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Lean Budgeting para carteras Agile: la guía definitiva

¿Cansado de gastar horas y horas gestionando los presupuestos de las carteras de proyectos y productos en las hojas de cálculo de Excel de siempre? Te entendemos. Y es que no sólo se trata de una tarea frustrante, sino que, en el dinámico panorama empresarial actual, este método de Gestión Presupuestaria ha quedado ya obsoleto.

Y tú, que llevas años y años gestionando las finanzas de los proyectos de la misma forma, te preguntarás: ¿pero hay otra manera? ¿Existe un enfoque de gestión presupuestaria flexible, orientado al valor, y adaptado al ritmo frenético de tu organización y del mercado? En este post, descubrirás que es el Lean Budgeting, y cómo su enfoque basado en la gestión Lean de Portfolios Lean capacita a los equipos, fomenta la agilidad e impulsa los resultados.

Suena interesante, ¿verdad? Si quieres transformar los procesos de asignación y gestión presupuestaria de las carteras de tu organización, sigue leyendo.

¿Qué es el Lean budgeting

Ya sabes lo que conlleva gestionar proyectos y programas con metodologías Agile. Son iniciativas en las que los cambios en los requerimientos y el alcance son la norma habitual. Y su foco en la satisfacción de las necesidades del cliente hace necesario que los equipos aporten un valor ‘tangible’ en el menor tiempo posible.

Ante esta realidad, se requiere un nuevo enfoque a la hora de asignar y gestionar los presupuestos de los productos. Ya no basta con asignar un presupuesto fijo al inicio de cada iniciativa, el cuál apenas presentará variaciones. Los ciclos de vida de los productos son más dinámicos que nunca porque clientes y usuarios están presentes en el proceso. Y, en función de su feedback, el alcance puede cambiar, o hay que añadir o modificar funcionalidades para que el cliente quede plenamente satisfecho con el producto del producto o servicio final.

Lean Budgeting enfatiza la importancia de dividir los presupuestos en incrementos más pequeños

Los ciclos de vida de los proyectos son ahora flujos de trabajo vivos y dinámicos. Y ésta es precisamente la esencia del Lean Budgeting. Es un enfoque de Gestión Presupuestaria en el que se busca maximizar el valor real aportado a los clientes mediante la eliminación de los gastos superfluos. ¿Cómo? Liberando las partidas presupuestarias en partes más pequeñas (también llamados Horizon en SAFe) a lo largo de los flujos de valor de la organización. Esto permite hacer ajustes en función del feedback y mantener así a todos los equipos centrados en desarrollar las funcionalidades que realmente aportan valor.

Beneficios de Lean Budgeting

Lean Budgeting, por tanto, no se limita únicamente a ajustar la asignación de fondos en las carteras de productos. Supone un cambio radical en la forma de gestionar los presupuestos que permite a los equipos tomar decisiones informadas y a optimizar los resultados en entornos de trabajo acelerados.

Éstos son los principales beneficios de Lean Budgeting:

Mayor agilidad: tu organización podrá responder con rapidez a los cambios del mercado y a las demandas de los clientes.
Menor despilfarro: utilizarás los fondos de manera más eficiente, y minimizarás los gastos innecesarios y los sobrecostes.
Foco en la entrega de valor: Lean Budgeting se centra en los flujos de valor de la organización, por lo que las inversiones se destinarán a aquellas actividades que generen el mayor impacto.
Empoderamiento de los equipos: tus equipos tendrán más autonomía para tomar decisiones y optimizar así los resultados de los productos y servicios en los que estén trabajando.
Innovación sostenible: con el Lean Budgeting se fomenta una cultura de la mejora continua que impulsará tus esfuerzos a largo plazo en investigación y en I+D.

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Componentes de los Lean Budget

Para dominar Lean Budgeting, es crucial familiarizarse con sus componentes. Estos elementos interconectados forman la base de una gestión financiera ágil y efectiva, adaptada a las necesidades del mercado actual.

Presupuestación basada en el valor

Este es el eje sobre el que se sustenta todo el proceso de Lean Budgeting. Consiste en evaluar cada gasto cuidadosamente para así asegurarte de que cada iniciativa o tarea contribuye a la entrega de valor a los clientes. ¿El objetivo? Asegurarte de que se priorizan aquellos productos o funcionalidades que vayan a tener un impacto positivo en los resultados empresariales y, por encima de todo, en la experiencia y la satisfacción de tus clientes.

