Guide de la budgétisation Lean pour portefeuilles agiles

Lean Budgeting

Vous en avez assez de passer des heures à mettre à jour des fichiers Excel pour réaliser la gestion budgétaire de vos portefeuilles de projets et de produits ?

Et si vous adoptiez une autre approche ?
Souple et guidée par la valeur.
Adaptée au rythme effréné de votre organisation et du marché.
Qui donne le pouvoir à vos équipes, favorise l’agilité et stimule les résultats.

Ça vous intéresse ?

Découvrez la gestion de budget Lean.
La budgétisation Lean offre une nouvelle approche de gestion financière qui favorise l’efficacité et l’adaptabilité. Cet article explore comment cette méthode peut transformer les processus d’allocation et de gestion budgétaire des portefeuilles.

TABLE DES MATIÈRES

Qu’est-ce que la budgétisation Lean ?

La budgétisation Lean se caractérise par un financement incrémental, où les fonds sont alloués progressivement en fonction de l’avancement des projets. Contrairement à l’allocation traditionnelle de fonds en début de projet, cette méthode permet une réactivité accrue et une meilleure utilisation des ressources.

On vous explique en détail.

  • Satisfaction des besoins clients :
    • Un projet ou un programme en mode agile met l’accent sur la satisfaction des besoins clients.
    • Vos équipes doivent créer une valeur « concrète » le plus rapidement possible.
  • Dynamisme du cycle de vie des produits du à l’implication des clients :
    • Les retours clients peuvent entraîner des modifications ou ajouts de fonctionnalités.
  • Évolution des exigences et du périmètre :
    • Les projets s’adaptent aux retours et aux changements de priorités.
  • Inadéquation d’un budget fixe :
    • L’allocation d’un budget fixe en début de projet ne suffit plus dans ce contexte dynamique. 
  • Maximisation de la valeur créée :
    • La budgétisation Lean élimine les dépenses inutiles et se concentre sur la valeur réelle pour les clients.
  • Déblocage budgétaire par étapes, appelées « Horizons » dans SAFe :
    • Les fonds sont débloqués par étapes, tout au long de vos chaines de valeur, permettant ajustements basés sur les retours de vos clients.
    • Vos équipes restent focalisées sur le développement des fonctionnalités apportant réellement de la valeur.

Avantages de la gestion budgétaire Lean

La budgétisation Lean ne se limite pas à l’allocation des fonds dans vos portefeuilles, mais révolutionne votre gestion budgétaire. Elle aide vos équipes à prendre des décisions éclairées et à optimiser les résultats dans un environnement de travail dynamique.

Voici les principaux avantages de la gestion de budget Lean :

  • Plus d’agilité. Répondez rapidement aux évolutions du marché et aux demandes de vos clients.
  • Moins de gaspillage. Utilisez vos fonds de façon judicieuse tout en limitant les dépassements de coûts et les dépenses superflues.
  • Accent sur la création de valeur. La budgétisation Lean se concentre sur les chaines de valeur de votre entreprise. Ainsi, vos fonds sont investis dans les activités qui ont le plus d’impact.
  • Autonomisation de vos équipes. Laissez à vos équipes l’autonomie nécessaire pour prendre des décisions. Elles pourront ainsi optimiser les résultats des produits et services que vous leur confiez.
  • Innovation durable. La gestion de budget Lean favorise une culture d’amélioration continue. Elle stimule vos efforts de recherche et développement sur le long terme.

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Les éléments clés de la Budgétisation Lean

Pour maitriser la budgétisation Lean, vous devez vous familiariser avec les éléments qui la composent. Ces éléments interconnectés forment le socle d’une gestion financière agile et efficace, adaptée aux besoins du marché actuel.

Éléments constitutifs de la budgétisation Lean

Budgétisation basée sur la valeur

La budgétisation basée sur la valeur est la colonne vertébrale du processus de gestion de budget Lean. Elle consiste à examiner la moindre dépense pour vérifier que chaque initiative ou tâche crée de la valeur pour vos clients. Son objectif ? Garantir que vous donniez la priorité aux produits ou fonctionnalités qui auront un impact positif. Non seulement sur vos résultats, mais aussi — et surtout — sur l’expérience et la satisfaction de vos clients.

Trois conseils pour allouer des budgets en fonction de la valeur :

  • Cartographiez les chaines de valeur : Identifiez et éliminez les activités sans valeur ajoutée pour vous concentrer sur les processus avantageux. 
  • Utilisez des techniques de hiérarchisation : Analyse coût-bénéfices ou modèles de scoring pour évaluer chaque initiative selon sa valeur potentielle.
  • Menez des sondages réguliers : Alignez les décisions budgétaires sur les besoins et attentes changeants des clients.

