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Comment gérer les contraintes de ressources dans un environnement multi-portefeuilles

Dans l’environnement professionnel que nous connaissons aujourd’hui, la proportion d’organisations présentes à l’international ne cesse de croître. Nombre d’entre elles ont dû développer leurs portefeuilles de projets et de produits pour rester compétitives sur leurs marchés respectifs.

Par conséquent, la gestion de multiples portefeuilles et les interdépendances entre les projets sont devenues la norme. Si cette approche garantit une certaine productivité et des résultats (sous réserve d’une mise en œuvre réussie), elle présente quelques défis. Son défi le plus courant : les contraintes de ressources.

Dans cet article, nous aborderons la gestion des contraintes de ressources dans les environnements multi-portefeuilles. Nous vous proposerons également de bonnes pratiques que votre bureau de gestion des projets (PMO) pourra suivre dès aujourd’hui. Ainsi, vous pourrez optimiser votre gestion des ressources de façon à atteindre vos objectifs stratégiques.

Contraintes de ressources : brève définition

Les contraintes de ressources s’entendent comme une série d’obstacles à la bonne exécution de vos projets. Ces obstacles se rapportent habituellement au manque de temps, d’argent ou de personnel disponible.

Dans un environnement multi-portefeuilles, les contraintes de ressources présentent souvent une grande complexité, en plus d’être interconnectées. Il arrive alors que le périmètre, le calendrier ou la réussite globale de vos projets en pâtisse. Pour contourner ces obstacles, vous devez d’abord bien les comprendre.

Les contraintes de ressources sont souvent très complexes et interconnectées

Exemples de contraintes de ressources

Les contraintes de ressources changent d’un secteur, d’une entreprise et d’un type de projet à l’autre. Toutefois, certains types de contraintes se retrouvent dans de nombreux contextes.

1. Contraintes de temps

Les contraintes de temps font partie des défis les plus courants de la gestion de portefeuilles de projets. Il est quasiment impossible d’y échapper ! Lorsque votre société gère de nombreux portefeuilles, ces contraintes peuvent provoquer des retards et des goulots d’étranglement. Elles entravent alors l’atteinte de vos objectifs stratégiques.

Ces contraintes de temps s’expliquent par différents facteurs :

Chevauchement des délais : vos équipes doivent parfois livrer à la même période des projets issus de différents portefeuilles. Ces chevauchements compliquent l’allocation des ressources et la gestion des charges de travail.
Disponibilité du personnel : les contraintes de temps découlent aussi du manque de personnel qualifié disponible. La planification du travail doit donc s’appuyer sur la disponibilité des ressources plutôt que sur la priorité des projets.
Dépendances entre les projets : lorsqu’un projet dépend d’un autre projet, tout retard est susceptible d’entrainer un effet domino dévastateur.

Dans un environnement multi-portefeuilles, le retard du moindre projet présente des risques. Coûts supplémentaires, insatisfaction de la clientèle, opportunités commerciales manquées… C’est pourquoi vous devez évaluer les contraintes de temps en amont et trouver des stratégies efficaces pour les contourner.

Les retards des projets présentent des risques liés aux coûts et à la satisfaction de la clientèle

2. Contraintes de coûts

L’équilibrage des coûts et l’allocation des fonds ne sont pas une mince affaire. Quand vos portefeuilles rassemblent des dizaines (voire des centaines) d’initiatives, c’est encore pire. La gestion de ces contraintes exige une planification minutieuse, un suivi proactif des coûts et un contrôle financier efficace.

Les contraintes de coûts ont de nombreuses causes :

Budget limité : certaines organisations affectent un budget fixe à chaque portefeuille. Ce budget ne suffit pas toujours à répondre aux besoins financiers de chaque projet.
Modification du périmètre : vous devez parfois modifier le périmètre d’un projet. Cette modification peut entrainer des frais supplémentaires et un dépassement du budget initial.
Conditions du marché : il arrive que l’évolution des conditions du marché entraine des dépassements de coûts. Instabilité politique ou financière, arrivée de nouveaux concurrents ou de nouveaux produits sur le marché…

Pour une gestion efficace des contraintes de coûts, montrez-vous proactif : identifiez les dépassements de coûts potentiels en amont. Vous pourrez ainsi prendre des mesures pour atténuer ces dépassements, telles que :

Le contrôle et le suivi des dépenses des projets.
L’identification des axes d’économies.
La négociation de prix plus avantageux avec les fournisseurs.

3. Contraintes de périmètre

Avec des portefeuilles toujours plus fournis, votre entreprise doit prendre des décisions difficiles. Que devez-vous inclure ou exclure de la planification initiale de vos projets ?

