Hybrides Portfoliomanagement – Balance zwischen Agilität und Wasserfall im PPM

Warum ist das hybride Portfoliomanagement in aller Munde? Und warum ist es für so viele Organisationen so schwierig, Managementmodelle einzuführen, die gleichzeitig mehrere Projektmanagementmethoden unterstützen?

Im heutigen, sich schnell verändernden Geschäftsumfeld müssen Unternehmen agil und flexibel sein, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Gleichzeitig müssen sie sicherstellen, dass ihre Produkt- und Projektportfolios mit den strategischen Zielen übereinstimmen und dass die Governance-Prozesse strikt eingehalten werden, um Elemente wie Risiko- und Finanzmanagement unter Kontrolle zu behalten.

Hier kommt das hybride Portfoliomanagement ins Spiel. Dieses Framework strebt eine Balance zwischen Agilität und Wasserfall an, um Unternehmen bei der Zielerreichung zu unterstützen. In diesem Beitrag werden wir auf Folgendes eingehen:

  • Die Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert werden, wenn sie in ihren Governance- und Managementprozessen eine Balance zwischen Agilität und Wasserfall erreichen möchten.
  • Die wesentlichen Merkmale des hybriden Portfoliomanagements.
  • Vorteile und Best Practices von hybriden Managementansätzen.

Die Herausforderungen bei der Ausbalancierung von Agilität und Wasserfall in der PPM-Governance

Organisatorische Agilität ist heute ein Muss. Sie ist entscheidend, damit Sie wettbewerbsfähig bleiben und bestehende Marktchancen nutzen können. Der Übergang zu Agile ist jedoch für viele Unternehmen nicht einfach. Zudem braucht dies Zeit – vor allem wegen des kulturellen und organisatorischen Wandels, den die Umstellung auf Agile mit sich bringt.

In den vergangenen 20 Jahren haben viele Unternehmen mit einer einzigen Projektmanagementmethode gearbeitet: Wasserfall, bei der der Schwerpunkt auf Governance und Kontrolle liegt. Wir wollen damit nicht sagen, dass dieser Ansatz schlecht ist. Ganz im Gegenteil. Immerhin hat er sich in den meisten Situationen als erfolgreich erwiesen. Dieser Managementansatz birgt jedoch einige Einschränkungen bei der Anpassungsfähigkeit und Flexibilität im Fall von Veränderungen.

Daher müssen Unternehmen agiler werden. Dies erlaubt ihnen, Geschäftsergebnisse zu erzielen, ohne dabei die Projektmanagementmethoden aus den Augen zu verlieren, die sich in den letzten 20 Jahren so gut bewährt haben. Und genau hier liegt die große Herausforderung: Sie müssen die zwei Methodenlogiken Agile und Wasserfall unter einen Hut bringen. Agile legt den Schwerpunkt auf Geschwindigkeit, Flexibilität und Innovation, während Wasserfall sich auf Risikomanagement, Kontrolle und Compliance konzentriert. Für ein erfolgreiches Projektportfoliomanagement ist es entscheidend, dass Sie ein gutes Gleichgewicht zwischen beiden finden.

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Eine weitere Herausforderung für Unternehmen, die hybride Ansätze verfolgen, ist die Optimierung ihrer Governance-Prozesse, die in den meisten Fällen übermäßig bürokratisch und langwierig sind. Diese Prozesse können negative Auswirkungen haben, wie z. B.:

  • Verzögerungen bei den Projektterminen.
  • Verlust an Flexibilität bei der Entscheidungsfindung.
  • Geringere Kontrolle im Risikomanagement.
  • Verlust der Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt.

Schlussendlich müssen Unternehmen ein hybrides Portfoliomanagement einführen, um ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten. Es ist jedoch entscheidend, dass Sie agile und Wasserfallmethoden auf strukturierte Weise kombinieren, um Ihre Geschäftsergebnisse zu maximieren.

