforma PPM como la de Triskell Software.

Con las funcionalidades de Gestión de Recursos de Triskell podrás alinear la capacidad con la demanda entrante. Es más, podrás asignar recursos a aquellas iniciativas que vayan a aportar más valor al negocio de manera flexible e intuitiva. En definitiva, con Triskell identificarás rápidamente las limitaciones de recursos gracias a sus funcionalidades de gestión de recursos y capacidades.

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FAQs sobre gestión de recursos limitados

¿Cuáles son los signos más comunes de que los recursos de un proyecto son limitados?

Entre las indicios más comunes de que un proyecto adolece de escasez de recursos figuran los retrasos frecuentes, los excesos presupuestarios, el deterioro de la calidad de los resultados y el agotamiento de los miembros de los equipos.

También puedes observar que los proyectos no avanzan según lo previsto debido a la escasez de personal o de recursos financieros.

¿Qué estrategias pueden emplearse para mitigar el impacto de las limitaciones de recursos en la calidad del proyecto?

Para mitigar el impacto de las limitaciones de recursos en la calidad del proyecto, considera la posibilidad de adoptar estrategias como la planificación rigurosa del proyecto, la aplicación de prácticas de mitigación de riesgos y la garantía de que las normas de calidad se integran en todas las fases del ciclo de vida del proyecto.

También puede ser beneficioso centrarse en la mejora continua, revisando y perfeccionando periódicamente los procesos de gestión de recursos para adaptarlos a las circunstancias cambiantes.

En algunos casos, reducir el alcance del proyecto para adaptarlo a los recursos disponibles puede evitar que la calidad se vea comprometida.

¿Qué herramientas o software pueden ayudar a gestionar las limitaciones de recursos en un entorno de carteras múltiples?

Existen varias herramientas y software diseñadas específicamente para ayudar a gestionar las limitaciones de recursos en entornos de carteras múltiples. El software de gestión de carteras de proyectos (PPM), como Triskell, ofrece funciones como la planificación de la capacidad de recursos, el análisis de escenarios y la visibilidad en tiempo real de la asignación de recursos.

Estas herramientas permiten a las empresas gestionar eficientemente los recursos de múltiples proyectos proporcionando información detallada, facilitando una mejor toma de decisiones y ayudando a priorizar los proyectos que se alinean con los objetivos estratégicos.