Kapazitätsplanung: Ihr Schlüssel zur Optimierung der Unternehmensleistung

Wie genau trägt die Kapazitätsplanung zur Verbesserung der Unternehmensleistung bei? Das primäre Anliegen jedes Unternehmens ist es, seine Effizienz zu maximieren. Diese Effizienz lässt sich auf unterschiedliche Weise ausdrücken:

  • Steigerung der Erfolgsrate von Projekten und Programmen.
  • Steigerung des ROI Ihres Projekt- oder Produktportfolios.
  • Verbesserung der Produktivität Ihrer Teams und Mitarbeiter.

Die Kapazitätsplanung ist ein sorgsam entwickelter Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, ihre vorhandenen Ressourcen zu bewerten und sicherzustellen, dass sie ausreichen, um die gesamte Nachfrage zu bewältigen. Zudem dient er dazu, die Kapazitäten passend zu den Unternehmensprioritäten auf die verschiedensten Initiativen zu verteilen. Ein gut durchdachter, implementierter und überwachter Prozess der Kapazitätsplanung kann Unternehmen dabei helfen, effizienter und besser auf die Umsetzung von Schlüsselinitiativen vorbereitet zu sein.

In diesem Artikel werden wir erläutern, was Kapazitätsplanung ist, und wie sie sich in das Ressourcenmanagement und Projektportfoliomanagement einfügt. Überdies werden wir die bewährtesten Verfahren sowie die potenziellen Vor- und Nachteile dieses Prozesses diskutieren – abhängig davon, ob er korrekt implementiert wurde oder nicht.

Was ist Kapazitätsplanung? Ein Überblick zu Definition und Zielen

Im Rahmen der Kapazitätsplanung versucht ein Unternehmen abzuschätzen, ob es über die benötigten Ressourcen verfügt, um die volle Bandbreite an eingehenden Anfragen in einem bestimmten Zeitraum zu bewältigen. Dabei werden die vorhandenen Kapazitäten gemäß den geschäftlichen Prioritäten auf die verschiedenen Initiativen verteilt.

Wir leben in einer Zeit des Umbruchs. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ein erhöhtes Aufkommen an eingehenden Anfragen bewältigen zu müssen. Diese Menge ist so immens, dass die meisten Unternehmen nicht in der Lage sind, allen Anfragen gerecht zu werden, ohne ihr Budget und ihre Leistung zu beeinträchtigen. Oder sie schätzen die benötigten Kapazitäten falsch ein, da sie 1 Jahr im Voraus planen, anstelle von 3 oder 6 Monaten, was in der heutigen, sich ständig verändernden Umgebung nötig ist.

Ziele der Kapazitätsplanung

Hier tritt die Kapazitätsplanung auf den Plan. Sie ist ein essenzieller Prozess zur Optimierung von Demand- und Ressourcenmanagement. Richtig implementiert, ermöglicht es Unternehmen:

  • Abzuschätzen, ob genügend Ressourcen und Fähigkeiten vorhanden sind, um das Arbeitsaufkommen der kommenden Monate zu bewältigen.
  • Projekte und Initiativen zu priorisieren oder zu verschieben, abhängig davon, ob das Unternehmen über die erforderlichen Fähigkeiten verfügt, sie erfolgreich durchzuführen.

Im Wesentlichen ergeben sich daraus die folgenden Ziele der Kapazitätsplanung:

  • Vermeidung von Ressourcenknappheit bei der Umsetzung von Projekten und Programmen mit strategischer Bedeutung für das Unternehmen.
  • Gewährleistung, dass die Organisation über alle notwendige Kompetenzen verfügt, um ihre Produkt- und Projektportfolios erfolgreich zu managen.
  • Vermeidung von Arbeitsumgebungen, in denen Überkapazitäten und redundante Ressourcen und Fertigkeiten vorhanden sind.

Die Kapazitätsplanung benötigt – basierend auf den Anfragen – eine detaillierte Abschätzung der aktuellen und zukünftigen Kapazitäten des Unternehmens. Anhand dieser Prognose, die Sie halbjährlich durchführen sollten, richten Sie Kapazitätsplanungsprozesse ein. So gewährleisten Sie, dass nötige Ressourcen verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.

Arten der Kapazitätsplanung

Auch wenn wir uns in diesem Beitrag auf die Kapazitätsplanung als den Prozess konzentrieren, mit dem Unternehmen abschätzen, ob sie über die zur Deckung der Anfragen erforderlichen Arbeitskräfte und Qualifikationen verfügen – und verfügen werden – ist dies jedoch nicht die einzige Art der Kapazitätsplanung.

