Cómo implementar OKRs con un software PPM: guía paso a paso
¿No sabes cómo implementar OKRs en tu organización? ¿Te gustaría disponer de un software con el que todos los miembros de la organización puedan visualizar los objetivos del negocio, los resultados clave que se necesitan para la consecución de esos objetivos y el progreso de los mismos? Triskell Software es la herramienta PPM del mercado más flexible, la cuál te va a permitir implementar OKRs en tu empresa desde un sólo interfaz. ¿Quieres saber cómo? Sigue leyendo y te lo explicamos.
OKR: definición y metodología
Una de las consecuencias del proceso de transformación digital que todas las empresas están afrontando en la última década es la necesidad de entregar productos y servicios al mercado de una manera ágil y que supongan un valor para los clientes y usuarios. Para ello, se hace indispensable que todos los miembros y equipos de la organización caminen en la misma dirección, persiguiendo objetivos comunes y fomentando el trabajo colaborativo para así obtener los resultados deseados.
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La metodología OKR (objetivos y resultados clave por sus siglas en inglés), con la cual trabajan empresas del prestigio de Google, Intel o Spotify, permite, de una manera sencilla y estructurada alinear a todos los equipos y personas de la organización hacia la consecuención de una serie de objetivos comunes, los cuáles son medibles mediante una serie de indicadores denominados ‘Key Results’ (Resultados clave) los cuáles permiten monitorizar si se están logrando o no los objetivos propuestos.
¿Cómo se relacionan los objetivos con los resultados clave en OKR?
En la metodología OKR, los objetivos han de llevar asociados una serie de resultados clave que permitan valorar si se están consiguiendo los mismos. En otras palabras, mientras que los objetivos definen la meta hacia dónde la empresa quiere dirigirse, los resultados clave sirven para definir cómo se va a alcanzar ese objetivo, qué indicadores se tomarán como referencia para indicarnos si se está cerca o no de conseguir ese objetivo. Del mismo modo, cada ‘Key Result’ lleva aparejado una serie de acciones, proyectos, entregables, etc, que serán los facilitadores de la consecución de ese resultado clave.
Los objetivos que se fijan en OKR son anuales, aunque es recomendable que sean revisados cada 3 o 6 meses, en función del progreso que indique cada uno de los Resultados Clave. Pueden ser ajustados o redefinidos en caso de que el objetivo establecido sea poco ambicioso o, por el contrario, inalcanzable. Por otra parte, cada objetivo ha de llevar aparejados al menos tres ‘Resultados Clave’, los cuales a su vez tendrán vinculados una serie de acciones.
Un ejemplo de cómo se estructura la metodología OKR
La siguiente infografía muestra de manera visual cómo se vinculan objetivos, resultados clave y acciones en la metodología OKR de un equipo IT.
¿Cómo se puntúan los objetivos en la metodología OKR?
En la mayoría de los casos los objetivos que establezcas serán anuales. No obstante, deben ser revisados periódicamente, preferiblemente cada 3 meses, para que así puedas tener una visión clara del progreso de los resultados clave y si váis en el camino correcto o no para la consecución de los objetivos.
Cada empleado debe puntuar los objetivos y los resultados clave en una escala de 0 a 1, siendo tres los baremos a tener en cuenta:
- Si la puntuación media es inferior a 0.4, entonces habrá que revisar si los objetivos son lo suficientemente realistas, o ver si los resultados clave y acciones seleccionadas son las más adecuadas para la consecución de esos objetivos.
- Si la puntuación es 1, significará que el objetivo no era lo suficientemente ambicioso, por lo que habrá que repensar nuevamente unos objetivos que bien, sin ser imposibles, sí que supongan un esfuerzo para la empresa el poder conseguirlos.
- Si la puntuación media oscila entre 0,6 y 0,8, significará que se está yendo en el buen camino para la consecución de esos objetivos. Idealmente ésta debe ser la media a conseguir en aquellas empresas que trabajen con OKRs.