Was ist hybrides Portfoliomanagement? Brückenschlag zwischen Wasserfall und Agile

Implementieren Sie hybrides Portfoliomanagements, kann Ihr Unternehmen traditionelle und agile Praktiken strategisch synchronisieren. Gleichzeitig können Sie das Projektportfoliomanagement optimieren und die mit einem solchen Übergang verbundenen Risiken minimieren.

Doch was ist hybrides Portfoliomanagement? Bei diesem Konzept werden die Planungsstrategien traditioneller Projektmanagementmethoden mit den flexiblen und anpassungsfähigen Ansätzen der agilen Methoden kombiniert.

Der Ausgangspunkt liegt auf der Hand: Nicht alle Projekte können agil sein, und nicht alle Unternehmen sind bereit, mit agilen Ansätzen zu arbeiten. So einfach ist es. Nur weil Ihr Unternehmen mehrere Projekte pro Jahr abwickelt und seine Agilität erhöhen möchte, bedeutet das nicht, dass Sie alle Projekte mit einem agilen Framework verwalten sollten.

Stattdessen ermöglicht das hybride Portfoliomanagement die Anpassung und Kombination verschiedener Ansätze je nach Art und Anforderungen des jeweiligen Projekts. So können Sie die Effizienz und Ihren Erfolg optimieren. Es gibt etwa Projekte, bei denen es sinnvoller ist, in der Planungs- und Entwurfsphase einen traditionelleren Managementansatz zu verfolgen und in der Produktentwicklungsphase agile Verfahren einzusetzen. Oder andersherum.

Das hybride Portfoliomanagement integriert beide Ansätze, um den spezifischen Anforderungen und Zielen des Portfoliomanagementprozesses eines Unternehmens gerecht zu werden. Hybride Projektmanagementmethoden erkennen an, dass verschiedene Projekte unterschiedliche Anforderungen, Komplexitäten und Beschränkungen haben. Somit können Unternehmen ihre PPM-Prozesse anpassen und verschiedene Methoden oder Techniken in verschiedenen Lebenszyklusphasen des Portfoliomanagements oder für bestimmte Projekte innerhalb des Portfolios anwenden.

Die Fähigkeit, beide Ansätze zu integrieren, wird zu einer deutlichen Verbesserung der Portfolioperformance führen und es Ihnen ermöglichen, die Managementmethoden auf die spezifischen Bedürfnisse jedes einzelnen Projekts zuzuschneiden und so die Effizienz und die erfolgreiche Lieferung von Ergebnissen zu verbessern.

Vorteile des hybriden Portfoliomanagements

Führen Unternehmen hybrides Portfoliomanagement ein, können sie vom jeweils Besten der traditionellen und agilen Ansätze für das Projektportfoliomanagement profitieren. Diese strategische Kombination ermöglicht es Ihnen, eine höhere Effizienz, Flexibilität und Anpassungsfähigkeit zu erreichen und so die Gesamtleistung Ihrer Projekte zu optimieren.

Im Folgenden erläutern wir die wichtigsten Vorteile des hybriden Portfoliomanagements näher und zeigen, wie dieser Ansatz zu einer erfolgreichen Durchführung von Projekten in dynamischen und sich verändernden Umgebungen beitragen kann.

