Comment définir le budget d’un projet : méthodes et techniques pour une budgétisation de projet efficace
La budgétisation de projet est l’une des étapes les plus importantes de votre gestion de projet. Elle vous assure de respecter les contraintes financières d’un projet et de le mener à bien sans dépenses superflues. Mais pour budgéter un projet, il ne suffit pas de lui allouer des fonds. Vous devez planifier, prévoir et gérer ses finances de façon à ce qu’il atteigne efficacement ses objectifs.
Alors, comment garantir une gestion financière adéquate de vos projets ? Pour vous y aider, nous explorerons dans cet article les principes fondamentaux de la budgétisation de projet. Vous découvrirez notre processus en 8 étapes ainsi que des méthodes et techniques pour maintenir vos projets en bonne voie. C’est parti !
En quoi consiste la budgétisation de projet ? Définition et périmètre
Commençons par définir la budgétisation de projet. Ce processus consiste à estimer, à allouer et à gérer les ressources financières nécessaires à la réussite d’un projet. Il implique d’évaluer les fonds requis pour couvrir toutes les activités du projet dans le respect des limites financières prédéfinies.
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La budgétisation de projet n’est pas qu’une question de chiffres. C’est un plan financier qui oriente l’allocation des ressources tout au long du cycle de vie du projet. Cette feuille de route englobe plusieurs éléments essentiels :
- les coûts directs
- les coûts indirects
- les fonds de prévoyance
- les réserves
Vous devez planifier et suivre attentivement tous ces éléments pour veiller au respect du budget et du calendrier.
Le périmètre de la budgétisation de projet dépasse la simple affectation de fonds aux phases ou aux tâches du projet. Il implique le suivi, l’évaluation des performances financières et l’ajustement du budget tout au long du projet. Par ailleurs, il encadre la prise de décision et la gestion des risques. Ainsi, vous avez l’assurance d’utiliser efficacement les fonds alloués pour atteindre les objectifs du projet.
Pourquoi la budgétisation de projet a-t-elle autant d’importance en PPM ?
La gestion financière compte parmi les piliers fondamentaux de la gestion des projets et portefeuilles (PPM). En effet, elle vous aide à aligner vos projets sur la stratégie de votre entreprise. Toutefois, ce n’est pas la seule raison de son rôle déterminant. Voici cinq avantages de la budgétisation de projet qui expliquent son importance.
- Contrôle financier et responsabilisation. Sans contraintes budgétaires, un projet peut vite échapper à votre contrôle. À l’inverse, un budget bien défini aide vos chefs de projet à garder les rênes. Ceux-ci peuvent suivre les coûts et confirmer l’alignement des activités de leurs projets sur les objectifs financiers. Le budget constitue également un moyen de renforcer la responsabilisation. Il permet aux parties prenantes de visualiser l’allocation des ressources et de déterminer si le projet demeure en bonne voie.
- Hiérarchisation des tâches. Le budget garantit le financement adéquat des éléments critiques de vos projets. De plus, il permet de réduire les dépenses moins cruciales lorsque nécessaire. Vous avez ainsi l’assurance que chaque dépense crée le plus de valeur possible pour votre projet.
- Gestion des risques. La budgétisation de projet fait partie intégrante de la gestion des risques. Elle vous aide à identifier les risques financiers avant qu’ils ne prennent de l’ampleur et ne posent des problèmes considérables. Lorsque vous avez conscience de ces risques, vous pouvez allouer des fonds de prévoyance et des réserves supplémentaires. Ainsi, vous faites face aux événements imprévus sans compromettre le périmètre de vos projets.
- Communication et confiance des parties prenantes. Une communication claire en matière de planification financière renforce la collaboration et la confiance dans vos projets. Lorsque vous proposez aux parties prenantes un budget détaillé, vous leur donnez les moyens de comprendre l’utilisation des fonds. Vous améliorez ainsi la transparence vis-à-vis de vos dirigeants, de vos clients et des membres de vos équipes.
- Suivi des performances de vos projets. Le budget d’un projet vous permet de comparer les dépenses réelles aux dépenses prévues. Ainsi, vous identifiez rapidement les écarts et procédez aux ajustements qui s’imposent. Cette approche proactive vous apporte la certitude de gérer efficacement les dépassements de coûts ou les manques de ressources. Soit précisément ce dont vous avez besoin pour maintenir vos projets en bonne voie.
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Comment définir le budget d’un projet ? Un processus en 8 étapes
Maintenant que nous avons clarifié les avantages de la budgétisation de projet, une question demeure. Comment procéder ? L’élaboration du budget d’un projet requiert une planification minutieuse et une réflexion stratégique. Découvrez notre processus pour créer efficacement un plan budgétaire pour vos projets.
