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5 (+1) razones por las que debéis cambiar el software PPM

La gestión del portfolio de proyectos es una disciplina que está en constante evolución. En los últimos años, a raíz de la eclosión de las metodologías ágiles y las nuevas formas de trabajo que ha traído consigo la era digital, los cambios en la gestión del portfolio de la organización se han hecho mucho más evidentes.

Y, del mismo modo que la gestión del portfolio de vuestra organización ya no es igual a cómo era hace 10 – 15 años, los software PPM del mercado también deben cambiar. Son soluciones que tienen que renovarse, añadiendo nuevas funcionalidades para así cubrir los nuevos retos y necesidades de las empresas surgidos a raíz de este nuevo contexto.

Lamentablemente no todos los software PPM han sabido adaptarse de la misma forma a las nuevas tendencias y prácticas surgidas para la gestión de la cartera de proyectos. Y es muy probable que vuestra solución sea una de las muchas que se haya quedado anticuada para una gestión eficiente de la cartera de proyectos TI. ¿Quieres averiguarlo? Éstas son las razones por las que tu actual solución PPM ya se ha quedado anticuada y,debéis cambiarla lo antes posible.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Alinear la estrategia y la ejecución es una obligación para todas las organizaciones.
5 razones por las que debes renovar tu suite de herramientas PPM.
¿Cómo elegir el mejor software PPM?
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Alinear la estrategia y la ejecución es una obligación para todas las organizaciones

La era digital ha traído consigo muchos cambios en el día a día de muchas empresas. Y la gestión del portfolio no vive ajena a este contexto global. Tenemos unos mercados mucho más competitivos, con cada vez más competidores. Los consumidores son cada vez más exigentes, y demandan productos y servicios cada vez más innovadores y ajustados a sus necesidades.

Los ciclos de vida de los productos y servicios son, por tanto, cada vez más cortos. Esto obliga a las organizaciones a tener que satisfacer la demanda en sus mercados y a reformular sus objetivos estratégicos en plazos de tiempo cada vez más cortos.

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En este contexto, alinear la planificación de la estrategia con su ejecución es el gran reto para el éxito de las organizaciones. Muchas de ellas fracasan a la hora de alcanzar sus objetivos estratégicos por no disponer de los procesos y las herramientas adecuadas para adecuar su portfolio de proyectos o productos a las metas de la empresa. Esto provoca que se pierda el foco en cuestiones clave en la gestión del portfolio como la priorización de las iniciativas, la gestión de recursos, la gestión financiera o la gestión de riesgos. Y esto trae, como consecuencia, un portfolio no alineado con la planificación estratégica de la organización.

Lamentablemente, muchas de las herramientas PPM disponibles en el mercado no disponen de funcionalidades que permitan alinear el portfolio de TI con los objetivos de la organización en tiempo real. La ausencia de una visión estratégica en vuestra toma de decisiones a buen seguro ya ha tenido consecuencias en vuestra organización tales como:

Priorización inadecuada de proyectos de TI e iniciativas.
Asignación y gestión de recursos ineficiente.
Equipos no alineados o trabajando en silo.
Comunicación ineficiente y malentendidos entre los responsables de TI y los gestores de la organización.

Por tanto, para una gestión eficiente del portfolio de TI es necesario disponer de una solución que cubra también la gestión de la ejecución de la estrategia de la organización. Sólo así seréis capaces de responder desde vuestro departamento de TI a los retos estratégicos y de gobernanza que se os plantearán durante la gestión y ejecución de vuestro portfolio.

Muchas organizaciones no disponen de procesos y herramientas para alinear el portfolio con sus objetivos

5 razones por las que debes renovar tu suite de herramientas PPM

Y, llegados a este punto, seguramente te estés preguntando: ¿cómo puedo saber si ha llegado el momento de reemplazar la solución PPM que estamos usando en el departamento de TI? Si tenéis constancia de que vuestro departamento tiene problemas a la hora de alinearse con los objetivos estratégicos de la empresa, en vuestro día a día usando el software PPM detectaréis pistas que os indicarán que esa solución no cubre la gestión de la ejecución de la estrategia.

En concreto, son 5 los aspectos relativos al software PPM a los que tienes que prestar especial atención. Son los siguientes:

Vuestro PPM no responde a los nuevos retos estratégicos y de gobernanza de la organización.
La gestión adaptativa del portfolio no es escalable a nivel estratégico.
Vuestra gestión de recursos no cubre la planificación de la capacidad.
Rigidez a la hora de adoptar enfoques de gestión Híbridos.
Complejidad en la integración con otras herramientas de la organización.

