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Guide complet du Lean Portfolio Management : votre chemin vers l’agilité métier

Le Lean Portfolio Management ou gestion de portefeuilles Lean est une méthodologie agile axée sur l’optimisation de la création de valeur. Sa promesse : garantir l’alignement de vos portefeuilles de produits et services sur vos objectifs stratégiques.

Dans l’environnement dynamique et concurrentiel que nous connaissons aujourd’hui, c’est une solution efficace et nécessaire. Elle vous aide à maximiser l’agilité de votre organisation pour vous adapter aux évolutions du marché.

Ce guide complet vous montrera comment le Lean Portfolio Management peut transformer la gestion de vos flux de valeur. Vous y découvrirez nos stratégies pour instaurer une gestion de portefeuilles Lean et créer de la valeur en continu. Enfin, vous apprendrez comment un logiciel de gestion de portefeuilles de projets (PPM) peut vous faciliter la tâche.

Qu’est-ce que le Lean Portfolio Management ?

Le Lean Portfolio Management est un cadre de gestion de portefeuilles de projets (PPM) agile et adaptable. Il vous permet d’aligner vos investissements sur vos objectifs stratégiques en optimisant la valeur métier et les ressources disponibles.

Pour gérer efficacement les workflows et la création de valeur, cette approche s’appuie sur les principes d’Agile. Ainsi, elle vous donne les moyens de vous adapter aux évolutions du marché sans gaspiller les ressources de votre société.

La gestion de portefeuilles Lean ne se limite pas à la gestion de projets individuels. Elle porte au contraire sur l’ensemble des portefeuilles de produits, programmes et projets de votre entreprise. Vous pouvez ainsi identifier, hiérarchiser et mener à bien les initiatives qui ont un impact considérable sur vos activités. Et ce, tout en vous veillant à ce qu’elles soient alignées sur la stratégie globale de votre organisation.

Le Lean Portfolio Management s’appuie sur les principes d’Agile pour gérer efficacement les flux de valeur

Pourquoi adopter une gestion Lean ? Différentes approches de gestion de portefeuilles (PPM)

Alors, quels sont les avantages de Lean par rapport à d’autres approches de gestion de portefeuilles de projets (PPM) ? La gestion de portefeuilles connait une évolution constante depuis 20 ans. À tel point que ce concept a donné naissance à de nombreux termes au fil des années. Malgré leurs similarités, ces termes se distinguent les uns des autres par certaines nuances de sens.

La gestion de portefeuilles d’activités consiste en une gestion stratégique des projets, programmes et produits d’une société. Elle simplifie l’alignement de toutes ces activités sur les objectifs globaux afin de maximiser la valeur métier.
La gestion de portefeuilles de projets se concentre sur la sélection, la hiérarchisation et l’exécution de projets individuels. Elle donne la priorité aux projets qui contribuent le mieux à l’atteinte des objectifs stratégiques de votre entreprise. Vous avez alors l’assurance que les projets sélectionnés génèrent de la valeur.
La gestion de portefeuilles de produits porte sur l’ensemble des produits et services proposés par une organisation. Elle veille à ce qu’ils soient alignés sur les besoins de vos clients et les objectifs de votre société.
La gestion de portefeuilles de projets informatiques s’occupe exclusivement d’un type de projets bien précis. Son rôle : faire en sorte que vos projets informatiques vous aident à progresser vers l’atteinte de vos objectifs. Et ce, tout en tirant le meilleur parti des ressources technologiques disponibles.

La dernière approche à connaitre est le Lean Portfolio Management ou gestion de portefeuilles Lean. Comme l’indique son nom, elle se caractérise par un cadre agile et adaptable qui repose sur les principes Lean. Elle permet ainsi à votre entreprise :

d’optimiser la création de valeur en continu
d’accélérer la mise sur le marché
de répondre de façon rapide et efficace aux changements imprévus des marchés

Avantages du Lean Portfolio Management

Le cadre de gestion Lean pose ainsi des bases solides pour rationaliser vos portefeuilles de projets, programmes et produits. Par exemple, éliminer le gaspillage de ressources, améliorer l’efficacité ou encore maximiser le retour sur investissement. Mais ce sont loin d’être ses seuls avantages.

