Gestión híbrida de proyectos: encontrando el equilibrio entre agilidad y gobernanza en PPM

Gestión híbrida de proyectos: buscando un equilibrio entre Agile y Waterfall

¿Por qué es tan importante la Gestión híbrida de proyectos? ¿Y por qué a tantas organizaciones les resulta tan complicado adoptar modelos de gestión en los que tengan cabida varias metodologías de gestión de proyectos al mismo tiempo?

En un entorno empresarial tan cambiante como el actual, las empresas necesitan ser ágiles y flexibles para seguir siendo competitivas. Y, al mismo tiempo, también deben asegurarse de que sus portfolios de productos y proyectos estén alineados con los objetivos estratégicos y de que se sigan a rajatabla los procesos de gobernanza para tener bajo control elementos como la gestión de riesgos o la gestión financiera.

Aquí es donde entra en juego la Gestión Híbrida de proyectos. Un marco que busca equilibrar la agilidad y la gobernanza para ayudar a las organizaciones a alcanzar sus objetivos. En este post, vamos a enumerar:

  • Los desafíos que para las empresas supone equilibrar Agile y Waterfall a la hora de gestionar sus portfolios de proyectos.
  • Las características esenciales de la Gestión híbrida de carteras.
  • Beneficios y buenas prácticas de estos enfoques híbridos de gestión.

Los desafíos de equilibrar Agile y Waterfall en los procesos de gobernanza PPM

La agilidad organizativa es un imperativo innegable en la actualidad, ya que resulta crucial para mantener la competitividad y aprovechar las oportunidades de mercado existentes. No obstante, el tránsito a Agile para muchas organizaciones no es algo sencillo de hacerse. Y requiere tiempo, en gran parte por el cambio cultural y organizacional que para las empresas supone esta transición hacia Agile.

Y es que, durante los últimos 20 años, muchas organizaciones han trabajado con una única metodología de gestión de proyectos: Waterfall., la cual hace especial hincapié en la gobernanza y el control. Y no es que este enfoque sea negativo, todo lo contrario, ya que este enfoque de gestión ha tenido éxito en la mayoría de situaciones. Pero presenta ciertas limitaciones en cuanto a su capacidad de adaptabilidad y flexibilidad ante los cambios.

Es por ello que las empresas deben avanzar hacia lo Agile para obtener resultados empresariales sin perder de vista las metodologías de gestión de proyectos que tan bien les han funcionado en los últimos 20 años. Y es aquí precisamente donde está el gran reto, combinar 2 metodologías tan contrapuestas como Agile y Waterfall. La agilidad hace hincapié en la velocidad, la flexibilidad y la innovación, mientras que la gobernanza pone el foco en la gestión de riesgos, el control y el cumplimento. Encontrar el equilibrio adecuado entre ambos es fundamental para una gestión del portfolio de proyectos exitosa.

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Otro reto al que se enfrentan las empresas que adoptan enfoques híbridos es la optimización de sus procesos de gobernanza, los cuales tienden a ser excesivamente burocráticos y tediosos en la mayoría de los casos. Estos procesos pueden tener repercusiones negativas, como por ejemplo:

  • Retrasos en los tiempos de entrega de los proyectos.
  • Pérdida de agilidad en la toma de decisiones.
  • Menor control en la gestión de riesgos.
  • Pérdida de competitividad en los mercados.

En resumen, las organizaciones deben modelos de gestión híbridos para preservar su competitividad. Sin embargo, es esencial que esta combinación de metodologías Agile y Waterfall se realice de forma estructurada para maximizar los resultados empresariales.

¿Qué es la Gestión híbrida de proyectos? 

Con la aplicación de una Gestión Híbrida de los proyectos, las organizaciones pueden sincronizar de manera estratégica las prácticas tradicionales y ágiles, optimizando así la gestión del portfolio de proyectos y minimizando los riesgos asociados a dicha transición.

Pero, ¿qué es la gestión híbrida de proyectos? Es un concepto que implica la combinación de estrategias de planificación de las metodologías clásicas de Gestión de Proyectos con los enfoques flexibles y adaptativos de las metodologías ágiles.

El punto de partida es evidente: no todos los proyectos son ágiles, ni todas las organizaciones están preparadas para trabajar con enfoques ágiles. Es tan simple como eso. El hecho de que tu organización maneje múltiples proyectos al año y desee aumentar su agilidad no significa que debas gestionar todos los proyectos utilizando un marco de trabajo ágil.