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  • Strategische Anpassungsfähigkeit: Dank des hybriden Projektportfoliomanagements können Sie die Managementmethoden an die Bedürfnisse und strategischen Ziele jedes von Ihnen verwalteten Projekts oder Programms anpassen. So können Sie besser auf unvorhergesehene Veränderungen reagieren und Ihre Projektportfolios permanent auf die strategischen Ziele abstimmen.
  • Ressourcenoptimierung: Je nach dem für jedes Projekt verwendeten Managementansatzes maximieren Sie die Ressourcennutzung und stellen sicher, dass die Ressourcen effizient den Projekten mit dem höchsten strategischen Wert zugewiesen werden. So minimieren Sie Ressourcenbeschränkungen und Engpässe, und optimieren die Gesamtleistung Ihres Projektportfolios.
  • Agiles Risikomanagement: Das hybride Portfoliomanagement integriert agile Ansätze für ein proaktives Risikomanagement. Kombinieren Sie etwa frühzeitige Risikoerkennung, kontinuierliche Anpassung und laufende Überwachung, erreichen Sie ein effektiveres Portfoliorisikomanagement. Dies ermöglicht eine rasche und effiziente Mitigierung potenzieller Risiken, wodurch Sie die Wahrscheinlichkeit negativer Auswirkungen auf Projekte und das Gesamtportfolio verringern.
  • Strategische Kommunikation und Zusammenarbeit: Sie verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Teams, Stakeholdern und Sponsoren, die an einem Projektportfolio beteiligt sind. Durch die Förderung von Transparenz, strategischer Ausrichtung und aktiver Beteiligung der Stakeholder erreichen Sie eine bessere strategische Entscheidungsfindung, ein stärkeres Engagement und eine effizientere Durchführung von Portfolioprojekten.
  • Verbesserte Portfolioperformance: Mit hybridem Projektportfoliomanagement optimieren Sie die Performance Ihrer Produkt- und Projektportfolios durch die Anwendung von Feedback- und Retrospektivprozessen. Indem Sie die Vorteile agiler Ansätze nutzen, verbessern Sie die Effizienz, Qualität und kontinuierliche Bereitstellung von Werten in Ihren Portfolios. Das führt zu einer höheren Erfolgsquote bei der Erreichung strategischer Ziele und einer nachhaltigen Verbesserung der gesamten Portfolioperformance.

Wie können Sie ein hybrides Portfoliomanagement einführen? Schlüsselelemente und Schritte

Nun kennen Sie die Vorteile. Aber wie erreichen Sie diese? Welche Schritte sind für die Einführung des hybriden Portfoliomanagements erforderlich? Das geht nicht von heute auf morgen. Im Gegenteil: Es handelt sich um einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, der eine Kombination von Top-down- und Bottom-up-Managementansätzen für seine erfolgreiche Umsetzung benötigt.

Die folgenden fünf Schritte sollten Unternehmen bei der Einführung eines hybriden Projektportfoliomanagements befolgen:

  1. Schaffen Sie ein Governance-Framework. Die Einführung eines hybriden Portfoliomanagements erfordert eine Neudefinition vieler Governance- und Managementprozesse. Sie müssen Ihr Governance-Framework bewerten und neu definieren sowie neue Richtlinien, Verfahren und Standards für das hybride Management Ihrer Produkt- und Projektportfolios festlegen.

    Dies ist ein notwendiger Schritt, mit dem Sie auch Ihre Entscheidungsprozesse, die Ressourcenzuteilung oder das Finanzmanagement neu strukturieren. Daneben richten Sie damit Ihre Projekte und Programme auf die strategischen Ziele aus und führen sie gleichzeitig effektiv durch

  2. Bewerten Sie den aktuellen Stand Ihrer PPM-Prozesse. Als Nächstes sollten Sie den aktuellen Stand Ihrer PPM-Prozesse bewerten. Dazu gehört auch die Überprüfung der derzeit verwendeten Methoden, Tools und Ressourcen. Dieser Schritt ist wichtig, da er Ihnen hilft, die Stärken und Schwächen Ihres Unternehmens und die verbesserungswürdigen Bereiche Ihrer derzeitigen PPM-Prozesse zu ermitteln.

  3. Listen Sie alle Projekte und Programme auf. Danach sollten Sie alle Projekte und Programme auflisten, aus denen sich die einzelnen Portfolios des Unternehmens zusammensetzen. Bewerten Sie, welche davon sich eher für agile Methoden eignen und welche Sie weiterhin mit Wasserfallmethoden verwalten können.

