Automatisation : 6 tâches administratives auxquelles votre PMO pourrait dire adieu avec un outil PPM

6 administrative tasks PMOs should avoid

Combien d’heures consacrez-vous chaque jour à des tâches administratives indésirables ? Et si l’automatisation des tâches pouvait vous en libérer ? Imaginez à quel point votre bureau de gestion de projet (PMO) gagnerait en efficacité et en productivité !

Si vous êtes gestionnaire de PMO, vous avez sûrement à cœur de maximiser l’efficacité opérationnelle de votre société. Pour y arriver, un logiciel de gestion de portefeuilles de projets (PPM) peut être votre meilleur allié. Dans cet article, découvrez les fonctionnalités d’automatisation des tâches administratives dont dispose un tel logiciel.

TABLE OF CONTENTS

L’automatisation des tâches, réponse au principal défi des entreprises

Si la plupart des organisations progressent dans leur transformation digitale, leur réalité quotidienne a peu évolué . Réunions inutiles, saisie manuelle de données, feuilles de calcul, échanges d’e-mails interminables… De nombreuses sociétés sont toujours embourbées dans les mêmes pratiques qu’il y a 20 ans. Sans surprise, leur efficacité et leur productivité s’en ressentent fortement.

Le bureau de gestion de projets (PMO) n’échappe pas à cette réalité. De nombreux PMO utilisent encore des feuilles de calcul pour gérer leurs portefeuilles de projets et de produits. C’est incompréhensible quand on pense à la multitude d’outils disponibles sur le marché ! Autant d’outils qui leur permettraient d’automatiser la plupart de leurs tâches administratives.

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6 tâches administratives que votre PMO doit automatiser

Alors, quelles sont ces pratiques qui gangrènent le quotidien des PMO et des chefs de projet ? Voici les 6 tâches administratives chronophages dont l’automatisation pourrait vous libérer.

1. Saisie manuelle de données dans des feuilles de calcul

Cette situation devrait vous sembler familière : il est 16 heures. Vous comptez les heures qui vous séparent de la fin de votre journée de travail. Et vous réalisez que vous devez mettre à jour trois feuilles de calcul à la main. Ou, au choix, copier-coller les données d’un projet, mettre à jour son statut, allouer des ressources… Et mince !

Cette tâche administrative n’est pas productive : elle ne mérite pas le temps que vous allez y passer. Mais un autre problème se pose : la saisie manuelle de données présente des risques. Toute erreur de saisie peut donner lieu à des décisions erronées, comme la surallocation ou la sous-allocation de ressources. Pensez-vous toujours qu’il s’agit d’une tâche efficace ?

2. Réunions inutiles pour connaitre le statut des projets

Ah, les réunions ! Que pourrions-nous écrire que vous ne sachiez déjà ? À combien de réunions assistez-vous chaque semaine pour partager des mises à jour ou le statut des projets ? Surtout, combien de réunions vous semblent superflues et auraient pu se résumer à une notification ou un e-mail automatisé ?

Ne nous mentons pas. Les réunions restent un mal nécessaire dans le domaine de la gestion de portefeuilles de projets (PPM). Un logiciel PPM ne suffira pas à les faire complètement disparaitre. Mais il vous donnera les moyens d’automatiser certaines tâches administratives habituellement réalisées lors de ce type de réunion. Par exemple, la création de rapports sur le statut des projets ou l’allocation de ressources et de fonds.

3. Vérification des calendriers des ressources

Pour de nombreux PMO, l’allocation des ressources est un vrai casse-tête. Elle doit tenir compte des exigences de chaque projet et de son niveau d’alignement sur les objectifs stratégiques. Mais ce n’est rien quand on pense à la saisie manuelle des heures consacrées aux projets par chaque ressource.

Vous faites peut-être partie des chanceux dont la société demande directement à chaque employé de saisir ses heures. Mais si ce n’était pas le cas ? Si vous deviez aller voir chaque équipe et chaque collaborateur pour relever le temps que chacun consacre à ses projets ?

Pensiez-vous que la saisie manuelle de données était la tâche administrative la plus ennuyeuse ? Vous voyez désormais que ce n’est pas le cas.

4. Création de rapports sur vos projets à partir de différentes sources

Tâchez de vous projeter dans la situation suivante : nous sommes en fin de mois. Vous devez préparer un rapport détaillé sur le statut des portefeuilles de projets pour les dirigeants de votre entreprise. Ce rapport doit présenter des KPI et autres indicateurs qui varient considérablement d’un portefeuille à l’autre.

Pour le créer, vous devez déjà rassembler des données éparpillées dans 10 feuilles de calcul différentes. Vous devrez ensuite générer des graphiques et des tableaux de bord attrayants et compréhensibles. Mais pour l’instant, vous êtes aux prises avec des macros Excel.

À quoi bon consacrer autant de temps à une tâche administrative que vous pourriez facilement automatiser ? Il existe tellement d’outils capables de générer des rapports automatiquement ! Et pourquoi passer des heures à rassembler des données issues de sources d’information disparates ? Adoptez plutôt un logiciel PPM et faites-en la source d’information unique de vos processus de gestion de projet !

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5. Identification des risques des projets à l’aide de données décentralisées

Sans outil PPM, impossible d’évaluer correctement les risques associés à vos projets. Une évaluation des risques proactive et exacte doit s’appuyer sur un volume de données considérable.

