Les 10 tendances qui impacteront la Gestion de Portefeuille de projets en 2023
Quelles sont les dernières tendance en matière de gestion de portefeuille de projets ? En 2023 , les équipes PMO, IT et R&D vont faire face à de nouveaux challenges de gestion et de gouvernance. Pour les relever avec succès, elles devront impérativement revoir leur processus de gestion de portefeuilles de projets.
Adopter des approches de gestion hybrides, rationnaliser les processus de gestion de la demande ou encore intégrer la planification capacitaire au processus de gestion des ressources. Découvrez les dernières tendances en matière de pilotage et gestion de portefeuilles de projets dans cet article.
TABLE DES MATIÈRES
- Modèle de gestion Hybride
- Gestion stratégique du portefeuille
- Favoriser l’engagement de toutes les parties prenantes
- Axe produit vs axe projet
- Passer des projets aux produits
- Rationaliser les processus de gestion de la demande
- Intégrer le plan capacitaire à la gestion des ressources
- Optimiser les coûts et créer de la valeur
- S’appuyer sur l’analyse de données pour prendre des décisions éclairées
- Intégrer les outils PPM avec le reste du SI
1. L’hybridation des modèles de gestion de projets
C’est un fait qu’on ne plus plus ignorer : dans presque toutes les organisations, deux voir trois ou quatre modèles de gestion de projets co-existent. Agile, Scrum, Kanban, Lean, DevOps, Cascade, OKR, SAFe, Spotify… Il est désormais courant de les voir coexister dans une entreprise ; chaque service privilégiant la méthode la plus adaptée aux types de projets ou de programmes qu’il doit mener à terme.
Les méthodes Agiles gagnent des millions d’adeptes chaque année, et ce bien au delà des départements informatiques. En revanche il est clair que tous les départements ne peuvent pas être 100% agiles et doivent continuer à travailler selon des méthodes de gestion de projets plus traditionnelles. Les méthodes en cascade ou OKR conviennent aux activités de planification, de gestion et d’exécution de la stratégie. Elles sont souvent plébiscitées par les équipes dirigeantes. Les méthodes agiles, comme Scrum ou DevOps, plus adaptées aux activités opérationnelles, sont privilégiées par les équipes terrain.
Dans le cadre d’un projet orienté client,
la partie livraison de produit peut être gérée en mode Agile.
Par conséquent, les modèles hybrides caractérisés par cette coexistence sont l’avenir de la gestion de portefeuille de projets. De plus en plus d’entreprises comprennent que leur compétitivité sur le marché dépend de leur capacité à s’adapter à un environnement en constante évolution. Cela signifie adopter des modèles de gestion qui tirent le meilleur parti des approches de gestion les plus traditionnelles et des nouvelles méthodologies agiles.
2. Intégrer la gestion de portefeuille à la stratégie
Fini le temps où livrer des projets et des programmes dans le respect d’un délai et d’un budget était l’unique but des organisations.
Le défi principal est désormais d’aligner le portefeuille de projets ou d’activités sur les objectifs stratégiques de l’entreprise. En un mot : donner la priorité aux initiatives œuvrant à la création de valeur en continu.
Cette intégration ne se limite pas à évaluer les projets et programmes en fonction de leur importance stratégique, elle doit aller plus loin. Tous les processus liés à la gestion des ressources, à la gestion de la demande ou à la gestion financière du portefeuille de projets doivent être alignés sur la planification stratégique. De plus, pour une exécution stratégique réussie, il est essentiel de communiquer efficacement la stratégie et d’impliquer les équipes dans le processus de priorisation des projets et des initiatives.
Pour cela, les PMO doivent pourvoir s’appuyer sur un outil PPM agile et flexible. Conçu pour gérer et exécuter le portefeuille, il permet de traduire les objectifs stratégiques en plans de projets, en produits et en services axés sur la création de valeur.
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3. Une gestion souple et « adaptative » du portefeuille de projets
Nous vivons des temps très turbulents. Les conflits politiques ou l’instabilité financière affectent la planification stratégique de toutes les entreprises. Pour rester compétitives, elles doivent revoir leur stratégie en cours de route et raccourcir l’horizon de leur planification. Or c’est ici, lorsqu’il d’agit d’adapter l’exécution de la stratégie à ces changements, que de nombreuses organisations échouent.
La planification et l’exécution du portefeuille de projets doivent introduire des éléments adaptatifs, flexibles et agiles, capables de gérer les changements et la révision des objectifs stratégiques.
C’est pourquoi les PMO doivent désormais disposer d’outils spécifiques pour adapter rapidement et efficacement l’exécution stratégique aux évolutions de leurs marchés et de leurs objectifs.