    Diese Bewertung sollte auf mehreren Faktoren basieren, etwa der Projektkomplexität und -ziele, der Erwartungen der Stakeholder und der Dynamik der beteiligten Teams. Während agile Methoden am besten für dynamische und innovative Projekte geeignet sind, eignet sich der Wasserfallansatz besser für Projekte mit klar definierten Anforderungen.

  4. Definieren Sie Regeln. Im Rahmen der PPM-Governance müssen Sie Regeln aufstellen, die festlegen, welche Projekte mit Agile oder Wasserfall bearbeitet werden können. Abhängig von Faktoren wie Risiken, Projektkomplexität, Umfang oder verfügbaren Ressourcen müssen einige Projekte und Programme nach rein agilen Ansätzen verwaltet werden. Andere wiederum verfolgen hybride Managementansätze, wobei Sie Elemente von Agile in Ihre traditionellen Projektmanagementprozesse integrieren.

    Dies bedeutet auch, dass Sie festlegen müssen, wie die verschiedenen Methoden in den verschiedenen Lebenszyklusphasen des Portfoliomanagements – darunter Projektinitiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Kontrolle – angewendet werden. Sie müssen eine Governance-Struktur entwickeln, die den hybriden Ansatz unterstützt.

  5. Bewerten Sie kontinuierlich. Sie sollten die KPIs jedes Portfolios regelmäßig bewerten und verfeinern, nachdem Sie die Leistung von Agile- und Wasserfallprojekten analysiert haben. Nutzen Sie diese Bewertung, um Trends, Muster, Stärken und verbesserungswürdige Bereiche jedes Ansatzes zu ermitteln, und geben Sie diese Erkenntnisse an das gesamte Unternehmen weiter. So fördern Sie das unternehmerische Lernen und die Leistung.

    Durch die Messung und Konsolidierung von KPIs aus agilen und Wasserfallansätzen erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Performance Ihres Portfolios und können fundierte Entscheidungen zur Verbesserung der Projektportfolioleistung treffen.

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Schlüsselelemente des hybriden Portfoliomanagements

Wenn Sie diese Schritte zur Einführung des hybriden Portfoliomanagements befolgt haben, müssen Sie die Schlüsselkomponenten dieses Ansatzes verstehen. Diese Elemente bilden die Grundlage für einen ausgewogenen und effektiven hybriden Portfoliomanagementansatz, der es Unternehmen ermöglicht, das Beste aus beiden Welten zu nutzen: die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit von Agile und die Struktur und Berechenbarkeit traditioneller Methoden.

Werfen wir nun einen Blick auf die Schlüsselelemente des hybriden Portfoliomanagements:

  • Flexibilität: Dies ist ein Schlüsselelement für die erfolgreiche Umsetzung des hybriden Portfoliomanagements, da es Unternehmen ermöglicht, auf sich ändernde Umstände und Anforderungen zu reagieren. Iterative Planung, kontinuierliche Wertschöpfung oder die aktive Einbeziehung von Stakeholdern sind nur einige Praktiken, die Sie einführen sollten, um Ihre Organisation reaktionsfähiger zu machen.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Ein effizientes hybrides Portfoliomanagement ist ohne kontinuierliche Verbesserungsprozesse nicht möglich. Die kontinuierliche Verbesserung gibt Ihnen Mechanismen an die Hand, mit denen Sie die Leistung von agilen und Wasserfallmethoden in verschiedenen Projekten und Programmen bewerten sowie Probleme und Verbesserungsmöglichkeiten im Voraus erkennen können. Sie schaffen eine Feedbackschleife, dank derer Sie die Projektauswahl verbessern können. Gleiches gilt für die methodischen Entscheidungen, das Ressourcenmanagement oder das Risikomanagement.
  • Vorteile von Wasserfallansätzen: Obwohl Flexibilität ein Schlüsselelement hybrider Ansätze ist, erfordern sie auch traditionelle Projektmanagementverfahren wie detaillierte Planung, Risikomanagement oder Chance-Management. Diese gewährleisten ein effektives Ressourcenmanagement sowie eine frist- und budgetgerechte Projektdurchführung in einem hybriden Portfoliomanagementansatz.
  • Agile Praktiken: Schließlich ist die Einbeziehung agiler Methoden wie Lean, Scrum oder DevOps ein Schlüsselelement des hybriden Portfoliomanagements. Sie helfen Unternehmen, sich auf mögliche Veränderungen einzustellen und die Lieferzeiten zu verkürzen, ohne die Leistung ihres Portfolios zu beeinträchtigen.

