Automatisation : 6 tâches administratives auxquelles votre PMO pourrait dire adieu avec un outil PPM
Cessez de perdre votre temps ! Pour un gain de productivité immédiat, découvrez 6 tâches administratives que votre PMO devrait automatiser.
Adopter la méthode Phase-Gate pour la gestion de projets R&D
Hyper-concurrence, course à l’innovation, flux tendu, compression des délais… Les projets de R&D sont devenus le nerf de la guerre de l’entreprise. Tous secteurs confondus, la priorité reste inchangée : répondre aux exigences des consommateurs, créer des opportunités de croissance et acquérir un avantage compétitif sur la concurrence.
Plus l’opportunité de croissance est forte, plus la gestion d’un projet de R&D est stratégique pour l’entreprise. Une seule mauvaise décision (sur la faisabilité du projet, la gestion des risques, la planification capacitaire, l’allocation des ressources ou la gestion des goulots d’étranglement) peut conduire à l’échec du projet.
C’est alors que la méthode Phase-Gate, qui constitue à diviser un gros projet en une série d’étapes successives, a son rôle à jouer. Reconnue pour son efficacité, elle est l’alliée incontournable des équipes de projets R&D et leur permet de relever les défis rencontrés dans l’exercice quotidien de leurs fonctions.
Comprendre la méthode Phase-Gate
Le premier avantage manifeste de la méthode Phase-Gate est qu’elle s’applique à tout type de projet, de sa phase d’idéation à sa clôture.
Autre avantage, et non des moindres : Phase-Gate structure un projet autour de différentes phases successives (stages). Chaque étape est séparée par une porte (Gate), faisant l’objet d’une évaluation dédiée et d’une décision validant – ou non – le passage à la phase suivante.
Les gestionnaires du projet disposent donc d’une analyse documentée et détaillée qui leur permet d’évaluer la progression réalisée et de déterminer la suite à donner au projet, qui peut se décliner ainsi :
- Valider la progression et déclencher la phase suivante.
- Mettre le projet en attente pour corriger les erreurs détectées ou, le cas échéant, prioriser un projet plus porteur.
- Annuler le projet dont la viabilité est remise en cause.
La méthode Phase-Gate s’appuie sur une évaluation et une validation des phases successives du projet
La méthode est plébiscitée par les équipes de développement travaillant sur des marchés soumis à des évolutions constantes et véloces, comme par exemple le secteur des logiciels qui suscite un engouement fort des consommateurs en perpétuelle quête de nouveauté.
Chaque étape du processus permet à l’entreprise de réviser de manière Agile la situation du projet et de réagir promptement aux évolutions du marché.
Les origines de la méthode Phase-Gate
Originaire des Etats-Unis, la méthode développée par Robert G. Cooper est adoptée dès le milieu des années 1980 par DuPont et Exxon Chemical, deux majors du secteur énergétique américain.
De nombreuses entreprises leur emboitent le pas : tous secteurs confondus (ingénierie, software, automobile, santé, numérique…), du développement de produits au lancement de nouveaux logiciels en passant par les programmes de transformation digitale, la renommée de cette méthode aux multiples domaines d’application n’est plus à bâtir.
Les phases de la méthode Phase-Gate
Elles sont au nombre de 6 (ou 5, si l’on exclut la phase d’idéation préliminaire).
- La phase d’idéation : tout projet commence par une idée ! Place au brainstorming, aux études de marché et aux retours d’expérience pour trouver des idées qui, une fois abouties, pourront être transformées en projet.
- Le champ d’application : l’idée doit être viable et son champ d’application délimité. À ce stade, les analyses SWOT et PESTEL font des merveilles pour visualiser les forces et les faiblesses de l’idée, les opportunités et les menaces de son marché cible.
- Le business case (ou étude d’opportunité) : il vient documenter l’idée sous la forme d’un rapport détaillé sur la faisabilité du projet, ses exigences, les objectifs à atteindre, les phases de développement et leurs critères de validation.
- Développement : le business case est mis en œuvre et la phase de développement du prototype commence. Le succès de cette étape est tributaire de la parfaite connaissance des jalons à franchir et des indicateurs clés de performance à monitorer.
- Test et validation : différents tests et validations permettront de détecter les améliorations possibles du prototype, notamment les tests de convivialité effectués par les clients au cours de la phase bêta du produit.
