10 Projektportfoliomanagement-Trends für 2024

Was sind die neuesten Trends im Projektportfoliomanagement? Im Jahr 2024 werden Projektmanagementbüros (PMOs), IT-Abteilungen und Teams für neue digitale Projekte vor neuen und anspruchsvollen Herausforderungen in Bezug auf Governance und Management stehen. Um diese erfolgreich in Angriff zu nehmen, muss man in Bezug auf Prozesse und Projektportfoliomanagement gut aufgestellt sein.

Die Einführung hybrider Managementansätze, die Straffung der Anfragenmanagement-Prozesse oder die Integration der Kapazitätsplanung in Ihre Ressourcenmanagementprozesse sind einige der Trends, die Sie im Jahr 2024 umsetzen sollten. Welche Trends gibt es noch? Sehen Sie selbst in diesem Beitrag.

1. Hybrider Managementansatz

Dies ist eine Tatsache, die nicht ignoriert werden kann: In fast allen Unternehmen existieren zwei oder mehr Managementmodelle nebeneinander. Agile, Wasserfall- oder Scaled Agile-Methoden sind nur einige von ihnen. Je nach Art der Projekte oder Programme, die Sie verwalten, wird es Zeiten geben, in denen ein agiles Managementmodell am besten funktioniert, und andere, in denen das traditionellere Managementmodell die beste Option ist.

Agile hat inzwischen Millionen von Befürwortern gesammelt und geht über IT- und Entwicklungsteams hinaus. Aber es ist auch klar, dass Agile nicht in jedem Kontext funktioniert. Nicht alle Abteilungen können zu 100 % agil sein, und es gibt bestimmte Branchen, deren Prozesse traditionellere Verwaltungsmethoden erfordern. Darüber hinaus gibt es immer mehr Arten von Portfolios (Produkte, Investitionen, Dienstleistungen, Anwendungen, IT-Assets, etc.), die je nach Fall unterschiedliche Managementmethoden erfordern.

Hybride Modelle sind daher die Zukunft des Projektportfoliomanagements. Immer mehr Unternehmen erkennen, dass ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt davon abhängt, wie sie sich an das sich ständig verändernde Umfeld, in dem wir leben, anpassen können. Das bedeutet, dass sie Managementmodelle verwenden müssen, die das Beste aus den traditionellen Managementansätzen und den neuen agilen Methoden vereinen.

2. Integration von PPM in die Unternehmensstrategie

Die termingerechte Fertigstellung von Projekten und Programmen und die Einhaltung des Budgets sind nicht mehr die einzigen Erfolgsfaktoren des Projektmanagements. Die Abstimmung des Portfoliomanagements auf die strategischen Ziele stellt für Unternehmen heute eine große Herausforderung dar. Das Projektportfoliomanagement muss daher auf eine kontinuierliche Wertlieferung sowohl für das Unternehmen als auch für die Kunden/Nutzer ausgerichtet sein.

Diese Integration beschränkt sich nicht auf die Bewertung von Projekten und Programmen nach ihrer strategischen Bedeutung, sondern muss noch einen Schritt weiter gehen. Alle Prozesse im Zusammenhang mit dem Ressourcenmanagement, dem Anfragenmanagement oder dem Finanzmanagement des Projektportfolios müssen auf die strategische Planung abgestimmt sein. Darüber hinaus ist es für eine erfolgreiche Strategieumsetzung entscheidend, die Strategie effektiv zu kommunizieren und die Teams in den Prozess der Priorisierung von Projekten und Initiativen einzubeziehen.

Auf dem Markt gibt es eine wachsende Zahl von PPM-Tools mit Funktionen für ein strategisches Portfoliomanagement. Dabei handelt es sich um Lösungen, die in der Lage sind, die strategischen Ziele in Projektpläne, Produkte und Dienstleistungen umzuwandeln, die auf eine agile und flexible Art und Weise auf die Wertlieferung des Unternehmens ausgerichtet sind.

3. Adaptives Portfoliomanagement

Wir leben in sehr turbulenten Zeiten. Politische Konflikte oder die finanzielle Instabilität beeinflussen die strategische Planung aller Unternehmen. Viele sind daher gezwungen, ihre strategische Planung im Eiltempo zu ändern. Doch genau daran, an der Anpassung der Strategieumsetzung an diese Veränderungen, scheitern viele Unternehmen.