En cours de projet, de nombreux facteurs sont susceptibles d’entrainer une modification du périmètre. Voici les facteurs les plus courants :

Changement des priorités : une modification des objectifs stratégiques affecte la hiérarchisation et, ainsi, le périmètre des projets en cours.
Manque de ressources : le périmètre d’un projet pâtit d’un manque de budget ou de personnel. Vous devez alors réduire le périmètre et l’échelle du projet pour les adapter aux ressources disponibles.
Conflits d’intérêts : l’existence de multiples portefeuilles entraine des conflits d’intérêts entre différentes parties prenantes de votre société. Ces conflits provoquent des désaccords et se traduisent par une réduction du périmètre de certains projets.

Le périmètre des projets peut pâtir des contraintes de budget ou de personnel

4. Contraintes de qualité

La qualité représente souvent un défi en présence de multiples portefeuilles. C’est d’autant plus vrai lorsque vous disposez de ressources limitées. Pourtant, cette qualité est essentielle à la réussite et à la réputation de vos projets. Elle affecte directement la satisfaction de votre clientèle et les performances globales du produit ou service final.

Mais toutes les contraintes de ressources mentionnées plus haut ont un impact très négatif sur la qualité finale. Par exemple :

Le manque de ressources entrave votre capacité à atteindre le même niveau de qualité dans tous vos projets.
Les délais serrés compromettent la qualité, provoquent des erreurs et vous forcent à revenir sur les tâches achevées.
La modification du périmètre affecte couramment la qualité du projet concerné, surtout quand elle est mal gérée.

Pourquoi relier la gestion des ressources à vos objectifs stratégiques ?

Comme vous pouvez le voir, dans la gestion de portefeuilles, le problème du manque de ressources se pose couramment. Et ce, quel que soit le secteur d’activité dans lequel évolue votre organisation. C’est pourquoi vous devez mettre en œuvre des stratégies efficaces de gestion des ressources. Ces stratégies vous aideront à surmonter ce défi et à garantir la bonne exécution de vos projets.

Mais pour une gestion efficace des ressources, vous devez adopter une approche stratégique. Il ne s’agit pas seulement de surmonter les défis liés aux contraintes de ressources. Cette approche vous permet aussi d’aligner les efforts de votre entreprise sur ses objectifs stratégiques.

Les processus de gestion des ressources doivent suivre une approche stratégique

Lorsque vous gérez plusieurs portefeuilles, vous devez absolument aligner la gestion des ressources sur la planification stratégique. Voici pourquoi :

Optimisation de l’utilisation des ressources : vous devez allouer les ressources aux projets qui contribuent le mieux à la mission à long terme de votre société.
Atténuation des risques : plusieurs menaces, comme les contraintes de ressources, risquent de vous empêcher d’atteindre vos objectifs stratégiques. En reliant ces objectifs à la gestion des ressources, vous êtes en mesure d’identifier les risques en amont.
Transparence et responsabilité : l’allocation des ressources tient compte de leur impact potentiel sur les résultats stratégiques. Par conséquent, ce processus gagne en transparence et vous pouvez en mesurer l’efficacité.

Bonnes pratiques pour identifier et gérer les contraintes de ressources

Les raisons de relier la gestion des ressources aux objectifs stratégiques devraient désormais vous sembler limpides. Mais pour une gestion efficace de vos portefeuilles de projets, vous devez contourner les contraintes de ressources. Un certain nombre de bonnes pratiques peuvent vous y aider. Voici quelques stratégies clés :

1. Définissez les critères de hiérarchisation des projets

Tous les projets ne se valent pas. C’est pourquoi vous devriez commencer par définir clairement vos critères de hiérarchisation. Ainsi, vos ressources seront allouées aux projets qui créent le plus de valeur pour votre organisation.

Voici quelques-uns des critères envisageables pour la hiérarchisation de vos projets :

Alignement stratégique : accordez la plus haute priorité aux projets qui contribuent directement à l’atteinte des objectifs stratégiques.
Analyse du rapport coût-bénéfices : prenez aussi en compte le retour sur investissement (ROI) potentiel et les bénéfices attendus (financiers ou non).
Évaluation des risques : les projets qui présentent des risques élevés exigent souvent des ressources supplémentaires ou un suivi plus étroit.
Disponibilité des ressources : lorsque certaines ressources sont très demandées, donnez la priorité aux projets qui en ont le plus besoin.

2. Procédez à une évaluation du capacity planning

Vous devez absolument connaitre et planifier la capacité en ressources de votre entreprise. En particulier, vous devez savoir quel volume de demande vous pouvez satisfaire compte tenu de vos contraintes de ressources. La planification et l’allocation des ressources n’en seront que plus efficaces. Par conséquent, une évaluation minutieuse s’impose.