1. Définir le périmètre du projet
La première étape consiste à définir le périmètre du projet. Disons-le franchement : sans objectifs, contraintes et livrables clairement définis, la budgétisation du projet est presque impossible.
Commencez par créer un organigramme des tâches du projet qui liste l’ensemble des tâches et des livrables. Ce document vous aidera à identifier les ressources, la chronologie et les coûts indispensables. Partagez-le avec les parties prenantes pour valider les objectifs et les exigences du projet.
Un périmètre bien délimité réduit le risque de dérive des objectifs. Autrement dit, il réduit le risque d’exigences supplémentaires ou de changements imprévus susceptibles d’augmenter considérablement les coûts.
2. Identifier les ressources nécessaires
Listez ensuite les ressources indispensables à la bonne exécution du projet. Pensez à toutes les catégories de ressources. En voici quelques-unes.
- Ressources humaines. Déterminez de quelles équipes vous avez besoin pour mener le projet à bien. Pour chaque équipe, définissez les rôles, les compétences et les disponibilités nécessaires. Pensez aussi bien aux employés en interne qu’aux consultants externes. Tenez compte de variables telles que les salaires, les avantages et les frais généraux.
- Matières premières et matériel. Listez l’ensemble des matières premières et des outils indispensables à l’exécution du projet. Dans le secteur de la construction, pensez aux matériaux, aux machines et à l’équipement de protection. Pour le développement logiciel, pensez aux licences, aux serveurs et aux solutions accessibles dans le cloud. Utilisez les données historiques et les tarifs des fournisseurs pour estimer correctement ces coûts.
- Locaux. Déterminez si vous avez besoin d’espaces physiques pour mener le projet à bien. Pensez aux bureaux, aux entrepôts et aux installations de production spécialisées. N’oubliez pas les coûts relatifs à la maintenance, aux services publics ou encore aux réaménagements.
- Services externes. Les parties externes (sous-traitants, consultants, vendeurs tiers…) peuvent mobiliser une portion considérable de votre budget. Documentez le périmètre de leur mission, les calendriers de livraison et les coûts connexes. Examinez leurs contrats pour prendre connaissance des mesures d’urgence ou des pénalités de retard.
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3. Estimer les coûts
Une fois toutes les ressources identifiées, vous pouvez créer une estimation réaliste des coûts du projet. Commencez par distinguer les coûts fixes des coûts variables. Parallèlement, listez les coûts propres à chaque tâche du projet.
Vous aimeriez découvrir quelques approches d’estimation des coûts pour budgéter efficacement vos projets ? Passez à la section « Méthodes et techniques de budgétisation de projet à connaitre » de cet article.
4. Élaborer la structure budgétaire
À ce stade, vous comprenez clairement les coûts du projet. L’étape suivante consiste à structurer le budget financier. Cette structuration facilite l’allocation des fonds nécessaires et le suivi efficace de leur emploi. Voici deux approches recommandées pour décomposer le budget d’un projet.
- Budgétisation par tâche. Cette méthode implique de préciser les coûts de chaque tâche ou activité du projet. Elle offre une vue très détaillée de l’utilisation du budget pour un suivi financier précis. Mais ce niveau de détail peut devenir difficile à gérer dans les projets de grande ampleur.
- Budgétisation par phase. Avec cette technique, les coûts sont regroupés par phase du projet. Cette approche de budgétisation équilibre la simplicité avec un niveau de détail suffisant. Ainsi, elle convient aux projets dont vous avez clairement défini les étapes et les exigences.
Pour documenter les budgets et suivre les dépenses en temps réel, privilégiez une solution PPM comme le logiciel Triskell.
5. Examiner et valider le budget
Impliquez ensuite les parties prenantes de votre société dans l’examen du budget décomposé. Pensez notamment au promoteur du projet et aux chefs d’équipe. Vérifiez les estimations de coûts à l’aide de données de référence ou de données sur votre marché. Ainsi, les décisionnaires de votre organisation pourront valider votre budgétisation en toute confiance.
Parallèlement, évaluez les risques pour anticiper les scénarios de projet et identifier les écarts budgétaires potentiels. Envisagez des risques comme les pénuries de ressources, les retards des fournisseurs ou les changements de périmètre. Ajustez le budget pour tenir compte de ces facteurs.
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6. Mettre en œuvre et suivre le budget
Une fois le budget approuvé, intégrez-le à votre plan de projet global. Tirez parti des outils PPM leaders pour suivre les dépenses du projet en temps réel. Ces logiciels permettent de comparer les dépenses prévues aux coûts réels pour identifier rapidement les écarts budgétaires et y remédier.
Organisez des réunions régulières avec les promoteurs et équipes de vos projets pour examiner le budget. Profitez de ces sessions pour partager des rapports de progression et entretenir la transparence. Ces réunions garantissent une action rapide si le projet venait à dévier de son plan financier.