Financement incrémental

La budgétisation Lean utilise un financement incrémental. Les fonds sont débloqués par étapes en fonction de la progression des projets et des livrables.

Cette approche se distingue radicalement de l’allocation de fonds traditionnelle, qui a lieu au début de chaque initiative.

Comment mettre en œuvre le financement incrémental :

  1. Affectez un budget à chaque phase (voire à chaque fonctionnalité) du projet : en fonction du périmètre et des livrables.
  2. Démontrez la valeur du projet, du produit ou de la fonctionnalité avant chaque financement : Décisions basées sur des données concrètes et jalons atteints.
  3. Suivez la progression chaque initiative : Ajustez l’allocation des fonds en fonction des besoins.

Avantages :

  • Limite les risques : Réduit les dépassements de coûts et les échecs de vos projets.
  • Flexibilité : Ajuster l’allocation des fonds lorsque vos priorités évoluent ou lorsque de nouveaux besoins apparaissent.

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Allocation adaptative des ressources

La gestion de budget Lean se distingue également par la manière dont les ressources sont allouées. Avec une approche traditionnelle, vous planifiez l’allocation des ressources au début d’un projet. Ensuite, vous n’y touchez presque plus tout au long du cycle de vie du produit. À l’inverse, la budgétisation Lean présente une approche souple et adaptative de l’allocation des ressources.

Imaginez que votre équipe travaille sur un nouveau produit depuis deux mois lorsque vous découvrez une nouvelle opportunité de marché. Pour la saisir, vous devez faire évoluer le périmètre du nouveau produit, ce qui implique de débloquer des ressources supplémentaires. C’est là qu’une approche adaptative de l’allocation des ressources change la donne. Elle vous permet :

  • de demander et d’obtenir l’aide dont vous avez besoin sans compromettre les performances de votre entreprise
  • de réagir rapidement à l’évolution des exigences de vos projets ou à l’apparition d’opportunités
  • de transférer des ressources aux domaines dans lesquels elles auront le plus d’impact — et, ainsi, de réduire les risques de sous-utilisation ou de gaspillage

Planification par vagues

De nombreuses organisations planifient leur budget pour l’année complète et ne l’ajustent pas en cours de route. Au contraire, avec la budgétisation Lean, vous devez planifier le budget en cycles courts pour :

  • procéder à des ajustements lorsque vous obtenez de nouvelles informations ou lorsque vos priorités évoluent
  • vous concentrer sur les tâches ou fonctionnalités les plus urgentes sans perdre de vue la vision globale et le périmètre du produit ou service
  • identifier et corriger les problèmes en amont avant qu’ils ne prennent de l’ampleur

Collaboration interdisciplinaire

À ce stade, vous voyez sans doute la budgétisation Lean comme une nouvelle manière de gérer les finances de votre entreprise. Elle va pourtant bien au-delà. Cette nouvelle approche implique un changement culturel que vous ne sauriez conduire sans collaboration interdisciplinaire.

Si votre société travaille en silos, vos décisions budgétaires se prennent sans l’avis de l’ensemble des équipes concernées. À l’inverse, la gestion de budget Lean favorise la collaboration transversale tout au long du processus d’allocation budgétaire.

Équipe produit, département marketing, service commercial… Toutes les parties prenantes disposent d’une vue commune du budget et de ses implications pour le travail à effectuer. Ainsi, vos équipes deviennent conjointement responsables du budget. Vous instaurez un sentiment de responsabilité partagée vis-à-vis de l’atteinte de vos objectifs financiers et globaux.

Information financière transparente

De la même façon, la transparence occupe une place fondamentale dans le processus de gestion de budget Lean. Toutes les parties prenantes de votre organisation ont besoin d’informations financières en temps réel. Et ce, depuis les dirigeants jusqu’aux membres de vos équipes produit.

Pour leur donner accès à ces renseignements, programmez la création de rapports financiers réguliers. Ainsi, vous tiendrez chaque partie prenante au courant de la santé de vos portefeuilles. Créez des rapports faciles à comprendre, accompagnés de supports visuels à cet effet. Soulignez aussi bien les forces de vos portefeuilles que les axes d’amélioration.

Pensez aussi à mettre en place des canaux de communication pour favoriser une compréhension commune. Ces canaux doivent permettre aux parties prenantes de consulter les décisions budgétaires, mais aussi de transmettre leurs remarques et avis.

Amélioration continue

Enfin, la gestion de budget Lean ne repose pas sur un ensemble immuable de règles et de processus. Comme la méthodologie Lean, elle fait l’objet d’un processus d’amélioration continue strict. En effet, vos équipes doivent régulièrement évaluer et perfectionner leurs processus de budgétisation. Et, à cette occasion, chercher des moyens de renforcer l’efficacité et la création de valeur en continu.

