10 Tendencias en Gestión del Portfolio de Proyectos en 2024

¿Cuáles son las últimas tendencias en Gestión del Portfolio de Proyectos? En 2024 las PMO, departamentos de TI y equipos de Desarrollo de Nuevos Productos van a afrontar de nuevos y desafiantes retos de Gobernanza y Gestión. Y, para afrontarlos con éxito, es necesario estar a la vanguardia en lo que a procesos y Gestión del Portfolio de Proyectos se refiere.

Adoptar enfoques de gestión híbridos, agilizar los Procesos de la Gestión de la Demanda o integrar la Planificación de la Capacidad en tus procesos de Gestión de Recursos son algunas de las tendencias que sí o sí debes poner en práctica en este 2024. ¿Y el resto? Descúbrelas por ti mismo en este post.

1. Enfoques de gestión híbridos

Es una realidad que no se puede obviar. En casi todas las organizaciones conviven dos o más modelos de Gestión. Agile, Waterfall o las metodologías de Escalado Agile son sólo algunas de ellas. Y, en función del tipo de proyectos o programas que gestiones, habrá ocasiones en que un modelo de Gestión Agile funcionará mejor y otros en los que el modelo de gestión más tradicional será la mejor opción.

Es obvio que Agile tiene cada vez más adeptos y se está expandiendo más allá de los equipos de TI y de Desarrollo. Pero también es cierto que Agile no tiene por qué funcionar en todas las situaciones. No todos los departamentos pueden ser 100% ágiles, y hay ciertas industrias cuyos procesos requieren de metodologías de gestión más tradicionales. Además, cada vez más hay más tipologías de carteras (de productos, inversiones, servicios, aplicaciones, activos de TI, aplicaciones, etc), que requieren de metodologías de gestión distintas en función de cada situación.

Por tanto, el futuro en el modelo de gestión es Híbrido. Cada vez más empresas están entendiendo que su competitividad en los mercados pasa por saber adaptarse al entorno tan cambiante que estamos viviendo. Y eso pasa por abrazar modelos de gestión que tomen lo mejor de los métodos de gestión más tradicionales y de las nuevas metodologías ágiles.

2. Integración de los procesos PPM con la estrategia corporativa

Completar los proyectos y programas en los plazos y presupuestos acordados ya no es suficiente. Conectar la gestión de carteras con los objetivos estratégicos es el gran desafío de las empresas a día de hoy. La gestión de carteras debe estar, por tanto, enfocada a la entrega continua de valor tanto para la organización como para los clientes y usuarios de la misma.

Esta integración no se limita únicamente a puntuar los proyectos y programas en función de su importancia estratégica, sino que hay que ir un paso más allá. Todos los procesos relativos a la Gestión de Recursos, la Gestión de la Demanda o la Gestión Financiera del Portfolio de Proyectos deben estar conectados con la planificación estratégica. Comunicar de manera efectiva la estrategia e involucrar a los equipos en los procesos de priorización de los proyectos e iniciativas es clave para que la ejecución de la estrategia tenga éxito.

Existen cada vez más herramientas PPM en el mercado con funcionalidades para la gestión estratégica del Portfolio. Son soluciones capaces de trasladar los objetivos estratégicos de la organización a planes de proyectos, productos y servicios enfocados a la entrega de valor para el negocio de manera ágil y flexible.

3. Gestión del Portfolio adaptativa

Estamos viviendo momentos muy convulsos. Conflictos políticos o la inestabilidad financiera están afectando a la planificación estratégica de todas las corporaciones. Muchas se ven forzadas a cambiar la planificación estratégica sobre la marcha. Y es aquí, a la hora de adaptar la ejecución de la estrategia a estos cambios, donde muchas organizaciones fracasan.

Tanto la planificación de la estrategia como la ejecución de la misma debe ser adaptativa. Con ello, las empresas podrán optimizar sus portfolios de proyectos y productos y asegurarse que el retorno de inversión esperado para cada uno de ellos no se vea comprometido por posibles reajustes estratégicos.

Las PMO de hoy deben ser adaptativas. Deben alinear la Gestión del Portfolio de Proyectos en función de los objetivos de la organización y responder de manera eficiente a los cambios estratégicos. Con prácticas como planificar la capacidad a 3 o 6 meses vista o revisar la prioridad de las demandas entrantes conseguirás beneficios como:

  • Una gestión de riesgos más eficaz.
  • Tiempos de entrega más rápidos.
  • Reducir costes.
  • Mejorar la satisfacción de usuarios y clientes.
  • Reducir la volatibilidad de tus carteras de proyectos y productos.