En cambio, la Gestión Híbrida de proyectos permite adaptar y combinar diferentes enfoques según la naturaleza y los requisitos de cada proyecto, optimizando así la eficiencia y la entrega exitosa de los resultados. Por ejemplo, , hay proyectos para los que sea más conveniente adoptar un enfoque de gestión más tradicional durante sus fases ´de planificación y diseño, y usar prácticas ágiles durante la fase de desarrollo del producto. O viceversa.

La gestión híbrida de proyectos integra ambos enfoques para adaptarse a las necesidades y objetivos específicos de los procesos PPM de una organización. Esto se debe a que las metodologías híbridas de gestión de proyectos reconocen que los distintos proyectos pueden tener diferentes requisitos, grados de complejidad y condicionantes. Por lo tanto, las organizaciones pueden adaptar sus procesos PPM y aplicar diferentes metodologías o técnicas en diferentes etapas del ciclo de vida de la gestión de carteras o para proyectos específicos dentro de sus carteras.

La capacidad de integrar ambos enfoques resultará en una notable mejora del rendimiento de tus portfolios, permitiéndote adaptar la metodología de gestión según las necesidades específicas de cada proyecto y optimizando así la eficiencia y la entrega exitosa de los resultados.

Beneficios de la Gestión híbrida de proyectos

Al adoptar un enfoque de gestión híbrido, las organizaciones pueden aprovechar los beneficios de combinar lo mejor de los enfoques tradicionales y ágiles en la gestión del portfolio de proyectos. Esta integración estratégica os permitirá alcanzar una mayor eficiencia, flexibilidad y adaptabilidad, optimizando así el rendimiento general de los proyectos.

A continuación, exploraremos más detalladamente los beneficios clave que brinda la Gestión Híbrida de proyectos, y cómo este enfoque puede impulsar el éxito en la entrega de proyectos en entornos dinámicos y cambiantes.

Beneficios gestión hibrida de carteras

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  • Adaptabilidad estratégica: gracias a la Gestión Híbrida del Portfolio de Proyectos, podrás adaptar la metodología de gestión a las necesidades y objetivos estratégicos en cada proyecto o programa que gestiones. De este modo mejoraréis vuestra capacidad de respuesta ante cambios imprevistos, y vuestras carteras de proyectos estarán permanentemente alineadas con los objetivos estratégicos.
  • Optimización de recursos: en función del enfoque de gestión que vayas a usar en cada proyecto, maximizarás la utilización de recursos y garantizarás que se asignen de manera eficiente a los proyectos con el mayor valor estratégico. Minimizarás así las limitaciones de recursos y los cuellos de botella, y optimizarás el rendimiento general de tus portfolios de proyectos.
  • Gestión ágil de riesgos: la Gestión híbrida de carteras integra enfoques ágiles para la gestión proactiva de riesgos. Al combinar prácticas como la identificación temprana de riesgos, la adaptación continua y la monitorización constante, se logra una gestión más efectiva de los riesgos del portfolio. Esto permite una mitigación rápida y eficiente de los riesgos potenciales, reduciendo así la probabilidad de impactos negativos en los proyectos y en el portfolio en su conjunto.
  • Comunicación estratégica y colaboración: mejorarás la comunicación y la colaboración entre todos los equipos, stakeholders y sponsors implicados en las carteras de proyectos. Al fomentar la transparencia, la alineación de objetivos y la participación activa de todas las partes interesadas, se logra una mejor toma de decisiones estratégicas, un mayor compromiso y una ejecución más eficiente de los proyectos en el portfolio.
  • Mejora del desempeño del portfolio: gracias a la Gestión Híbrida del Portfolio de Proyectos optimizarás el desempeño tus portfolios de productos y proyectos mediante la implementación de procesos de retroalimentación y aprendizaje. Al aprovechar los beneficios de los enfoques ágiles, se mejora la eficiencia, la calidad y la entrega continua de valor en tus carteras, lo que repercutirá en una mayor ratio de éxito en la consecución de los objetivos estratégicos y a una mejora sostenible del desempeño general del portfolio.

¿Cómo implementar una metodología híbrida de gestión de proyectos?

Ya sabes los beneficios, pero: ¿cómo llegar a este punto? ¿Cuáles son los pasos que deben tomarse para implementar la Gestión Híbrida de proyectos? No es un proceso que se logre de un día para otro. Todo lo contrario: es un proceso de mejora continua que requiere la combinación de enfoques de gestión top-down y bottom-up para su correcta implementación.

