10 avantages du capacity planning pour les moyennes et grandes entreprises

Benefits of Capacity Planning

Rencontrez-vous des difficultés pour faire face à une demande entrante considérable ? Tenez-vous compte des objectifs de votre société lors de la hiérarchisation des projets et de l’affectation des ressources ? Vos équipes souffrent-elles d’une surcharge de travail qui se traduit par une faible rétention du personnel ?

Chaque jour, de nombreuses organisations rencontrent des problèmes similaires. Et tous ces problèmes ont la même solution : instaurer des processus de capacity planning. Dans cet article, découvrez les 10 principaux avantages du capacity planning pour les moyennes et grandes entreprises.

Définition du capacity planning

Avant d’explorer en détail les avantages du capacity planning, commençons par définir ce terme. Souvent conservé en anglais, il se traduit par gestion du plan capacitaire. Cependant, on parle plus couramment de planification ou de gestion de la capacité.

Le capacity planning se définit comme un processus reposant sur l’amélioration continue. Il permet aux sociétés de déterminer si elles disposent des ressources et compétences nécessaires pour :

  • répondre à toute la demande entrante sur une période donnée et.
  • à partir de ces estimations, allouer leurs capacités à différents projets et initiatives en fonction des priorités organisationnelles.

Une mise en œuvre réussie de ce processus apportera d’innombrables avantages à votre organisation. Pour aller plus loin, consultez notre article sur le capacity planning, essentiel aux performances de votre société. Vous en apprendrez davantage sur la planification de la capacité, sa mise en œuvre et les bonnes pratiques.

Avantages du capacity planning pour les moyennes et grandes entreprises

Ces temps-ci, les moyennes et grandes entreprises constatent une augmentation de la demande en provenance de leurs clients et utilisateurs. Sur un marché du travail toujours plus concurrentiel, il peut être difficile d’acquérir les ressources nécessaires pour y répondre. C’est pourquoi la réussite de votre société passe forcément par l’instauration de processus de capacity planning.

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D’après les organisations qui l’adoptent, ce processus renforce leur efficacité et leur compétitivité sur leurs marchés respectifs. Elles constatent notamment une amélioration significative de la qualité de leurs produits et services. Par conséquent, le niveau de satisfaction de leurs employés augmente, de même que celui de leurs clients.

Mais ce n’est pas tout ! Au total, nous avons identifié 10 avantages de la planification de la capacité pour votre entreprise. Voyons en quoi ils consistent.

1. Allouez les ressources de façon stratégique

À combien de projets stratégiques avez-vous dû renoncer parce que votre société ne disposait pas des ressources adéquates ? Combien de fois avez-vous dilapidé vos ressources les plus précieuses dans des projets peu pertinents ?

La gestion de la capacité vous aide à relier la planification stratégique à la bonne exécution. Concrètement, cet outil vous donne les moyens de relier vos initiatives, priorités, objectifs, budgets et ressources. Vous pouvez ainsi :

  • allouer les compétences nécessaires et pertinentes à chacune des initiatives de votre organisation.
  • détecter tôt les lacunes en termes de compétences cruciales pour l’exécution de vos portefeuilles les plus importants.
  • donner la priorité à certains projets et en mettre d’autres en pause, en fonction de la disponibilité des ressources et des compétences nécessaires à leur bonne exécution.

2. Planifiez très tôt la disponibilité des ressources

Combien d’initiatives avez-vous dû annuler ou reporter parce que vous n’aviez pas anticipé la disponibilité des ressources ? Combien de responsables rechignaient à se séparer de leurs ressources par peur de compromettre les opérations quotidiennes de leurs équipes ?

En planifiant la capacité à trois ou six mois, vous disposez d’une vue d’ensemble des ressources et compétences disponibles. Vous avez également conscience de leur charge de travail actuelle et à venir. Ces données vous permettent de prendre des décisions éclairées en ce qui concerne :

  • l’allocation des ressources.
  • la hiérarchisation des projets et des programmes.
  • la planification des budgets et des coûts de vos portefeuilles de projets.
  • l’investissement nécessaire pour embaucher du personnel interne ou externe à votre entreprise.

