10 Vorzüge der Kapazitätsplanung für mittlere und große Unternehmen

Benefits of Capacity Planning

Haben Sie Schwierigkeiten, alle ankommenden Anfragen zu bewältigen? Vernachlässigen Sie die strategischen Ziele bei der Festlegung der Prioritäten für Projekte und die dafür benötigten Ressourcen? Leidet Ihr Unternehmen unter hoher Fluktuation, insbesondere weil Ihre Teams überlastet sind?

Täglich stehen viele Unternehmen vor solchen Herausforderungen. All diese Probleme können durch die Implementierung von Kapazitätsplanungsprozessen gelöst werden. In diesem Artikel stellen wir die 10 wesentlichen Vorteile der Kapazitätsplanung für mittlere und große Unternehmen vor.

Definition der Kapazitätsplanung

Bevor wir die Vorzüge der Kapazitätsplanung erläutern, sollten wir zunächst klären, was unter Kapazitätsplanung zu verstehen ist.

Die Kapazitätsplanung ermöglicht es einem Unternehmen einzuschätzen, ob es über die notwendigen Ressourcen und Fähigkeiten verfügt, um die gesamte eingehende Nachfrage innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu decken. Aufgrund dieser Einschätzungen wird die Kapazität entsprechend den verschiedenen Projekten und Initiativen, an denen das Unternehmen arbeitet, verteilt, je nach deren Priorität für das Unternehmen.

Es handelt sich hierbei um einen Prozess, der auf stetiger Verbesserung basiert und Ihrem Unternehmen, wenn richtig umgesetzt, zahlreiche Vorteile bietet. Wenn Sie mehr über Kapazitätsplanung, deren Definition und anzuwendende Best Practices erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen, unseren Artikel “Was ist Kapazitätsplanung und warum ist sie entscheidend für die Unternehmensleistung?” zu lesen.

Vorzüge der Kapazitätsplanung für mittelständische und große Unternehmen

Heutzutage stehen mittelständische und große Unternehmen vor der Herausforderung, eine steigende Kundennachfrage zu bedienen. Zudem wird es in einem zunehmend hart umkämpften Arbeitsmarkt immer schwieriger, die nötigen Ressourcen zur Deckung dieser Nachfrage zu gewährleisten. Daher sind Kapazitätsplanungsprozesse entscheidend für die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens.

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Dieser Prozess ermöglicht es Unternehmen, effizienter und wettbewerbsfähiger in ihren Märkten zu agieren. Darüber hinaus können sie die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen sowie die Kundenzufriedenheit und das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter deutlich steigern.

Im Folgenden werden wir 10 Vorteile darlegen, die die Kapazitätsplanung für Ihr Unternehmen bereithält.

1. Strategische Ressourcenallokation

Wie oft sind strategische Projekte gescheitert, weil im Unternehmen nicht genügend Ressourcen zur Verfügung standen? Oder weil die Produktivität Ihrer wertvollsten Ressourcen für Projekte von geringer Bedeutung verschwendet wurde?

Die Kapazitätsplanung ist das Instrument, das Ihnen hilft, die strategische Planung mit der erfolgreichen Umsetzung zu verknüpfen. Es ist ein Prozess, der es Ihnen ermöglicht, Initiativen, Prioritäten, Ziele, Budget und Ressourcen miteinander zu verbinden, was folgende Vorteile bietet:

  • Die erforderlichen und relevanten Fähigkeiten den einzelnen Initiativen der Organisation zuweisen.
  • Frühzeitig die Qualifikationslücken identifizieren, die für die Durchführung Ihrer wichtigsten Portfolios unerlässlich sind.
  • Projekte je nach Verfügbarkeit oder Nichtverfügbarkeit von Ressourcen und geeigneten Fähigkeiten für deren ordnungsgemäße Durchführung priorisieren oder verschieben.

2. Planung der Ressourcenverfügbarkeit im Voraus

Wie oft mussten Sie schon Projekte ablehnen oder verschieben, weil Sie die Verfügbarkeit der benötigten Ressourcen nicht richtig eingeschätzt haben? Oder wie oft haben Abteilungsleiter gezögert, ihre Ressourcen freizugeben, aus Sorge, dass dies den Tagesbetrieb ihrer Teams beeinträchtigen könnte?

Durch die Durchführung einer Kapazitätsplanung alle 3 bis 6 Monate erhalten Sie einen Überblick über die vorhandenen Ressourcen, Fähigkeiten und die aktuelle sowie zukünftige Arbeitslast in Ihrem Unternehmen. Dies liefert Ihnen die Daten, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen zu treffen über:

  • Die Zuteilung von Ressourcen.
  • Die Priorisierung von Projekten und Programmen.
  • Die Budget- und Kostenplanung für Ihr Projektportfolio.
  • Den Bedarf an neuen Mitarbeitern, ob intern oder extern.