A continuación, se detallan los 5 pasos que las organizaciones deben seguir para implementar la Gestión Híbrida del Portfolio de Proyectos:

1. Establecer un marco de gobernanza

Abrazar la gestión híbrida de proyectos implicará redefinir muchos de tus procesos de gestión y gobernanza. Deberás evaluar y redefinir vuestro marco de gobernanza y así establecer nuevas políticas, procedimientos y standards para la Gestión híbrida de vuestros Portfolios de Productos y Proyectos.

Es un primer paso necesario para reestructurar también los procesos de toma de decisiones, la asignación de recursos o la gestión financiera, y hacer que los proyectos y programas estén alineados con los objetivos estratégicos al mismo tiempo que se ejecutan con eficacia.

2. Evaluar el estado actual de vuestros procesos PPM

A continuación, debes evaluar el estado actual de tus procesos PPM. Esto incluye evaluar las metodologías, herramientas y recursos que se utilizan actualmente. Este paso es importante ya que te ayudará a identificar las fortalezas y debilidades de tu organización y los puntos de mejora en vuestros actuales procesos PPM.

3. Listar todos los proyectos y programas

Después, debes listar los proyectos y programas que componen cada una de las carteras de la organización, y evaluar cuáles se ajustan más a las metodologías ágiles o cuáles pueden seguir siendo gestionados con Waterfall.

Es una evaluación que debes hacer en función de varios factores como la complejidad y los objetivos del proyecto, las expectativas de los stakeholders o las dinámicas de los equipos que deben involucrarse. Por ejemplo, mientras las metodologías ágiles funcionan mejor en proyectos dinámicos e innovadores, Waterfall se adapta mejor a proyectos con requisitos bien definidos.

4. Establecer reglas

Como parte de la gobernanza en PPM, debes establecer reglas para definir en qué proyectos se puede trabajar con Agile o Waterfall. Dependiendo de factores como los riesgos, la complejidad y envergadura del proyecto o los recursos disponibles, algunos proyectos y programas deben gestionarse siguiendo enfoques puramente ágiles. O, para otros, seguir enfoques de gestión híbridos, incorporando elementos de Agile a tus procesos tradicionales de gestión de proyectos.

Esto implica también definir cómo se aplicarán las distintas metodologías en las distintas fases del ciclo de vida de la gestión de tus carteras de productos y proyectos, como el inicio, la planificación, la ejecución, el seguimiento y el control de los proyectos. Debes diseñar una estructura de gobernanza que respalde el enfoque híbrido.

5. Evaluación continua

Debes evaluar y refinar con regularidad los KPI de cada Portfolio tras analizar el rendimiento de cada proyecto Agile y Waterfall. Usa este análisis para identificar tendencias, patrones, puntos fuertes y áreas de mejora de cada enfoque, y comparte esta información con toda la organización para fomentar el aprendizaje y mejorar el desempeño del negocio.

Al medir y consolidar los KPI de los enfoques Agile y Waterfall, podrás obtener una visión completa del rendimiento de las carteras y tomar decisiones informadas para mejorar el rendimiento de los portfolios de proyectos.

Proceso gestion híbrida de carteras

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Elementos clave de las metodologías híbridas de gestión de proyectos

Una vez que has seguido estos pasos para implementar una metodología híbrida de Gestión de proyectos, es importante comprender los componentes clave de este enfoque. Estos elementos proporcionan la base para un enfoque equilibrado y eficaz a la gestión híbrida de proyectos, permitiendo a las organizaciones aprovechar lo mejor de ambos mundos: la flexibilidad y adaptabilidad de Agile y la estructura y predictibilidad de enfoques tradicionales.

Veamos ahora los elementos clave que conforman la Gestión Híbrida de proyectos:

1. Flexibilidad

Este es un elemento clave para el éxito de la implementación de la Gestión híbrida de carteras, ya que es el que permite a las organizaciones tener capacidad de respuesta ante circunstancias y requerimientos cambiantes. La planificación iterativa, la entrega continua de valor o involucrar activamente a los stakeholders son algunas de las prácticas que debes poner en marcha para que tu organización gane en capacidad de respuesta.

2.Mejora continua

Una eficiente Gestión híbrida de proyectos es imposible de conseguir sin procesos para la mejora continua del mismo. Y es que la mejora continua te proporcionará mecanismos para evaluar el rendimiento de las metodologías Agile y Waterfall en los diferentes proyectos y programas, además de identificar con antelación problemas y oportunidades de mejora. Crearás un ciclo de retroalimentación gracias al cual perfeccionaréis la selección de proyectos, las decisiones de carácter metodológico, la gestión de riesgos o la gestión de recursos.