3. Réduisez les coûts de gestion des ressources

Combien de projets ont dépassé les budgets convenus en raison de coûts de recrutement imprévus ? D’après vous, combien d’argent votre société économiserait-elle en planifiant l’allocation des ressources ?

La planification de la capacité présente un autre avantage : elle améliore l’efficacité de votre gestion des ressources. Lorsque vous disposez d’une liste des ressources et compétences de votre organisation, vous savez exactement comment elles sont utilisées. Vous pouvez ainsi détecter les axes d’amélioration et prendre des décisions favorables à la croissance de votre entreprise.

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Par exemple, le capacity planning permet d’optimiser les coûts liés à la gestion des ressources. Votre société doit-elle embaucher du personnel, une agence ou un cabinet de conseil pour acquérir certaines compétences ? Ou doit-elle organiser une formation en interne pour les ressources qui, vu leur parcours, pourraient les acquérir plus vite ?

La gestion de la capacité vous fournit toutes les informations utiles sur les initiatives qui nécessitent ces compétences. Priorité, budget, risques, durée… Vous pouvez ainsi choisir la meilleure option pour votre organisation au vu des critères auxquels vous accordez de l’importance.

4. Anticipez les besoins en compétences de votre entreprise

Avez-vous rencontré des difficultés lors de la planification de l’allocation des ressources ? Ces difficultés s’expliquaient-elles par l’absence de liste détaillée des compétences disponibles ? Avez-vous livré certains projets en retard parce que leurs ressources ne disposaient pas des compétences nécessaires à leur réalisation ?

Le capacity planning vous offre une vue d’ensemble des compétences de vos équipes. Grâce à ces informations, vous planifiez efficacement l’allocation des ressources. Votre société ne s’en porte que mieux ! Vous pouvez par exemple :

  • embaucher de nouvelles ressources lorsque vous détectez qu’il vous manque certaines compétences.
  • allouer les bonnes ressources aux projets adéquats, améliorant ainsi le taux de réussite des projets.
  • entretenir la motivation de vos équipes et de vos ressources en les faisant travailler sur les initiatives les plus pertinentes pour leurs opérations quotidiennes.

5. Optimisez vos processus de recrutement

À combien de projets ou initiatives avez-vous mis un terme à cause d’un processus de recrutement trop long ? Avez-vous réalisé qu’il vous manquait certaines compétences alors qu’un projet se trouvait à une étape avancée ?

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Planifier la capacité trois ou six mois à l’avance vous permet de réagir à de tels problèmes avec agilité. C’est d’ailleurs l’un des principaux avantages de ce processus. Votre organisation peut en effet planifier très tôt l’embauche de personnel pour compléter ses équipes.

Selon les compétences requises et la priorité des portefeuilles de projets qui nécessitent ces ressources, vous pouvez :

  • établir une liste de compétences dont vos ressources devront disposer.
  • déterminer si vous devez embaucher du personnel ou faire appel aux services d’un partenaire externe.
  • identifier le type de contrat à conclure avec les nouvelles ressources.

Votre relation de travail avec les ressources ne sera pas toujours la même. Elle dépendra notamment de la durée et de la priorité de vos portefeuilles de produits et de projets. Sans oublier, bien sûr, la situation réelle de votre entreprise.

6. Augmentez la satisfaction client

La satisfaction des clients et des utilisateurs est un indicateur clé. Votre organisation doit en tenir compte pour mesurer les performances de ses portefeuilles de produits et de projets :

  • Fournissez-vous les produits et services que l’on attend de vous ?
  • Vos initiatives répondent-elles aux normes de qualité convenues ?
  • Vos portefeuilles de projets et de produits sont-ils livrés dans le respect des délais et budgets impartis ?

Pour mener votre entreprise vers la réussite, vous devez absolument instaurer un processus de capacity planning. Vous trouverez ainsi le parfait équilibre entre la hiérarchisation des projets, l’allocation des ressources et la gestion des coûts. Le tout, sans compromettre la rentabilité ou les performances de vos portefeuilles de projets et de produits.