Beneficios de los OKRs
Cada vez más empresas se están adhiriendo a la metodología OKR. Ya sea gigantes tecnológicos más clásicos como Google, Linkedin e Intel, o de creación más creciente como Spotify y Cabify, lo cierto es que una metodología tan flexible que se adapta casi a cualquier empresa y ámbito.
Y es que las ventajas de los OKR son infinitas, aunque las podemos resumir en 5 puntos:
1. Metodología escalable
Los OKR pueden establecerse a distintos niveles. Pueden establecerse a nivel de equipo, de departamento o de portfolio, e incluso puede ser escalable para toda la empresa, creando así sinergias en todos los niveles de la organización para la consecución de los objetivos que se hayan establecido.
2. Agilidad a la hora de establecer objetivos ambiciosos
Con OKR, los responsables de equipos o de la empresa pueden establecer de manera ágil objetivos ambiciosos para la organización. Éstos pueden revisarse periódicamente para hacer las optimizaciones necesarias en los resultados clave o en las acciones que se vayan a realizar para alcanzarlos.
3. Fomenta la cooperación entre los distintos equipos de trabajo
OKR hace partícipes de la consecución de los objetivos de la organización a todas las personas y equipos que la componen, siendo necesaria la colaboración y comunicación constante entre los equipos para realizar acciones concretas que lleven a la consecución de los resultados clave. Los silos no encajan en la metodología OKR.
4. Incremento de la productividad
Al quedar muy claros los objetivos de la empresa, todos los departamentos y personas de la organización tienen claro lo que realmente es importante y aporta valor al negocio. Esto les permite enfocarse an aquellas acciones y tareas que realmente ayuden en la consecución de los objetivos, aumentando así por tanto la productividad de los trabajadores.
5. Empoderamiento de equipos y personal de la empresa
Al ser todos los departamentos de la empresa partícipes de un modo u otro de si se logran o no los objetivos, con OKR los empleados se sienten partícipes del éxito o el fracaso del negocio, logrando que éstos se sientan motivados de aportar valor a la empresa con sus iniciativas y acciones.
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Cómo implementar OKRs con Triskell Software
Ahora que conoces qué es OKR y todas las ventajas que supone esta metodología,, seguro que ya estás pensando cómo implementarlo en tu organización, ¿verdad?
Sin embargo, las herramientas tradicionales como el paquete Office, el correo electrónico o aplicaciones de mensajería instantánea como Skype o Teams, o las clásicas fórmulas de comunicación piramidales (informes anuales de resultados, appraisals, etc), en los que los managers comunican a sus respectivos empleados si han cumplido los objetivos no son suficientes para implementar una metodología cuyo fin es fomentar la alineación y cooperación de todos los equipos de la empresa hacia unos objetivos comunes.
Para una efectiva implementación de la metodología OKR en el seno de tu equipo, departamento u organización, las herramientas tradicionales antes mencionadas no son suficientes para conseguir una efectiva comunicación de los objetivos o para la colaboración entre las distintas áreas de trabajo. Es preciso incorporar un PPM como Triskell Software para aprovechar todo el potencial que esta metodología ofrece.
Así es como puedes implementar OKRs en tu equipo y/o organización con Triskell Software
- Alineación estratégica y ejecución en una sola herramienta.
- Vincular iniciativas con objetivos estratégicos.
- Flujos de trabajo y ciclos de vida para diseñar las acciones de tu equipo.
- Análisis inteligente de datos para una toma de decisiones ágil.
- Planificación ágil de OKRs con Kanban, Roadmap y Masterplan.
- Herramientas colaborativas integradas en Triskell Software.
- Reporting detallado del estado de los OKRs.
1. Alineación estratégica y ejecución en una sola herramienta
La mayoría de las empresas no consigue cumplir con los objetivos que se han marcado. En la mayoría de los casos esto se debe a que, a la hora de ejecutar la estrategia que se ha diseñado, los equipos y personas implicadas en esa ejecución pierden el foco de los objetivos de la organización.