Sowohl die Planung als auch die Umsetzung der Strategie müssen „adaptiv“, also anpassungsfähig, sein. Auf diese Weise können die Unternehmen ihr Projekt- und Produktportfolio optimieren und sicherstellen, dass der erwartete ROI für jedes einzelne Projekt nicht durch mögliche strategische Neuausrichtungen beeinträchtigt wird.

Die PMOs von heute müssen anpassungsfähig sein. Sie müssen das Projektportfoliomanagement an den Zielen des Unternehmens ausrichten und effizient auf strategische Veränderungen reagieren. Bewährte Praktiken wie die Kapazitätsplanung für drei bis sechs Monate im Voraus oder die Überprüfung der Priorität eingehender Anfragen werden Ihnen viele Vorteile bringen:

  • Effektiveres Risikomanagement.
  • Schnellere Bereitstellungszeiten.
  • Geringere Kosten.
  • Höhere Kunden- und Nutzerzufriedenheit.
  • Geringere Volatilität des Projekt- und Produktportfolios.

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4. Zusammenarbeit mit den Kunden und Einbeziehung der Stakeholder

Die Einbeziehung von Kunden und Stakeholdern ist einer der wichtigsten Trends im Projektportfoliomanagement, den es zu beachten gilt. Die Berücksichtigung beider Akteure ist aus den folgenden Gründen der Schlüssel zum Erfolg moderner Unternehmen:

  • Bessere Anpassung an die Unternehmensziele: Durch die Kenntnis der Bedürfnisse der Kunden und Stakeholder können Unternehmen deren Probleme und Sorgen besser verstehen. So können sie Initiativen durchführen, die ihren Bedürfnissen entsprechen. Dazu gehören zum Beispiel ein neues Produkt einzuführen, den Kundendienst zu verbessern, das Partnernetzwerk auszubauen, die Infrastrukturkosten zu senken etc.
  • Bessere Entscheidungsfindung: Aktives Zuhören bei Kunden und Stakeholdern kann wertvolles Feedback und Erkenntnisse liefern, die zu einer genaueren und realistischeren Entscheidungsfindung führen können.
  • Besseres Risikomanagement: Die Einbeziehung von Kunden und Stakeholdern in die Prozesse des Projektportfoliomanagements verbessert das Risikomanagement, da die Wahrscheinlichkeit eines Projekt- oder Produktmisserfolgs erheblich verringert wird.

Um diese Zusammenarbeit zu erleichtern, können Sie eine PPM-Software mit Anfragenmanagement-Funktionen verwenden. Dies verbessert die interne Kommunikation in allen Phasen des Projektlebenszyklus und ermöglicht es sowohl den Stakeholdern als auch den internen Kunden, ihre Projektanfragen zu formalisieren.

5. Einsatz von P2P: Umstellung von Projekten auf Produkte

Werden agile und adaptive Elemente in das Portfoliomanagement integriert, entwickelt sich auch Ihre Bereitstellungsmethode weiter. Während sich herkömmliche Portfoliomanagement-Ansätze auf die Projektabwicklung konzentrieren, setzen immer mehr Unternehmen auf produktorientierte Bereitstellungsmodelle, um die Flexibilität zu verbessern und sich auf den Wert zu konzentrieren.

Die Frage ist: Wie unterscheiden sich die beiden Modelle?

  • Projektbereitstellung: Die Teams sind projektbezogen organisiert und übernehmen nur bestimmte Initiativen oder Aufgaben. Wenn diese auslaufen und neue Projekte anstehen, werden neue Teams zusammengestellt, um diese neuen Herausforderungen zu bewältigen.
  • Die Produkbereitstellungsteams sind produktbezogen organisiert. Es wird ein einziges multidisziplinäres Team gebildet, das letztlich für alle Aspekte des Produkts (Design, Entwicklung, Budget, Marktforschung, technische Unterstützung etc.) verantwortlich ist. Diese Teams sind in der Lage, eigenständig Probleme zu lösen und das Produkt zu verbessern, wenn sich die Anforderungen der Benutzer ändern.