3 Arten der Kapazitätsplanung, die wir im Folgenden beschreiben:

  • Planung der Arbeitskräftekapazität: Wie bereits erläutert, geht es darum, die notwendigen personellen Kapazitäten zu haben, um die eingehenden Anfragen in einem bestimmten Zeitraum zufriedenstellend zu bearbeiten. Dabei handelt es sich um einen Prozess, bei dem Organisationen entscheiden können, ob sie mehr Personal einstellen, den Personalbestand reduzieren oder Ressourcen auf andere Aufgabenbereiche umverteilen, in denen sie produktiver sind.
  • Planung der Werkzeugkapazität: Hierbei geht es darum, ob die erforderlichen Werkzeuge und Geräte zur Verfügung stehen, um die Arbeit zu erledigen. Je nach Sektor kann es sich dabei um Computerausrüstung, Maschinen, Transportmittel, Software, Werkzeuge usw. handeln.
  • Produktkapazitätsplanung: Im Bereich bemüht sich ein Unternehmen sicherzustellen, dass es ausreichend Produkte und Ressourcen hat, um die anfallende Nachfrage zu decken. Nehmen wir zum Beispiel ein großes Einzelhandelsunternehmen: Es muss gewährleistet werden, dass genug Waren auf Lager sind, um die Kunden zu bedienen, und dass zudem genug Kassierer, Kassensysteme und sonstige notwendige Ressourcen vorhanden sind.

In diesem Zusammenhang liegt unser Fokus primär auf der Kapazitätsplanung der Arbeitskräfte und wie dieser Prozess in das Projektportfoliomanagement und das Ressourcenmanagement integriert wird.

Welchen Stellenwert hat die Kapazitätsplanung im Projektportfoliomanagement und im Ressourcenmanagement?

Die Kapazitätsplanung spielt eine tragende Rolle für ein effizientes Projektportfoliomanagement und stellt zugleich eine der größten Herausforderungen dar. Je umfangreicher das Volumen der zu bewältigenden Projekte und Programme, desto komplizierter wird die Allokation von Ressourcen für diese Projekte.

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Wenn eine Organisation nicht über die notwendigen Ressourcen und Fähigkeiten verfügt, um die Initiativen mit den größten Auswirkungen auf ihre Strategie durchzuführen, können die Folgen katastrophal sein – wie Sie sich vorstellen können.

Denken Sie einen Moment aus Ihrer Perspektive als PMO-Manager darüber nach. Wenn für einen Projektmanager schon die Ressourcenzuweisung für ein bestimmtes Projekt eine Konfliktquelle mit den Managern der verschiedenen Abteilungen sein kann, so verschärft sich dies noch, wenn das PMO ein größeres Volumen an Initiativen zu bewältigen hat.

Wie kann die Kapazitätsplanung das Projektportfoliomanagement und das Ressourcenmanagement unterstützen? Wenn Sie über Verfahren verfügen, mit denen Sie Ihre Kapazitäten im Hinblick auf die eingehenden Anfragen abschätzen und verschiedene mögliche Szenarien innerhalb der Organisation analysieren können, hilft Ihnen die Kapazitätsplanung bei Folgendem:

  1. Zuteilung der richtigen Fähigkeiten und Ressourcen zu den relevanten Projekten und Programmen, um deren Leistung zu verbessern.
  2. Sicherstellung, dass strategischen Initiativen für das Unternehmen die am besten geeigneten und wertvollsten organisatorischen Ressourcen zugewiesen werden.
  3. Einstellung neuer Mitarbeiter oder Weiterbildung bestehender Mitarbeiter, je nachdem, welche spezifischen Fähigkeiten ausgebaut werden müssen, um bestimmte Projekte erfolgreich durchzuführen.
  4. Priorisieren und Pausieren von Projekten, wenn es an den erforderlichen Ressourcen oder Fähigkeiten für eine erfolgreiche Umsetzung mangelt.
  5. Flexible Zuteilung von Ressourcen, besonders bei unvorhergesehenen Bedarfsschwankungen oder bei einer Änderung der strategischen Ziele.

Schlüsselkonzepte der Kapazitätsplanung

Wie Sie bereits gelesen haben, spielt die Kapazitätsplanung eine entscheidende Rolle bei der Leistungsoptimierung Ihres Unternehmens. Bevor wir jedoch in die Details einsteigen, sollten wir einige Konzepte und Prozesse rund um die Kapazitätsplanung klären. Obwohl diese Konzepte oft Missverständnisse hervorrufen, werden Sie feststellen, dass sie untrennbar miteinander verbunden sind.