Si votre organisation cherche à renforcer son efficacité et son agilité métier, voici tous les avantages du Lean Portfolio Management :

Optimisation des flux de valeur : cette approche donne la priorité aux projets censés générer le plus de valeur pour votre clientèle comme pour votre société. Elle garantit ainsi une allocation efficace des ressources et une livraison continue rapide.
Réduction du gaspillage de ressources : le Lean Portfolio Management élimine les activités qui n’apportent aucune valeur. En plus de préserver vos ressources au lieu de les gaspiller, il accroit ainsi votre productivité.
Alignement stratégique : avec ce cadre de gestion, vous avez l’assurance que vos portefeuilles de projets sont alignés sur vos objectifs stratégiques. Vous renforcez ainsi l’efficacité et l’impact des initiatives de votre entreprise.
Flexibilité et adaptabilité : les principes Lean vous font gagner en agilité. Ils vous aident à vous adapter rapidement aux évolutions du marché et aux besoins de votre clientèle. Ainsi, votre organisation reste compétitive en permanence.
Amélioration continue : la gestion de portefeuilles Lean favorise une culture d’amélioration continue au sein de votre société. Elle identifie en permanence les axes de perfectionnement et les met en œuvre pour optimiser vos processus et vos résultats.

Éléments clés du Lean Portfolio Management

Vous savez désormais en quoi consiste le Lean Portfolio Management. À présent, intéressons-nous aux éléments indispensables à une mise en œuvre réussie. Vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour en maximiser les avantages au sein de votre entreprise.

Voici les éléments clés de la gestion de portefeuilles Lean :

Valeur pour votre clientèle

La gestion Lean met l’accent sur la création de valeur continue pour votre clientèle. C’est d’ailleurs l’une de ses principales caractéristiques.

Pour répondre à des demandes en constante évolution, elle présente deux prérequis. D’une part, une compréhension approfondie des besoins et attentes de vos clients. D’autre part, une capacité à hiérarchiser et à adapter vos portefeuilles et vos initiatives.

Si votre organisation se concentre sur la création de valeur, la satisfaction de votre clientèle ne peut qu’augmenter. Au fil du temps, vous vous forgerez un avantage concurrentiel durable.

Cartographie des flux de valeur

L’optimisation des flux de valeur passe par une cartographie détaillée de ces flux. Il s’agit de visualiser et de comprendre comment votre société crée et apporte de la valeur à sa clientèle. Ce processus porte sur votre chaine d’approvisionnement ainsi que sur vos divers processus et activités.

Grâce à cette cartographie, vous pouvez identifier et éliminer les activités qui ne génèrent aucune valeur. Vous réduisez ainsi la bureaucratie et le gaspillage de ressources tout en maximisant l’efficacité de vos activités. Par conséquent, la livraison de vos produits et services gagne en vitesse et en rentabilité.

Production en flux tiré

La gestion de portefeuilles Lean est axée sur la clientèle : la demande des clients déclenche la création de valeur. C’est la production en « flux tiré ». Ainsi, votre entreprise est en mesure de répondre rapidement et efficacement aux demandes et aux besoins de sa clientèle.

À l’inverse, le « flux poussé » consiste à mettre des produits sur le marché en se fondant sur des suppositions internes.

Avec une production en flux tiré, vous produisez uniquement les produits dont vos clients ont besoin au moment opportun. Vous réduisez ainsi le surplus de stocks tout en maximisant l’efficacité opérationnelle.

