CASO DE ESTUDIO
ARVAL España elige Triskell Software como solución PPM para su PMO
Con un tiempo de implementación récord, la oficina de Gestión de Proyectos de Arval España ha adoptado Triskell como herramienta de gestión en sustitución de Excel.
Para muchas organizaciones, el proceso de cambiar una herramienta como Microsoft Excel a soluciones PPM para la gestión del portfolio de proyectos es realmente arduo. Son muchas las barreras y resistencias al cambio a las que hay que vencer para que su implementación sea un éxito. La PMO de Arval en España dio este paso en enero de 2020, y gracias a Triskell Software sus Project Managers tienen la gestión de portfolio de proyectos bajo control.
Arval es una de las empresas más importantes a nivel mundial en la industria de alquiler de servicios y movilidad. Pertenece en su totalidad a la entidad BNP Paribas, y cuenta con una plantilla de alrededor de 7.000 empleados, repartidos entre los más de 50 países en los que esta empresa tiene presencia.
Contexto
Arval se encuentra en pleno proceso de evolución de su modelo de negocio mediante la ampliación y diversificación de su cartera de productos y servicios. Además de proyectar aumentar su flota de vehículos en 2 millones, quiere ampliar su gama de productos y servicios en los próximos años, incluyendo el alquiler de bicicletas eléctricas, Car Sharing y soluciones de micromovilidad, o el desarrollo de aplicaciones MaaS.
En este contexto de cambio, Aaron García, responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos de Arval en España, nos explica como la gestión del portfolio de proyectos dentro de la organización debía evolucionar a la par que el modelo de negocio y adaptarse a los nuevos tiempos de gestión. Y eso pasaba por adaptar una solución PPM para sustituir a Excel, tal y como él mismo rememora: “El portfolio lo gestionabámos con Microsoft Excel. Allí una única persona recopilaba toda la información de los diferentes jefes de proyecto”.
El portfolio lo gestionábamos con Excel. Una sola persona recopilaba toda la información
¿Por qué Triskell Software?
Un modo de gestión manual que traía consigo un escaso control de los recursos y los cambios que pudieran surgir en el portfolio. De ahí que, cuando a Aaron García le encomendaron poner en marcha la PMO de Arval en España, tuvo claro desde el primer momento que necesitaban un software PPM como Triskell Software. Así lo explica: “Lo que marcó la diferencia para decantarnos por Triskell fue el gran potencial que tiene la herramienta”.
Y añade: “Vimos la flexibilidad de la solución y cómo se adapta a los procesos de la compañía de manera ágil y sencilla”. Y es que, teniendo en cuenta el contexto en el que se encontraba Arval en ese momento, con la PMO recién puesta en marcha y dando sus primeros pasos, Aaron recalca de Triskell que “cumplía con las necesidades iniciales que teníamos en la PMO”. Necesidades que, a medida que se consolidara la PMO, irían evolucionando, siendo la adaptabilidad y la flexibilidad comentada por Aaron el elemento clave para decantarse por la solución PPM de Triskell.
La flexibilidad de Triskell se adapta de manera ágil y sencilla a los procesos de Arval
Implementación
Y esa flexibilidad, más “el trato cercano y eficiente tanto de los equipos técnicos y comerciales”, tal y como Aaron reconoce, hicieron que la implementación de la solución de Triskell en la PMO de Arval en España fuera realmente rápida: 3 semanas.
Aun así, no fueron pocos los obstáculos y retos que desde la organización tuvieron que afrontar durante el proceso de implementación de Triskell. La PMO llevaba en funcionamiento unos pocos meses en una empresa acostumbrada a utilizar Microsoft Excel como herramienta de gestión. Por ello, y en paralelo a la integración de Triskell, desde Arval España se llevaron a cabo cambios en sus procesos internos de gestión para facilitar su implementación.
Aaron García lo explica así: “Tuvimos que realizar cambios en la definición de los procesos puesto que partíamos de un uso de Excel bastante descontrolado”. Aun así, el resultado de la implementación fue “muy satisfactorio gracias a la flexibilidad a la hora de configurar Triskell y poder dar así respuesta a los diferentes requerimientos de gestión que se planteaban desde la PMO”, asegura Aaron.
“Triskell da respuesta a todos los requerimientos de gestión que se plantean a la PMO
Resultados
Cuando desde la PMO de Arval España se propusieron implementar la solución PPM de Triskell como herramienta de gestión del portfolio de proyectos, lo hicieron con una serie de objetivos en mente:
- Disponer de una solución que diera respuesta a la gestión del Portfolio de Proyectos. Y, en función de los requerimientos que se plantearan a la PMO, poder administrar varios portfolios desde la propia herramienta.
- Poder gestionar de manera eficiente y flexible cuestiones como presupuestos, costes y riesgos de la cartera de proyectos con cuadros de mandos e indicadores adaptables a las necesidades de la organización.
- Centralizar la gestión del portfolio de proyectos en un sistema en la nube que cumpliera con todas las políticas de seguridad de Arval España y BNP Paribas.
- Cambiar la gestión manual del portfolio, la cual se hacía antes a través de Excel, a una solución en la que la generación automática de informes sea una de sus funcionalidades fuertes.
Año y medio después de la implementación de Triskell Software en Arval, Aaron García hace balance y sus conclusiones son más que positivas: “ahora contamos con un sistema de gestión donde cada responsable tiene acceso a sus proyectos, y puede gestionarlos de forma autónoma, contribuyendo así a la continua actualización del cuadro de mandos del portfolio de proyectos de la organización”.
Gracias a Triskell hemos automatizado procesos y ahorrado en tiempos de gestión
Triskell Software dispone de todas las funcionalidades necesarias para una gestión eficaz del portfolio de proyectos de cualquier organización. Y su implementación ha ayudado a Aaron García y a su equipo a trabajar de manera más eficiente: “gracias a Triskell hemos sido capaces de automatizar procesos y de ahorrar tiempo de gestión”, concluye.
Valoración final
Gracias a la exitosa implementación de Triskell Software, la PMO de Arval España ha conseguido una gestión más eficiente y organizada de su portfolio de proyectos, alineandolo con la planificación estratégica de la organización. La flexibilidad y las posibilidades de escalado de la aplicación la convierten en una herramienta idónea tanto para una PMO como para Gestores de Proyectos y los responsables de TI de cualquier organización.
Solicita una demo de Triskell Software
¿Desea obtener más información? Solicita una demo gratuita de Triskell Software y descubrirás el software PPM que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa.
