Un proceso de gestión estratégica del portfolio en 5 pasos: una estrategia ganadora para el éxito empresarial
¿Tienes problemas para conectar los proyectos y programas con los objetivos estratégicos de tu organización? ¿No tienes visibilidad sobre los objetivos, y eso os limita a la hora de acometer la gestión de recursos o la gestión financiera de manera eficiente? De nada sirve una gestión del portfolio de proyectos eficaz si ésta no produce resultados para el negocio. ¿Y cómo solucionarlo? Abrazando la nueva era del PPM, la Gestión Estratégica del Portfolio.
En este post te explicamos cuáles son los principales componentes del proceso para una eficiente Gestión Estratégica del Portfolio. Partiendo desde la base, que es la definición de los objetivos estratégicos, desgranaremos todos los componentes de un proceso que llevará vuestro PPM al siguiente nivel.
¿Qué es la Gestión Estratégica del Portfolio? Una breve introducción
Pero antes de profundizar en ello, vamos a introducir el concepto de Gestión Estratégica del Portfolio), y cuáles son las principales diferencias que presenta con la Gestión del Portfolio de Proyectos (PPM).
Tal y como explica Gartner, la Gestión Estratégica del Portfolio (SPM por sus siglas en inglés) es “un conjunto de capacidades empresariales, procesos y tecnologías” que sirven de apoyo para ”crear una cartera de opciones estratégicas que concentren los recursos finitos de una organización” y con las que ejecutar la estrategia empresarial en toda la corporación.
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Uno de los grandes retos de las organizaciones es priorizar los proyectos, productos y programas en función de su misión y visión estratégica. Y supone un problema principalmente por 2 motivos:
- Porque no hay claridad en los objetivos estratégicos, bien porque no están bien definidos o porque no se han comunicado a todos los stakeholders implicados en la ejecución de la estrategia.
- Porque no hay visibilidad sobre todos los artefactos de información y procesos que componen la gestión del portfolio de proyectos. Esto puede ocasionar silos de información en cuestiones tan relevantes como la Planificación de la Capacidad, la Gestión Financiera o la Gestión de Riesgos. Silos que, si no son corregidos, hará que tus esfuerzos en PPM no produzcan los resultados empresariales esperados.
Establece una estructura de gobernanza que incluya a todos los stakeholders y protocolos de comunicación para cada uno de ellos
A la postre, la Gestión Estratégica del Portfolio consiste en poner en marcha una serie de procesos y herramientas que facilitarán tu toma de decisiones en cuestiones como:
- Priorización o cancelación de iniciativas en función de si están alineados o no con los objetivos.
- Planificar la capacidad y la gestión de recursos de manera más eficiente especialmente para aquellos proyectos y programas que sean de vital importancia para el negocio.
- Abrir o cerrar el flujo de inversiones en los diferentes portfolios de la organización en función de lo relevantes que sean para la empresa.
Gestión Estratégica del Portfolio vs Project Portfolio Management: ¿cuál es la diferencia?
La Gestión del Portfolio de Proyectos ha estado siempre ligada a la Gestión de Proyectos. Es decir, el PPM, a lo largo de los últimos 25 años, se ha centrado en realizar los proyectos en los plazos y presupuestos acordados, priorizando siempre aquellas iniciativas que entreguen un mayor valor a largo plazo y en el menor tiempo posible.
Ante la abundancia de aplicaciones que se definían como herramientas PPM, surgió el concepto Gestión Estratégica del Portfolio. Es un término con el que los analistas del mercado PPM reconocen a todas aquellas soluciones que ponen el foco en la alineación y adaptación de toda la corporación a la planificación estratégica y su ejecución.
Por tanto, son 3 los principales elementos diferenciadores de la Gestión Estratégica del Portfolio con la Gestión del Portfolio de Proyectos:
- La planificación continua: la Gestión Estratégica del Portfolio pone el foco en la planificación continua y el seguimiento que se pueda hacer de la misma. De esta forma, a medio y largo plazo se pueden vincular los resultados empresariales a las diferentes carteras de proyectos de la organización.
- Agilidad empresarial: la exigencia de los mercados de acortar los tiempos de comercialización y maximizar las oportunidades de mercado hace inviable una Gestión del Portfolio de Proyectos desconectada de la misión y la visión de la corporación. La Gestión Estratégica del Portfolio aporta una visión 360º de la planificación estratégica y su ejecución, y dota de agilidad a las organizaciones a la hora de priorizar iniciativas o a adaptarse a cambios de estrategia.