Dieser neue, produktorientierte Ansatz hilft den Unternehmen, in ihren Branchen wettbewerbsfähig zu bleiben. Denn er ermöglicht es ihnen, neue Produkte schneller zu entwickeln und Möglichkeiten zur Verbesserung der bestehenden Produkte zu erkennen. Aspekte wie kontinuierliche Verbesserung, aktives Zuhören beim Kunden und Methoden wie das Lean Management oder der Stage-Gate-Prozess sind hier der Schlüssel zum Erfolg.

6. Straffung der Anfragenmanagement-Prozesse

Die Rationalisierung des Anfragenmanagements ist eine der größten Herausforderungen für IT-Abteilungen in mittleren und großen Unternehmen. Viele Unternehmen verfügen noch immer nicht über zentralisierte Anfragenspeicher. Diese sind jedoch unerlässlich, um einen Überblick über das gesamte Volumen der eingehenden Anfragen zu erhalten.

Die Zentralisierung der eingehenden Anfragen ist jedoch nur der erste Schritt, um das Anfragenmanagement mit der strategischen Planung oder dem Ressourcenmanagement in Einklang zu bringen. Unternehmen müssen den Anfragenmanagement-Prozess beschleunigen, um die Wertlieferung zu beschleunigen und die Entscheidungsfindung darüber zu verbessern, welche Anfragen vorrangig behandelt werden sollten und welche nicht.

Zu diesem Zweck sollten einige der folgenden Strategien verfolgt werden:

  • Automatisieren von manuellen Aufgaben wie die Datenerfassung und die Analyse der eingehenden Anfragen.
  • Standardisierung von Prozessen, um die Effizienz zu steigern und den Zeit- und Ressourcenaufwand für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Anfragenmanagement (Anfragenplanung, Priorisierung der Anfragen, Anfragenmodellierung etc.) zu verringern.
  • Datenanalyse und Business Intelligence: Datenanalyse-Tools sollten eingesetzt werden, um Muster und Trends in den eingehenden Anfragen zu erkennen und die Entscheidungsfindung zu verbessern.
  • Integration der kontinuierlichen Verbesserung in die Prozesse des Anfragenmanagements, damit diese nicht mit der Zeit an Effektivität und Effizienz verlieren.

7. Einbeziehung der Kapazitätsplanung in den Ressourcenmanagementprozess

Ein weiterer Vorteil der Rationalisierung des Anfragenmanagements hängt direkt mit diesem anderen Trend des Projektportfoliomanagements zusammen. Durch die Rationalisierung und Zentralisierung dieses Prozesses erhalten Sie einen vollständigen Überblick über alle eingehenden Anfragen, was die Kapazitätsplanung erleichtert.

Wie Sie vielleicht bereits wissen, geht es bei der Kapazitätsplanung darum, die Ressourcen und Fähigkeiten zu prognostizieren, die erforderlich sind, um die gesamte Nachfrage in einem bestimmten Zeitraum zu decken. Ein solider Kapazitätsplanungsprozess wird Ihnen daher helfen, die richtigen Ressourcen für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens bereitzustellen.

Nutzen Sie die Analyse von Was-wäre-wenn-Szenarien, um das Beste aus der Kapazitätsplanung herauszuholen. Wenn dieser Prozess erst einmal optimiert ist, können sich Ihre Teams auf die Projekte und Initiativen konzentrieren, die wirklich Mehrwert schaffen. Sie erkennen so frühzeitig Ressourcenlücken im Unternehmen und können Ressourcenengpässe auf diese Weise minimieren.

8. Kostenoptimierung und Wertrealisierung

Die Priorisierung von Projekten ist einer der wichtigsten PMO-Prozesse. Die Zahl der Projekte und Initiativen, die ein Unternehmen zu verwalten hat, nimmt zu, und die Ressourcen werden immer knapper.

Viele dieser Initiativen sind für das Unternehmen auch oft irrelevant. Daher ist es wichtig, die richtigen Entscheidungen zu treffen, um nicht nur die Initiativen zu priorisieren, die wirklich zur Erreichung der strategischen Ziele beitragen, sondern auch zu verhindern, dass das Unternehmen unnötige Kosten verursacht. Dies kann z. B. passieren, wenn es Ressourcen für Aufgaben einsetzt, die keinen Mehrwert für das Unternehmen bringen.

