Gestion de projet vs portefeuille (PPM) : 10 différences à connaitre
Connaissez-vous les différences entre la gestion de projet et la gestion de portefeuilles de projets (PPM) ? Dans le domaine de l’exécution de projet et de la stratégie d’entreprise, ces deux concepts sont souvent confondus. Pourtant, vous devez absolument comprendre ce qu’ils recouvrent et ce qui les distingue. Ce n’est pas une simple question de sémantique, mais un facteur de réussite clé.
Quelle approche de la gestion de projet votre organisation a-t-elle adoptée ? Vous contentez-vous de superviser chaque projet de façon individuelle ? Ou, au contraire, devez-vous gérer de façon stratégique un grand nombre d’initiatives ? Votre société est-elle amenée, de par sa taille, à gérer de multiples portefeuilles de projets ? Ou travaillez-vous seulement sur une poignée de projets par an ? Selon la situation, vous ne gérerez pas vos projets de la même manière.
Découvrez dans cet article les 10 principales différences entre la gestion de projet et la gestion de portefeuilles. Vous comprendrez ainsi comment chacune influence l’exécution des projets et leur alignement sur la stratégie globale de votre entreprise.
Gestion de projet vs portefeuille (PPM) : définitions
Dans la section suivante, nous allons examiner en profondeur les différences entre ces deux approches. Mais d’abord, définissons brièvement la gestion de projet et la gestion de portefeuilles de projets. Ces définitions feront déjà apparaitre les premières divergences. C’est parti !
Qu’est-ce que la gestion de portefeuilles de projets (PPM) ?
Le Project Management Institute propose une définition de la gestion de portefeuilles de projets (PPM) que nous trouvons pertinente. D’après lui, elle implique « la gestion centralisée d’un ou de plusieurs portefeuilles de projets visant à atteindre des objectifs stratégiques ».
En d’autres termes, le PPM va bien au-delà de la gestion de projet. Il consiste à sélectionner et à prioriser les projets pertinents pour maximiser la valeur et atteindre vos objectifs stratégiques. La sélection passe par une évaluation de la santé et des performances de chaque projet. Celle-ci tient compte de la mission globale de votre organisation ainsi que de sa mission.
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet consiste à superviser des projets pour veiller à leur réussite. Par conséquent, elle se concentre davantage sur l’exécution et sur les détails de chaque projet. Elle implique ainsi de planifier, d’exécuter et de gérer vos projets de sorte qu’ils atteignent les objectifs fixés. Et ce, dans le respect des délais, des contraintes de ressources et du périmètre du projet.
La citation suivante résume parfaitement la principale différence entre la gestion de projet et le PPM. Nous la devons à l’Austro-américain Peter Drucker, consultant en gestion de renom.
La gestion consiste à bien faire les choses ; le leadership consiste à faire les bonnes choses
La gestion de projet consiste à bien faire les choses. C’est-à-dire à assurer la planification et l’exécution minutieuses des tâches de façon à remplir les objectifs du projet. En revanche, la gestion de portefeuilles de projets consiste à faire les bons choix. C’est-à-dire à choisir les initiatives qui contribuent le plus à l’atteinte des objectifs de votre société.
Gestion de projet vs portefeuille (PPM) : 10 différences à connaitre
Vous savez désormais en quoi consistent la gestion de projet et la gestion de portefeuilles de projets. À présent, intéressons-nous aux 10 principales différences entre ces deux approches.
1. Champ d’application
Comme l’indique son nom, la gestion de projet se concentre sur les projets. Elle les guide depuis leur lancement jusqu’à leur achèvement et permet de surmonter les obstacles et difficultés rencontrés. Le périmètre d’un projet est défini avec précision pour répondre aux objectifs, calendriers et ressources affectés à chaque projet.