Ressourcenmanagement vs. Kapazitätsplanung

  • Ressourcenmanagement: Unter Ressourcenmanagement versteht man Verfahren auf Projekt- oder Programmebene, die gewährleisten, dass geeignete Ressourcen für relevante Projekte und Programme ausgewählt und bereitgestellt werden.
  • Kapazitätsplanung: Bei der Kapazitätsplanung handelt es sich um einen Prozess auf der strategischen Ebene, der darauf abzielt, sicherzustellen, dass ein Unternehmen die notwendigen Ressourcen und Fähigkeiten besitzt, um den anfallenden Bedarf für einen bestimmten Zeitraum zu bewältigen.
  • Wie hängen sie zusammen? Die Kapazitätsplanung bildet eine übergeordnete Ebene zum Ressourcenmanagement. Wenn die Kapazität einer Organisation – also die gesamten verfügbaren Ressourcen und Fähigkeiten – gut definiert ist, erleichtert dies den Projektmanagern die Planung von Ressourcenzuweisung und -einsatz.

Kapazitätsplanung vs. Ressourcenplanung

  • Ressourcenplanung: Dies bezieht sich auf den Entscheidungsfindungsprozess, bei dem eine Organisation ihre Ressourcen für bestimmte Projekte und/oder Programme auf kurze und mittlere Sicht strategisch plant.
  • Kapazitätsplanung: Hierbei handelt es sich um die Harmonisierung der verfügbaren Ressourcen und Fähigkeiten mit den vorliegenden Anfragen, um sicherzustellen, dass die Leistungsfähigkeit des Unternehmens nicht beeinträchtigt wird.
  • Wie hängen sie zusammen? Ähnlich wie beim Ressourcenmanagement ist die Kapazitätsplanung ein übergeordneter Prozess. Ohne effektive Kapazitätsplanungsprozesse können bei der Ressourcenallokation für jedes Projekt oder Programm Herausforderungen auftreten. Dies äußert sich zum Beispiel in Form von unqualifiziertem oder überarbeitetem Personal, das zugeteilt wird.

Bedarfsplanung vs. Kapazitätsplanung

  • Die Bedarfsplanung stellt einen Prozess dar, mit dessen Hilfe ein Unternehmen die zukünftige Nachfrage nach neuen Projekten, Produkten oder Dienstleistungen seiner Kunden und Benutzer rechtzeitig antizipieren kann.
  • Die Kapazitätsplanung hingegen umfasst Verfahrensweisen, mit denen die zur Deckung der erwarteten Nachfrage innerhalb eines bestimmten Zeitraums notwendigen Ressourcen und Fähigkeiten eingeschätzt werden.
  • Wie hängen sie zusammen? Beide Prozesse bedingen einander, um effizient zu sein. Ohne eine präzise Bedarfsplanung ist es schwierig, die benötigten Ressourcen und Fähigkeiten zur erfolgreichen Deckung des Bedarfs korrekt abzuschätzen.
Schlusselkonzepte Kapazitatsplanung

Schritte zur Umsetzung der Kapazitätsplanung

Bevor Sie die Leistung im Projektportfoliomanagement oder Ressourcenmanagement durch Kapazitätsplanung verbessern können, benötigen Sie zunächst einen Prozess, der sich auf die stetige Optimierung der Mechanismen zur Bewertung bestehender Kapazitäten und zur Abschätzung zukünftiger Bedarfe konzentriert. Dabei sollten Sie auch relevante Leistungsindikatoren beachten, um die Effizienz des Prozesses kontinuierlich zu überwachen.

Folgende Schritte sollten bei der Implementierung eines solchen Kapazitätsplanungsprozesses berücksichtigt werden:

  • Ermittlung der aktuellen Kapazität.
  • Analyse des aktuellen und zukünftigen Bedarfs.
  • Überprüfung der Wertströme der Projekt- und Produktportfolios des Unternehmens.
  • Einsatz von Tools zur Analyse von „Was-wäre-wenn“-Szenarien.
  • Planung der Ressourcenzuweisung.
  • Bestimmung von KPIs zur Beurteilung der Effektivität Ihres Kapazitätsplanungsprozesses.

Die einzelnen Schritte zur Implementierung eines Kapazitätsplanungsprozesses erläutern wir im Folgenden.