Die Bewertung von Projekten und Programmen auf der Grundlage ihres Nutzens für das Unternehmen gewährleistet, dass Aspekte wie Finanzmanagement, Ressourcenmanagement oder Risikomanagement mit den strategischen Zielen in Einklang gebracht werden. Kurz gesagt, es sollte ein Lean-Portfoliomanagementmodell angewandt werden, das das PMO dazu veranlasst, stets die Wertlieferung im Auge zu behalten.

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9. Nutzung von Datenanalysen für eine bessere Entscheidungsfindung

Die vollständige Transparenz und Kontrolle über Projekt- und Produktportfolios wird aufgrund der enormen Datenmengen immer schwieriger. Außerdem kann es zeitraubend sein, wenn Sie das PPM Ihres Unternehmens immer noch mit Tabellenkalkulationen verwalten.

Der Einsatz von Tools zur Echtzeit-Datenanalyse ermöglicht es Ihnen, geschäftsrelevante Entscheidungen sehr schnell zu treffen und auf Änderungen in der strategischen Planung und im Projektportfoliomanagement effizient zu reagieren. Denn die Integration von Datenanalyse und Business Intelligence bringt Ihrem Unternehmen nur Vorteile, darunter zum Beispiel:
  • Echtzeit-Transparenz: Sie erhalten Echtzeit-Informationen über den Status aller Projekte und Programme. So können Sie fundierte Entscheidungen zu Themen wie Ressourcenmanagement, Risikomanagement oder Projektpriorisierung treffen.
  • Frühzeitige Erkennung von Problemen: Durch die Überwachung der Daten Ihres Projektportfolios in Echtzeit sind Sie in der Lage, Probleme, die die Leistung von Schlüsselprojekten oder die finanzielle Gesundheit des Unternehmens gefährden könnten, rechtzeitig zu erkennen.
  • Bessere Ausrichtung auf strategische Ziele: Die Datenanalyse liefert Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um Ihre Entscheidungen mit Echtzeitdaten zu untermauern.

10. Integration von PPM-Tools in Unternehmenssysteme

Es ist sinnlos zu versuchen, all diese Trends im Projektportfoliomanagement zu implementieren, wenn Sie dann alle Informationen auf verschiedenen Anwendungen aufgeteilt haben. Viele Unternehmen verwenden immer noch mehrere Systeme zur Erfassung und Verwaltung ihrer Projektportfolios. Die Verwaltung all dieser Informationen ist an sich schon komplex, aber stellen Sie sich vor, Sie müssten dies mit Lösungen tun, die nicht miteinander integriert sind. Das kann nur im Chaos enden, nicht wahr?

Je mehr Anwendungen und Funktionen Sie in das PPM-Tool integrieren können, das Sie für das Projekt- und Produktportfoliomanagement verwenden, desto besser. Das Tracking sowie die Aufzeichnung von Informationen wird nicht nur einfacher, sondern Sie erhöhen auch Ihre Produktivität, da Sie nicht mehr so viel Zeit mit der manuellen Dateneingabe verschwenden. Auf diese Weise wird sich auch Ihr Entscheidungsprozess und die Transparenz aller Projekte und Initiativen, an denen Sie arbeiten, verbessern.

Schlussfolgerung

Da sich die Ziele Ihres Unternehmens ändern, werden im Laufe der Zeit neue Arbeitsmethoden und neue Trends im Bereich des Portfoliomanagements auftauchen. Damit Ihr Unternehmen auf dem Markt wettbewerbsfähig bleibt, dürfen Sie diese nicht ignorieren.

Die termin- und budgetgerechte Fertigstellung von Projekten und Programmen ist nicht mehr der einzige kritische Erfolgsfaktor im Projektportfoliomanagement. Der Schlüssel liegt nun darin, die Ausführung mit der Strategie zu verbinden und die Prozesse, Tools und Wissensgrundlagen zu schaffen, die Wertlieferung sowie kontinuierliche Verbesserung gewährleisten.

Kurz gesagt: Es kommt nicht darauf an, alle Trends zu kennen oder sie alle gleichzeitig anzuwenden. Je nach Art Ihres Unternehmens sollten Sie abwägen, welche dieser Trends Ihnen positive Ergebnisse in Ihrem täglichen Geschäft bringen werden. Natürlich sollten die Tools, die Sie verwenden, flexibel und anpassungsfähig genug sein, damit Sie diese neuen Trends umsetzen können.

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