Planificación de la capacidad: la guía definitiva para tu negocio
Toda organización aspira a ser eficiente. Una eficiencia que puede ser medida de diversas maneras:
- Un mayor ratio de éxito de los proyectos y programas.
- Un mayor retorno de inversión derivados de sus carteras de proyectos o productos.
- O una mayor productividad de los equipos y el personal de la corporación.
La planificación de la capacidad es el proceso con el que las organizaciones podrán valorar si disponen de los recursos necesarios para hacer frente a toda la demanda entrante, y atribuir esa capacidad a las diferentes iniciativas en función de los objetivos estratégicos de la organización. Un proceso que, bien diseñado, ejecutado y monitorizado, os ayudará a ser más eficientes y a estar más preparados para abordar las iniciativas más relevantes.
En este post explicaremos qué es la planificación de la capacidad y cómo encaja este proceso en la Gestión de Recursos y en la Gestión del Portfolio de Proyectos. Detallamos también buenas prácticas a seguir, y las principales ventajas e inconvenientes que las organizaciones afrontan en función de si han implementado correctamente o no sus procesos para la planificación de la Capacidad.
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué es la planificación de la capacidad? Definición y objetivos.
- Objetivos de la planificación de la capacidad.
- Tipos de planificación de la capacidad.
- ¿Cuál es el papel de la planificación de la capacidad en la Gestión del Portfolio de Proyectos y en la Gestión de Recursos?
- Planificación de la capacidad: conceptos clave.
- Pasos a seguir al implementar tus procesos para la planificación de la capacidad.
- Problemas que afrontarás con la planificación de la capacidad.
- Ventajas de la planificación de la capacidad.
- Buenas prácticas para la planificación de la capacidad.
- Ejemplos de planificación de la capacidad en un software PPM.
- Conclusión.
¿Qué es la planificación de la capacidad? Definición y objetivos
La planificación de la capacidad es el proceso por el cuál una organización estima si dispone de los recursos y skills necesarios para acometer toda la demanda entrante durante un periodo de tiempo determinado. El fin último del proceso es asignar la capacidad necesaria a las diferentes iniciativas en las que esté trabajando la organización en función de sus objetivos estratégicos.
Estamos en la era del cambio. Las organizaciones tienen que hacer frente a un mayor volumen de demanda entrante. Es tal la cantidad de solicitudes que se reciben que no se pueden acometer todas ellas sin que se vea afectado su presupuesto o el uso de sus recursos. O fallan al estimar la capacidad que van a necesitar porque planifican a año vista, no a 3 o 6 meses como se requiere en un entorno cambiante como el actual.
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Objetivos de la planificación de la capacidad
Y es aquí donde entra en juego la planificación de la capacidad. Es un proceso clave para optimizar la Gestión de la Demanda y la Gestión de Recursos ya que, bien implementado, ayudará a las organizaciones a:
- Determinar si dispone de los recursos y las skills necesarios para abordar el volumen de trabajo de los siguientes meses.
- Priorizar o posponer proyectos e iniciativas en función de si dispone las skills para acometerlos con éxitos.
Los objetivos de la planificación de la capacidad pueden resumirse en 3:
- Evitar problemas de escasez de recursos a la hora de acometer los proyectos y programas estratégicos.
- Garantizar que en la organización haya todas las skills necesarias para gestionar con éxito sus carteras de productos y proyectos.
- Evitar entornos de trabajo donde haya exceso de capacidad y recursos y skills duplicados.
La planificación de la capacidad evita problemas de escasez o exceso de recursos y competencias
La planificación de la capacidad, por tanto, requiere de una estimación detallada tanto de la capacidad actual de la organización como de la capacidad futura en función de la demanda. Y, a partir de esta estimación (que debe hacerse cada 3 o 6 meses), establecer procesos para la planificación de la capacidad con los que conseguir que los recursos necesarios estén disponibles cuando sean necesarios.
Tipos de planificación de la capacidad
Si bien en este post nos vamos a centrar en la planificación de la capacidad como el proceso en el que las organizaciones estiman si disponen (y dispondrán) de la plantilla y las habilidades necesarias para hacer frente a la demanda, no es el único tipo de planificación de la capacidad que hay.