3. Senkung der Kosten für das Ressourcenmanagement

Wie viele Projekte konnten Sie nicht im Rahmen des vereinbarten Budgets abschließen, weil unerwartete Kosten für die Einstellung von Ressourcen anfielen? Wie viel Geld könnte Ihre Organisation Ihrer Meinung nach einsparen, wenn die Ressourcenzuteilung geplant würde?

Ein weiterer Vorteil der Kapazitätsplanung besteht darin, dass sie Ihnen dabei hilft, das Ressourcenmanagement effizienter zu gestalten. Indem Sie die Ressourcen und Fähigkeiten Ihres Unternehmens erfassen, können Sie deren Nutzung analysieren und Verbesserungspotenziale identifizieren, um Entscheidungen zu treffen, die Ihr Unternehmen voranbringen.

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So können Sie beispielsweise die Kosten, die durch das Ressourcenmanagement und die Kapazitätsplanung entstehen, optimieren. Ist es notwendig, neue Mitarbeiter einzustellen oder die Dienste einer Agentur oder eines Beratungsunternehmens in Anspruch zu nehmen, um bestimmte Fähigkeiten zu erwerben? Oder wäre es sinnvoller, interne Schulungen für diejenigen Mitarbeiter zu planen, die diese Fähigkeiten aufgrund ihrer beruflichen Erfahrung schneller erlernen könnten? Abhängig von Faktoren wie Priorität, Budget, Risiken und Dauer der Projekte, die diese Fähigkeiten erfordern, können Sie die beste Option für Ihr Unternehmen auswählen.

4. Verleihen Sie Ihrer Organisation die benötigten Kompetenzen

Haben Sie Schwierigkeiten bei der Ressourcenverteilung erlebt, weil Ihnen eine umfassende Übersicht über die Kompetenzen Ihrer Teams fehlte? Sind Sie an festgesetzten Fristen für bestimmte Projekte gescheitert, weil die an diesen Projekten beteiligten Ressourcen nicht über die erforderlichen Kompetenzen verfügten, um sie erfolgreich zu bewältigen?

Mit einer klaren Übersicht über die Kompetenzen in Ihrem Unternehmen können Sie die Ressourcenverteilung effektiv planen. Dies wird in vielerlei Hinsicht positive Auswirkungen auf die Gesundheit Ihres Unternehmens haben. Zum Beispiel:

  • Neue Mitarbeiter rekrutieren, sobald Kompetenzlücken identifiziert werden.
  • Die richtigen Ressourcen den passenden Projekten zuweisen, was die Erfolgsrate der Projekte erhöht.
  • Ihre Teams und Ressourcen motiviert halten, indem Sie sie an den für sie wichtigsten Initiativen arbeiten lassen.

5. Optimierung der Personalbesetzungsverfahren

Mussten Sie schon einmal einige Ihrer Initiativen oder Projekte auf Eis legen, weil der Rekrutierungsprozess zu lange dauerte? Oder haben Sie erst in einem fortgeschrittenen Stadium des Projekts festgestellt, dass Ihnen bestimmte Kompetenzen fehlten?

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Ein Hauptvorteil der Kapazitätsplanung besteht darin, dass Ihr Unternehmen flexibler auf solche Situationen reagieren kann, wenn der Prozess 3 bis 6 Monate im Voraus durchgeführt wird. Sie können die Rekrutierung neuer Mitarbeiter für Ihre Teams im Voraus planen und die Kompetenzen und Prioritäten der Projektportfolios, an denen diese Ressourcen beteiligt sein werden, genauer festlegen:

  • Eine Übersicht über die Kompetenzen, die Ihre Ressourcen benötigen.
  • Wenn Sie neue Mitarbeiter rekrutieren oder die Dienste eines externen Partners in Anspruch nehmen müssen.
  • Die Art des Vertrags, den die neuen Ressourcen erhalten werden. Abhängig von den Bedingungen in Ihrem Unternehmen und der Dauer und Priorität der von Ihnen verwalteten Produkt- und Projektsammlungen kann die Arbeitsbeziehung mit den Ressourcen variieren.

6. Steigern Sie die Qualität Ihrer Projekte, Produkte und Dienstleistungen

Gab es Projekte, die nicht die erwarteten Resultate lieferten, weil Ihrer Organisation die passenden Ressourcen und Kompetenzen fehlten? Hatte dies negative Auswirkungen auf die Kundenerfahrung und die Nutzerzufriedenheit?

Der Erfolg von Organisationen wird anhand der wahrgenommenen Qualität der verschiedenen Produkte und Dienstleistungen gemessen, die sie auf den Markt bringen. Die mit den Stakeholdern vereinbarten Qualitätsstandards können leichter erreicht werden, wenn Sie über die notwendigen Ressourcen und Fähigkeiten für Ihre Projekte verfügen.