C’est la demande des clients qui déclenche la fabrication et la création de valeur

Budgétisation Lean

Au moment d’instaurer Agile dans leurs processus de gestion de portefeuilles, les organisations ont souvent une mauvaise surprise. Elles réalisent que la comptabilité de projet pose de nombreux problèmes. Par exemple :

une lenteur excessive des processus de budgétisation
un manque de précision dans la prise de décision
des retards de livraison par rapport aux calendriers

Le modèle traditionnel de comptabilité analytique ne convient pas à un cadre comme le Lean Portfolio Management ou SAFe. Vous devez absolument le remplacer par un autre type de financement qui repose sur les flux de valeur globaux.

Un modèle adéquat améliore le contrôle financier tout en réduisant les frais généraux et la friction. Les performances du développement ne peuvent que progresser.

Recherche de l’excellence

Avec la gestion de portefeuilles Lean, pas question de se contenter de la situation actuelle ! La recherche de l’excellence stimule l’amélioration continue dans tous vos processus de gestion et de gouvernance. Elle implique une quête permanente de nouveaux moyens d’optimiser l’efficacité, la qualité et la création de valeur.

Un état d’esprit d’amélioration continue permet de rester agile et de vous adapter rapidement aux évolutions du marché. Votre société préserve ainsi son avantage concurrentiel à long terme.

Comment instaurer une gestion de portefeuilles Lean

Vous comprenez désormais les bases sur lesquelles repose le Lean Portfolio Management. Par conséquent, vous avez sûrement réalisé que sa mise en œuvre ne se fait pas du jour au lendemain. Au contraire, une mise en œuvre satisfaisante exige de suivre des étapes précises.

Voici les étapes à suivre pour instaurer une gestion de portefeuilles Lean dans votre entreprise :

Fixer des objectifs stratégiques et désigner des responsables

En premier lieu, vous avez besoin d’objectifs stratégiques clairs. Fixez des objectifs alignés sur la mission et la vision de votre entreprise. Pensez aux objectifs SMART : spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et temporellement définis.

Parallèlement, votre organisation doit nommer des responsables qui superviseront l’exécution de cette stratégie. Leur mission : assurer un leadership efficace et un suivi adéquat de la progression vers vos objectifs. Veillez donc à choisir des personnes sérieuses et compétentes.

Trouver des financements pour les flux de valeur

Une fois vos objectifs stratégiques définis, vous devez vous donner les moyens de les atteindre. La deuxième étape consiste donc à se procurer des fonds suffisants à allouer aux flux de valeur de votre société.

Ce processus complexe implique d’abord d’identifier les domaines clés qui requièrent un investissement. Vous devez ensuite trouver des sources de financement adéquates. Capitaux propres, investisseurs externes, prêts bancaires

Tout au long de ce processus, veillez à évaluer toutes les options de financement disponibles. Vous pourrez alors choisir celles qui répondent le mieux aux besoins et aux objectifs de votre entreprise.

Mettre en place une structure opérationnelle et gérer la demande

Après l’allocation des fonds, il est temps de mettre en place une structure opérationnelle efficace pour gérer la demande. Vous devez concevoir un cadre organisationnel dans lequel tous les éléments importants sont clairement définis.

Pensez aux rôles et responsabilités ainsi qu’aux processus de prise de décision. Anticipez également la délégation de l’autorité et la gestion des risques. Cette structure vous servira à :

promouvoir la transparence et la responsabilisation à tous les niveaux de votre société.
garantir l’alignement et la collaboration entre les équipes

Gardez à l’esprit les deux buts ultimes de cet exercice. D’une part, la gestion proactive de l’ensemble de la demande entrante. D’autre part, la hiérarchisation des initiatives et des ressources selon leur valeur stratégique et votre capacité de livraison.

Définissez les rôles, les responsabilités et les processus de prise de décision de votre cadre organisationnel

Optimiser l’utilisation des ressources et créer un workflow Lean

La gestion de portefeuilles Lean est axée sur l’efficacité. Elle exige d’optimiser l’utilisation des ressources pour de meilleures performances et moins de gaspillage.

