Pourquoi adopter une vraie gestion de portefeuilles SAFe
Découvrez l’élément déterminant pour réussir l’adoption de SAFe ! Une vraie gestion de portefeuilles renforce l’efficacité et stimule les résultats.
Hyper-concurrence, course à l’innovation, flux tendu, compression des délais… Les projets de R&D sont devenus le nerf de la guerre de l’entreprise. Tous secteurs confondus, la priorité reste inchangée : répondre aux exigences des consommateurs, créer des opportunités de croissance et acquérir un avantage compétitif sur la concurrence.
Plus l’opportunité de croissance est forte, plus la gestion d’un projet de R&D est stratégique pour l’entreprise. Une seule mauvaise décision (sur la faisabilité du projet, la gestion des risques, la planification capacitaire, l’allocation des ressources ou la gestion des goulots d’étranglement) peut conduire à l’échec du projet.
C’est alors que la méthode Phase-Gate, qui constitue à diviser un gros projet en une série d’étapes successives, a son rôle à jouer. Reconnue pour son efficacité, elle est l’alliée incontournable des équipes de projets R&D et leur permet de relever les défis rencontrés dans l’exercice quotidien de leurs fonctions.
Le premier avantage manifeste de la méthode Phase-Gate est qu’elle s’applique à tout type de projet, de sa phase d’idéation à sa clôture.
Autre avantage, et non des moindres : Phase-Gate structure un projet autour de différentes phases successives (stages). Chaque étape est séparée par une porte (Gate), faisant l’objet d’une évaluation dédiée et d’une décision validant – ou non – le passage à la phase suivante.
Les gestionnaires du projet disposent donc d’une analyse documentée et détaillée qui leur permet d’évaluer la progression réalisée et de déterminer la suite à donner au projet, qui peut se décliner ainsi :
La méthode Phase-Gate s’appuie sur une évaluation et une validation des phases successives du projet
La méthode est plébiscitée par les équipes de développement travaillant sur des marchés soumis à des évolutions constantes et véloces, comme par exemple le secteur des logiciels qui suscite un engouement fort des consommateurs en perpétuelle quête de nouveauté.
Chaque étape du processus permet à l’entreprise de réviser de manière Agile la situation du projet et de réagir promptement aux évolutions du marché.
Les origines de la méthode Phase-Gate
Originaire des Etats-Unis, la méthode développée par Robert G. Cooper est adoptée dès le milieu des années 1980 par DuPont et Exxon Chemical, deux majors du secteur énergétique américain.
De nombreuses entreprises leur emboitent le pas : tous secteurs confondus (ingénierie, software, automobile, santé, numérique…), du développement de produits au lancement de nouveaux logiciels en passant par les programmes de transformation digitale, la renommée de cette méthode aux multiples domaines d’application n’est plus à bâtir.
Elles sont au nombre de 6 (ou 5, si l’on exclut la phase d’idéation préliminaire).
Mais avant d’en arriver à la mise à disposition sur le marché, chaque phase fera l’objet d’un processus d’évaluation qui viendra acter le passage à la phase suivante.
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Utilisée depuis près de 35 ans, la méthode Phase-Gate a su tirer profit de l’influence des méthodes Agiles (en particulier du Scrum) et des évolutions de la gestion de projets en intégrant les 3 « A » à ses fondements.
Les 3 « A », garants de l’efficacité, de la qualité et de la rapidité du développement du projet
C’est donc pas à pas que le modèle Phase-Gate sécurise la qualité du résultat final et raccourcit le délai de validation et de livraison de chaque phase.
L’originalité de la méthode Phase-Gate tient à son processus d’évaluation par phases. À chaque étape, la viabilité du projet et sa poursuite sont analysées en vertu de critères prédéfinis :
Pour être validée, chaque phase doit correspondre aux spécifications détaillées du projet (business case, plan de projet, spécifications du produit, etc.). Le cas échéant, la validation sera dépendante des changements susceptibles d’affecter la rentabilité du projet, tant au niveau des exigences du client et/ou du marché, qu’au niveau de la situation politique, économique et sociale.
Chaque évaluation permet d’analyser la progression réalisée et l’adéquation aux spécifications du projet
L’évaluation terminée, 4 options sont possibles :
À noter que l’évaluation sera d’autant plus efficace qu’elle est menée par une équipe pluridisciplinaire indépendante aux profils variés :
Exhaustive, la méthode Phase-Gate fournit aux équipes les mécanismes nécessaires pour garantir la performance des projets et suspendre ou annuler ceux qui ne respectent plus leur feuille de route.