Para asignar presupuestos en función del valor, aquí te doy 3 consejos:

Mapea los flujos de valor de tu organización para así identificar y eliminar aquellas actividades que no añadan valor, y así poder enfocarte en los procesos que realmente aportan beneficio.
Utiliza técnicas de priorización, como el análisis coste-beneficio o modelos de puntuación, para ayudar a los equipos de producto a evaluar las iniciativas en función del valor que puedan aportar.
Haz de manera periódica encuestas a los clientes para asegurarte que tus decisiones relacionadas con la asignación de presupuestos se ajusten a sus necesidades y expectativas cambiantes.

Financiación incremental

Lean Budgeting adopta un enfoque de financiación incremental, en el cual se liberan fondos por fases a medida que avanzan los proyectos y productos. Como ves, se trata de un enfoque totalmente diferente al de la asignación de fondos tradicional al principio de cada iniciativa, y funciona así:

A cada fase del proyecto, producto e inclusive cada funcionalidad le has de asignar un presupuesto en función de su alcance y de los entregables.
Las decisiones de financiación debes tomarlas en función del cumplimiento de los hitos y tras demostrar con datos el valor del proyecto, producto o de la funcionalidad en la que se vaya a trabajar.
Debes hacer seguimiento del progreso de cada iniciativa para así poder hacer ajustes en la asignación de fondos cuando sea necesario.

Este enfoque incremental te va a suponer muchos beneficios a la hora de gestionar los presupuestos de tus carteras de productos. Por ejemplo:

Reduces al mínimo los riesgos por posibles sobrecostes o fracasos de los proyectos, ya que los fondos los irás liberando en función a cómo avance cada iniciativa.
Tu organización ganará flexibilidad para ajustar las asignaciones de fondos a las prioridades cambiantes o a las necesidades emergentes.

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Asignación de recursos adaptativa

Otro de los elementos diferenciadores de Lean Budgeting es la forma en que se asignan los recursos. En vez de ser planificados al principio y de no modificarse apenas esa planificación a lo largo de todo el ciclo de vida de los productos, aquí se adopta un enfoque flexible y adaptativo para la asignación de recursos.

Imagina este escenario: tu equipo está trabajando en un nuevo producto. Y, tras 2 meses de trabajo, descubres una nueva oportunidad de mercado que hace que el alcance de ese nuevo producto deba cambiar, y requieras para ello recursos adicionales. Con este enfoque adaptativo para la asignación de recursos, podrás solicitar y recibir la ayuda que necesitan sin que se vea comprometido el desempeño de tu organización. Además, os permitirá:

Reaccionar rápidamente ante la evolución de los requerimientos de los proyectos o ante las oportunidades que surjan.
Transferir los recursos a las áreas donde vayan a tener un mayor impacto, y garantizar así que no se infrautilicen o desperdicien.

Lean Budgeting permite a las organizaciones adaptarse a las necesidades y prioridades cambiantes

Planificación progresiva

Muchas organizaciones, a la hora de elaborar los presupuestos, adoptan un enfoque por el cual se planifica el presupuesto para todo el año, sin que se modifique en todo ese tiempo. Con Lean Budgeting, en cambio, tienes que planificar el presupuesto en ciclos cortos para así poder:

Hacer ajustes a medida que dispones de más información o que cambien las prioridades.
Centrarte en las tareas o funcionalidades más urgentes sin perder de vista el alcance y la visión global del producto o servicio.
Identificar y solucionar con antelación los problemas que surjan antes de que éstos vayan a más.

Colaboración interdisciplinar

Por lo que te hemos explicado hasta ahora, seguro que piensas que Lean Budgeting es únicamente una nueva forma de gestionar las finanzas de una organización. Pero es mucho más que eso. Adoptar este nuevo enfoque te supondrá liderar un cambio cultural en el que la colaboración interdisciplinar debe ser clave.

Si en tu organización hay silos, las decisiones presupuestarias se toman sin considerar los puntos de vista de todos los equipos que participarán directa o indirectamente en el trabajo. En cambio, si pones en marcha procesos de Lean Budgeting, ayudarás a fomentar la colaboración interfuncional a lo largo de todo el proceso de asignación de fondos.