3. Waterfall

Aunque la flexibilidad es un elemento clave de los enfoques híbridos, precisa de prácticas tradicionales de gestión de proyectos como la planificación detallada, la gestión de riesgos o la gestión del cambio. Esto garantizará una gestión de recursos eficaz y la ejecución puntual y dentro del presupuesto de los proyectos en un enfoque híbrido de gestión de proyectos.

4. Prácticas ágiles

Por último, la incorporación de metodologías ágiles como Lean, Scrum o DevOps son un elemento fundamental de la Gestión híbrida de carteras. Ayudan a las organizaciones a ganar adaptabilidad ante posibles cambios y a agilizar los tiempos de entrega sin que se vean comprometidos el rendimiento de vuestras carteras.

Componentes gestión híbrida de carteras

Buenas prácticas para la gestión híbrida de portfolios

La implementación exitosa de la gestión híbrida del portfolio de proyectos requiere de un enfoque estratégico y de la adopción de buenas prácticas sólidas. En este sentido, a continuación, presentamos 7 buenas prácticas fundamentales para la implementación efectiva de la gestión híbrida del portfolio de proyectos.

Estas prácticas permitirán a las organizaciones aprovechar los beneficios de combinar enfoques tradicionales y ágiles, optimizando la asignación de recursos, fomentando la comunicación y la colaboración, y promoviendo la mejora continua en la ejecución de proyectos dentro del portfolio.

  1. Define una estrategia: establece una estrategia clara que defina tanto los criterios de selección y priorización de proyectos como los enfoques de gestión que vayan a utilizarse. Esto garantizará una alineación efectiva entre las carteras de proyectos y los objetivos estratégicos.
  2. Establece un marco de trabajo en el que tengan cabida diversas metodologías de gestión: crea un marco de trabajo híbrido que combine las mejores prácticas de diferentes enfoques (como PMI, Scrum, Kanban, etc.) y que se ajuste a las necesidades y características de cada portfolio. Esto permitirá una gestión coherente y eficiente de todos ellos.
  3. Flexibiliza la asignación de recursos: Asegúrate de que los recursos se asignen de manera óptima y flexible, considerando tanto las necesidades de cada proyecto como la capacidad de los recursos disponibles. Así maximizarás la utilización de recursos y minimizarás las limitaciones de recursos.
  4. Fomenta el aprendizaje y la mejora continua: Establece un proceso de retroalimentación y aprendizaje que permita la captura de lecciones aprendidas y la implementación de mejoras para la gestión híbrida de carteras. Crearás así una cultura basada en la mejora continua en la que se valoren y aprovechen las lecciones aprendidas para optimizar la ejecución de futuros proyectos.
  5. Crea un marco de gobernanza sólido: Implementa un sistema de gobernanza robusto que incluya roles y responsabilidades claramente definidos, mecanismos de toma de decisiones eficientes y un enfoque proactivo para la gestión de riesgos y problemas. Esto garantizará una dirección estratégica efectiva y un control adecuado en la gestión del portfolio.
  6. Fomenta la comunicación y la colaboración: promueve una comunicación abierta y fluida mediante el uso de herramientas y técnicas que fomenten la transparencia, el intercambio de conocimientos y la toma de decisiones participativa.
  7. Implementa un software PPM que permita pivotar entre distintos métodos de gestión: disponer de un software PPM que permita adaptar la metodología de gestión en función de las necesidades y del contexto de cada portfolio de proyectos es crítico para obtener esa flexibilidad y capacidad de respuesta que hemos comentado a lo largo del post.

Gestión híbrida de portfolios de proyectos con Triskell Software

En este sentido, contar con un software PPM como Triskell Software se convierte en un elemento clave para lograr una implementación exitosa de la Gestión híbrida de carteras. Triskell ofrece flexibilidad total para pivotar entre distintos métodos de gestión, permitiendo a las organizaciones adaptar la metodología según las necesidades y el contexto específico de cada portfolio de proyectos.

Su enfoque integral y sus funcionalidades avanzadas proporcionan a los equipos la capacidad de respuesta necesaria para gestionar de manera efectiva proyectos tanto ágiles como tradicionales, brindando una visión unificada y transparente de los portfolios en su conjunto.