En d’autres termes, vous devez parvenir à un équilibre satisfaisant entre la demande entrante et la capacité. Cela implique d’allouer les ressources intelligemment, en vous concentrant sur le capacity planning et l’équilibrage des charges de travail.

Parallèlement, instaurez des workflows Lean, dans lesquels vous éliminerez les activités qui ne créent pas de valeur. Enfin, n’oubliez pas de promouvoir l’amélioration continue dans tous vos processus.

Faciliter une livraison continue et rendre compte des résultats

La livraison continue est indispensable à une mise en œuvre réussie et efficace du Lean Portfolio Management. C’est pourquoi vous devez la favoriser dans l’ensemble de votre entreprise. Cela passe notamment par :

l’adoption de pratiques telles que le développement itératif et incrémental
l’automatisation de processus
la mise en œuvre d’indicateurs clés de succès (KPI) pour suivre la progression et prendre des décisions éclairées

Vous avez par ailleurs des comptes à rendre aux parties prenantes pour chaque flux de valeur. Statut, résultats obtenus… Pour ce faire, mettez en place des mécanismes clairs et accessibles, comme des tableaux de bord ou des rapports.

Évaluer les résultats de votre organisation et la création de valeur

Votre gestion Lean doit se concentrer sur l’obtention de résultats tangibles pour votre société et sur la création de valeur.

Vous devez donc évaluer l’impact de chaque initiative pour déterminer si les avantages attendus se sont concrétisés. Tenez compte des objectifs de votre entreprise et des indicateurs clés affectés à chaque flux de valeur.

Parallèlement, donnez la priorité à la création de valeur continue. Vos investissements doivent être alignés sur les stratégies de votre organisation et générer un retour positif.

Évaluez l’impact de chaque initiative en tenant compte des objectifs de votre entreprise et des indicateurs clés

Célébrer les améliorations

Pour terminer, pensez à célébrer avec enthousiasme les progrès réalisés et les améliorations des flux de valeur de votre société. En plus de renforcer l’engagement et la motivation de vos équipes, ces célébrations contribueront à :

créer un environnement positif et collaboratif
diffuser votre culture d’apprentissage
favoriser l’innovation et l’excellence dans l’ensemble de votre entreprise

Comment mesurer la santé de vos portefeuilles Lean

Avec la gestion de portefeuilles Lean, vous devez comprendre précisément comment chaque portefeuille apporte de la valeur à votre organisation. Pour y arriver, mesurez les performances en combinant des données quantitatives et qualitatives.

Les indicateurs utilisés varient selon les objectifs stratégiques, le secteur et les caractéristiques de chaque portefeuille. Toutefois, on dénombre en général quatre manières de mesurer la valeur des portefeuilles Lean :

Les objectifs et résultats clés (OKR) fixent un cadre idéal pour mesurer la progression vers vos objectifs stratégiques. Définissez trois à cinq objectifs clairs et précis accompagnés d’indicateurs quantifiables (les résultats clés). Par exemple, imaginons que vous ayez pour objectif d’améliorer les processus de test d’un produit. Dans ce cas, le résultat clé pourrait consister à atteindre le seuil de 90 % de fonctionnalités sans bug.
Les indicateurs agiles offrent une vue détaillée des performances de vos équipes et de la création de valeur. Vitesse de l’équipe, durée de cycle, satisfaction de la clientèle… Tous ces indicateurs vous aident à identifier les axes de perfectionnement et à prendre des décisions éclairées pour optimiser vos processus.
Les indicateurs financiers permettent d’évaluer la rentabilité et la valeur générée par vos produits. Retour sur investissement, valeur actualisée nette, marge contributive… Autant de moyens indispensables de mesurer l’impact financier de vos initiatives.
La satisfaction de vos clients (CSAT) se mesure au moyen d’enquêtes de satisfaction. Ces enquêtes fournissent de précieux renseignements sur la manière dont votre clientèle perçoit vos gammes de produits et services. Simplicité d’utilisation, qualité des produits, niveau de service client…

Pourquoi rassembler tous vos processus de Lean Portfolio Management dans un logiciel PPM

Vous connaissez désormais les bases de la gestion Lean et les différentes manières de mesurer les performances de votre société. La prochaine étape consiste à intégrer efficacement tous les processus relatifs au Lean Portfolio Management. Pour ce faire, un nombre croissant d’entreprises se tourne vers des outils de gestion de portefeuilles de projets (PPM).