Aucune marge d’erreur n’est tolérable dans les projets de R&D. D’un côté, le modèle Phase-Gate sécurise la conduite des projets dont l’exécution est prioritaire pour la croissance de l’entreprise et de l’autre, il améliore les performances des responsables projets.
L’exécution des projets de R&D est complexe. Une méthode qui évalue régulièrement la progression réalisée, repère les points d’amélioration, détecte les erreurs à corriger et élimine les goulots d’étranglement est une garantie de succès, non seulement pour le projet en cours mais aussi pour ceux à venir.
Tout au long du cycle de développement du projet, la méthode Phase-Gate permet de réviser les ressources nécessaires à son exécution, gérer la planification capacitaire, identifier les rôles ou profils à pourvoir, renforcer les ressources ou les réallouer à d’autres pans du projet au besoin.
En somme, la méthode Phase-Gate optimise la productivité de chacune des ressources de l’organisation, en les affectant aux tâches du projet qui correspondent le mieux à leurs compétences et en les réaffectant à d’autres initiatives, une fois leurs tâches accomplies.
Tout projet de R&D stratégique pour l’entreprise est menacé par la survenance de modifications non prises en compte dans les réquisits initiaux du projet, souvent à l’instigation de l’une des parties prenantes.
De nombreux projets de R&D échouent en raison de modifications non prévues dans les exigences initiales
Pour éliminer tout risque de dérive, le processus d’évaluation du modèle Phase-Gate s’appuie sur la communication et le partage de l’information. Toutes les parties prenantes doivent être sur la même longueur d’onde et partager la même connaissance des objectifs et des exigences du produit final pendant tout le cycle de développement du projet.
À chaque phase, les exigences, le niveau de priorité, le budget, les ressources, ou encore les dates de livraison sont examinés et alignés en temps réel sur les objectifs stratégiques de l’entreprise.
La méthode Phase-Gate et ses 3 « A » (agilité, accélération, adaptation) offrent une flexibilité optimale quels que soient le projet ou la typologie de l’entreprise. Facilement intégrée aux processus déjà en place, elle accélère l’obtention des résultats et raccourcit le délai de mise à disposition des livrables.
La participation du client, du consommateur ou de l’utilisateur aux différentes étapes d’un projet de R&D est essentielle, à deux niveaux. En amont, les commentaires recueillis servent à définir les exigences initiales du projet (qui peuvent porter, par exemple, sur l’utilisation ou le fonctionnement souhaités du produit). Pendant le déroulement des phases, ils contribuent à améliorer la qualité du projet et son adéquation aux attentes de la cible, de façon à s’assurer d’une large pénétration du marché.
L’implication du client dans les différentes étapes d’un projet de R&D est essentielle
Chaque récit utilisateur contribue ainsi à sécuriser le développement du projet et participe de son succès lors de la phase de lancement.
Collaborer est indispensable, notamment pour les projets de R&D de grande envergure qui impliquent des équipes multidisciplinaires, mêlant chefs de projet, product owners, partenaires externes, etc. Si l’on ajoute à cela la dispersion géographique et le télétravail, la gestion de ce type de projets devient de plus en plus complexe.
Le fonctionnement en spirale de la méthode Phase-Gate, justement conçu pour ce type d’organisation du travail, encourage et facilite la collaboration active de toutes les parties prenantes et favorise l’échange objectif des points de vue lors des phases d’évaluation. Une stimulation collective source de qualité !
Aujourd’hui, les entreprises ont besoin pour se développer de pouvoir compter sur la réussite de leurs projets de R&D. Du financement aux ressources en passant par les risques, tout doit être géré et sous contrôle pour que les projets aboutissent et contribuent à la croissance de l’entreprise.
La méthode Phase-Gate a largement fait ses preuves. Associée à un logiciel de PPM tel que Triskell Software, c’est la combinaison gagnante pour toutes les entreprises qui souhaitent se doter d’outils performants pour maîtriser, en temps réel, tous les paramètres de la gestion des projets de R&D, tels que la priorisation des projets, la planification capacitaire, l’allocation des ressources ou encore l’alignement sur les objectifs stratégiques. Succès garanti.
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