La gestion de portefeuilles de projets dispose d’un champ d’application bien plus vaste. Elle porte sur la totalité des portefeuilles de projets d’une entreprise. Sa priorité : sélectionner et gérer les projets pertinents pour veiller à leur alignement. Et ce, à la fois sur les objectifs stratégiques et sur la vision à long terme de votre organisation.
2. Calendrier
La gestion de projet est limitée dans le temps. Chaque projet se voit attribuer une durée fixe, avec des dates de début et de fin claires. Ces dates dépendent du périmètre et des objectifs du projet. Une gestion du temps efficace est essentielle au respect des délais et des jalons du projet. Elle vous apporte la certitude que les projets avancent conformément au calendrier.
À l’inverse, la gestion de portefeuilles de projets (PPM) passe par une planification à long terme. Elle implique d’évaluer la place des projets dans votre stratégie globale sur de plus longues périodes. En effet, le PPM ne consiste pas seulement à terminer des projets dans les temps. Il veille à ce que tous vos portefeuilles de projets évoluent de façon dynamique lorsque vos besoins changent.
La gestion de portefeuilles de projets implique une planification à long terme
3. Objectif
La gestion de projet vise à garantir la réussite d’un projet selon des critères prédéterminés :
- atteindre les objectifs d’un projet
- se conformer aux normes de qualité
- respecter le budget défini
- achever les tâches dans les délais
La gestion de portefeuilles de projets a un objectif plus stratégique et global. Elle vise à maximiser la valeur et les avantages créés par tous vos portefeuilles de projets. Pour y arriver, elle demande d’aligner les projets et les ressources sur les objectifs à long terme de votre société. Ainsi, vous savez que les performances collectives de vos projets contribuent à votre réussite et à votre croissance.
4. Prise de décision
Dans le domaine de la gestion de projet, la prise de décision se concentre sur le moment présent. Les chefs de projet et les PMO prennent des décisions pour répondre aux besoins immédiats de chaque projet. Veiller à l’achèvement des tâches, la résolution des problèmes, la bonne progression des projets… En général, ces décisions sont prises en réponse à l’évolution des besoins et des défis au niveau du projet.
Dans le domaine du PPM, la prise de décision se veut proactive, stratégique et tournée vers l’avenir. Elle implique :
- de sélectionner le bon ensemble de projets
- de hiérarchiser les initiatives selon leur alignement sur les objectifs stratégiques
- d’optimiser l’allocation des ressources pour en maximiser l’impact
5. Gestion des ressources
En gestion de projet, la gestion des ressources se concentre sur les besoins précis de chaque projet. Les chefs de projet s’efforcent de respecter les délais et les livrables d’un projet particulier. Ils allouent des ressources aux tâches en s’assurant que les compétences nécessaires seront disponibles au bon moment.
La gestion de portefeuilles de projets a une approche plus globale. Elle implique d’optimiser l’allocation des ressources à travers tous vos portefeuilles. Pour cela, elle cherche à équilibrer la capacité et la demande entrante tout en évitant les goulots d’étranglement. Elle veille aussi à allouer les ressources aux projets les mieux alignés sur les objectifs stratégiques.
6. Gestion des risques
En gestion de projet, la gestion des risques porte sur un seul projet à la fois. Elle se concentre sur l’identification, l’évaluation et l’atténuation des risques associés à ce projet précis. À cet égard, les chefs de projet se chargent :
- d’analyser les menaces qui pourraient entraver la réussite du projet
- d’établir un plan d’atténuation des risques
- de suivre les risques tout au long du cycle de vie du projet
- de résoudre rapidement tout problème éventuel
À l’inverse, en PPM, la gestion des risques a un périmètre beaucoup plus vaste. Elle implique bien sûr d’évaluer les risques à l’échelle d’un portefeuille, mais possède une dimension stratégique. Il s’agit de déterminer l’impact potentiel des risques associés à un projet sur vos objectifs globaux.