7. Augmentez la satisfaction client

Customer and user satisfaction is a critical indicator that organizations must take into account when measuring the performance of their product and project portfolios:

  • Are you providing the products and services expected of you?
  • Do your initiatives meet the agreed quality standards?
  • Are your project and product portfolios delivered on time and on budget?

Pour mener votre entreprise vers la réussite, vous devez absolument instaurer un processus de capacity planning. Vous trouverez ainsi le parfait équilibre entre la hiérarchisation des projets, l’allocation des ressources et la gestion des coûts. Le tout, sans compromettre la rentabilité ou les performances de vos portefeuilles de projets et de produits.

8. Améliorez la rétention de votre personnel

Avez-vous constaté une faible rétention du personnel de votre société ? Remarquez-vous des signes de frustration ou d’épuisement professionnel dans vos équipes ? Vos projets ou programmes subissent-ils des retards qui s’expliquent principalement par une surcharge de travail de vos ressources ?

De tels problèmes ne se posent pas lorsque vous instaurez un processus de capacity planning efficace. Pour préserver le moral de vos équipes, la gestion de la capacité vous aide à :

  • planifier les heures nécessaires à vos portefeuilles de projets et de produits, ce qui évite de surcharger inutilement vos équipes.
  • renforcer la satisfaction des employés en les affectant aux initiatives qui correspondent le mieux à leurs compétences et à leur parcours professionnel.
  • améliorer l’engagement de vos ressources les plus précieuses ainsi que leur loyauté vis-à-vis de votre organisation.

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9. Mettez en place une amélioration continue de vos processus

Le capacity planning est itératif : vous ne pouvez pas l’instaurer une fois pour toute et ne plus vous en soucier. Vous devriez le planifier trois à six mois à l’avance, mais aussi lui donner une finalité à long terme.

Au fil du temps, vous allez détecter des problèmes et des goulots d’étranglement dans ce processus. Vous identifierez également de nouvelles tendances au niveau de la demande entrante. En résumé, vous allez acquérir de l’expérience qui vous permettra de relever les différents défis susceptibles de se présenter. Par exemple, au moment de planifier l’allocation des ressources ou de combler les lacunes en termes de compétences. Votre entreprise sera ainsi plus apte à répondre à la demande.

Quoi qu’il arrive, vous ne devez PAS remettre en cause le processus de planification de la capacité. Et ce, quels que soient les problèmes et obstacles rencontrés en cours de route. Au contraire, vous devez optimiser ce processus pour relever ces défis lorsqu’ils se présentent. Votre société gagnera ainsi en efficacité et en excellence.

10. Multipliez les opportunités de croissance

Au fur et à mesure que vous peaufinerez vos processus de capacity planning, vous constaterez ses impacts positifs. Par exemple, au niveau des performances de votre organisation :

  • Le taux de réussite de vos projets et initiatives progressera.
  • La satisfaction de vos clients et utilisateurs augmentera, entrainant une hausse des bénéfices de votre entreprise.
  • Votre société fera preuve d’une plus grande agilité dans sa réponse aux nouveaux défis stratégiques.
  • La rétention du personnel s’améliorera, ce qui se traduira par une réduction des coûts d’embauche.
  • Vous disposerez d’équipes et de ressources plus nombreuses et plus qualifiées.

Conclusion

NVous connaissez désormais tous les avantages de la planification de la capacité pour les grandes et moyennes entreprises. Alors, qu’attendez-vous pour l’instaurer dans votre organisation ? Sachez toutefois que vous ne pourrez pas gérer ce processus à l’aide de feuilles de calcul. Vous aurez besoin d’outils conçus pour tirer le meilleur parti des analyses de données et de la veille économique.

Pour planifier la capacité de votre entreprise, vous devrez choisir un outil PPM comme Triskell, doté de capacités de gestion des ressources. Simulations basées sur des scénarios, diagrammes de Gantt, feuilles de temps, modèles de scoring de la demande entrante… Ces fonctionnalités (et bien d’autres) donneront une nouvelle dimension à vos processus de gestion des ressources et de capacity planning.

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