1. Ermittlung der aktuellen Kapazität

Dieser Schritt muss akribisch durchgeführt werden, damit der Rest des Prozesses reibungslos abläuft. Hier geht es nicht nur um die Auflistung der insgesamt in jeder Abteilung des Unternehmens verfügbaren Ressourcen, sondern es geht noch einen Schritt weiter. Dieser Bericht sollte nach Möglichkeit auch die folgenden Informationen enthalten:

  • Derzeitige Nutzung der Ressourcen: Arbeiten sie neben ihren täglichen Aufgaben auch an anderen Projekten? Wie viel Zeit wird für die einzelnen Aufgaben aufgewendet?
  • Die vertragliche Beziehung zwischen den Ressourcen und der Organisation.
  • Eine detaillierte Übersicht über den professionellen Werdegang</strong< und die Fähigkeiten, die jede Ressource und Abteilung bereitstellen kann.

2. Analyse des aktuellen und zukünftigen Bedarfs

Als Nächstes ist eine gründliche Analyse des gegenwärtigen Bedarfs gefragt. Diese Untersuchung sollte Folgendes einbeziehen:

  • Die Priorität und strategische Relevanz der verschiedenen Projekte und Initiativen, die das Unternehmen vorantreibt.
  • Die Anzahl der für jede Initiative zugeteilten Ressourcen und die Gesamtarbeitszeit, die jede Ressource beisteuert.
  • Budgetierung und Kosten für die einzelnen Programme und Portfolios.
  • Kompetenzen, die für den erfolgreichen Abschluss jedes Programms und Portfolios vonnöten sind.
  • Geplantes Anfangs- und Enddatum jedes Programms und Portfolios.

Nach der Auflistung der aktuellen Anforderungen ist es wichtig, einen vorausschauenden Überblick zu erstellen, der den Bedarf des Unternehmens in den kommenden 3 bis 6 Monaten abbildet. Hierfür sollten Sie neben den Informationen aus dem aktuellen Bedarfsbericht auch weitere Daten berücksichtigen, um eine möglichst präzise Prognose erstellen zu können.

  • Historische Daten: Die Gegenüberstellung verschiedener Zeiträume unterstützt Sie dabei, quantitative Daten und Trends zur Entwicklung der eingehenden Anfragen im Unternehmen zu erfassen.
  • Interne Organisationsfaktoren: Der innere Kontext kann Ihnen helfen, vorherzusagen, ob die eingehende Nachfrage zunehmen wird. Wenn die Unternehmensführung entscheidet, beispielsweise eine neue Produktlinie aufzulegen oder den Transformationsprozess des Unternehmens zu beschleunigen, könnte dies zu einer Erhöhung des Anfragevolumens führen.
  • Externe Faktoren: Es existieren zahlreiche äußere Faktoren, welche die Entwicklung der eingehenden Anfrage und die Leistung des Unternehmens selbst beeinflussen können. Eine wirtschaftliche Rezession, das Aufkommen neuer Wettbewerber oder, wie wir kürzlich erlebt haben, eine Pandemie, können den Bedarf verändern.

3. Überprüfung der Wertströme der Projekt- und Produktportfolios des Unternehmens

Nach der Analyse der Unternehmenskapazitäten und des aktuellen sowie zukünftigen Bedarfs begutachten Sie die Wertströme der Organisation gründlich und überdenken sie. Aufgabe ist es, die Details der einzelnen Projekt- und Produktportfolios sorgfältig zu prüfen.

Ein Wertstrom stellt die Gesamtheit aller Prozessschritte dar, die eine Anfrage durchlaufen muss, damit sie in einen wertvollen Nutzen für Kunden und Unternehmen transformiert werden kann.

Im Rahmen des Kapazitätsplanungsprozesses dient diese Analyse mehreren Zwecken:

  • Auflistung aller Abteilungen und Bereiche, die am Wertstrom jedes Portfolios beteiligt sind.
  • Identifizierung von Ressourcenart und Kompetenzen, die zur Wertschöpfung in jeder Phase des Wertstroms notwendig sind.
  • Erkennen von Verbesserungsmöglichkeiten und notwendige Kompetenzen, die entwickelt werden müssen, um die kontinuierliche Wertschöpfung zu optimieren.

4. Einsatz von Tools zur Analyse von „Was-wäre-wenn“-Szenarien

Der nächste Schritt, der zugleich der Vorläufer für die Planung der Ressourcenallokation ist, besteht darin, die diversen Szenarien zu untersuchen, in denen sich die Organisation befinden könnte. Diese Analyse sollte sich auf historischen Daten und die Untersuchung internen und externen Faktoren stützen, die wir zuvor im zweiten Schritt besprochen haben.

