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5 étapes pour mettre en place un processus de gestion de portefeuille stratégique gagnant

Vous avez du mal à connecter les projets et les programmes aux objectifs stratégiques de votre organisation ? Le manque de visibilité sur les objectifs limite votre capacité à gérer efficacement vos ressources humaines et financières ? Une gestion du portefeuille de projets, toute aussi efficace qu’elle semble, est finalement bien inutile si elle ne produit pas les résultats opérationnels escomptés ! Alors comment y remédier ? En adoptant la Gestion de Portefeuille Stratégique, la nouvelle ère du PPM !

Dans cet article, nous expliquons les éléments clés du processus de gestion du portefeuille stratégique

TABLE DES MATIÈRES

Qu’est-ce que la gestion stratégique de portefeuille ?
Concevoir un processus de gestion de portefeuille stratégique réussi.
Conclusion : Gestion stratégique de portefeuille, bienvenue dans la nouvelle ère du PPM.

Qu’est-ce que la gestion de portefeuille stratégique  ?

Avant d’aller plus loin, définissons le concept de « Stratégique Portfolio Management [SPM] ou Gestion de Portefeuille Stratégique en français. Comme l’explique Gartner, la gestion de portefeuille stratégique est « un ensemble de capacités commerciales, de processus et de technologies de gestion de portefeuille » permettant de créer « un portefeuille d’options stratégiques qui concentrent les ressources limitées d’une organisation » et avec lesquelles exécuter la stratégie à l’échelle de l’entreprise. L’un des défis majeurs pour les organisations est de prioriser les projets, les produits et les programmes en fonction de leur mission et de leur vision stratégique. Et ce pour deux raisons :

Les objectifs stratégiques ne sont pas suffisamment clairs, soit parce qu’ils ne sont pas bien définis, soit parce qu’ils n’ont pas été communiqués à toutes les parties prenantes impliquées dans l’exécution de la stratégie.
Il n’y a aucune visibilité sur l’ensemble des éléments et processus qui composent la gestion du portefeuille de projets. Cela peut conduire à des silos d’information sur des sujets clefs comme la planification des ressources, la gestion financière ou la gestion des risques. Des silos qui feront en sorte que vos efforts en manière d’optimisation du portefeuille de projets ne produiront pas les résultats attendus.

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En fin de compte, la gestion stratégique de portefeuille consiste à mettre en œuvre une série de processus et d’outils qui faciliteront la prise de décision dans des domaines tels que :

La priorisation ou l’annulation des projets en fonction de leur alignement ou non sur les objectifs stratégiques
La planification de la capacité et la gestion de manière efficaces, en particulier pour les projets et les programmes qui sont d’une importance vitale pour l’entreprise.
La régulation du flux d’investissements dans les portefeuilles de l’organisation en fonction de leur pertinence pour l’entreprise.

Gestion de portefeuille stratégique vs gestion de portefeuille de projets : quelle différence ?

La gestion de portefeuille de projets a toujours été liée à la gestion de projet. En d’autres termes, le PPM, au cours des 25 dernières années, s’est concentré sur la livraison des projets dans les délais et les budgets impartis, en donnant systématiquement la priorité aux initiatives offrant la plus grande valeur à long terme et dans les plus brefs délais.

En raison de la prolifération des applications définies comme des outils PPM, le concept de gestion de portefeuille stratégique a émergé. C’est un terme avec lequel les analystes de marché PPM reconnaissent toutes les solutions qui se concentrent sur l’alignement et l’adaptation à l’échelle de l’entreprise à la planification et à l’exécution stratégiques.

Il existe 3 différences principales entre la gestion de portefeuille stratégique et la gestion de portefeuille de projets :

Planification continue : la gestion stratégique de portefeuille met l’accent sur la planification continue et son suivi. De cette façon, les résultats business peuvent être directement liés aux différents portefeuilles de projets de l’organisation à moyen et long terme.
Agilité de l’entreprise : la nécessité de raccourcir les délais de mise sur le marché et de maximiser les opportunités de marché rend impossible une gestion de portefeuille de projets déconnectée de la mission et de la vision de l’entreprise. La gestion stratégique de portefeuille fournit une vision à 360º de la planification et de l’exécution stratégiques, et rend les organisations plus agiles dans la priorisation des initiatives ou l’adaptation aux changements de stratégie.
Maximiser la capacité et l’utilisation des ressources : le processus de gestion de portefeuille stratégique fournit aux organisations les processus et les outils appropriés pour évaluer la priorité des projets en fonction de leur capacité et de leurs ressources limitées. Il contribue ainsi à une gestion plus efficace des ressources et du plan capacitaire.