Esto puede deberse a que no ha habido una comunicación efectiva de esos objetivos, porque el trabajo en silos está todavía muy extendido en el seno de esa organización, o también porque, a la hora de ejecutar la estrategia, pueden surgir cambios e imprevistos de toda índole, ante los cuales se deja de lado la planificación estratégica establecida previamente.
Para que las organizaciones tengan éxito a la hora de cumplir los objetivos es imprescindible poder conectar la planificación estratégica con la ejecución de las iniciativas que ayudarán a la consecución de los objetivos. Y, en este sentido, Triskell Software es una herramienta flexible que permite conectar, desde una sola plataforma, la estrategia de la organización con la ejecución de la misma.
2. Vincular iniciativas con objetivos estratégicos
A la hora de alcanzar los objetivos estratégicos de la organización, es fundamental una correcta ejecución de la misma, con acciones e iniciativas relevantes para cada uno de los resultados clave que se hayan definido para alcanzar esos objetivos.
Por otra parte, es fundamental que cada una de las iniciativas que se pongan en marcha sea relevante para alguno de los resultados clave que se hayan establecido, y contribuya en mayor o menor medida en la consecución, en primer lugar, de ese resultado clave, para así poder lograr los objetivos de la organización.
Con Triskell Software podrás vincular cada una de estas iniciativas (productos, servicios, campañas, acciones, entregables, tareas, etc) con los Key Results por un lado, y también con los objetivos, obteniendo así una visión global de cómo se está ejecutando lo planificado, pudiendo monitorizar el progreso de cada uno de los resultados clave.
3. Flujos de trabajo y ciclos de vida para diseñar las acciones de tu equipo
Una organización sin procesos definidos en sus operaciones, o con ciertas áreas de trabajo o personas que no se adhieren a los mismos, está condenada a fracasar a la hora de lograr los objetivos. Es fundamental poder definir procesos claros que, al mismo tiempo, puedan ser optimizados para cada una de las operaciones llevadas a cabo en la organización.
En este sentido, Triskell ofrece la posibilidad de configurar, de manera muy intuitiva y flexible, flujos de trabajo y ciclos de vida para cada una de las iniciativas, proyectos o productos que su organización ponga en marcha. De esta forma, se asegura de que todas las personas y equipos implicados en los OKRs estén alineadas respecto al estado de los procesos que se han de seguir de cada una de las iniciativas.
4. Análisis inteligente de datos para una toma de decisiones ágil
A la hora de ejecutar la estrategia, los equipos y organizaciones han de afrontar a menudo imprevistos que supongan reasignar recursos o cambiar las prioridades de algunas de las iniciativas. Es en estas decisiones cuando las personas involucradas en las iniciativas pierden el foco de los objetivos y, por tanto, no se consiguen los resultados deseados.
Gracias al análisis inteligente de datos de Triskell, cualquier toma de decisiones que haya que realizar durante la ejecución de la estrategia estará fundamentada en datos y evidencias constatables en tiempo real, reduciendo errores a la hora de tomar decisiones como la reasignación de recursos, reajustar presupuestos o cambiar las prioridades de ciertas iniciativas.
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5. Herramientas colaborativas integradas en Triskell Software
Los OKRs requieren de la colaboración activa entre las distintas áreas de trabajo de la organización para la consecución de los objetivos. Gracias a Triskell Software dispondrá de una serie de herramientas colaborativas con las que los miembros de los equipos podrán comunicarse en tiempo real y compartir la documentación e información relevante para que todos estén informados del progreso.
Por ejemplo, en Triskell se pueden añadir comentarios y compartir archivos en cada uno de los entregables en los que su equipo esté trabajando, pudiendo configurar desde la misma interfaz un sistema de alertas con el que todos los miembros del equipo estén informados y puedan comunicar posibles actualizaciones en el progreso.
6. Planificación ágil de OKRs con Kanban, Roadmap y Masterplan
En Triskell Software dispones de varias vistas con las que poder visualizar Objetivos, Key Results e iniciativas en tiempo real y poder obtener información relevante sobre el estado, recursos asignados, costes y tiempos de entrega en tiempo real.