Podemos distinguir en total 3 tipos de planificación de la capacidad, que son las siguientes:
- Planificación de capacidad de la plantilla. Como ya hemos explicado, se refiere a disponer la capacidad humana necesaria para hacer frente a la demanda de la organización de forma satisfactoria durante un periodo de tiempo determinado. Es un proceso por el que se puede decidir contratar más personal, reducir plantilla o reasignar recursos a otros roles donde vayan a ser más productivos para el negocio.
- Planificación de capacidad de las herramientas. Consiste en disponer de las herramientas y el equipo necesario para entregar el trabajo. Dependiendo del sector, puede tratarse de equipo informático, maquinaria, transporte, programas de software, herramientas, etc.
- Planificación de capacidad de los productos: Es el proceso por el que una corporación estima si va a disponer de la cantidad de productos y recursos adecuados para acometer la demanda. Por ejemplo, para una gran empresa del sector retail, supondría tener en tiendas el stock suficiente de productos para acometer la demanda, así como cajeros, TPVs, etc.
Por tanto, nos vamos a centrar exclusivamente en la planificación de la capacidad de la plantilla y cómo este proceso se integra en la Gestión del Portfolio de Proyectos y en la Gestión de Recursos.
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¿Cuál es el papel de la planificación de la capacidad en la Gestión del Portfolio de Proyectos y la Gestión de Recursos?
La planificación de la capacidad es de vital importancia para conseguir una eficiente Gestión del Portfolio de Proyectos. Y también uno de los retos más desafiantes. A medida que haya un mayor volumen de proyectos y programas que gestionar, la asignación de recursos en estos proyectos se vuelve mucho más compleja.
Es más, si una organización no dispone de los recursos y skills necesarios para acometer las iniciativas con mayor impacto en su estrategia, el resultado puede ser catastrófico, como puedes imaginarte.
Piénsalo por un momento desde tu perspectiva de responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos. Si para un project manager, el proceso de asignación de recursos para un proyecto en particular puede suponer por sí solo una fuente de conflictos con los managers de los departamentos, esto se magnifica a medida que la PMO tenga un mayor volumen de iniciativas a las que dar salida.
Cuanto mayor sea el número de proyectos a gestionar, más compleja es la asignación de recursos
Es más, si una organización no dispone de los recursos y skills necesarios para acometer las iniciativas con mayor impacto en su estrategia, el resultado puede ser catastrófico, como puedes imaginarte.
Piénsalo por un momento desde tu perspectiva de responsable de la Oficina de Gestión de Proyectos. Si para un project manager, el proceso de asignación de recursos para un proyecto en particular puede suponer por sí solo una fuente de conflictos con los managers de los departamentos, esto se magnifica a medida que la PMO tenga un mayor volumen de iniciativas a las que dar salida.
¿Cómo puede ayudar la planificación de la capacidad a la Gestión del Portfolio de Proyectos y la Gestión de Recursos? Si dispones de procesos para estimar vuestra capacidad respecto a la demanda entrante y analizar diferentes posibles escenarios dentro de la organización, la planificación de la capacidad servirá para:
- Asignar los skills y recursos precisos a los proyectos y programas pertinentes para mejorar su rendimiento.
- Garantizar que las iniciativas estratégicas tengan asignados los recursos más adecuados y valiosos.
- Contratar nuevo personal o formar al actual en función de si necesitáis mejorar ciertas competencias para sacar adelante con éxito ciertos proyectos.
- Priorizar o poner en espera proyectos si se detecta escasez de recursos o habilidades para acometerlos con éxito.
- Recolocar recursos de manera más ágil en caso de cambios inesperados en el volumen de la demanda o de que los objetivos estratégicos cambien.
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Planificación de la capacidad: conceptos clave
Como ves, la planificación de la capacidad es fundamental para optimizar el rendimiento de tu negocio. Pero antes de entrar en detalle, vamos a aclarar antes algunos conceptos y procesos en torno a la planificación de la capacidad, que si bien suelen confundirse, verás que en el fondo están relacionados entre sí.