Die meisten PPM-Softwarelösungen bieten Funktionen zur Simulation von Was-wäre-wenn-Szenarien. Diese Szenarioanalyse liefert Ihnen wertvolle Erkenntnisse für eine effizientere Kapazitätsplanung. Sie hilft Ihnen beispielsweise zu ermitteln, welche Projektportfolio – und dazugehörigen Ressourcen – je nach Situation priorisiert werden sollten.

5. Planung der Ressourcenzuweisung

Nachdem Sie die verschiedenen Szenarien analysiert haben, wird die Planung der Ressourcenzuweisung wesentlich anpassungsfähiger und effektiver. Passend zu jedem Projektportfolio haben Sie bereits die Prioritäten der Organisation für jedes Szenario präzise definiert. Das führt dazu, dass die Ressourcenzuweisung der Realität besser entsprechen wird.

Wenn die oben genannten Schritte korrekt durchgeführt wurden, können Sie die Ressourcenzuweisung mit weitreichender Voraussicht planen. Ihre Organisation wird ebenfalls an Flexibilität gewinnen und kann sich somit auf Änderungen einstellen. Unabhängig davon, welches Szenario eintritt, bleibt die Ressourcenzuweisung und Kapazitätsplanung stets auf die jeweiligen strategischen Ziele abgestimmt.

6. Bestimmung von KPIs zur Beurteilung der Effektivität Ihres Kapazitätsplanungsprozesses

Der Kapazitätsplanungsprozess ist festgelegt. Nun ist es essenziell, dessen Leistung zu quantifizieren und zu kontrollieren. Hierzu bestimmen Sie zentrale Leistungskennzahlen für den Prozess, um dessen Effizienz zu beurteilen und mögliche Verbesserungen zu identifizieren.

Es existieren zahlreiche Kennzahlen, die Sie zur Evaluierung dieses Prozesses verwenden können. Hier sind nur einige Beispiele für KPIs zur Beurteilung der Kapazitätsplanung:

  • Vorfälle aufgrund von Kapazitätsengpässen: Mithilfe dieser Kennzahl quantifizieren Sie die Anzahl der Projekte oder Programme, die aufgrund mangelnder Ressourcen oder Fähigkeiten pausiert werden mussten.
  • Unvorhergesehene Anpassungen der Kapazität: Hiermit quantifizieren Sie unerwartete Ressourcenzuweisungen, die auf eine falsche Bewertung der Kapazität Ihres Unternehmens zurückzuführen sind.
  • Reaktionszeit bei Kapazitätsengpässen: Dies bemisst die Zeit, die Ihre Organisation benötigt, um Schwierigkeiten infolge der Kapazitätsplanung zu beheben. Beispielsweise kann dies die durchschnittliche Dauer sein, die für die Einstellung nicht verfügbarer Kompetenzen erforderlich war.

Kapazitätsplanung als fortlaufender Verbesserungsprozess

Jetzt, wo Sie die notwendigen Schritte zur Gestaltung eines Prozesses zur Kapazitätsplanung kennen, sei darauf hingewiesen, dass die Arbeit damit noch nicht abgeschlossen ist. Die Kapazitätsplanung sollte als ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess angesehen werden. Sie sollten Sie also regelmäßig überwachen und überprüfen, um eine optimale Leistung zu gewährleisten und mögliche Engpässe zu beseitigen.

Zudem sollten Sie den Prozess regelmäßig überprüfen, damit er nicht obsolet wird. Wir leben in einem Zeitalter des ständigen Wandels, in dem Kunden und Nutzer nach innovativen Produkten und Dienstleistungen verlangen. Diese Anforderungen zwingen Unternehmen, laufend zu innovieren, um ihre Marktanteile nicht zu verlieren.

In diesem Klima ist es kaum sinnvoll, die Kapazitäten ein ganzes Jahr im Voraus zu planen. Strategische Ziele entwickeln sich schnell und Unternehmen sehen sich einer immer schneller wachsenden Nachfrage gegenüber. Daher wird empfohlen, die Kapazitäten 3 bis 6 Monate im Voraus zu planen. Dies ermöglicht eine effizientere und flexiblere Kapazitätsplanung.