Best Practices des hybriden Portfoliomanagements

Damit Sie hybrides Projektportfoliomanagement erfolgreich umsetzen können, benötigen Sie einen strategischen Ansatz und solide Best Practices. Im Folgenden stellen wir daher sieben essenzielle Best Practices für die effektive Umsetzung eines hybriden Projektportfoliomanagements vor.

Diese Verfahren ermöglichen es Unternehmen, von der Kombination traditioneller und agiler Ansätze zu profitieren, die Ressourcenzuweisung zu optimieren, die Kommunikation und Zusammenarbeit zu fördern und die kontinuierliche Verbesserung der Projektdurchführung innerhalb des Portfolios zu unterstützen.

  1. Definieren Sie eine Strategie: Legen Sie eine klare Strategie fest, die sowohl die Kriterien für die Projektauswahl und -priorisierung als auch die zu verwendenden Managementansätze definiert. Dadurch gewährleisten Sie eine effektive Abstimmung zwischen Projektportfolios und strategischen Zielen.
  2. Schaffen Sie ein Framework, das verschiedene Managementmethoden unterstützt: Kreieren Sie ein hybrides Rahmenwerk, das die Best Practices verschiedener Ansätze – wie PMI, Scrum, Kanban usw. – kombiniert und sich an die Bedürfnisse und Merkmale jedes Portfolios anpasst. So können Sie alle Portfolios kohärent und effizient managen.
  3. Flexibilisieren Sie die Ressourcenzuweisung: Gewährleisten Sie, dass Ressourcen optimal und flexibel zugewiesen werden. Beachten Sie dabei sowohl die Bedürfnisse der einzelnen Projekte als auch die Kapazität der verfügbaren Ressourcen. Dies maximiert Ihre Ressourcennutzung und minimiert Ressourcenbeschränkungen.
  4. Fördern Sie Lernen und kontinuierliche Verbesserung: Richten Sie einen Feedback- und Lernprozess ein, der gemachte Erfahrungen erfasst und Verbesserungen im hybriden Portfoliomanagement ermöglicht. Auf diese Weise schaffen Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der gewonnene Erkenntnisse geschätzt und zur Optimierung künftiger Projekte genutzt werden.
  5. Schaffen Sie ein solides Governance-Framework: Führen Sie ein solides Governance-Framework ein, das klar definierte Rollen und Zuständigkeiten, effiziente Entscheidungsmechanismen und einen proaktiven Ansatz für das Risiko- und Problemmanagement umfasst. Dies gewährleistet eine wirksame strategische Ausrichtung und eine angemessene Kontrolle des Portfoliomanagements.
  6. Ermutigen Sie Kommunikation und Zusammenarbeit: Fördern Sie Kommunikation durch den Einsatz von Tools und Techniken, die Transparenz, Wissensaustausch und eine partizipative Entscheidungsfindung begünstigen.
  7. Implementieren Sie eine PPM-Software, mit der Sie zwischen verschiedenen Managementansätzen wechseln können: Eine PPM-Software, die es ermöglicht, die Managementmethode an die Bedürfnisse und den Kontext des jeweiligen Projektportfolios anzupassen, ist entscheidend, um die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit zu erreichen, die wir in diesem Beitrag erörtert haben.