Te explicamos con detalle cómo identificar cada una de ellas a continuación.

1. Vuestro PPM no responde a los nuevos retos estratégicos y de gobernanza de la organización

El contexto actual obliga a las organizaciones a disponer, a nivel de portfolio, de procesos y herramientas para poder acometer con un mínimo de garantías los retos estratégicos y de gobernanza que puedan surgir. Para no perder competitividad, las organizaciones pueden verse obligados a revisar y redefinir sus objetivos y visión estratégica cada 3 o 6 meses.

Las organizaciones deben redefinir sus objetivos y estrategia cada 3 o 6 meses

Para responder de manera eficiente y eficaz a estos cambios de rumbo de la organización, es necesario que te cerciores de que con la solución PPM podéis realizar las siguientes acciones:

Comunicar los objetivos de manera automatizada y en tiempo real a todos los stakeholders relevantes.
Puntuar iniciativas a nivel de proyecto, programa o portfolio en función de cuán relevantes sean para la entrega de valor y la consecución de los objetivos estratégicos de la organización.
Poder conectar cada entregable creado en el software PPM con los objetivos.
Planificar la capacidad de la organización y la asignación de recursos, y vincularlos a las distintas iniciativas en función del valor que van a entregar.

Por tanto, en este punto, para saber si el software PPM que usáis en la organización está capacitado para responder a los retos estratégicos y de gobernanza de la gestión del portfolio, debes hacerte las siguientes preguntas:

¿Están todos los equipos y stakeholders del departamento de TI informados acerca de los objetivos de la organización?
¿Podéis puntuar y priorizar los entregables de vuestro portfolio en la solución PPM?
¿Podéis llevar a cabo simulaciones de escenarios a nivel de portfolio para responder de manera más eficiente a los cambios de rumbo en la estrategia de la organización?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es no, entonces ya sabes que vuestro software PPM no cubre la planificación y gestión de la ejecución de la estrategia.

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2. La gestión adaptativa del portfolio no es escalable a nivel estratégico

La gestión del portfolio de proyectos ha experimentado muchos cambios a lo largo de los últimos 10 años. Anteriormente, la prioridad era completar los proyectos en los plazos y presupuestos acordados con los diferentes stakeholders de la organización, sin tener en cuenta variables que a día de hoy son indispensables para una eficiente gestión del portfolio, como por ejemplo:

La priorización de los proyectos en función del valor que aportan a la organización.
La planificación de la capacidad de la organización para acometer la demanda.
Revisar los presupuestos o los objetivos cada 3 o 6 meses.

A día de hoy, para una gestión eficiente del portfolio se recomienda un enfoque adaptativo del mismo. Esto implica la puesta en marcha de procesos y herramientas con los que vuestra PMO pueda adaptar sobre la marcha la gestión de recursos, el presupuesto o las prioridades del portfolio en función de los cambios en los objetivos estratégicos y la visión de la organización.

Muchos software PPM no tienen la capacidad de gestionar el portfolio de manera adaptativa

Muchas herramientas PPM no disponen de esta capacidad para gestionar el portfolio de manera adaptativa. ¿Cómo identificarlo? Debes hacerte las siguientes preguntas. Y si la respuesta a alguna de ellas es negativa, entonces tu solución PPM no está configurada para gestionar el portfolio de manera adaptativa.

¿Vuestro PPM permite vincular proyectos, programas y portfolios a los distintos objetivos de la organización?
¿Actualizar los ajustes en presupuestos, los costes o los recursos es una tarea que os consume mucho tiempo en la herramienta?
¿Podéis hacer realizar previsiones y análisis de escenarios con vuestra solución?

3. Vuestra gestión de recursos no cubre la planificación de la capacidad

Uno de los mayores retos a la hora de gestionar el portfolio es poder disponer de procesos y herramientas que permitan predecir y planificar a largo plazo la capacidad de los recursos de la organización.

La planificación de la capacidad supone ir un paso más allá de la gestión de recursos en el sentido más tradicional del término. Mientras que la gestión de recursos está más centrada en la asignación eficiente de recursos a corto plazo a nivel departamento o proyecto, la planificación de la capacidad se realiza a nivel de portfolio. Pone el foco en estudiar a fondo la demanda y la capacidad de la organización para:

Planificar a medio y largo plazo las necesidades de asignación de recursos.
Predecir a futuro la demanda y organizar la capacidad de la organización en consecuencia.
Identificar roles y perfiles que hacen falta en la organización.