7. Allouer un fonds de prévoyance
Ne négligez surtout pas cette étape ! Un fonds de prévoyance permet de faire face aux dépenses imprévues. Il représente généralement entre 5 et 15 % du budget total, suivant la complexité et le profil de risque du projet.
Outre son montant, définissez précisément les conditions qui déclencheront l’utilisation du fonds de prévoyance. Par exemple, réservez ce fonds aux pénuries de ressources imprévues ou aux augmentations soudaines des tarifs des fournisseurs. Quels que soient ces déclencheurs, documentez les processus d’accès au fonds de prévoyance à des fins de responsabilisation.
8. Suivre et ajuster le budget
La gestion budgétaire n’est pas le genre de tâche que vous pouvez réaliser une fois et oublier ensuite. Elle exige un suivi continu, car vous devez veiller à son alignement sur le plan de projet. Pour mesurer efficacement les performances financières et la progression du projet, il existe plusieurs techniques, comme la gestion de la valeur acquise.
Si vous constatez des écarts budgétaires, analysez toujours leurs causes profondes. Communiquez ces changements aux parties prenantes de façon proactive. Soulignez l’alignement de ces ajustements budgétaires sur les objectifs du projet.
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Méthodes et techniques de budgétisation de projet à connaitre
Vous savez désormais comment budgétiser un projet. Comme vous pouvez le voir, ce processus n’a rien de simple. Pour créer efficacement vos propres budgets, il vous faut sélectionner les méthodes adéquates. Pour ce faire, vous devez tenir compte de la complexité et des objectifs du projet, mais aussi des ressources disponibles.
Voici 9 techniques de budgétisation de projet pour améliorer la planification et l’exécution.
1. Budgétisation descendante
Avec cette technique, les hauts dirigeants définissent le budget global du projet. Ce budget est ensuite réparti entre les équipes et les tâches. L’objectif : garantir l’alignement stratégique sur les objectifs de votre société.
La budgétisation descendante est idéale pour les projets aux délais serrés ou sous contraintes financières strictes. Mais elle néglige parfois les besoins opérationnels pratiques, ce qui se traduit par des contraintes de ressources lors de l’exécution.
2. Budgétisation ascendante
À l’opposé de l’approche descendante se trouve la budgétisation ascendante. Avec celle-ci, chaque équipe ou département estime les coûts associés à ses tâches et responsabilités au sein du projet.
Cette méthode tient compte de l’avis des personnes directement impliquées dans la réalisation du projet. Elle convient parfaitement aux projets complexes qui requièrent une estimation très précise des coûts (développement de produit, construction…).
Il s’agit toutefois d’un processus chronophage qui demande une gestion rigoureuse. Des estimations trop prudentes risquent en effet d’entrainer une augmentation excessive du budget.
3. Budgétisation Lean
La budgétisation Lean cherche à maximiser la valeur tout en limitant le gaspillage de ressources. Elle vous donne l’assurance d’allouer vos ressources aux domaines qui contribuent directement aux objectifs de vos projets. Étroitement liée aux principes de la gestion de projet Lean, cette approche se caractérise par :
- une évaluation continue des dépenses qui vise à éliminer les pertes d’efficacité
- la priorisation des activités à fort impact
C’est la méthode de budgétisation à privilégier si votre organisation souhaite optimiser ses coûts dans un environnement dynamique. Notamment pour les projets auxquels l’innovation et la flexibilité sont essentielles.
4. Estimation à trois points
L’estimation à trois points implique de calculer les coûts du projet selon trois scénarios : le meilleur (optimiste), le pire (pessimiste) et le plus probable. Une moyenne pondérée de ces valeurs produit ensuite une estimation plus précise qui tient compte des risques.
Cette technique révèle tout son intérêt dans les projets aux fortes incertitudes ou aux multiples dépendances. En effet, elle propose une gamme réaliste de résultats potentiels et améliore la gestion des risques.
5. Budget base zéro
Le budget base zéro impose de justifier chaque dépense sans se référer aux budgets précédents. Autrement dit, en partant de zéro ! Vos équipes doivent évaluer la nécessité de chaque coût en vérifiant l’alignement de toutes les ressources sur les priorités actuelles du projet.
Cette approche est parfaite si votre société cherche à maximiser l’efficacité de ses ressources. Elle requiert toutefois un investissement en temps considérable pour analyser minutieusement chaque dépense. Sans une gestion attentive, elle risque de perturber vos opérations.
6. Budgétisation incrémentale
La budgétisation incrémentale consiste à partir du budget de la période précédente et à lui apporter quelques ajustements. Notamment pour refléter les changements tels que l’inflation, les nouvelles tâches ou l’évolution du périmètre.