En fin de compte, vous devez protéger vos portefeuilles de projets contre les menaces. Pour y arriver, il vous faut diversifier les facteurs de risque. Et, surtout, prendre des décisions éclairées quant à la tolérance de votre entreprise à ces derniers.
7. KPI et autres indicateurs
Au niveau du projet, les KPI et autres indicateurs se concentrent habituellement sur les paramètres du projet. Par exemple, l’achèvement des tâches, le respect du calendrier et la gestion budgétaire. Ces indicateurs servent à évaluer les performances de vos projets et à procéder à des ajustements en temps réel. Ils contribuent ainsi à garantir la réussite de vos projets.
À l’inverse, lorsque vous gérez un ou plusieurs portefeuilles de projets, les KPI doivent mesurer leurs performances collectives. Ces indicateurs doivent vous donner une vision globale de la contribution de vos portefeuilles à votre réussite. En voici quelques exemples :
- Score de satisfaction client (CSAT)
- Retour sur investissement (ROI)
- Alignement sur les objectifs stratégiques
8. Rapports
En gestion de projet, les rapports renseignent sur le statut des projets et les jalons atteints. Ils permettent aussi de signaler les problèmes et les incidents remarquables. Ces rapports doivent être détaillés et visuellement attrayants pour faciliter la prise de décision par l’équipe projet.
À l’inverse, les rapports relatifs aux portefeuilles de projets se veulent plus stratégiques. Ils doivent offrir aux parties prenantes un aperçu des performances des portefeuilles dans leur ensemble. Allocation des ressources, exposition aux risques, impact global de chaque portefeuille sur les objectifs de votre société…
9. Implication des parties prenantes
Au niveau du projet, l’implication des parties prenantes se limite aux aspects relatifs à un projet particulier. Les chefs de projet doivent recueillir les exigences des parties prenantes et répondre à leurs inquiétudes. Ils doivent ensuite les tenir informées de la progression du projet tout au long de celui-ci. Après tout, le projet doit satisfaire les attentes des personnes directement concernées par le résultat final.
Au niveau du portefeuille, de nombreuses parties prenantes participent de près ou de loin à la prise de décision. Dirigeants, responsables informatiques, chefs de département, directeurs de la stratégie, gestionnaires de PMO… Toutes les personnes occupant des postes à responsabilités doivent participer à la prise de décision. Ainsi, vous aurez l’assurance que vos portefeuilles sont alignés sur la vision et les objectifs globaux de votre organisation.
10. Logiciels et outils
Pour une gestion efficace des portefeuilles et des projets, les outils à privilégier varient selon la situation.
Les outils de gestion de projet facilitent la planification, l’exécution et le suivi de projets individuels. Leurs fonctionnalités aident les chefs de projet à garder la trace des détails de chaque projet. Gestion des tâches, collaboration, diagrammes de Gantt… Jira est le meilleur exemple d’outil de gestion de projet sur le marché.
À l’inverse, un outil PPM est conçu pour gérer tous vos processus de gouvernance et de gestion. Il propose un ensemble de fonctionnalités bien plus complet depuis une interface unique. Gestion des ressources, planification stratégique, gestion des demandes, gestion financière de portefeuilles…
Conclusion
Comme vous l’avez vu, la gestion de projet et la gestion de portefeuilles de projets (PPM) vont de pair. La première est indispensable à la réussite de projets individuels. La seconde aligne de façon stratégique plusieurs portefeuilles sur vos objectifs à long terme. Vous devez donc trouver une synergie entre ces deux approches.
En la matière, le logiciel Triskell se veut l’allié des moyennes et grandes entreprises. Il offre un ensemble d’outils sur mesure pour optimiser les ressources, mais aussi pour évaluer et gérer les risques. Surtout, il vous aide à aligner efficacement vos portefeuilles de projets sur les objectifs de votre organisation. Cette synergie aidera votre société à faire face aux situations complexes, mais aussi à prospérer grâce à une vision stratégique.
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