Il existe de nombreux moyens de stimuler l’amélioration continue dans votre entreprise :

  • Tirez des leçons des projets antérieurs. Identifiez les axes d’amélioration pour éviter de reproduire les erreurs et pour optimiser les initiatives à venir.
  • Explorez de nouveaux outils et formules d’allocation budgétaire. Restez à la pointe des bonnes pratiques et maximisez l’impact de vos équipes.
  • Placez les retours des clients au centre de tous vos processus de gestion de budget Lean. Ainsi, votre gestion budgétaire sera constamment alignée sur leurs besoins et attentes.

Importance des « garde-fous budgétaires Lean »

Ainsi, la gestion de budget Lean offre bien plus de souplesse que les méthodes traditionnelles de gestion financière. Mais cela ne vous dispense pas d’instaurer des limites et des lignes directrices pour en garantir l’efficacité.

Dans la méthodologie SAFe, ces lignes directrices portent le nom de garde-fous budgétaires Lean. Elles évitent toute interprétation erronée ou mauvaise application des principes de la gestion de portefeuilles et de la budgétisation Lean.

Objectifs des garde-fous budgétaires Lean

Les garde-fous budgétaires Lean servent plusieurs objectifs :

  1. Ils garantissent des décisions budgétaires axées sur la création de valeur pour vos clients. Vous évitez ainsi de gaspiller des ressources dans des activités à faible impact.
  2. Ils promeuvent la transparence tout au long du processus de gestion de budget Lean. Ainsi, toutes vos parties prenantes comprennent les raisons derrière chaque décision et accèdent aux informations financières pertinentes.
  3. Ils vous permettent de définir clairement les rôles et responsabilités dans le processus de budgétisation Lean.
  4. Ils vous aident à éviter les dépassements de coûts. Vous pouvez fixer des limites de dépenses et mettre en place des procédures claires de demande de fonds supplémentaires.

Types de garde-fous budgétaires Lean

Considérez les garde-fous budgétaires Lean comme des lignes directrices. Leur mission : vous maintenir en bonne voie et vous éviter les écueils financiers potentiels en cours de route. Ces lignes directrices relèvent de quatre catégories :

  • Ciblage des investissements par horizon. Diversifiez vos investissements selon les besoins à court terme, les nouveaux développements et les opportunités à long terme. Vous aurez ainsi l’assurance d’entretenir l’innovation de vos portefeuilles de produits au fil du temps.
  • Équilibrage de la capacité. Ne vous focalisez pas exclusivement sur les nouvelles fonctionnalités. Allouez aussi des ressources à la maintenance et aux améliorations techniques. Vous renforcerez ainsi l’efficacité de vos opérations.
  • Approbation des initiatives les plus pertinentes. Les projets de moindre importance peuvent être approuvés via les processus de gouvernance des chaines de valeur auxquelles ils appartiennent. À l’inverse, les décisions majeures requièrent une attention particulière. C’est pourquoi les initiatives de grande ampleur doivent être approuvées par les dirigeants de votre société. Leur approbation garantit l’alignement de ces initiatives sur la stratégie et limite les risques.
  • Implication continue des Business Owners ou propriétaires métier. Impliquez les dirigeants de votre organisation dans tous les processus d’allocation budgétaire pour donner la priorité aux initiatives les plus importantes. Vous veillerez ainsi à ce que tout le monde reste concentré sur la création de valeur.

Stratégies de mise en œuvre de la budgétisation Lean dans vos portefeuilles agiles

Vous souhaitez instaurer la budgétisation Lean dans vos portefeuilles agiles ? Pour une transition fluide et réussie, vous devrez suivre quelques bonnes pratiques dont voici les deux plus importantes.

Changer d’état d’esprit

La gestion de budget Lean propose une nouvelle approche de l’allocation et de la gestion des budgets. Par conséquent, son adoption implique un changement radical d’état d’esprit chez vos équipes. Ce changement peut se révéler extrêmement complexe si votre entreprise travaille en silo et utilise les mêmes processus depuis des années.

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre pour relever ce défi :

  • Alignez vos décisions budgétaires sur les objectifs stratégiques de votre société. Vous favoriserez ainsi une culture de création de valeur en continu pour vos clients.
  • Encouragez vos équipes à parler ouvertement des pratiques de budgétisation. Abordez les problèmes qui se présentent. Invitez toutes les parties prenantes à s’exprimer.
  • Formez vos employés et aidez-les à comprendre et à s’approprier les principes de la gestion de budget Lean.