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4. Colaboración e implicación con clientes y stakeholders

Implicar a clientes y stakeholders es una de las tendencias en gestión del Portfolio de Proyectos más importantes que debes tener en cuenta. Y es que tener en cuenta a ambos actores es clave para el éxito de las organizaciones a día de hoy por los siguientes motivos:

  • Mejor alineación con los objetivos empresariales: conociendo las necesidades y prioridades de los usuarios y los diferentes stakeholders, las organizaciones pueden entender mejor sus problemas y puntos de dolor. Y, por tanto, podrán en marcha iniciativas que se ajusten a las necesidades de unos y otros. Por ejemplo, lanzar un nuevo producto, mejorar el servicio de atención al cliente, aumentar la red de partners, reducir gastos en infraestructura, etc.
  • Mejor toma de decisiones: de esta escucha activa a clientes y stakeholders se pueden obtener comentarios y opiniones de mucho valor que pueden dar lugar a una toma de decisiones más acertada y ajustada a la realidad por parte de las organizaciones.
  • Mejor gestión de riesgos: implicar a clientes y stakeholders en los procesos de Gestión del Portfolio de Proyectos mejorará la Gestión de Riesgos, ya que las posibilidades de que un proyecto o producto fracasen se reducirán ostensiblemente.

Para facilitar esta colaboración puedes valerte de un software PPM que disponga de funcionalidades para la Gestión de la Demanda. Así mejorarás tu comunicación con ellos a lo largo de todas las fases del ciclo de vida del proyecto y permitirás que tanto stakeholders como clientes internos puedan formalizar sus solicitudes de proyectos.

5. Foco en la Gestión de Productos en vez de la Gestión de Proyectos

A medida que se van introduciendo elementos ágiles y adaptativos a la gestión del portfolio, su modelo de entrega también evolucionará. Mientras que los enfoques más tradicionales de gestión de cartera se focalizan en la entrega de proyectos, cada vez más organizaciones han adoptado enfoques de gestión más centrados en el producto para mejorar en agilidad y enfocarse en el valor.

Y la pregunta aquí es: ¿en qué se diferencian ambos modelos?:

  • La entrega de proyectos Los equipos se organizan en torno a proyectos, y sólo son dueños de iniciativas o tareas específicas. Una vez que estos llegan a su fin y se demandan nuevos proyectos, entonces se reorganizan nuevos equipos para hacer frente a estos nuevos retos.
  • La entrega de productos: los equipos se organizan en torno a productos. Se crea un sólo equipo multidisciplinar que al final es propietario de todos los aspectos relacionados a ese producto (diseño, desarrollo, presupuesto, investigación de mercado, soporte, etc). Son capaces por sí mismos de resolver problemas y mejorar el producto a medida que las necesidades de los usuarios evolucionan.

Este nuevo enfoque centrado en el producto ayuda a las empresas a mantenerse competitivas en sus industrias, ya que les permite crear nuevos productos más rápido y detectar oportunidades para mejorar los existentes. Y en el que aspectos como la Mejora Continua, la escucha activa a clientes y metodologías como Lean o Phase-Gate son clave para tener éxito.

Modelo centrado en proyectos VS centrado en el producto

6. Agilización de los procesos de Gestión de la Demanda

Agilizar la Gestión de la Demanda es uno de los grandes retos de los departamentos de TI de medianas y grandes empresas. Muchas organizaciones aún no disponen de repositorios de la demanda centralizados, lo cual es indispensable para conseguir visibilidad sobre todo el volumen de demanda entrante.

Pero centralizar la demanda entrante es sólo el primer paso para alinear la Gestión de la Demanda con la Planificación Estratégica o la Gestión de Recursos. Las organizaciones deben agilizar el proceso de Gestión de la Demanda para acelerar, por un lado, la entrega de valor, y por otro, mejorar la toma de decisiones sobre qué solicitudes de demandas deben priorizarse o no. Para ello, deben seguirse algunas de estas estrategias:

  • Automatizar procesos manuales, tales como la recogida y el análisis de datos de la demanda entrante.
  • Estandarizar procesos, y así ganar en eficiencia y reducir el tiempo y los recursos requeridos para realizar todas las actividades relacionadas con la Gestión de la Demanda (Planificación de la Demanda, Priorización de la Demanda, Modelización de la Demanda, etc.).
  • Análisis de Datos & Business Intelligence: se debe hacer uso de herramientas de análisis de datos para así identificar patrones y tendencias en la demanda entrante y así mejorar la toma de decisiones.
  • Integrar la Mejora Continua en los procesos de Gestión de la Demanda para que éstos no pierdan efectividad y eficiencia con el paso del tiempo.

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7. Incluir la Planificación de la Capacidad en los procesos de Gestión de Recursos

Otro de los beneficios de agilizar la Gestión de la Demanda implica directamente a esta otra Tendencia en Gestión del Portfolio de Proyectos. Al agilizar y centralizar este proceso, tendrás visibilidad total sobre toda la demanda entrante, lo que hará más sencillo planificar la capacidad de tu organización.