Con la vista Kanban podrás consultar y gestionar de manera ágil y visual el estado en el que se encuentra cada iniciativa y su respectivo flujo de trabajo. Kanban facilita tener una visión general del estado de cada una de las iniciativas, facilitando la toma de decisiones y la priorización de tareas y recursos. En Triskell es realmente sencillo de usar, pudiendo filtrar, ordenar y cambiar estados y valores con tan solo mover las tarjetas de columna a columna.
Además, Triskell dispone además de las vistas Masterplan y Roadmap. La vista Masterplan muestra las iniciativas y sus relaciones de manera cronológica, siendo de gran ayuda para identificar y unificar su visión a corto y largo plazo, además de facilitar la priorización de las iniciativas en el tiempo o poder consultar el progreso de las mismas.
La vista Roadmap, en cambio, permite una visión general de las iniciativas que se están llevando a cabo que permitirán la consecución de los objetivos de la organización, pudiendo entender la prioridad de cada una de ellas y el orden que han de seguir.
7. Reporting detallado del estado de los OKR
Un buen análisis e interpretación de los datos son clave para que las organizaciones alcancen los resultados deseados. En este sentido, disponer de herramientas que permitan diseñar cuadros de mando adaptados a las necesidades de la organización es fundamental para entender cómo se está ejecutando la estrategia.
Triskell Software dispone de cuadros de mando en forma de tablas con los que los usuarios podrán consultar toda la información en tiempo real. Pueden filtrar, ordenar y agrupar la información para consultar los KPIs relevantes de su negocio y alcanzar así sus Objetivos y Resultados Clave.
Con Triskell podrá además clasificar de manera automática todos sus KPIs, vinculándolos a cada uno de sus Objetivos estratégicos e Iniciativas para así poder monitorizar y compartir la ejecución de su estrategia empresarial.
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FAQs sobre cómo implementar OKRs
¿Cuáles son los aspectos clave a considerar al definir objetivos?
Al elaborar tus objetivos, recuerda que deben ser ambiciosos e inspiradores. Deben describir el «qué» que deseas lograr, no el «cómo». Aquí hay algunos rasgos distintivos de un objetivo sólido para la implementación de OKR:
- Cualitativo: Si bien los objetivos deben ser ambiciosos, no deben ser excesivamente específicos. En su lugar, concéntrate en el resultado deseado y en el impacto que tendrá.
- Con plazo definido: Tus objetivos deben tener un marco temporal claro, típicamente alineado con tu ciclo de OKR (por ejemplo, trimestral). Esto infunde un sentido de urgencia y enfoque.
- Direccional: Los objetivos deben ser aspiracionales, impulsando a tu equipo a esforzarse y a innovar.
¿Cuántos resultados clave debería tener cada objetivo?
No hay un número mágico, pero apuntar a 3 resultados clave por objetivo es una buena regla general. Piensa en los resultados clave como los marcadores medibles que demuestran el progreso hacia tu objetivo. Tener demasiados diluye el enfoque, mientras que tener muy pocos podría no capturar adecuadamente la esencia del objetivo.
¿Qué frecuencia se recomienda para hacer seguimiento de los OKR?
Las revisiones periódicas son esenciales para una implementación exitosa de los OKR. Si bien la frecuencia específica puede variar según tu organización, un cadencia común son ciclos trimestrales con revisiones mensuales o quincenales del progreso. Estas revisiones permiten corregir el rumbo, celebrar logros y abordar cualquier obstáculo que pueda obstaculizar el progreso.
¿Cómo puedo asegurarme de que mi equipo esté alineado con los OKR?
La transparencia y la comunicación son clave para fomentar el alineamiento del equipo durante la implementación de los OKR. Comienza por desglosar los objetivos desde el liderazgo hacia abajo, asegurándote de que todos entiendan el panorama general. Fomenta discusiones abiertas en torno a los objetivos y define colaborativamente los resultados clave. Las revisiones periódicas y las actualizaciones de progreso solidifican aún más el alineamiento y mantienen a todos motivados hacia el logro de los objetivos compartidos.
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