- Lancement : toutes les phases sont validées et le produit peut être lancé sur le marché. Le département marketing prend le relais : à lui de concevoir la meilleure stratégie pour capter la cible la plus large possible.
Mais avant d’en arriver à la mise à disposition sur le marché, chaque phase fera l’objet d’un processus d’évaluation qui viendra acter le passage à la phase suivante.
Découvrez Triskell en action lors d’une demo personnalisée
Les 3 « A » du processus Phase-Gate
Utilisée depuis près de 35 ans, la méthode Phase-Gate a su tirer profit de l’influence des méthodes Agiles (en particulier du Scrum) et des évolutions de la gestion de projets en intégrant les 3 « A » à ses fondements.
- A pour agilité : les tâches sont séquencées en itérations ou sprints de 2 à 4 semaines
- A pour accélération : les chaînes de valeur sont analysées de manière à éliminer les étapes sans valeur ajoutée (tâches et/ou rôles récurrents, générateurs de goulots d’étranglement, etc.).
- A pour adaptation : le modèle en spirale (tests et vérifications par validations itératives) permet d’améliorer le produit et de l’adapter à son marché cible tout au long du cycle de développement.
Les 3 « A », garants de l’efficacité, de la qualité et de la rapidité du développement du projet
C’est donc pas à pas que le modèle Phase-Gate sécurise la qualité du résultat final et raccourcit le délai de validation et de livraison de chaque phase.
Le processus d’évaluation d’un projet de R&D
L’originalité de la méthode Phase-Gate tient à son processus d’évaluation par phases. À chaque étape, la viabilité du projet et sa poursuite sont analysées en vertu de critères prédéfinis :
- La qualité d’exécution : la phase déroulée doit être conforme aux exigences attendues
- La viabilité commerciale du projet : l’opportunité de croissance pour l’entreprise doit rester probante.
- Le plan d’action : les étapes suivantes et les ressources nécessaires à leur déroulement sont identifiées et planifiées.
Pour être validée, chaque phase doit correspondre aux spécifications détaillées du projet (business case, plan de projet, spécifications du produit, etc.). Le cas échéant, la validation sera dépendante des changements susceptibles d’affecter la rentabilité du projet, tant au niveau des exigences du client et/ou du marché, qu’au niveau de la situation politique, économique et sociale.
Chaque évaluation permet d’analyser la progression réalisée et l’adéquation aux spécifications du projet
L’évaluation terminée, 4 options sont possibles :
- Go : validation de la phase et poursuite du projet.
- Kill : abandon du projet (dégradation de l’opportunité commerciale, manque de ressources, financement insuffisant, etc.).
- Hold : mise en pause du projet (priorisation d’autres projets ou initiatives de l’entreprise).
- Recycle : des améliorations sont nécessaires avant de passer à la phase suivante.
À noter que l’évaluation sera d’autant plus efficace qu’elle est menée par une équipe pluridisciplinaire indépendante aux profils variés :
- Membres de la direction.
- Chefs de projet.
- Product owners.
- Responsables PMO.
- Autres intervenants et/ou partenaires impliqués dans le projet, internes ou externes à l’entreprise.
- External partners directly involved in the project.
Exhaustive, la méthode Phase-Gate fournit aux équipes les mécanismes nécessaires pour garantir la performance des projets et suspendre ou annuler ceux qui ne respectent plus leur feuille de route.
Les avantages de la méthode Phase-Gate pour les projets de R&D
Aucune marge d’erreur n’est tolérable dans les projets de R&D. D’un côté, le modèle Phase-Gate sécurise la conduite des projets dont l’exécution est prioritaire pour la croissance de l’entreprise et de l’autre, il améliore les performances des responsables projets.
- Taux de réussite plus élevé des projets.
- Gestion des ressources optimisée.
- Mitigation des risques.
- Alignement avec les objectifs stratégiques.
- Agilité et flexibilité.
- Implication du client.
- Favorisation de la collaboration interne et externe.
1. Taux de réussite plus élevé des projets
L’exécution des projets de R&D est complexe. Une méthode qui évalue régulièrement la progression réalisée, repère les points d’amélioration, détecte les erreurs à corriger et élimine les goulots d’étranglement est une garantie de succès, non seulement pour le projet en cours mais aussi pour ceux à venir.