Hybrides Portfoliomanagement mit Triskell Software

Eine PPM-Software wie die von Triskell Software ist ein Schlüsselelement für eine erfolgreiche Implementierung von hybridem Portfoliomanagement. Triskell bietet Ihnen völlige Flexibilität, um zwischen verschiedenen Managementmethoden zu wechseln. So kann Ihr Unternehmen die Methode entsprechend den Bedürfnissen und dem spezifischen Kontext jedes Projektportfolios anpassen.

Dieser umfassende Ansatz und die fortschrittlichen Funktionen bieten Ihren Teams die nötige Reaktionsfähigkeit, um sowohl agile als auch traditionelle Projekte und Programme effektiv zu verwalten und eine einheitliche und transparente Sicht auf das Gesamtportfolio zu erhalten.

Dies sind einige der Funktionen, die Triskell für das hybride Portfoliomanagement bietet:

  • Planungstools: Triskell bietet Funktionen zur Planung beliebiger Objekte – Projekte, Programme, Portfolios usw. – für verschiedene Ansätze, darunter Gantt-Diagramme für Wasserfallansätze und Kanban-Boards für agile Methoden.
  • Scoring-Modelle: Die Scoring-Modelle von Triskell bieten Ihnen einen objektiven Rahmen für die Bewertung eingehender Projekte und Anforderungen. Sie helfen Ihnen, eine standardisierte Methodik für die Bewertung verschiedener Faktoren wie finanzielle Tragfähigkeit, strategische Ausrichtung, Risikoprofil und Ressourcenbedarf zu entwickeln, anhand derer Sie die jeweils geeignete Projektmanagementmethode bestimmen können.
  • Kapazitätsplanung: Mit Triskell können Sie die Ressourcen und Kapazitäten Ihres Unternehmens effizient verwalten. So können Sie Personal zuweisen, die Arbeitslast oder die mittel- und langfristige Kapazitätsplanung verfolgen.
  • Was-wäre-wenn-Szenarioanalyse: Dank Triskells Funktion zur Analyse von Was-wäre-wenn-Szenarien können Sie jetzt im Voraus die Folgen anderer Elemente auf Ihr Projektportfolio abschätzen, die Sie vorher vielleicht nicht in Betracht ziehen konnten. Hierzu gehören etwa Ressourcenbeschränkungen, Budgetanpassungen oder Prioritätsänderungen.
  • Integration mit Tools von Drittanbietern: Dank der API von Triskell können Sie alle Tools, die Sie für die Verwaltung Ihres Projektportfolios verwenden, in eine einzige Schnittstelle integrieren. Die Integration von PPM-Software mit Anwendungen wie Jira, SAP, Teams oder Microsoft Project ist mit Triskell einfacher denn je.

Fazit: Hybrides Portfoliomanagement ist ein notwendiger Schritt vor der völligen Agilität

Im Ergebnis ist das hybride Portfoliomanagement eine effektive Lösung, um die Herausforderungen einer Balance zwischen Agilität und Wasserfallansätzen im Projekt- und Programmmanagement anzugehen. Durch die Kombination traditioneller Wasserfallansätze mit agilen Methoden können Unternehmen das Beste aus beiden Welten nutzen und sich an ein sich ständig veränderndes Geschäftsumfeld anpassen. Die erfolgreiche Umsetzung eines hybriden Portfoliomanagements erfordert eine Kombination von Schlüsselelementen, wie die Festlegung klarer Rollen und Zuständigkeiten, die teamübergreifende Zusammenarbeit und den Einsatz geeigneter Tools.

Ferner sollten Sie Best Practices befolgen, um die Vorteile des hybriden Portfoliomanagements zu maximieren. Dazu gehört, dass Sie eine Kultur des kontinuierlichen Lernens schaffen, offene und transparente Kommunikation fördern und Prozesse je nach Bedarf anpassen. Triskell, das flexibelste PPM-Tool, bietet die perfekte Unterstützung für die Implementierung eines hybriden Portfoliomanagements in Ihrem Unternehmen und stellt eine PPM-Plattform bereit, mit der Sie Projekt- und Programmmanagementstrategien effektiv umsetzen und optimieren können.

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