A l’ère du changement, le jalon traditionnellement annuel est devenu obsolète. De bonnes pratiques telles que planifier les ressources sur 3 à 6 mois ou réviser de la priorité des demandes entrantes vous apporteront de nombreux avantages : gestion des risques plus efficaces, délais de livraison plus courts, réduction des coûts, meilleure satisfaction des utilisateurs et des clients, etc.
4. Favoriser l’engagement de toutes les parties prenantes
L’engagement des clients et des parties prenantes est l’une des tendances les plus importantes de la gestion de portefeuille de projets à garder à l’esprit. La prise en compte de ces deux acteurs est essentielle à la réussite des organisations d’aujourd’hui pour les raisons suivantes :- Meilleur alignement sur les objectifs de l’entreprise : En connaissant les besoins des parties prenantes et des utilisateurs, les entreprises peuvent mieux comprendre leurs problèmes et leurs points faibles. Elles peuvent ainsi mettre en œuvre des initiatives qui répondent à leurs besoins. Par exemple, lancer un nouveau produit, améliorer le service à la clientèle, développer le réseau de partenaires, réduire les coûts d’infrastructure, etc.
- Amélioration de la prise de décision : L’écoute active des clients et des parties prenantes peut fournir un retour d’information et des informations précieuses qui permettent de prendre des décisions plus précises et plus réalistes.
- Meilleure gestion des risques : L’implication des clients et des parties prenantes dans les processus de gestion de portefeuille de projets améliorera la gestion des risques, car les chances d’échec d’un projet ou d’un produit seront considérablement réduites.
Impliquez les clients et les parties prenantes en particulier dans les les phases initiales et de test de vos projets.
5. Passer du projet au produit
Votre modèle de livraison évoluera au fur et à mesure que des éléments agiles et adaptatifs sont incorporés dans la gestion de portefeuille. Alors que les approches de gestion de portefeuille plus traditionnelles se concentrent sur la livraison de projets, de plus en plus d’organisations ont adopté des modèles de livraison centrés sur les produits pour améliorer l’agilité et se concentrer sur la valeur.
Mais en quoi ces deux modèles différent-ils ?
- L’approche projet : les équipes sont organisées autour de projets et ne s’occupent que d’initiatives ou de tâches spécifiques. Lorsqu’un projet arrive à termes, les équipes sont réorganisées afin de livrer de nouveaux projets.
- L’approche produit : les équipes sont organisées autour des produits. Une unique équipe pluridisciplinaire est responsable de tous les aspects liés à ce produit (conception, développement, budget, étude de marché, support techniques…). Elle est capable de résoudre les problèmes et d’améliorer le produit en fonction de l’évolution des besoins des utilisateurs finaux en toute autonomie.
Cette nouvelle approche centrée sur le produit aide les entreprises à rester compétitives dans leur secteur en leur permettant de créer de nouveaux produits plus rapidement et de repérer les possibilités d’amélioration des produits existants. L’amélioration continue, l’écoute active des clients et des méthodologies telles que Lean ou Phase-Gate sont la clé du succès.
6. Rationnaliser les processus de gestion de la demande
La simplification des processus de gestion de la demande est l’un des plus grands défis pour les départements informatiques des moyennes et grandes entreprises. De nombreuses organisations n’ont toujours pas de référentiel de demande centralisé, élément essentiel pour gagner en visibilité sur l’ensemble des demandes entrantes. Mais centraliser la demande entrante n’est que la première étape. Les organisations doivent également accélérer et améliorer la priorisation des demandes. Comment y arriver ?- Automatiser les tâches manuelles telles que la collecte de données et l’analyse de la demande entrante.
- Standardiser les processus pour gagner en efficacité et de réduire le temps et les ressources nécessaires à la gestion de la demande (planification de la demande, hiérarchisation de la demande, modélisation de la demande, etc.).
- S’appuyer sur l’analyse de données et la BI pour identifier les modèles et les tendances de la demande entrante afin d’améliorer la prise de décision.
- Intégrer l’amélioration continue dans les processus de gestion de la demande, de sorte qu’ils restent efficaces au fil du temps.
