Cómo Triskell puede ayudar a los bancos a unificar todas las herramientas de gestión a nivel corporativo
Uno de los 10 bancos más grandes del mundo y uno de los tres primeros de Europa, con alrededor de 138.000 empleados y que atiende a 52 millones de clientes en todo el mundo, eligió a Triskell como la principal herramienta PPM a nivel corporativo implantándola enmúltiples departamentos de la compañía. A día de hoy, 4 entidades de la empresa utilizan Triskell: 3 en Francia y 1 en Portugal.
Contexto
Una de estas entidades es el socio de TI de 39 bancos regionales. Cuenta con un sistema de TI único y está a cargo del diseño, creación y ejecución del Sistema de Información bancaria. En términos de cifras clave, da empleo a 1.700 personas en 16 ubicaciones en Francia. En 2017, han gestionado alrededor de 600 proyectos de desarrollo para 250.000 días-hombre y 2.000 proyectos en total.
Este socio de TI se creó en 2010 como una entidad única a partir de una fusión de 5 grupos regionales de sistemas de información para apoyar a los 39 bancos regionales. El primer paso principal fue construir un Sistema de Información único para reemplazar los cinco sistemas que se usaban entonces. Estos 39 bancos regionales tienen ahora un sistema de información único compartido con todo el grupo.
Los bancos regionales utilizaban anteriormente una solución PPM tradicional en local. Rápidamente se construyó un plan estratégico sobre esta solución PPM que ayudó a este socio de TI a realizar y administrar las iniciativas en 2012. Pero el proyecto no tuvo éxito, especialmente en la administración de portfolio. Este sistema era “bottom-up“ (la información va del nivel operativo al estratégico) y no proporcionó la visibilidad necesaria. Con lo que la gerencia no fue capaz de tomar decisiones basadas en los datos consolidados.
Desafíos
En 2015, el socio de TI decidió crear un plan estratégico desconectado del plan operativo motivado por diferentes razones:
- Debían gestionar grandes volúmenes de datos (250.000 díashombre, alrededor de 2.000 líneas en el portfolio: proyectos de desarrollo y actividades con aproximadamente 2.000 recursos).
- Tenían el objetivo de tener una visión consolidada y plurianual de los costes de proyecto en un repositorio único. Esto era importante para el socio de TI.
- La solución PPM actual no podía gestionar fácilmente los datos estratégicos y operativos en la misma instancia.
- También querían revisar el proceso de gestión del plan estratégico y decidieron implementar un Plan operacional móvil (Rolling Operation Plan, ROP).
A finales de 2015, el socio de TI inició el proceso para seleccionar una nueva herramienta a nivel estratégico para respaldar el Plan operacional móvil desconectado de la herramienta operativa.
El criterio principal fue la flexibilidad de la herramienta para adaptarse a los procesos y no al contrario. Este fue el punto clave. Por supuesto, existían otras características también importantes como la gestión de la demanda y los escenarios de simulación “what if“.
Triskell fue seleccionado en enero de 2016 y se implantó rápidamente (3 sprints en 6 meses). Por lo que la solución final estaba lista para el Plan Estratégico de 2017. También se desarrolló una integración entre Triskell y la solución PPM anterior para importar datos operativos principales como hitos.
6 principios para orientar el Plan Estratégico
Se definieron algunos principios para este proyecto:
- Deshacerse de la visión anual de proyecto con un repositorio de compromisos que ofrezca la posibilidad de informar sobre la ejecución y mantener la capacidad de crear el vínculo con los presupuestos.
- Respaldar totalmente el proceso en marcha para que el Plan operacional móvil obtenga una declaración periódica del plan.
- Dar sentido o significado a los proyectos mediante el uso de un desglose estándar de proyectos y recursos en un período de tiempo único.
- Empoderar el rol de los portfolio managers para proporcionar un framework y herramientas para garantizar una mejor calidad de los datos.
- Comenzar con un alcance y características limitadas y luego involucrar a los usuarios operativos para extender progresivamente el uso y los diferentes temas.
Proceso del plan operacional móvil
Cada trimestre, hay una reunión de dos días con todos los directores para definir y hacer cumplir los compromisos.
Los directores tendrán una visión clara de los proyectos en curso y los compromisos asumidos: Un resumen de los datos de la vista de operaciones.
Analizarán las nuevas demandas y prepararán algunos escenarios basados en la capacidad de recursos y presupuesto. Entonces podrán priorizar, arbitrar y establecer una nueva hoja de ruta para el nuevo plan móvil. Con Triskell, pueden comunicar automáticamente nuevos objetivos a la parte operacional.
Implantación de Triskell en 2016
Triskell se utiliza para gestionar demandas y planes estratégicos. El Plan Operacional actualiza el Plan Estratégico para proyectos en curso y proyectos a comenzar a corto plazo. Las demandas son validadas para ser agregadas al Plan Estratégico. El corazón del sistema es la simulación del entorno que permitirá tomar decisiones. Se hacen simulaciones por portafolios de negocio. Existen alrededor de una decena de portfolios con unas 200 líneas.
Resultados y Beneficios
En primer lugar, hay una mejor gobernanza a nivel estratégico. Realmente pueden administrar el plan móvil en lugar de observar cómo avanzan los proyectos. Han implementado la dirección y la gestión de alto nivel con reuniones de dos días cada trimestre. Las decisiones realmente se basan en una situación fiable, la solución Triskell puede proporcionar KPIs en datos agregados a costes de proyectos (MD, Capex, Opex). También han garantizado su capacidad de ejecución y se ha mejorado el seguimiento de los compromisos.
En segundo lugar, el socio de TI también ha podido estandarizar e industrializar sus prácticas de gestión y dirección compartiendo un repositorio único de la empresa. El sistema está siempre disponible para todos los directores y también han implementado un informe específico sobre el plan estratégico.
Para concluir, podemos decir que el nuevo sistema basado en Triskell para gestionar el plan estratégico es eficiente y está bajo control. Con el sistema anterior no pudieron gestionar y anticipar empleando solo la consolidación de los datos del sistema operativo. En este caso, debido principalmente a la gran cantidad de datos a gestionar.
Resumen
Desafío de negocio
Crear un Plan Estratégico desconectado del Plan Operacional.
Incrementar la visibilidad para vincular la ejecución y la capacidad con presupuestos.
Estructura flexible que permita la gestión a diferentes niveles.
Solución
Solución multi-portfolio SaaS funcionando como repositorio único con la habilidad de gestionar una gran cantidad de datos.
Resultados
Mejor gobernanza a nivel estratégico.
Rápida implantación.
Empresa
Industria
Sevicios financieros (Banca)
Tipo
Pública, cooperativa.
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