- Maximizar la capacidad y el uso de recursos: el proceso de Gestión Estratégica del Portfolio dota a las organizaciones de los procesos y herramientas adecuados para evaluar la prioridad de los proyectos teniendo en cuento la capacidad y los recursos limitados de la organización. Contribuye, por tanto, a una gestión de recursos y una planificación de la capacidad más eficiente.
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Cómo diseñar con éxito un proceso para la Gestión Estratégica del Portfolio
Este cambio de enfoque, en cambio, no es sencillo, y requiere de un proceso pormenorizado. Las PMO tienen cada vez que gestionar un mayor número de proyectos y programas con unos recursos y capacidades cada vez más limitados. Las PMO necesitan además demostrar el valor que aportan a la corporación a ojos de Ejecutivos y Senior Management. Y, para ello, la forma más eficiente es crear un proceso para la Gestión Estratégica del Portfolio con el que vinculen los distintos proyectos, programas y productos a gestionar con los objetivos corporativos.
Para ello, éstos son los 5 pasos para diseñar un proceso de Gestión Estratégica del Portfolio que contribuya al éxito empresarial:
- Define tus objetivos estratégicos.
- Alinea inversiones y capacidad a la hora de implementar la estrategia.
- Obtén visibilidad en tiempo real a nivel de portfolio.
- Adopta metodologías híbridas al realizar el trabajo.
- Gestión adaptativa y continua.
Profundizamos en cada uno de estos pasos del proceso a continuación.
Paso 1: Define tus objetivos estratégicos
Para sentar las bases del proceso es necesario empezar por lo básico, que es definir tus objetivos estratégicos. Estos objetivos son los que a la postre servirán de guía a la PMO para seleccionar y priorizar los proyectos que más valor vayan a aportar al negocio.
Recuerda que es muy importante disponer de una trazabilidad entre los objetivos globales de la organización y los resultados del proyecto, así como comunicar de manera eficiente la estrategia a todos los stakeholders implicados en la planificación y la ejecución de la estrategia. Sólo así harás que todo el negocio trabaje en pos de la obtención de beneficios.
Un framework como OKR puede ayudarte a establecer esta conexión entre objetivos, priorización del portfolio de proyectos y resultados. Te ayudará a monitorizar en tiempo real si estáis consiguiendo los resultados esperados y a pivotar o cambiar prioridades en tus carteras de proyectos en función de las necesidades cambiantes del negocio.
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Paso 2: Alinea inversiones y capacidad a la hora de implementar la estrategia
Cuando trazas una hoja de ruta en la que visualizas los objetivos y cómo alcanzarlos, allanas el camino para una mejor toma de decisiones en cuestiones como la Gestión Presupuestaria, la Planificación de la Capacidad o la Gestión de Recursos.
A la hora de alinear las inversiones con la ejecución de la estrategia, tienes asegurado que los proyectos más relevantes para vuestra estrategia recibirán los fondos adecuados. Lo mismo sucederá con la Planificación de la Capacidad: tus recursos más valiosos estarán involucrados en los proyectos de mayor importancia, a la vez que detectarás con mayor antelación carencias y limitaciones de recursos.
Usa criterios como riesgos, ROI o la alineación con la estrategia para priorizar las carteras de proyectos
Todo ello repercutirá positivamente en el rendimiento de las carteras de proyectos y productos más relevantes para el negocio, ya que disminuirán los puntos bloqueantes y los cuellos de botella a la hora de asignar recursos o fondos a los proyectos. No obstante, esta parte del proceso requiere una monitorización y revisión constante, por lo que debes:
- Centralizar todos vuestros procesos de Gestión de la Demanda para tener visibilidad completa sobre todo el trabajo a entregar y poder seleccionar y priorizar las iniciativas en tiempo real.
- Revisar cada 3 o 6 meses la prioridad de los entregables: los objetivos de las organizaciones cambian a un ritmo vertiginoso. Esto obliga a tener que revisar constantemente la prioridad de cada una de las carteras de proyectos para que sigan alineados con los objetivos. Y, en consecuencia, la planificación de la capacidad y la Gestión Presupuestaria también deben revisarse cada cierto tiempo para garantizar que continúan alineados con la estrategia.