7. Intégrer le plan capacitaire au processus de gestion des ressources
Un autre avantage de la rationalisation de la gestion de la demande concerne directement cette autre tendance de la gestion de portefeuille de projets. En rationalisant et centralisant ce processus, vous aurez une visibilité complète sur l’ensemble de la demande entrante, ce qui facilitera la planification des ressources. Comme vous le savez peut-être déjà, le plan capacitaire consiste à prévoir les ressources et les compétences nécessaires pour répondre à l’ensemble de la demande pour une période donnée. Avoir un processus solide de planification des capacités en place vous aidera donc à disposer des bonnes ressources pour répondre aux besoins de votre organisation. Astuce pro : planifiez les capacités 3 à 6 mois à l’avance en fonction du volume et des tendances de la demande dans votre organisation.Planifiez les ressources à 3 à 6 mois en fonction du volume et des tendances des demandes
Exploitez l’analyse des scénarios « what-if » pour tirer le meilleur parti de la planification des ressources. Une fois ce processus optimisé, vos équipes pourront se concentrer sur les projets et les initiatives qui créent réellement de la valeur. Vous détecterez les lacunes en ressources de l’organisation tôt et vous réduirez les contraintes en ressources.
8. Optimiser les coûts et créer de la valeur
La priorisation des projets est l’un des processus de gestion de portefeuille les plus importants. Le volume de projets et de demandes que doit gérer une organisation augmente de manière exponentielle alors que les ressources sont de plus en plus limitées.
Beaucoup de ces demandes sont également sans rapport avec l’activité de l’entreprise. D’où l’importance de prendre les bonnes décisions pour prioriser non seulement les initiatives qui aident vraiment à atteindre les objectifs stratégiques, mais aussi pour éviter que l’organisation ne supporte des coûts inutiles en allouant des ressources à des tâches sans valeur ajoutée.
Le scoring des projets et des programmes en fonction de la valeur qu’ils apportent à l’entreprise garantira que la gestion financière, la gestion des ressources ou la gestion des risques sont alignées sur les objectifs stratégiques. En bref, un modèle de gestion de portefeuille agile qui permettra au PMO de toujours garder à l’esprit la création de valeur.
9. S’appuyer sur l’analyse de données pour prendre des décisions éclairées
Avoir une visibilité complète et un contrôle sur les portefeuilles de projets et de produits devient de plus en plus compliqué en raison de l’énorme quantité de données générées. Et cela peut être chronophage si vous gérez encore le PPM de votre organisation avec des feuilles de calcul.
L’utilisation d’outils d’analyse de données en temps réel vous permettra de prendre des décisions pertinentes pour l’entreprise très rapidement et de répondre aux changements de la planification stratégique et de la gestion de portefeuille de projets efficacement.
Parmi les avantages :
- Visibilité en temps réel de l’état de tous les projets et programmes, vous permettant de prendre des décisions éclairées sur des questions telles que la gestion des ressources, la gestion des risques ou la priorisation des projets.
- Identification précoces et rapides des problèmes qui pourraient compromettre les performances des projets clés ou la santé financière de l’organisation.
- Meilleure alignement avec les objectifs stratégiques
10. Intégrer les outils PPM avec le reste du SI
Inutile d’essayer de mettre en œuvre toutes ces tendances en gestion de portefeuille de projets si toutes les informations sont dispersées dans différentes applications !
De nombreuses organisations utilisent encore plusieurs systèmes pour enregistrer et gérer leurs portefeuilles de projets. Si avoir le contrôle de toutes ces informations est déjà complexe en soi, imaginez devoir le faire à partir de solutions qui ne sont pas intégrées entre elles. Un vrai cauchemar, n’est-ce pas ?
Plus vous intégrez d’applications et de fonctionnalités dans votre outil de PPM, mieux c’est. Le suivi et l’enregistrement des informations seront non seulement plus faciles, mais vous gagnerez en productivité en éliminant la saisie manuellement les données, également source d’erreur. Cela améliorera également votre processus de prise de décision et la visibilité sur tous les projets et initiatives sur lesquels vous travaillez.
Conclusion
En conclusion, les tendances en matière de gestion de portefeuille de projets évoluent rapidement et doivent être prises en compte pour rester compétitif sur le marché.
Aujourd’hui, il ne suffit plus de terminer les projets dans les délais et le budget impartis. La clé est de connecter l’exécution avec la stratégie, d’avoir des processus, des outils et des bases de connaissances en place pour assurer la livraison de valeur et l’amélioration continue. S’il n’est pas nécessaire de connaître toutes les tendances, il est essentiel d’évaluer celles qui auront un impact positif sur les performances quotidiennes de votre organisation, tout en disposant d’outils suffisamment flexibles et adaptables pour les mettre en œuvre. En suivant ces tendances, vous pouvez améliorer l’efficacité et la productivité de votre organisation, réduire les contraintes de ressources et maintenir votre avantage concurrentiel.
Planifiez les ressources à 3 à 6 mois en fonction du volume et des tendances des demandes.
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