Recuerda que la planificación de la capacidad implica prever cuántos recursos y skills van a necesitarse para poder hacer frente a toda la demanda durante un periodo de tiempo determinado. Contar con un proceso sólido de planificación de la capacidad te ayudará, por tanto, contar con los recursos adecuados para satisfacer las necesidades de tu organización.

Explota el análisis de escenarios para sacar el máximo rendimiento a la Planificación de la Capacidad. Y es que, una vez optimices el proceso, tus equipos podrán centrarse en los proyectos e iniciativas que realmente aportan valor. Detectarás a tiempo carencias de recursos en la organjzación, y reducirás las limitaciones de recursos.

8. Optimización de costes y obtención de valor

La priorización de proyectos es uno de los procesos más importantes para la PMO. El volumen de proyectos e iniciativas que una organización debe gestionar es cada vez mayor y los recursos cada vez más limitados.

SMuchas de estas iniciativas son además irrelevantes para el negocio. De ahí la importancia de una correcta toma de decisiones para priorizar no sólo aquellas iniciativas que realmente ayuden a cumplir los objetivos estratégicos, sino también para evitar que la organización incurra en gastos innecesarios por asignar recursos a tareas que no aportan valor al negocio.

Puntuar los proyectos y programas en función del valor que aporten a la organización hará que cuestiones como la Gestión Financiera, la Gestión de Recursos o la Gestión de Riesgos de vuestras carteras de proyectos estén alineadas con los objetivos. Un modelo Lean de Gestión del Portfolio que hará que la PMO tenga en mente siempre la entrega de valor.

9. Uso de la analítica de datos para una toma de decisiones informada

Tener visibilidad y control total sobre las carteras de proyectos y productos es cada vez más complicado por la cantidad ingente de datos que se generan. Y que además puede consumir mucho tiempo si aún gestionáis el PPM de tu organización con hojas de cálculo.

Usar herramientas para el análisis de datos en tiempo real te permitirá tomar decisiones relevantes para tu negocio muy rápido, y responder a los cambios en la planificación estratégica y en la gestión del portfolio de proyectos de manera eficiente. Y es que integrar el análisis de datos y el Business Intelligence sólo traerá beneficios para tu organización, como por ejemplo:

  • Visibilidad en tiempo real: obtendrás información en tiempo real del estado de todos los proyectos y programas, lo que te permitirá tomar decisiones informadas en cuestiones como la Gestión de Recursos, la Gestión de Riesgos o la priorización de proyectos.
  • Detección temprana de problemas: al monitorizar los datos de tus carteras de proyectos en tiempo real podrás identificar a tiempo problemas que puedan comprometer el buen desempeño de los proyectos más relevantes o la salud financiera de la organización.
  • Mejor alineación con los objetivos estratégicos: el análisis de datos te proporcionará la información que necesitas para sustentar tus decisiones con datos en tiempo real.

10. Integración de las herramientas PPM con las aplicaciones empresariales

De nada sirve intentar poner en marcha todas estas tendencias en Gestión del Portfolio de Proyectos si después tienes fragmentada toda la información en diferentes aplicaciones. Muchas organizaciones aún utilizan varias aplicaciones para registrar y gestionar su portfolio de proyectos. Si ya tener un control de toda esta información es complejo de por sí, imagínate tener que hacerlo desde soluciones que no están integradas entre sí. Un caos absoluto, ¿a que sí?

Cuántas más aplicaciones y funcionalidades consigas integrar en la herramienta PPM que uséis para la Gestión de vuestros Portfolios de Proyectos y Productos, mejor. No sólo el control y el registro de la información será más asequible, sino que ganaréis en productividad al no perder tanto tiempo introduciendo manualmente los datos. También mejorará vuestra toma de decisiones y la visibilidad sobre todos los proyectos e iniciativas en los que se esté trabajando.

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Conclusión

Al igual que cambian los objetivos de tu empresa, con el tiempo surgirán nuevas metodologías de trabajo y nuevas tendencias en el campo de la gestión del portfolio que tendrás que tener en cuenta para que tu organización se mantenga competitiva en el mercado.

Y es que completar los proyectos y programas en los plazos y presupuestos acordados ya no es el único factor crítico de éxito en la Gestión del Portfolio de Proyectos. La clave ahora es saber conectar la ejecución con la estrategia, y contar para ello con los procesos, herramientas y bases de conocimiento accionables para garantizar la entrega de valor y la mejora continua.

En definitiva, lo importante no es que conozcas todas las tendencias, o que las apliques todas al mismo tiempo. Debes evaluar, en función de las características de tu organización, cuáles de ellas os brindarán resultados positivos en vuestro desempeño diario. Y, por supuesto, disponer de herramientas lo suficientemente flexibles y adaptables que os permitan implementar estas nuevas tendencias.

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