Prozess der Kapazitätsplanung

Herausforderungen bei der Kapazitätsplanung

Folgen Sie den vorangegangenen Schritten und etablieren Sie Verfahren zur kontinuierlichen Verbesserung des Kapazitätsplanungsprozesses, kann dies von großem Nutzen sein und dazu beitragen, dass Ihre Kapazitätsplanung zu den Zielen Ihres Unternehmens passt.

Wenn Sie jedoch einige der oben genannten Schritte vernachlässigen oder bei der Analyse Ihres Ressourcenpools oder des aktuellen und zukünftigen Bedarfs nicht ausreichend sorgfältig sind, kann dies zu Problemen führen. Wie bereits erwähnt, ist dieser Prozess essenziell, damit Ihr Projektportfoliomanagements richtig funktioniert. Gleichgültig, ob Sie als PMO-Manager, Programmmanager oder Portfoliomanager tätig sind: Die Ihnen daraus resultierenden Schwierigkeiten dürften Ihnen nicht fremd sein.

Dies sind mögliche Herausforderungen bei der Kapazitätsplanung, wenn der Prozess nicht sachgemäß implementiert wurde:

  1. Überschätzung der Verfügbarkeit von Ressourcen.
  2. Fähigkeiten und Aufgaben sind nicht aufeinander abgestimmt.
  3. Überbeanspruchtes Personal und überlastete Teams.
  4. Unzufriedene Kunden und Nutzer.
  5. Der Prozess ist nach kurzer Zeit wieder veraltet.

1. Überschätzung der Verfügbarkeit von Ressourcen

Beschreibung: Es könnte vorkommen, dass Sie für bestimmte Programme und Projekte nicht über ausreichende Ressourcen oder die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um sie erfolgreich zu vollenden. Dies kann zu Barrieren und Engpässen in der Ausführung führen.

Ursache: Eine genaue Analyse der vorhandenen Ressourcen, die zu Beginn des Kapazitätsplanungsprozesses hätte durchgeführt werden müssen, wurde möglicherweise nicht umfassend durchgeführt.

2. Fähigkeiten und Aufgaben sind nicht aufeinander abgestimmt

Beschreibung: Für die Ausführung mancher Programme und Portfolios könnten erforderliche Fähigkeiten fehlen oder überrepräsentiert sein, was die Produktivität einiger Teams beeinträchtigen kann.

Ursache: Ähnlich wie beim vorherigen Problem wurden die verfügbaren Fähigkeiten wahrscheinlich nicht korrekt analysiert.

3. Überbeanspruchtes Personal und überlastete Teams

Beschreibung: Dies stellt eine der gängigsten Herausforderungen in Unternehmen dar, welche keine effektiven Prozesse für Ressourcenverwaltung und Kapazitätsplanung besitzen. Die Teams sind überfordert und können die eingehenden Anfragen nicht bewältigen. Das wirkt sich negativ auf die Budgets und Liefertermine der von ihnen betreuten Projekte und Programme aus, und infolgedessen auf das Arbeitsklima im Unternehmen.

Ursache: Es gibt mehrere Gründe für diese Situation:

  • Es wurde versäumt, den aktuellen und zukünftigen Bedarf korrekt zu analysieren.
  • Die benötigten Ressourcen und Fähigkeiten zur Deckung dieser Anfragen wurden unzureichend eingeschätzt.
  • Vor der Planung der Ressourcenzuweisung für die verschiedenen Programme und Portfolios wurden keine Was-wäre-wenn-Analysen durchgeführt.
  • In der Organisation fehlen effiziente Verfahren zur Priorisierung von Aufgaben.
  • Es gibt keine Rückkopplungsschleife von der Ausführungsseite.

4. Unzufriedene Kunden und Nutzer

Beschreibung: Engpässe und Hindernisse, die den Kapazitätsplanungsprozess beeinträchtigen, wirken sich negativ auf die Leistung des Unternehmens aus und führen zu einem Anstieg der Frustration bei Kunden und Nutzern, da sie nicht den erwarteten Wert erhalten.

Ursache: Das etablierte Verfahren zur Kapazitätsplanung ist ineffektiv. Eine Analyse und Überprüfung ist unerlässlich, um alle Probleme zu identifizieren und schrittweise zu lösen.

5. Der Prozess ist nach kurzer Zeit wieder veraltet

Beschreibung: Einige Wochen oder Monate nach der Einführung des Verfahrens treten mehrere der genannten Probleme auf, welche mit einer Änderung der strategischen Ausrichtung der Organisation zusammenfallen.

Ursache: Die Kapazitätsplanung wird vermutlich 1 Jahr im Voraus ausgeführt. Um flexibel auf diese Änderungen zu reagieren, wird empfohlen, die Kapazitätsplanung 3 bis 6 Monate im Voraus zu planen.