Con Lean Budgeting, todos los stakeholders de tu organización (equipo de producto, marketing, ventas, etc.) tendrán una visión conjunta del presupuesto y de sus implicaciones en el trabajo que deben realizar. Así, los equipos se responsabilizarán de forma conjunta del presupuesto, y fomentarás un sentimiento de responsabilidad compartida para alcanzar los objetivos financieros y empresariales globales.

Lean Budgeting no es solo una nueva forma de gestionar presupuestos, es un cambio cultural

Informes financieros transparentes

Al hilo de lo comentado en el punto anterior, la transparencia es fundamental en el proceso de Lean Budgeting. Todo el mundo, desde ejecutivos a los miembros de los equipos de producto, debe tener acceso a la información financiera en tiempo real.

Para ello, debes programar informes financieros para reportar de manera periódica a cada stakeholder sobre la salud de las carteras de productos. Son informes que deben ser fácilmente comprensibles, han de destacar los puntos fuertes y las áreas susceptibles de mejora, y han de estar acompañados de recursos visuales para facilitar la comprensión de los mismos.

Además, debes disponer de canales de comunicación por los cuales se puedan consultar las decisiones presupuestarias, y permitir que los stakeholders puedan aportar sus comentarios y opiniones y facilitar así un entendimiento común.

Mejora continua

Por último, Lean Budgeting no es un conjunto inamovible de reglas y procesos. Al igual que sucede con la metodología Lean, está sujeto a un estricto proceso de mejora continua en el que los equipos deben evaluar y optimizar regularmente sus procesos de presupuestación, y buscar así formas de mejorar la eficiencia y la entrega continua de valor.

Puedes impulsar los procesos de mejora continua en tu organización de muy diversas formas:

Aprendiendo de proyectos pasados, identificando áreas de mejora y así evitar repetir errores y optimizar el enfoque de futuras iniciativas.
Explora nuevas fórmulas y herramientas para la asignación de presupuestos para que así tus equipos estén a la vanguardia de las mejores prácticas y maximizar su impacto.
Pon el feedback de los clientes en el centro de todos tus procesos de Lean Budgeting para que la Gestión Presupuestaria esté siempre alineada con sus necesidades y expectativas.

Lean Budgeting es un proceso de mejora continua que requiere colaboración y adaptación constantes

La importancia de establecer ‘Lean Budget Guardrails’

Como ves, Lean Budgeting es un proceso de Gestión Financiera mucho más flexible que los métodos tradicionales de financiación. Sin embargo, esta flexibilidad no implica que no deban establecerse límites y directrices para que el proceso sea efectivo.

Éstas directrices, también conocidas en la metodología SAFe como Lean Budgeting Guardrails, serán tu referencia para evitar el uso indebido o la interpretación errónea de los principios de Lean Budgeting y Lean Portfolio Management.

Objetivos de los ‘Lean Budget Guardrails’

Los Lean Budgeting Guardrails no sirven a un único propósito en particular, sino que tienen varios propósitos:

Ayudan a que te asegures de que las decisiones presupuestarias se centren en aportar valor a los clientes y a evitar que se malgasten recursos en actividades que carecen de impacto.
Fomentar la transparencia en todo el proceso presupuestario, y ayudar a que todas las partes interesadas comprendan los fundamentos de las decisiones y a que tengan acceso a la información financiera relevante.
Definen claramente los roles y responsabilidades dentro del proceso presupuestario.
Ayudan a evitar sobrecostes, fijando límites de gasto y procedimientos claros para solicitar fondos adicionales.

Tipos de ‘Lean Budget guardrails’

Por tanto, los Lean Budget Guardrails son directrices que te ayudarán a seguir el rumbo y evitar posibles escollos financieros durante el camino. Los podemos clasificar en 4 categorías:

Orienta las inversiones por Horizon: debes diversificar las inversiones entre las necesidades a corto plazo, los nuevos desarrollos, y las oportunidades a largo plazo. Esto garantizará que tus carteras de productos sigan siendo innovadoras a lo largo del tiempo.
Equilibra la capacidad: no te obsesiones únicamente en las nuevas funcionalidades. Asigna recursos también para mantenimiento y mejoras técnicas. Esto hará que vuestra operativa sea eficiente.
Aprobación de las iniciativas más relevantes: las decisiones importantes requieren de especial atención. Mientras que los proyectos más pequeños pueden ser aprobados siguiendo los propios procesos de gobernanza del Value Stream al que pertenecen, las iniciativas grandes deben ser aprobadas por los ejecutivos de la organización para asegurarte de que se alinean con la estrategia y se minimizan los riesgos.
Compromiso continuo de los Business Owners: debes involucrar a los líderes de la empresa en todos los procesos de asignación de presupuestos. Esto ayudará a priorizar lo que más importa y mantener a todo el mundo centrado en aportar valor.