Concevoir un processus de gestion de portefeuille stratégique réussi

Ce changement d’approche n’est toutefois pas facile et nécessite un processus détaillé. Les PMO doivent gérer un nombre croissant de projets et de programmes avec des ressources toujours plus limitées. Ils doivent également prouver la valeur qu’ils apportent à l’entreprise aux organes de directions. Pour cela, ils doivent s’appuyer sur un processus de gestion de portefeuille stratégique qui relie les différents projets, programmes et produits à gérer aux objectifs de l’entreprise.

Voici les 5 étapes pour concevoir un processus de gestion de portefeuille stratégique gagnant :

Définissez vos objectifs stratégiques.
Alignez les investissements et les ressources lors de la mise en œuvre de la stratégie.
Bénéficiez d’une visibilité en temps réel du portefeuille.
Adoptez les méthodologies hybrides.
Gestion adaptative en continue.

Nous allons plus en détail sur chacune des étapes du processus ci-dessous.

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Étape 1 : Définissez vos objectifs stratégiques

Pour réussir, il est essentiel de commencer par les bases : définir vos objectifs stratégiques. Ces objectifs guideront le PMO dans la sélection et la priorisation des projets qui ajouteront le plus de valeur à l’entreprise.

Rappelez-vous qu’il est essentiel d’avoir une traçabilité entre les objectifs globaux de l’organisation et les résultats du projet, et de communiquer efficacement la stratégie à toutes les parties prenantes impliquées dans la planification et l’exécution de la stratégie. C’est le seul moyen de mettre toute l’entreprise sur la même longueur d’onde.

La méthode OKR (Objetif Key Result) peut vous aider à établir le lien entre les objectifs, la hiérarchisation du portefeuille de projets et les résultats. Elle vous aidera à surveiller en temps réel si vous atteignez les résultats attendus et à faire pivoter ou redéfinir les priorités de vos portefeuilles de projets en fonction de l’évolution des besoins de l’entreprise.

Étape 2 : Alignez les investissements et les ressources lors de la mise en œuvre de la stratégie

Une fois que vous avez établi une feuille de route dans laquelle vous pouvez visualiser les objectifs et comment vous allez les atteindre, vous ouvrez la voie à une meilleure prise de décision dans des domaines tels que la gestion budgétaire, le plan capacitaire ou la gestion des ressources.

En alignant les investissements sur l’exécution de la stratégie, vous êtes assuré que les projets les plus pertinents pour votre stratégie seront correctement financés. Il en va de même pour le Plan Capacitaire : vos ressources les plus précieuses seront impliquées dans les projets les plus importants et vous pourrez également identifier très tôt les manques de ressources potentiels à combler.

Utilisez des critères tels que les risques, le ROI ou l’alignement avec la stratégie pour prioriser les projets de vos portefeuilles

Cela aura un impact positif sur les portefeuilles de projets et de produits les plus pertinents pour l’entreprise, car les points de blocage et les goulots d’étranglement dans l’allocation des ressources ou des fonds seront réduits. Cependant, cette partie du processus nécessite une surveillance et un examen constants, vous devez donc :

Centraliser tous vos processus de gestion de la demande pour avoir une visibilité complète sur tous les travaux à livrer et pouvoir sélectionner et prioriser les initiatives en temps réel.
Revoir tous les 3 à 6 mois la priorité des livrables : les objectifs organisationnels changent à un rythme vertigineux. Cela signifie que la priorité de chaque portefeuille de projets doit être constamment revue pour s’assurer qu’elle reste alignée sur les objectifs. Et, par conséquent, le plan capacitaire et la gestion budgétaire doivent également être revus de temps à autre pour s’assurer qu’ils restent alignés sur la stratégie.