Paso 3: Obtén visibilidad en tiempo real a nivel de portfolio
Para que la implantación del proceso de Gestión Estratégica del Portfolio tenga éxito hay que acabar con los silos de información. Deben ponerse en marcha herramientas y procesos que ayuden a realizar esa trazabilidad que hemos comentado antes entre objetivos – priorización de portfolios – resultados.
Ya sea porque siguen gestionando las carteras de proyectos y la planificación estratégica con hojas de cálculo, o bien porque usan soluciones PPM que no han sabido adaptarse a esta nueva realidad de las organizaciones, lo cierto es que, a día de hoy, muchas organizaciones no disponen de las herramientas con las que conectar estrategia, ejecución y beneficios para el negocio.
Ahora más que nunca es necesario disponer de un software PPM con funcionalidades SPM, ya que serán vuestro gran aliado para hacer frente a los retos que encontrarás a la hora de implementar el proceso de Gestión Estratégica del Portfolio. Por ejemplo:
- Planificar estrategia y operaciones desde un solo lugar.
- Asignar recursos y fondos en función de los objetivos.
- Priorizar los proyectos e iniciativas más rentables para el negocio.
- Eliminar los silos informativos.
- Etc.
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Paso 4: Adopta metodologías híbridas al realizar el trabajo
En relación con el punto anterior, otro de los puntos débiles de la mayoría de software PPM es que son muy rígidas a la hora de poder pivotar entre diferentes metodologías de Gestión de Proyectos. El objetivo de la Gestión Estratégica del Portfolio es acelerar la entrega de valor del negocio con la metodología de trabajo que sea. En este proceso caben, por tanto, metodologías ágiles, híbridas o las más tradicionales.
Esto implicaría poder seleccionar desde una sola plataforma la metodología de trabajo que mejor se ajuste a cada proyecto en función de la complejidad, riesgos y recursos que se necesiten para llevarlo a cabo. Por ejemplo, los proyectos complejos con un alto nivel de incertidumbre pueden beneficiarse de un enfoque ágil, mientras que los proyectos más sencillos pueden ser más adecuados para un enfoque tradicional.
Y muy pocas herramientas PPM disponen de esta flexibilidad para pivotar de una metodología a otra en la misma plataforma. Tenerla ayudaría a conectar el trabajo entregado con los objetivos del negocio, además de ayudar a acelerar la comercialización de nuestros productos y servicios, o a cumplir con las expectativas de clientes y stakeholders.
Paso 5: Gestión adaptativa y continua
Y, como último paso, y no por ello el menos importante, hay que recalcar que la Gestión Estratégica del Portfolio es un proceso de mejora continua. Y más aún en este entorno tan competitivo, en el que las empresas deben ser capaces de adaptarse continuamente a los cambios coyunturales para ser resilientes y no perder competitividad en sus mercados.
Esto implica revisar de manera periódica la planificación estratégica (objetivos, OKRs, criterios de toma de decisiones), así como el rendimiento y los riesgos de cada una de las carteras de proyectos. Y, en función de vuestros análisis, optimizar aspectos como la Planificación de la Capacidad o la Gestión Presupuestaria, tal y como hemos comentado en el punto 2.
Adaptabilidad. Esta es la idea con la que tienes que quedarte. Con la gestión adaptativa del Portfolio tu organización ganará flexibilidad para acometer los cambios de rumbo en la ejecución de la estrategia sin que se vean comprometidos el rendimiento y los resultados de tus carteras de proyectos, siendo un elemento clave para una eficiente Gestión Estratégica del Portfolio.
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Conclusión: La Gestión Estratégica del Portfolio, la nueva era PPM
En conclusión, la Gestión Estratégica del Portfolio se ha convertido en una herramienta esencial para las empresas que buscan conectar su estrategia con la ejecución. Los 5 pasos que hemos detallado en este artículo proporcionan una hoja de ruta clara y práctica para diseñar y ejecutar con éxito un proceso de Gestión Estratégica del Portfolio.
Es importante destacar que, para implementar este proceso, contar con herramientas PPM con capacidades para la Gestión Estratégica del Portfolio es fundamental. Esto te permitirá obtener una visión clara y en tiempo real de la estrategia y de todas sus carteras de proyectos y productos, lo que ayuda a las empresas a tomar decisiones informadas y a alinear la inversión con los objetivos estratégicos.
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