Vorteile der Kapazitätsplanung

Die Lösung sämtlicher dieser Probleme hängt, wie Sie sich wohl schon gedacht haben, mit kontinuierlichen Verbesserungsprozessen zusammen, die Sie in Ihr Kapazitätsplanungsverfahren einbinden sollten.

Dies bedeutet nicht, dass in Zukunft keine anderen Probleme auftreten werden – davon können Sie ausgehen. Doch letztlich bringt dieser Prozess eine Vielzahl an Vorteilen mit sich, welche sich insgesamt positiv auf Ihr Unternehmen auswirken werden. Sie reichen von der Arbeitsmoral und Motivation Ihrer Mitarbeiter hin zur Performance der unterschiedlichen Projekte, Programme und Portfolios, die Sie verwalten.

Hier sind die wesentlichen Vorteile der Kapazitätsplanung

  • Steigerung der Leistung Ihrer Projektportfolios.
  • Verhindern der Überlastung Ihrer Teams mit Initiativen, die keinen Mehrwert bieten.
  • Erweitertes Management der Fähigkeiten Ihrer Organisation.
  • Optimierung Ihrer Ressourcenzuteilungsprozesse.
  • Verminderte Mitarbeiterfluktuation.

1. Steigerung der Leistung Ihrer Projektportfolios

Wissen Sie vorher, ob Ihr Unternehmen über die notwendigen Ressourcen und Fähigkeiten verfügt, um seine Projektportfolios umzusetzen, können Sie potenzielle Probleme antizipieren, bevor sie entstehen. Das bedeutet:

  • Keine doppelt zugewiesenen Ressourcen.
  • Kein Einsatz von Ressourcen, die für ein spezifisches Projekt oder Programm keinen Mehrwert bieten.

Ferner minimiert die Kapazitätsplanung Ausfallzeiten oder Engpässe aufgrund fehlender Schlüsselressourcen und -fähigkeiten. Dies steigert die Effizienz und Erfolgsrate Ihrer Programme und Projektportfolios.

2. Verhindern der Überlastung Ihrer Teams mit Initiativen, die keinen Mehrwert bieten

Das Vorausplanen ermöglicht Ihnen, Ihre Teams vor der Übernahme von Projekten zu bewahren, die keinen Mehrwert bieten und nur Ressourcen verschwenden.

Durch vorausschauende Planung Ihrer Kapazitäten und die Berücksichtigung verschiedener potenzieller Szenarien, in denen sich Ihr Unternehmen befinden könnte, sind Sie in der Position, Ihre wertvollsten Ressourcen stets jenen Initiativen zuzuordnen, die den höchsten strategischen Wert für Ihr Unternehmen darstellen.

Arbeitsumfelder, die Kapazitätsplanungsprozesse 3 bis 6 Monate im Voraus einleiten, zeigen mehr Flexibilität, da sie ihre Ressourcen auf kontinuierliche Wertschöpfung fokussieren können. Der Prozess selbst motiviert diese Ressourcen dazu, sich jenen Aufgaben zu widmen, die ihren Fähigkeiten am besten entsprechen. So können Sie die Produktivität steigern.

3. Erweitertes Management der Fähigkeiten Ihrer Organisation

Durch eine systematische Auflistung der Fähigkeiten Ihrer Teams im Vergleich zu denen, die Sie für die erfolgreiche Umsetzung Ihres Projekt- und Produktportfolios benötigten, können Sie potenzielle Hindernisse und Engpässe – wie die folgenden – in der Ressourcenverwaltung antizipieren.

  • Sie verfügen nicht über die erforderlichen Fähigkeiten, um strategische Initiativen in Ihrem Unternehmen erfolgreich durchzuführen.
  • Sie setzen Ressourcen und Fähigkeiten in spezifischen Teams und Projekten doppelt ein.
  • Manager blockieren die Bereitstellung von Ressourcen für bestimmte Projekte.

4. Optimierung Ihrer Ressourcenzuteilungsprozesse

Mit der Möglichkeit, die Zuweisung von Ressourcen mehrere Monate im Voraus zu planen, können PMO- und Ressourcenmanager:

  • Verhandlungen mit den Managern der verschiedenen Abteilungen im Voraus führen, um Ressourcen für die Projekte zuzuweisen, an denen sie arbeiten, ohne den laufenden Betrieb dieser Teams zu beeinträchtigen.
  • Die Gesamtstunden abschätzen, die die Ressourcen für alle Projekte aufbringen werden, an denen sie arbeiten.
  • Die Ausfallzeiten ihrer wichtigsten Ressourcen reduzieren.