Étape 3 : Obtenez une visibilité en temps réel au niveau du portefeuille

Pour une mise en œuvre réussie du processus de gestion stratégique du portefeuille, les silos d’information doivent être éliminés. Des outils et des processus doivent être mis en place pour assurer la traçabilité entre les objectifs – priorisation du portefeuille – résultats.

Que ce soit parce que les portefeuilles de projets et la planification stratégique sont toujours gérés avec des feuilles de calcul, ou parce que de nombreuses solutions PPM n’ont pas réussi à s’adapter à la nouvelle réalité des organisations, le fait est que de nos jours, de nombreuses organisations ne disposent pas des outils nécessaires pour relier la stratégie, l’exécution et les avantages commerciaux.

Maintenant plus que jamais, il est nécessaire d’avoir un logiciel PPM avec des fonctionnalités de pilotage stratégique, car ils seront votre allié pour faire face aux défis lors de la mise en œuvre du processus de gestion de portefeuille stratégique. Par exemple :

Planifiez la stratégie et les opérations à partir d’un seul endroit.
Allouez les ressources et les fonds en fonction des objectifs.
Priorisez les projets et les initiatives les plus rentables pour l’entreprise.
Brisez les silos d’informations.
Etc.

Étape 4 : Adoptez des méthodes hybrides

Une autre faiblesse de la plupart des logiciels PPM est leur manque de souplesse lorsqu’il s’agit de jongler entre différentes méthodologies de gestion de projet. L’objectif de la gestion de portefeuille stratégique est d’accélérer la création de valeur quelle que soit la méthode de travail utilisée par vos équipes. Par conséquent, ce processus permet l’utilisation de méthodologies agiles, hybrides ou en cascade.

Cela implique de choisir à partir d’une seule plate-forme PPM la méthodologie de travail qui convient le mieux à chaque projet en fonction de la complexité, des risques et des ressources nécessaires pour le mener à bien. Par exemple, les projets complexes avec un niveau élevé d’incertitude peuvent bénéficier d’une approche agile, tandis que les projets plus simples peuvent être mieux adaptés à une approche traditionnelle.

Très peu d’outils PPM ont cette flexibilité pour passer d’une méthodologie à l’autre sur la même plateforme. L’avoir aiderait à relier les livrables aux objectifs stratégiques, ainsi qu’à accélérer la commercialisation de nos produits et services, ou à répondre aux attentes des clients et des parties prenantes.

Étape 5 : Gestion adaptative et continue

Enfin, la gestion stratégique de portefeuille est un processus d’amélioration continue. D’autant plus dans cet environnement hautement concurrentiel, dans lequel les entreprises doivent être capables de s’adapter continuellement aux changements économiques afin d’être résilientes et de rester compétitives sur leurs marchés.

Cela implique de revoir périodiquement la planification stratégique (objectifs, OKR, critères de décision), ainsi que la performance et les risques de chacun des portefeuilles de projets ; et, sur la base de votre analyse, optimiser les éléments comme le plan capacitaire ou la gestion budgétaire mentionnés au point 2.

Ici le mot clé c’est l’adaptabilité. La gestion adaptative de portefeuille donnera à votre organisation la flexibilité nécessaire pour faire face aux changements dans l’exécution de la stratégie sans compromettre la performance et les résultats de vos portefeuilles de projets.

Mettez en place des mesures de performance pour suivrel’avancement vers les objectifs stratégiques

Conclusion : Avec la gestion de portefeuille stratégique, bienvenue dans la nouvelle ère du PPM

En conclusion, la gestion de portefeuille stratégique est devenue un outil essentiel pour les entreprises qui cherchent à relier leur stratégie à son exécution opérationnelle. Les 5 étapes détaillés dans cet article fournissent une feuille de route claire et pratique pour concevoir et exécuter un processus de gestion de portefeuille stratégique réussi.

Pour mettre en œuvre ce processus, il est essentiel de disposer d’outils PPM dotés de capacités de pilotage stratégique de portefeuille. Vous bénéficierez ainsi qu’une visibilité globale et en temps réel de la stratégie et de tous vos portefeuilles de projets et de produits, pour prendre des décisions éclairées et aligner voss investissements sur les objectifs stratégiques.

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