Dépassements de coûts, manque de ressources, modifications du périmètre du projet, facteurs externes (sociaux, politiques, économiques)… Voilà seulement quelques-uns des facteurs à prendre en compte. Et si toutes ces données étaient éparpillées dans différentes sources d’information ? Combien de temps vous prendrait la réalisation d’une analyse des risques un minimum fiable ? Et quelle serait la marge d’erreur de ces estimations ?

Avec un logiciel PPM, votre PMO disposerait d’un cadre structuré pour identifier, analyser, hiérarchiser et atténuer les risques. Vous prendriez des décisions bien plus éclairées en vous appuyant sur des données en temps réel. Ainsi, vous seriez capable de gérer les risques de façon proactive et de maintenir les projets en bonne voie.

6. Gestion de la communication sur les projets par e-mail ou messagerie instantanée

Les équipes projet communiquent souvent avec le PMO par le biais de nombreux canaux. Échanges d’e-mails, messagerie instantanée, documents partagés, réunions en personne… On parle alors de communication « tous canaux ».

Pratique en apparence, cette approche décentralisée présente de nombreux écueils :

  • la désorganisation : les informations sont diffusées par le biais de canaux différents.
  • les silos de données : les données pertinentes se trouvent parfois dans des boites de réception partagées auxquelles les équipes projet n’ont pas toutes accès.
  • la recherche d’information : imaginons que vous avez besoin d’un document reçu il y a quelques semaines. Problème : impossible de vous rappeler par quel canal vous l’avez reçu. Pour le retrouver, vous aurez besoin des compétences de Sherlock Holmes. Et encore, vous y passerez trois fois plus de temps que lui.
  • les incompréhensions : avec une communication est éparpillée à travers de multiples canaux, des détails importants sur un projet passent facilement à la trappe.

Avec un logiciel PPM, la probabilité de rencontrer de tels problèmes baisse considérablement. Ses outils de communication et de collaboration vous épargnent les échanges d’e-mails interminables dont vous avez assez.

Améliorez la productivité de votre PMO avec le logiciel Triskell

Le logiciel Triskell est une plateforme PPM conçue pour faciliter la vie de votre PMO. Il vous libère de la plupart de vos tâches administratives chronophages grâce à l’automatisation.

Contrairement aux autres solutions sur le marché, il vous propose de relier chaque initiative aux objectifs stratégiques de votre société. Tous les aspects qui intéressent votre PMO sont directement reliés à votre mission et à votre vision. Sélection, planification et gestion des projets, évaluation des risques, gestion des ressources, gestion financière…

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Ainsi, Triskell améliore quatre aspects de votre gestion de portefeuilles de projets :

  • l’efficacité : Triskell propose des informations en temps réel sur le statut de chaque initiative. Vous n’avez plus besoin d’organiser autant de réunions pour partager ces informations. Ni de saisir manuellement les données et ressources de vos projets dans des feuilles de calcul.
  • la productivité : alignée sur les objectifs de votre entreprise, la gestion des ressources n’en est que plus efficace. Par ailleurs, Triskell automatise nombre de tâches administratives chronophages comme les réunions ou les échanges d’e-mails interminables. Votre travail se concentre ainsi sur les actions et les tâches qui apportent réellement de la valeur.
  • la collaboration et le travail en équipe : centralisez tous les échanges grâce aux alertes de Triskell et à son système de communication. Ses tableaux Kanban et Scrum facilitent les opérations quotidiennes de vos équipes projet. Vous bénéficiez également d’intégrations avec des outils tiers comme Jira, Teams ou Microsoft Project.
  • la qualité de vie : dites adieu aux tâches administratives stressantes et ennuyeuses. C’est sûrement l’aspect que vous apprécierez le plus à court terme. Finies, les feuilles Excel à remplir en vitesse à la fin de votre journée de travail.

Arval Espagne : d’Excel à Triskell en seulement trois semaines

L’histoire de la réussite du PMO d’Arval Espagne vous sera sûrement familière. Autrefois, toutes les données sur les projets devaient être saisies dans une simple feuille de calcul. À la main. Pour tous les portefeuilles de projets gérés par l’organisation. Par un seul agent administratif. Depuis l’adoption du logiciel Triskell, tout a changé.

Grâce à cette plateforme, le bureau de gestion de projet (PMO) d’Arval Espagne a optimisé ses opérations. Triskell lui a permis d’automatiser nombre de tâches administratives qui occupaient la majeure partie de son temps de travail. Désormais, il dispose d’une solution PPM qui répond à tous les défis de sa gestion et de sa gouvernance.

Conclusion : avec l’automatisation, dites bonjour à la productivité et adieu aux tâches administratives

Comme le savent tous les PMO — dont, bien sûr, celui d’Arval Espagne — le temps est une ressource précieuse. Chaque minute perdue dans des tâches administratives représente une occasion manquée dans la poursuite de l’excellence. Saisie manuelle de données, réunions interminables, casse-têtes dans l’analyse et l’évaluation des risques… Le logiciel Triskell est la solution dont vous avez besoin pour vous libérer de toutes ces tâches.

En plus d’automatiser les tâches administratives, Triskell centralise les informations et améliore la collaboration. Ce logiciel renforce ainsi l’efficacité des PMO et des responsables de projet, de programme et de portefeuille. Il est temps de dire adieu aux tâches chronophages et bonjour à l’avenir. Avec l’automatisation, rationalisez votre efficacité pour accroitre votre productivité tout en réduisant votre stress.

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