Estrategias para llevar a la práctica el Lean Budgeting en tus Portfolios Agile

Para implementar Lean Budgeting de manera efectiva en tus portfolios Agile, es esencial seguir algunas buenas prácticas que asegurarán una transición suave y exitosa. Aquí te enseño las dos más importantes.

Cambiar la mentalidad tradicional

Un cambio de enfoque a la hora de asignar y gestionar presupuestos como el que se propone en Lean Budgeting va a requerir un cambio radical de mentalidad en tus equipos. Esto puede resultar extremadamente difícil para organizaciones acostumbradas a trabajar con los mismos procesos durante años y a una mentalidad de trabajar en silo.

Para abordar este reto, te recomiendo que sigas estas buenas prácticas:

Fomenta en tu organización una cultura de entrega de valor continua a los clientes en la que las decisiones presupuestarias con los objetivos estratégicos.
Promueve debates abiertos sobre las prácticas presupuestarias, abordar los problemas y fomentar la participación de todos los stakeholders.
Ofrece formación y apoyo para ayudar a los empleados a comprender y adoptar los principios de Lean Budgeting.

Establecer métricas de valor claras

En el marco del Lean Budgeting, es fundamental medir y evaluar con precisión el valor de los proyectos e iniciativas para tomar decisiones presupuestarias con fundamento. Sin embargo, definir y cuantificar ese valor puede resultar complicado, sobre todo en lo que respecta a los beneficios intangibles.

Para ayudarte a definir esos indicadores de rendimiento, prueba a seguir estos consejos:

Establece criterios claros y específicos (tanto cuantitativos como cualitativos) para evaluar el valor aportado por cada una de las iniciativas.
Involucra a todos los stakeholders (equipos, ejecutivos, clientes, etc.) en el proceso de evaluación del valor para así conocer el punto de vista de cada interesado.
Fija KPIs y métricas para medir y analizar el impacto de cada cartera de productos.

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Herramientas y técnicas para apoyar tu proceso de Lean Budgeting

Para que el Lean Budgeting sea efectivo, es imprescindible contar con las herramientas y técnicas adecuadas que faciliten el proceso y aseguren su éxito. Éstas son solo algunas de las que necesitas para sacar el máximo rendimiento de este proceso.

Mapeo de los flujos de valor: esta técnica te ayudará a identificar y eliminar aquellas actividades que no supongan un valor añadido, a agilizar procesos y, en definitiva, a optimizar la asignación de fondos.
Herramientas de previsión: estas soluciones permiten realizar previsiones y ajustes presupuestarios a medida que se dispone de nueva información. Son ideales para ajustar en tiempo real los presupuestos en función de las necesidades de cada iniciativa.
Plataformas de comunicación colaborativa: herramientas como Teams, Slack o Triskell Software te ayudarán a fomentar la colaboración y la comunicación entre equipos, stakeholders y los departamentos financieros. Así, todo el mundo estará alineado con las decisiones presupuestarias que se vayan tomando.
Software PPM: un software para la Gestión del Portfolio de Proyectos puede ayudarte a agilizar tus procesos de Lean Budgeting al facilitar la financiación de los flujos de valor, la Simulación de Escenarios, y el seguimiento de los costes en tiempo real.