Établir des indicateurs clairs pour mesurer la valeur

Pour prendre des décisions éclairées en matière de budgétisation Lean, vous devez mesurer et évaluer précisément la valeur des initiatives. Mais cette valeur est parfois difficile à définir et à quantifier, surtout lorsqu’il s’agit d’avantages intangibles.

Voici quelques astuces qui vous aideront à définir des indicateurs de performances pertinents :

  • Fixez des critères quantitatifs et qualitatifs aussi clairs que précis pour évaluer la valeur créée par chaque initiative.
  • Impliquez toutes les parties prenantes dans le processus d’évaluation de la valeur. Équipes, dirigeants, clients… Veillez à solliciter le point de vue de chacune.
  • Définissez des KPI et autres indicateurs pour mesurer et analyser l’impact de chaque portefeuille de produits.

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Outils et techniques pour fluidifier votre gestion de budget Lean

Pour instaurer une budgétisation Lean efficace et en tirer le meilleur parti, vous aurez besoin de techniques et outils adéquats. Ceux-ci vous permettront de fluidifier ce processus et garantiront votre réussite. En voici quelques exemples :

  • Cartographie de la chaine de valeur. Cette technique sert à identifier et à éliminer les activités sans valeur ajoutée. Elle vous aide à rationaliser vos processus et à optimiser l’allocation des fonds.
  • Outils de prévision. Effectuez des prévisions et procédez à des ajustements budgétaires lorsque vous obtenez de nouvelles informations. Ces outils sont parfaits pour ajuster vos budgets en temps réel en fonction des besoins de chaque initiative.
  • Plateformes de collaboration et communication. Des plateformes comme Teams, Slack et le logiciel Triskell favorisent la collaboration et la communication entre équipes, parties prenantes et services financiers. Ainsi, tout le monde est aligné sur les décisions budgétaires que vous prenez.
  • Logiciels PPM. Un logiciel de gestion de portefeuilles de projets (PPM) propose plusieurs fonctionnalités pour rationaliser vos processus de gestion de budget Lean. Financement des chaines de valeur, simulations basées sur des scénarios, suivi des coûts en temps réel…

Rationaliser la budgétisation Lean avec le logiciel Triskell

Le logiciel Triskell est une plateforme complète de gestion de projet, de budget et de portefeuille. Il simplifie la planification, le suivi financier en temps réel et l’alignement sur les objectifs stratégiques. Triskell propose une large gamme de fonctionnalités pour rationaliser et grandement améliorer votre gestion de budget Lean. En voici quelques exemples :

  • Gestion financière centralisée. Triskell est bien plus qu’un outil de gestion de projet, de produit et de programme. C’est une plateforme depuis laquelle vous pouvez gérer les budgets, données financières et documents relatifs à vos portefeuilles.
  • Rapports budgétaires en temps réel. Suivez l’allocation des budgets et les dépenses en temps réel. Détectez les écarts budgétaires en amont et prenez rapidement des mesures correctives.
  • Planification et simulation de scénario. Modélisez différents résultats financiers, anticipez les besoins budgétaires à venir et détectez les problèmes en amont.
  • Alignement sur les objectifs stratégiques. Triskell vous permet de vous concentrer sur la création de valeur. Vous pouvez ainsi aligner vos processus de gestion financière sur les objectifs globaux de votre organisation.
  • Automatisation de workflow. Automatisez en quelques clics des tâches comme l’approbation, l’examen ou le suivi des budgets. Et ce, pour chaque projet, programme ou portefeuille.
  • Journal d’audit. Triskell répertorie tous les changements budgétaires sur une plateforme unique, le journal d’audit. Elle vous aide ainsi à vous conformer aux exigences réglementaires et aux standards d’audit interne ou externe de votre entreprise.
  • Intégration à d’autres systèmes. Intégrez Triskell à d’autres applications que vous utilisez déjà en interne. Systèmes financiers (ERP), systèmes de comptabilité, systèmes de gestion de la relation client (CRM), Jira
Triskell Grid view Strategic Scorecard

Conclusion

En résumé, la gestion de budget Lean n’est pas une simple approche de budgétisation, mais un changement culturel. Elle donne le pouvoir à vos équipes, favorise l’agilité et stimule la création de valeur. En adoptant ses principes fondamentaux et en surmontant ses défis, votre société peut instaurer une gestion financière dynamique. Et, ainsi, garder une longueur d’avance dans un environnement professionnel effréné.

Alors, dites adieu aux feuilles de calcul Excel et à la budgétisation par projet. Choisissez la flexibilité de la gestion de budget Lean pour adapter vos budgets à votre fonctionnement, et non l’inverse.

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