Los beneficios que obtendréis con la planificación de la capacidad son innumerables: inversión de recursos en los proyectos que más valor proporcionan a la organización, mejor capacidad para gestionar los cambios en los objetivos de la organización, retención de talento, mayor productividad, etc Por tanto, para una gestión eficiente de los recursos de la organización, es necesario realizar una planificación de la capacidad. Y es necesario que tu software PPM disponga de funcionalidades para poder gestionar de manera eficiente ambas.

Para una gestión eficiente de los recursos se requiere una planificación de la capacidad

¿Cómo saber si vuestra solución está diseñada para la planificación de la capacidad? Debes hacerte las siguientes preguntas:

¿Podéis hacer simulaciones de escenarios y análisis What-if de la capacidad de la organización con vuestra solución PPM?
Tenéis listados vuestros recursos en función del rol y las habilidades que tienen?
¿Disponéis de procesos para reasignar recursos de manera ágil en función de las necesidades cambiantes del portfolio de la organización?

Si la respuesta a alguna de estas cuestiones es no, entonces vuestra solución PPM no cubre de manera eficiente la planificación de la capacidad.

4. Rigidez a la hora de adoptar enfoques de gestión Híbridos

La convivencia, dentro de una misma organización, de distintas metodologías de trabajo, ha hecho más compleja aún más si cabe la gestión del portfolio de proyectos.

Mientras que la gestión más tradicional del portfolio se basaba en la metodología Waterfall o de Cascada, donde la gestión de cada proyecto o programa se dividía se componía de un proceso lineal dividido en fases, la irrupción de las metodologías ágiles ha supuesto varios cambios trascendentales en la gestión del portfolio:

Muchos portfolios se gestionan ahora de manera iterativa, pudiendo pivotar a medida que los objetivos y los requerimientos de la organización evolucionan.
Cada vez más organizaciones están poniendo mayor foco en la gestión de productos en vez de los proyectos. Mientras que los proyectos están más centrados en el largo plazo y en completar los entregables en los plazos y presupuestos acordados, la gestión centrada en el producto pone mayor foco en la entrega continua de valor y en las necesidades de los clientes.

Cada vez más organizaciones se centran en la gestión de productos en vez de proyectos

No son enfoques opuestos, ambos pueden (y deben) convivir dentro de las organizaciones. Y el mayor reto, tanto para la gestión del portfolio de proyectos como para los software PPM del mercado, es poder habilitar los procesos y las tácticas adecuadas para implementar un modelo de gestión Híbrido del portfolio.

Sin embargo, no todos los software PPM tienen la misma flexibilidad a la hora de adoptar este enfoque de gestión híbrido. Y el motivo es que muchas de ellas fueron diseñadas teniendo sólo en cuenta el enfoque tradicional en Cascada para la gestión del portfolio. Para saber si vuestro PPM es el adecuado para adaptarse a este nuevo modelo de gestión híbrido, debes responder de manera afirmativa a las siguientes preguntas:

¿Vuestra solución dispone de diferentes vistas, como Kanban o Masterplan, para adaptaros a los diferentes marcos de trabajo de tu organización?
¿Tenéis visibilidad sobre el estado de los entregables encargados a los equipos de desarrollo o de TI que trabajan con metodologías Agile?
¿Disponéis en el software PPM de cuadros de mando y diagramas de Gantt interactivos que os permita tener visibilidad total del estado de cada una de las tareas e iniciativas del proyecto?
¿Es una herramienta flexible que permite pivotar con facilidad a la hora de priorizar y cambiar el estado de cada uno de las iniciativas de vuestro portfolio?

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5. Complejidad en la integración con otras herramientas de la organización

Ya sabrás que para una eficiente gestión del portfolio de proyectos es necesario que las herramientas que uséis puedan integrarse entre sí de manera ágil y sencilla. Poder integrar las herramientas con las que planificáis, gestionáis y ejecutáis el portfolio trae consigo muchas ventajas:

Permite tener una visión 360º del portfolio y todas sus iniciativas.
Puedes comunicar a los stakeholders de la organización el estado del portfolio en tiempo real.
Acabarás con los silos de la organización, pudiendo recoger todos los datos relevantes de vuestra cartera de proyectos en una única interfaz.

Disponer de un PPM en el que puedas integrar otras herramientas claves en diferentes aspectos de la gestión del portfolio es fundamental. El problema es que la mayoría de los PPM del mercado son especialmente complejos a la hora de integrarse con otros software que tengaís implementados a nivel interno en vuestra organización, lo que complica si cabe el poder gestionar la cartera de manera eficiente.