Agilizando el Lean Budgeting con Triskell Software

Triskell Software es una plataforma integral para la gestión de proyectos, presupuestos y carteras, que facilita la planificación, el seguimiento financiero en tiempo real y la alineación con objetivos estratégicos. Triskell ofrece una amplia amalgama de funcionalidades con las que puedes agilizar y mejorar significativamente tu proceso de Lean Budgeting. Por ejemplo:

Gestión financiera centralizada: Triskell es mucho más que una herramienta para la gestión de proyectos y programas. Es una plataforma desde la que puedes gestionar los presupuestos, los datos financieros y toda la documentación relacionada con las carteras de proyectos y productos de cualquier corporación.
Informes presupuestarios en tiempo real: podrás hacer seguimiento en tiempo real de las asignaciones presupuestarias y de los gastos. Te ayuda a detectar con antelación desviaciones en los presupuestos y a tomar medidas correctivas con rapidez.
Planificación y simulación de Escenarios: gracias a esta funcionalidad, podrás modelar diferentes resultados financieros, anticipar necesidades presupuestarias futuras, y detectar problemas con antelación.

Alineación con los objetivos estratégicos: Triskell te ayudará a enfocarte en la entrega de valor ya que puedes alinear tus procesos de Gestión Financiera con los objetivos generales de la organización.
Automatización de flujos de trabajo: automatiza con unos pocos clics tareas como la aprobación, revisión o el seguimiento de los presupuestos de cada proyecto, programa o portfolio.
Registro de auditoría: Triskell guarda un registro histórico de auditoría exhaustivo de todos los cambios presupuestarios. Es una plataforma con la que podrás cumplir los requisitos reglamentarios y las normas de auditoría internas o externas de tu organización.
Integraciones con otros sistemas: podrás integrar Triskell con otras aplicaciones que ya uséis internamente en la empresa, como ERPs, sistemas de contabilidad, Jira o el CRM.

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Conclusión

En resumen, Lean Budgeting no es sólo un simple enfoque presupuestario, sino un cambio cultural que empodera a los equipos, fomenta la agilidad e impulsa la creación de valor. Al adoptar sus principios básicos y superar sus retos, las organizaciones pueden adoptar un enfoque dinámico de la gestión financiera que las mantenga a la vanguardia en el frenético entorno empresarial actual.

Así pues, deshazte de las hojas de cálculo de Excel y la presupuestación basada en proyectos. Abraza la flexibilidad de Lean Budgeting y haz que tus presupuestos trabajen para ti, y no al revés.

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FAQs sobre Lean Budgeting

¿Cómo garantiza Lean Budgeting la rendición de cuentas y previene el sobrepresupuesto?

Lean Budgeting emplea un conjunto de directrices conocidas como Lean Budget Guardrails para mantener la rendición de cuentas y el control sobre el gasto.

Estas directrices ayudan a asegurar que las decisiones presupuestarias se centren en entregar valor, mantienen la transparencia, definen claramente los roles y responsabilidades, y establecen límites para prevenir el sobrepresupuesto.

Los informes financieros regulares y el compromiso continuo con los propietarios del negocio también juegan un papel crítico en el monitoreo y la gestión efectiva de los gastos, reduciendo el riesgo de sobrecostos.

¿Es Lean Budgeting adecuado para todo tipo de organizaciones o proyectos?

Aunque Lean Budgeting es especialmente beneficioso para organizaciones que operan en entornos dinámicos y de ritmo rápido, como aquellas que siguen metodologías ágiles, puede adaptarse a varios tipos de organizaciones y proyectos.

La clave es asegurarse de que los principios de Lean Budgeting, como la financiación basada en el valor, la asignación incremental y la mejora continua, se alineen con los objetivos de la organización y los requisitos del proyecto.

Sin embargo, las organizaciones con entornos rígidos y altamente regulados pueden necesitar adaptar los principios de Lean Budgeting cuidadosamente para ajustarse a sus restricciones específicas.

Qué papel juega la tecnología en la implementación efectiva de Lean Budgeting?

Las herramientas y el software son esenciales para implementar Lean Budgeting de manera efectiva, ya que facilitan procesos clave como la mapeo de la cadena de valor, la previsión, el seguimiento financiero en tiempo real y la colaboración entre equipos.

Por ejemplo, el software de Gestión de Portafolios de Proyectos (PPM) puede ayudar a agilizar la gestión presupuestaria al automatizar flujos de trabajo, simular escenarios financieros y asegurar la alineación con los objetivos estratégicos.

Estas plataformas colaborativas, como Triskell Software, mejoran aún más la efectividad de Lean Budgeting al proporcionar informes presupuestarios en tiempo real, rastreos de auditoría e integraciones con otros sistemas empresariales.