7. Erhöhte Kundenzufriedenheit

Die Zufriedenheit der Kunden und Nutzer ist ein entscheidender Faktor, den Unternehmen bei der Bewertung der Leistung ihres Produkt- und Projektportfolios berücksichtigen müssen:

  • Liefern Sie die Produkte und Dienstleistungen, die Ihre Kunden erwarten?
  • Erfüllen Ihre Projekte die vereinbarten Qualitätsstandards?
  • Werden Ihr Projekt- und Produktportfolio termingerecht und innerhalb des Budgets geliefert?

Die Kapazitätsplanung ist entscheidend für den Erfolg Ihres Unternehmens. Mit diesem Prozess können Sie das ideale Gleichgewicht zwischen Projektpriorisierung, Ressourcenallokation und Budget- und Kostenmanagement erreichen, ohne die Rentabilität und Leistung Ihres Projekt- und Produktportfolios zu gefährden.

8. Geringere Fluktuationsrate

Gibt es in Ihrem Unternehmen eine hohe Fluktuationsrate? Stellen Sie Frustration und Burnout in Ihren Teams fest? Verzögern sich Ihre Projekte oder Programme hauptsächlich, weil Ihre Teams mit der Arbeit überlastet sind?

Wenn Sie diese Anzeichen bemerken, bedeutet dies, dass Ihre Kapazitätsplanungsprozesse nicht effizient sind. In Bezug auf die Teammoral wird die Kapazitätsplanung dazu beitragen:

  • Organisieren Sie die benötigten Arbeitsstunden für Ihr Projekt- und Produktportfolio im Voraus, um eine Überlastung Ihres Teams zu vermeiden.
  • Steigern Sie die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter, indem Sie ihnen Aufgaben zuweisen, die ihren Fähigkeiten und ihrer beruflichen Entwicklung am besten gerecht werden.
  • Fördern Sie das Engagement und die Treue Ihrer wertvollsten Mitarbeiter gegenüber dem Unternehmen.

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9. Prozess basierend auf kontinuierlicher Verbesserung

Kapazitätsplanung ist kein einmaliges Unterfangen. Es handelt sich dabei um einen sich wiederholenden Prozess, der zwar 3 bis 6 Monate im Voraus geplant werden sollte, jedoch einen langfristigen Zweck erfüllt.

Mit der Zeit werden Sie Herausforderungen und Engpässe im Prozess erkennen und neue Trends in der Nachfrage feststellen. Kurzum, Sie sammeln Erfahrungen, die Ihnen helfen, die verschiedenen Herausforderungen zu meistern, die bei der Planung der Ressourcenverteilung oder beim Schließen von Qualifikationslücken im Unternehmen auftreten können, um die Nachfrage zu decken.

Der Punkt ist: Zweifeln Sie nicht an dem Prozess der Kapazitätsplanung, unabhängig von den Problemen und Hindernissen, die Sie unterwegs begegnen. Er muss optimiert werden, wenn diese Herausforderungen auftreten, da dies zur Steigerung der Effizienz und Exzellenz der Organisation beiträgt.

10. Erweiterte Wachstumsmöglichkeiten

Zuletzt werden Sie feststellen, dass die Verfeinerung Ihrer Kapazitätsplanungsprozesse auf vielfältige Weise einen positiven Einfluss auf die Leistung Ihres Unternehmens hat:

  • Eine höhere Erfolgsquote bei den von Ihnen durchgeführten Projekten und Initiativen.
  • Steigende Kundenzufriedenheit, was zu höheren Unternehmensgewinnen führt.
  • Mehr Agilität bei der Bewältigung neuer strategischer Herausforderungen.
  • Eine höhere Mitarbeiterbindungsrate, was die Kosten für die Einstellung neuer Mitarbeiter senkt.
  • Bessere und qualifiziertere Teams und Ressourcen.

Fazit

Nun, da Sie die Vorteile der Kapazitätsplanung für Ihr Unternehmen kennen, sind Sie sicherlich gespannt, diesen Prozess in die Praxis umzusetzen. Aber Vorsicht: Es handelt sich um einen Prozess, der nicht mit Tabellenkalkulationen verwaltet werden sollte, sondern mit Tools, die speziell entwickelt wurden, um das Potenzial von Data Analytics und Business Intelligence voll auszuschöpfen.

Eine PPM-Software wie Triskell, ausgestattet mit Funktionen für Ressourcenmanagement, ist genau das Werkzeug, das Sie benötigen, um die Kapazitäten Ihres Unternehmens effektiv zu planen. Features wie “Was-wäre-wenn”-Simulationen, Gantt-Diagramme, Zeiterfassung und Scoring-Modelle zur Bewertung des eingehenden Bedarfs sind nur einige der Aspekte, die Ihr Ressourcenmanagement sowie Ihre Nachfrage- und Kapazitätsplanungsprozesse auf ein neues Niveau heben werden.

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