5. Verminderte Mitarbeiterfluktuation

Die Prozesse der Kapazitätsplanung tragen erheblich zur Verbesserung der Mitarbeitermoral und des Engagements für die Mission und Vision des Unternehmens bei. Durch die Zuweisung von Ressourcen zu den Projekten, die ihren Fähigkeiten und Kenntnissen am besten entsprechen, können Sie Folgendes erwarten:

  • Steigerung der Qualität und Leistung Ihres Projekt- und Produktportfolios.
  • Reduzierung der Mitarbeiterfluktuation.
  • Längeres Halten Ihrer wertvollsten Ressourcen innerhalb der Organisation.

Bewährte Methoden der Kapazitätsplanung

Zusammengefasst handelt es sich bei der Kapazitätsplanung um einen umfangreichen, auf kontinuierlicher Verbesserung beruhenden Prozess. Wenn er gut geplant und durchgeführt wird, kann er die Ressourcenzuteilung und das Ressourcenmanagement in Ihrem Unternehmen auf die nächste Stufe heben. Für einen erfolgreichen Durchlauf dieses Prozesses sollten Sie sich jedoch auf einige Tipps und bewährte Methoden stützen, die dessen Umsetzung erleichtern.

Hier sind einige Best Practices für die Kapazitätsplanung:

  1. Legen Sie Prioritäten für Ihre Projekte, Programme und Portfolios gemäß Ihrer Strategie fest.
  2. Erhalten Sie ein vollständiges und detailreiches Bild der Nachfrage.
  3. Ermitteln Sie Ihre aktuelle Kapazität.
  4. Betrachten Sie die Kapazitätsplanung als fortlaufenden Prozess zur Verbesserung.
  5. Nutzen Sie PPM-Software mit Funktionen für Was-wäre-wenn-Szenarioanalysen.

Praxisbeispiele zur Kapazitätsplanung mit einer PPM-Software

Ein PPM-Tool wie Triskell, das Funktionen für Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung bietet, ist eine hervorragende Unterstützung, um den Prozess zu starten und zu optimieren.

Mit Triskell können Sie über das traditionelle Ressourcenmanagement auf Projektebene hinaus gehen. Unsere Plattform ermöglicht Ihnen:

  • die vorhandenen Kapazitäten in Ihrem Betrieb zu optimieren.
  • das Ressourcenmanagement mit der Bedarfsplanung und Ihren strategischen Zielen zu harmonisieren.

Nachfolgend finden Sie ausgewählte Beispiele für Funktionen in den Bereichen Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement, welche Sie auf der Triskell-Plattform finden:

  • Funktionen zur Analyse von Was-wäre-wenn-Szenarien, wodurch Sie die wichtigsten Projekt- und Produktportfolios Ihres Unternehmens sowie die für deren erfolgreiche Durchführung notwendigen Kapazitäten im Voraus planen können.
  • Gantt-Diagramme zur Veranschaulichung der Ressourcenverwendung auf Projekt-, Programm- oder Portfolioebene, sowie zur frühzeitigen Erkennung von Überallokation oder Ressourcenknappheit.
  • Zeiterfassungsbögen ermöglichen den Mitarbeitern, den Zeitaufwand für projektbezogene und nicht projektbezogene Aktivitäten sorgfältig zu dokumentieren.

Fazit: Die Kapazitätsplanung wird maßgeblich zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen

Wir sind zuversichtlich, dass Sie durch diesen Beitrag die Bedeutung einer gründlichen Kapazitätsplanung erkannt haben. Sie ist entscheidend, um die strategischen Ziele Ihres Unternehmens zu realisieren und gleichzeitig die Performance Ihres Projekt- und Produktportfolios zu optimieren.

Die Durchführung der Kapazitätsplanung ist jedoch ein komplexer Prozess. Zahlreiche beteiligte Akteure und eine Vielzahl von Daten verhindern die effiziente Verwaltung mit einfachen Tabellenkalkulationen. Deshalb, und in Anlehnung an den letzten Ratschlag des vorherigen Abschnitts, empfehlen wir die Implementierung einer PPM-Lösung wie Triskell. Mit seinen Funktionen zum Ressourcenmanagement werden Sie in der Lage sein, Ressourcen deutlich effizienter zu planen, zu verwalten und zuzuweisen.

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