Facile à suivre, cette méthode convient aux projets dont les exigences et les coûts prévisibles présentent très peu de changements. Toutefois, il arrive qu’elle perpétue des dépenses passées superflues et, ainsi, des pertes d’efficacité. De plus, elle risque de réprimer l’innovation en se concentrant sur des ajustements mineurs plutôt que sur des changements profonds.
7. Estimation analogique
Cette technique analyse les données de projets antérieurs similaires pour estimer les coûts d’un projet actuel. Rapide et efficace, c’est une approche particulièrement utile lorsque vous manquez d’informations détaillées pour estimer les coûts. Surtout lors des premières étapes de la planification de projet.
Gardez à l’esprit que son efficacité dépend fortement de l’exactitude et de la pertinence des données historiques. Par ailleurs, elle risque de négliger des aspects uniques du projet actuel.
8. Budgétisation par vagues
La budgétisation par vagues se définit comme une méthode itérative. Vous peaufinez et ajustez le budget au fil de la progression du projet pour l’aligner sur les besoins actuels.
Flexible, cette approche bénéficie notamment aux projets qui présentent de fortes incertitudes ou un périmètre amené à évoluer. Elle vous permet de vous concentrer sur les tâches du projet à court terme et de vous adapter aux changements.
9. Budgétisation par activité
Dernière technique de cette liste, la budgétisation par activité consiste à allouer les coûts à des activités ou tâches précises. En effet, elle relie directement les dépenses aux livrables de vos projets. Ainsi, elle montre clairement les facteurs de coûts et promeut une allocation efficace des ressources.
Cette méthode se révèle particulièrement efficace lorsque vos projets comportent des activités clairement définies. Elle vous aide alors à optimiser vos ressources et à maitriser les coûts liés aux objectifs de vos projets.
Conclusion : rationalisez votre budgétisation de projet avec le logiciel Triskell
Comme vous pouvez le voir, la budgétisation d’un projet n’est pas une mince affaire. Vous devez trouver un équilibre entre la planification (qui tient compte des éléments connus) et la préparation aux éléments inconnus. Surtout, il vous faut ajuster le budget en permanence au fil du projet. Chaque étape de ce processus consolide la colonne vertébrale financière de votre projet.
Toutefois, même un plan extrêmement minutieux vous guidera seulement jusqu’à un certain point. Si vous souhaitez aller plus loin, vous avez besoin d’outils adéquats. C’est là que le logiciel Triskell entre en jeu. Triskell n’est pas une simple solution de gestion de projet, mais une plateforme PPM complète dotée de fonctionnalités avancées. Suivi financier, gestion budgétaire, suivi en temps réel… Ainsi, il vous assure de maitriser les finances de vos projets — même les plus complexes.
Passez à la prochaine étape vers une budgétisation de projet efficace. Découvrez comment le logiciel Triskell peut transformer la planification, la gestion et l’exécution de vos projets.
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Questions fréquentes sur la budgétisation de projet
Comment Triskell facilite-t-il la gestion du budget d’un projet complexe ?
Le logiciel Triskell est conçu pour la gestion moderne des projets et portefeuilles et leur complexité. Grâce à ses fonctionnalités avancées de budgétisation, vous pouvez :
- intégrer la planification financière à la planification stratégique
- visualiser les performances budgétaires de vos tâches, phases ou portefeuilles tout entiers
- automatiser la création de rapports et fournir des mises à jour en temps réel aux parties prenantes
Avec Triskell, la gestion des budgets (même les plus complexes) devient intuitive et efficace.
Quels sont les écueils courants à éviter lors de la budgétisation d’un projet ?
Voici les écueils les plus courants et nos conseils pour les éviter.
- Sous-estimation des coûts. Veillez à tenir compte de toutes les dépenses, surtout des coûts indirects.
- Non prise en compte des risques. Allouez un fonds de prévoyance pour faire face aux événements imprévus.
- Dépendance excessive aux données historiques. Ne partez pas du principe que les projets précédents sont identiques au projet actuel. Adaptez le budget de chaque projet aux nouvelles variables.
Pour éviter ces écueils, adoptez des techniques flexibles et intuitives. Par exemple, la budgétisation par vagues ou l’estimation à trois points.
Comment gérer les dépassements budgétaires dans un projet ?
Pour atténuer les dépassements budgétaires, suivez régulièrement les dépenses à l’aide d’un outil PPM comme Triskell. Si un dépassement survient, analysez ses causes profondes. Sous-estimations, changements de périmètre, problèmes imprévus… Ajustez la hiérarchisation des tâches, supprimez les dépenses superflues ou demandez des fonds supplémentaires s’ils se justifient. Pensez à documenter vos apprentissages pour améliorer la budgétisation à l’avenir.