2. Gestion des ressources optimisée
Tout au long du cycle de développement du projet, la méthode Phase-Gate permet de réviser les ressources nécessaires à son exécution, gérer la planification capacitaire, identifier les rôles ou profils à pourvoir, renforcer les ressources ou les réallouer à d’autres pans du projet au besoin.
En somme, la méthode Phase-Gate optimise la productivité de chacune des ressources de l’organisation, en les affectant aux tâches du projet qui correspondent le mieux à leurs compétences et en les réaffectant à d’autres initiatives, une fois leurs tâches accomplies.
3. Limitation des risques
Tout projet de R&D stratégique pour l’entreprise est menacé par la survenance de modifications non prises en compte dans les réquisits initiaux du projet, souvent à l’instigation de l’une des parties prenantes.
De nombreux projets de R&D échouent en raison de modifications non prévues dans les exigences initiales
Pour éliminer tout risque de dérive, le processus d’évaluation du modèle Phase-Gate s’appuie sur la communication et le partage de l’information. Toutes les parties prenantes doivent être sur la même longueur d’onde et partager la même connaissance des objectifs et des exigences du produit final pendant tout le cycle de développement du projet.
4. Alignement sur les objectifs stratégiques de l’entreprise
À chaque phase, les exigences, le niveau de priorité, le budget, les ressources, ou encore les dates de livraison sont examinés et alignés en temps réel sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
5. Agilité et flexibilité
La méthode Phase-Gate et ses 3 « A » (agilité, accélération, adaptation) offrent une flexibilité optimale quels que soient le projet ou la typologie de l’entreprise. Facilement intégrée aux processus déjà en place, elle accélère l’obtention des résultats et raccourcit le délai de mise à disposition des livrables.
6. Implication du client
La participation du client, du consommateur ou de l’utilisateur aux différentes étapes d’un projet de R&D est essentielle, à deux niveaux. En amont, les commentaires recueillis servent à définir les exigences initiales du projet (qui peuvent porter, par exemple, sur l’utilisation ou le fonctionnement souhaités du produit). Pendant le déroulement des phases, ils contribuent à améliorer la qualité du projet et son adéquation aux attentes de la cible, de façon à s’assurer d’une large pénétration du marché.
L’implication du client dans les différentes étapes d’un projet de R&D est essentielle
Chaque récit utilisateur contribue ainsi à sécuriser le développement du projet et participe de son succès lors de la phase de lancement.
7. Favorisation de la collaboration
Collaborer est indispensable, notamment pour les projets de R&D de grande envergure qui impliquent des équipes multidisciplinaires, mêlant chefs de projet, product owners, partenaires externes, etc. Si l’on ajoute à cela la dispersion géographique et le télétravail, la gestion de ce type de projets devient de plus en plus complexe.
Le fonctionnement en spirale de la méthode Phase-Gate, justement conçu pour ce type d’organisation du travail, encourage et facilite la collaboration active de toutes les parties prenantes et favorise l’échange objectif des points de vue lors des phases d’évaluation. Une stimulation collective source de qualité !
Conclusion
Aujourd’hui, les entreprises ont besoin pour se développer de pouvoir compter sur la réussite de leurs projets de R&D. Du financement aux ressources en passant par les risques, tout doit être géré et sous contrôle pour que les projets aboutissent et contribuent à la croissance de l’entreprise.
La méthode Phase-Gate a largement fait ses preuves. Associée à un logiciel de PPM tel que Triskell Software, c’est la combinaison gagnante pour toutes les entreprises qui souhaitent se doter d’outils performants pour maîtriser, en temps réel, tous les paramètres de la gestion des projets de R&D, tels que la priorisation des projets, la planification capacitaire, l’allocation des ressources ou encore l’alignement sur les objectifs stratégiques. Succès garanti.
La newsletter du PPM, du pilotage et de la gouvernance
Nos meilleurs conseils dans votre boîte mail
tous les 1ers mardis du mois
Ça pourrait vous intéresser
Gestion de projet vs portefeuille (PPM) : 10 différences à connaitre
Explorez les subtilités de la gestion de projet et de la gestion de portefeuilles de projets (PPM) dans ce guide complet.
Guide ultime de la création d’un PMO stratégique pour un PPM à fort impact
Dans cet article, découvrez les rôles et responsabilités clés d’un PMO stratégique ainsi que les bonnes pratiques et les éléments essentiels à sa réussite.