Comment un logiciel PPM peut-il vous aider à mettre en œuvre, planifier et optimiser vos processus de gestion Lean ? Voici quelques exemples :

Centralisation des données : une plateforme PPM centralise l’ensemble des données et documents relatifs aux portefeuilles Lean de votre organisation. Objectifs stratégiques, initiatives tactiques, ressources allouées, indicateurs de performances…
Gestion des ressources : elle vous permet de visualiser la disponibilité des ressources et de suivre l’utilisation des ressources en temps réel. Par ailleurs, elle facilite l’allocation des ressources en fonction des besoins de chaque flux de valeur.

Alignement sur la stratégie : alignez vos projets, programmes, produits et portefeuilles sur vos objectifs stratégiques. Vous aurez ainsi l’assurance que chaque initiative contribue à la concrétisation de la vision de votre société.
Suivi des performances : un outil PPM propose des fonctionnalités avancées de suivi et de contrôle des performances de vos portefeuilles. Définissez des jalons et objectifs clairs pour chaque portefeuille de produits de votre entreprise. Suivez la progression et recevez des alertes au moindre écart ou problème éventuel.
Automatisation de processus : vous pouvez automatiser de nombreux processus de gestion et de gouvernance. Création de rapports, affectation des tâches selon des règles prédéfinies, programmation de rappels et notifications…
Compatibilité avec les méthodologies agiles : la plupart des logiciels PPM sont conçus pour fonctionner avec les méthodologies agiles comme Scrum et Kanban. Vous disposez ainsi de l’adaptabilité, la flexibilité et la réactivité nécessaires pour faire face aux évolutions de votre environnement professionnel.
Suivi du budget et des coûts : suivez le budget et les coûts associés à chaque initiative pour éviter tout dépassement des limites fixées.
Rapports et tableaux de bord avancés : une plateforme PPM est dotée de fonctionnalités de création de rapports personnalisés, mais aussi d’analyse des tendances. Elle vous aide ainsi à identifier les axes d’amélioration et à prendre des décisions guidées par les données.

Rassemblez tous vos processus de Lean Portfolio Management dans un outil PPM comme le logiciel Triskell. Vous bénéficierez ainsi d’une solution complète pour planifier, gérer et suivre vos processus de gestion de portefeuilles Lean.

Vous poserez ainsi des bases robustes qui vous permettront de renforcer votre efficacité opérationnelle. En plus d’accroitre la productivité de votre société, la plateforme Triskell vous aidera à obtenir les résultats attendus.

Conclusion : passez à une gestion Lean avec Triskell

Le Lean Portfolio Management propose une puissante méthodologie pour optimiser la gestion de produit dans un environnement professionnel en constante transformation. L’adoption de pratiques agiles et axées sur la valeur peut faire une réelle différence pour votre entreprise. Elle améliore votre faculté d’adaptation rapide à la demande du marché et maximise votre retour sur investissement. Enfin, elle vous donne l’assurance de conserver un avantage concurrentiel durable.

Il est temps de faire passer votre gestion de portefeuilles au niveau supérieur. Si vous êtes prêt à libérer tout le potentiel de votre organisation, la prochaine étape vous attend. Découvrez comment le logiciel Triskell vous assiste dans la mise en œuvre de la gestion de portefeuilles Lean. Et, ainsi, comment il vous permet d’atteindre efficacement les objectifs de votre société.

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