Muchos software PPM son complejos a la hora de integrarlos con otras herramientas

Debes asegurarte de que no afrontáis alguna de estas problemáticas con la solución PPM que tengáis implementada:

¿Habéis requerido de un equipo de desarrollo externo a la organización para poder integrar vuestro PPM con el resto de suite de herramientas de la organización?
¿Os ha sido imposible integrar el software PPM con algunas herramientas debido a la complejidad del proceso?

Cada vez más herramientas PPM están diseñadas para poder integrarse con otros software de manera ágil y sencilla, sin que haga falta la ayuda de un equipo de desarrollo externo o que tengas muchos conocimientos en codificación. Si no es vuestro caso, entonces es momento de cambiar vuestro software PPM

Bonus extra. Algunos proveedores de software ya no invierten en su solución

Y, de regalo, te damos una razón más por la que debes renovar el software PPM con el que gestionáis vuestro portfolio de proyectos. Y es que, por si no lo sabías, muchos de los proveedores de software especializados en el mercado de los PPM ya no invierten más dinero en su solución.

Es un asunto especialmente delicado, ya que muchos de estos proveedores de software no hablan sobre ello. Y te puedes llevar una desagradable sorpresa en caso de que adquieras una de estas soluciones y descubras que no vas a recibir el soporte que tu y tu organización merecéis.

Muchos proveedores de software PPM ya no invierten en sus soluciones

Esta falta de inversión se puede manifestar de diversas formas. Aquí te enumeramos las más comunes. Y, si te identificas con algunas de ellas, entonces tendrás que sopesar muy seriamente la posibilidad de adquirir un nuevo software PPM:

No se lanzan nuevas versiones de la solución, lo que puede provocar que algunas de sus funcionalidades dejen de funcionar a medida que, por ejemplo, el sistema operativo de vuestra organización recibe nuevas actualizaciones o parches de seguridad.
El proveedor no innova con nuevas funcionalidades del software, lo que a la larga provocará que se quede anticuado a medida que tengáis que afrontar nuevos retos en la gestión y gobernanza del portfolio de proyectos de la organización.
Una interfaz nada amigable: los estándares de diseño y usabilidad están en constante evolución. No invertir en estos elementos hará que la interfaz sea poco intuitiva, lo que provocará cierto rechazo a la hora de usar el software en comparación con otras herramientas que sí tengan una mejor usabilidad.
No se presta soporte técnico a esa solución. Os podéis ver con incidencias como caídas en el servidor de la solución, o fallos técnicos en sus funcionalidades, que tarden mucho más tiempo de lo normal en resolverse por esta problemática.

¿Cómo elegir el mejor software PPM?

Y llegados a este punto, seguramente te estarás haciendo esta pregunta: ¿cuál es el software PPM que mejor se ajusta a las necesidades de mi organización? Como has visto en este post, son muchos los condicionantes que pueden lastrar vuestra experiencia de usuario con la solución que elijáis, así que no es una decisión que pueda tomarse a la ligera.

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A la hora de decantarse por un software PPM u otro, es importante que sigáis un proceso que os sirva a definir el tipo de solución que necesitáis y las funcionalidades que ésta debe incluir. Desde Triskell Software os recomendamos que llevéis a cabo, como mínimo, estas 4 acciones para tomar la decisión más adecuada:

Evalúa vuestra situación. ¿Cuál es el grado de madurez de los procesos que tenéis en la organización? ¿Cómo de extenso es el volúmen de datos que generan en la organización a la hora de gestionar el portfolio? En función de la complejidad de vuestros procesos y de la madurez de los mismos, es probable que debáis decantaros por un tipo de solución u otra.
Problemas y puntos críticos a resolver. ¿Qué aspectos de la gestión del portfolio no ha sido capaz de resolver vuestro software PPM? Debes listar aquellas cuestiones de la gestión del portfolio de proyectos que vuestra solución no ha sido capaz de solucionar.
Analiza a fondo el mercado PPM. Cuando investigues por Internet verás que hay muchas soluciones PPM disponibles. Es importante que conozcas bien el mercado, que analices informes como los de Gartner y Forrester, y que analices a fondo las características de cada proveedor de software y los productos y funcionalidades que cada uno ofrece.
Lista las soluciones con aquellas funcionalidades que se ajusten a tus necesidades: Al final verás que, teniendo claras las necesidades de la organización y conociendo al detalle las distintas soluciones del mercado, la decisión final girará en torno a un grupo muy reducido de software PPM.

En este post, “Cómo elegir el software PPM más adecuado para vuestro departamento de TI”, te damos estos y otros pasos a seguir para ayudarte a elegir la solución que más se ajusta a las necesidades de tu organización.

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