Voici les étapes à suivre pour évaluer votre capacity planning :

Commencez par dresser un inventaire exhaustif et détaillé des ressources de votre société.
Évaluez ensuite les compétences et l’expérience de vos équipes. Déterminez dans quels domaines une formation supplémentaire ou un soutien externe serait probablement nécessaire pour répondre aux demandes de projet.
Analysez alors le niveau d’efficacité de l’utilisation des ressources. Identifiez les ressources sous-utilisées ou surexploitées. Vous pourrez alors les répartir plus équitablement en tenant compte des priorités des projets.
Visualisez les demandes de ressources en intégralité pour chaque projet, programme ou portefeuille.
En parallèle, effectuez des simulations à partir de différents scénarios d’allocation des ressources. Ces simulations vous aideront à anticiper les conséquences des changements de priorités de votre organisation.
Pour finir, établissez des mécanismes de suivi de la capacité et de l’utilisation des ressources. Vous éviterez ainsi les problèmes de surallocation ou de manque de ressources susceptibles de provoquer des goulots d’étranglement.

3. Allouez les ressources de façon stratégique

Chaque portefeuille de projets devrait recevoir des ressources adéquates compte tenu de son importance et de ses objectifs. Pour y veiller, vous devez allouer les ressources de façon stratégique — et, parfois, en modifier l’allocation. Par exemple, en cas de changement des priorités métier ou d’apparition de nouvelles opportunités.

Voici quelques considérations à garder à l’esprit lors de l’allocation des ressources :

Allouez des ressources aux initiatives et aux portefeuilles alignés sur vos objectifs stratégiques pour en maximiser l’impact.
Adoptez une allocation agile des ressources. Les priorités des projets et les objectifs de votre entreprise sont amenés à évoluer.
Évitez une surallocation des ressources. Celle-ci peut entrainer un épuisement professionnel et une baisse de la productivité de vos équipes.
Ajustez régulièrement votre stratégie de gestion des ressources. Veillez à son alignement sur la mission et la vision de votre société.

4. Planifiez les projets avec agilité

La complexité de la planification des projets augmente avec leur nombre. Vous devriez donc rationaliser cette planification pour réduire le risque de surcharge des ressources et de goulots d’étranglement.

Voici quelques conseils pour accélérer votre planification de projet :

Investissez dans un logiciel de gestion de portefeuilles de projets doté de fonctionnalités de gestion des ressources. Vous bénéficierez ainsi d’une visibilité complète sur les projets et les ressources de votre organisation.
Développez des processus et des modèles standardisés de planification de projet. En plus de rationaliser la planification, vous réduirez les erreurs et les incompréhensions.
Anticipez les risques et incluez des stratégies d’atténuation dans vos plans de projet. Vous serez ainsi à même de contourner les contraintes de ressources.

5. Mettez en place une amélioration continue

Les contraintes de ressources prennent différentes formes : manque de personnel, budget insuffisant… En constante évolution, elles représenteront toujours un défi ! C’est pourquoi vous devez réviser régulièrement vos stratégies de gestion des ressources et les adapter aux besoins de votre entreprise.

Dans un environnement multi-portefeuilles, la nature dynamique des projets et ressources demande plus que jamais des processus d’amélioration continue. Voici nos conseils pour promouvoir ces processus au sein de votre société :

Définissez des indicateurs de performances pour évaluer l’efficacité de votre gestion des ressources et identifier les axes d’amélioration.
Procédez à des revues de fin de projet. Vous en tirerez des apprentissages et de bonnes pratiques à suivre à l’avenir.
Mettez en place des mécanismes pour permettre aux membres de vos équipes de faire des retours et suggestions d’amélioration. Leur avis sera précieux pour perfectionner vos processus d’allocation des ressources et de planification de projet.
Préparez-vous à ajuster vos processus d’allocation des ressources. Ces ajustements pourraient se révéler nécessaires si vous recevez de nouvelles données ou si les objectifs stratégiques évoluent.

Conclusion : les contraintes de ressources, des défis à relever

Vous connaissez désormais les différents types de contraintes de ressources et comprenez l’importance de les gérer avec efficacité. À présent, vous devez relier la gestion des ressources aux objectifs stratégiques et suivre les bonnes pratiques en la matière. Ces étapes vous aideront à optimiser votre gestion de projet et, en fin de compte, à réussir.

Gardez à l’esprit que les contraintes de ressources ne sont pas des obstacles insurmontables. Ce sont des défis que vous pouvez relever en adoptant les stratégies et les outils appropriés. Pour une gestion efficace en temps réel de vos portefeuilles et ressources, choisissez une plateforme PPM comme le logiciel Triskell.

Grâce aux fonctionnalités de gestion des ressources de Triskell, vous êtes en mesure d’aligner la capacité sur la demande entrante. Vous allouez des ressources de façon flexible et intuitive aux initiatives qui créent le plus de valeur pour votre organisation. Enfin, vous identifiez rapidement les contraintes de ressources et les gérez efficacement.

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