Éstas son algunas de las funcionalidades que Triskell incluye para la Gestión Híbrida de carteras:

  • Herramientas de planificación: Triskell ofrece funcionalidades para planificar cualquier objeto (proyectos, programas, portfolios, etc) para diferentes enfoques, como diagramas de Gantt para Waterfall y tableros Kanban para Agile.
  • Modelos de puntuación: Con los modelos de puntuación de Triskell obtendrás un marco objetivo para evaluar proyectos y demandas entrantes. Te ayudarán a establecer una metodología estandarizada para evaluar diversos factores, como la viabilidad financiera, la alineación estratégica, el perfil de riesgo y las necesidades de recursos, a partir de las cuales podrás determinar la metodología de gestión de proyectos adecuada para cada caso.
  • Planificación de la capacidad: con Triskell podrás gestionar eficientemente los recursos y la capacidad de tu organización, incluyendo la asignación de personal, hacer seguimiento de la carga de trabajo o planificar la capacidad a medio y largo plazo.
  • Análisis de escenarios What-if: ahora podrás evaluar, gracias a la funcionalidad para simular escenarios hipotéticos de Triskell, puedes evaluar con antelación las consecuencias que tendrá para tus carteras de proyectos de otros elementos que antes quizás no podías contemplar, como las limitaciones de recursos, los ajustes de presupuestos o cambios de prioridades.
  • Integraciones con herramientas de terceros: gracias a la API de Triskell podrás integrar en una sola interfaz todas las herramientas que usas para gestionar el portfolio de proyectos. Integrar un software PPM con aplicaciones como Jira, SAP, Teams o Micrsoft Project es más fácil que nunca con Triskell.

Conclusión: la Gestión híbrida de proyectos, un paso necesario antes de ser puramente ágil

En resumen, la gestión híbrida de proyectos es una solución efectiva para abordar los desafíos de equilibrar agilidad y gobernanza en la gestión de proyectos y programas. Al combinar los enfoques tradicionales de Waterfall con los métodos ágiles, las organizaciones pueden aprovechar lo mejor de ambos mundos y adaptarse a un entorno empresarial en constante cambio. La implementación exitosa de la gestión híbrida de proyectos requiere una combinación de elementos clave, como la definición de roles y responsabilidades claras, la colaboración entre equipos y la utilización de herramientas adecuadas.

Además, es fundamental seguir buenas prácticas para maximizar los beneficios de este enfoque de gestión. Esto implica establecer una cultura de aprendizaje continuo, fomentar la comunicación abierta y transparente, y adaptar los procesos según sea necesario. Triskell, la herramienta PPM más flexible, proporciona el soporte perfecto para poner en marcha de gestión híbrida de carteras en tu organización, ofreciendo una plataforma PPM que permite a las organizaciones implementar y optimizar sus estrategias de gestión de proyectos y programas de manera efectiva.

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FAQs sobre las metodologías híbridas de Gestión de Proyectos

Las metodologías híbridas presentan varias ventajas:

  • Mayor adaptabilidad: Responde eficazmente a las cambiantes demandas del mercado y a los requisitos de los proyectos.
  • Mejor asignación de recursos: Asigna recursos en función de las necesidades del proyecto, equilibrando agilidad y control.
  • Mayores tasas de éxito de los proyectos: Aproveche los puntos fuertes de los enfoques tradicionales y ágiles para aumentar el éxito de los proyectos.
  • Mayor satisfacción del equipo: Las prácticas ágiles pueden fomentar la colaboración, la implicación y la motivación de los equipos.

Un enfoque híbrido puede ser beneficioso para organizaciones que gestionan un portfolio amplio de proyectos con diferentes niveles de complejidad y requisitos. Aquí hay algunos indicadores:

  • La necesidad de control y flexibilidad: Equilibrar la necesidad de una estructura clara con la capacidad de adaptarse a circunstancias cambiantes.
  • Una mezcla de tipos de proyectos: Gestionar una combinación de proyectos bien definidos y aquellos con requisitos en evolución.
  • Deseo de un tiempo de comercialización más rápido: Entregar valor rápidamente manteniendo el control sobre aspectos críticos.

Aquí tienes algunos pasos iniciales para implementar un portfolio de proyectos híbrido:

  • Evalúa tus carteras de proyectos: Identifica los tipos de proyectos que gestionas y su idoneidad para enfoques tradicionales o ágiles.
  • Define roles y responsabilidades claros: Asigna la responsabilidad de diferentes metodologías de gestión de proyectos dentro del marco híbrido.
  • Invierte en las herramientas y tecnologías adecuadas: ten en mente un software PPM que soporte prácticas de gestión de proyectos tanto tradicionales como ágiles.
  • Capacita a tus equipos: Equipa a tu equipo con las habilidades y conocimientos necesarios para trabajar de manera efectiva dentro de un entorno híbrido.

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