Gestión de Recursos vs Planificación de la Capacidad
- Gestión de Recursos: son procesos a nivel de proyecto o programa que tienen como fin garantizar la selección y asignación de los recursos adecuados a los proyectos y programas pertinentes.
- Planificación de la Capacidad: es un proceso que está situado a un nivel más estratégico, y que tiene como fin garantizar que la organización disponga del total de recursos y skills necesarios para acometer la demanda entrante durante un periodo de tiempo determinado.
- ¿Cómo interactúan entre sí? La planificación de la capacidad está una capa por encima de la Gestión de Recursos. Cuanto mejor definida esté la capacidad, (total de recursos y skills disponibles), más fácil será para los responsables de proyectos planificar con antelación la asignación y el uso de recursos.
Planificación de los Recursos vs Planificación de la Capacidad
- Planificación de los Recursos: consiste en los procesos de toma de decisiones por los que se planifica a corto y medio plazo los recursos que estarán asignados a ciertos proyectos y/o programas.
- Planificación de la Capacidad: busca un equilibrio entre los recursos y skills disponibles con la demanda entrante para que no se resienta el desempeño de la organización.
- ¿Cómo interactúan entre sí? Al igual que con la Gestión de Recursos, la Planificación de la Capacidad está un eslabón por encima. Si no se disponen de procesos para la planificación de la capacidad eficientes, surgirán problemas a la hora de planificar los recursos de cada proyecto o programa en forma de asignación de personal no cualificado o sobrecargado de trabajo.
Planificación de la Demanda vs Planificación de la Capacidad
- Planificación de la Demanda: es un proceso mediante el cual una organización puede predecir con antelación la demanda de nuevos proyectos, productos o servicios por parte de su base de clientes y usuarios.
- Planificación de la Capacidad: son procesos por los cuáles se estiman los recursos y skills que se necesitarán para hacer frente a la demanda entrante durante un periodo de tiempo determinado.
- ¿Cómo interactúan entre sí? Ambos procesos se necesitan mutuamente para que sean eficientes. Sin una correcta planificación de la demanda es imposible estimar los recursos y las habilidades que una organización necesitará para afrontarla con éxito.
Pasos a seguir al implementar tus procesos para la planificación de la capacidad
Para que la planificación de la capacidad ayude a mejorar el rendimiento de la Gestión del Portfolio de Proyectos o de la Gestión de Recursos, es necesario antes diseñar un proceso. Un proceso que debe enfocarse en la mejora continua de los mecanismos para evaluar la capacidad existente y la estimación de la demanda futura, además de indicadores claves de rendimiento con los que monitorizar el buen o mal rendimiento del proceso.
Éstos son los pasos a seguir para implementar un proceso de planificación de la capacidad:
- Calcular la capacidad actual.
- Analizar la demanda actual y futura.
- Revisar las cadenas de valor de las carteras de proyectos y productos.
- Usar herramientas con funcionalidades para analizar escenarios hipotéticos.
- Planificar la asignación de recursos.
- Establecer KPIs para medir la eficiencia de nuestro proceso de la planificación de la capacidad.
Explicamos a continuación cada uno de los pasos para poner en marcha un proceso de planificación de la capacidad
1. Calcular la capacidad actual
Este paso debe realizarse de manera meticulosa para que el resto del proceso vaya sobre ruedas. Aquí no consiste únicamente en listar el total de recursos del que dispone cada departamento, sino que hay que ir un paso más allá. Este informe debe incluir también, a ser posible, la siguiente información:
- Uso actual de los recursos: ¿están trabajando también en otros proyectos además de hacer las tareas del día? ¿cuánto tiempo dedican a cada tarea?
- Vinculación contractual de los recursos con la organización.
- Un resumen del background y skills que cada recurso y departamento posee.
2. Analizar la demanda actual y futura
Después, se debe analizar la demanda actual. Este análisis debe incluir:
- Prioridad y relevancia a nivel estratégico de cada uno de los proyectos e iniciativas en los que la organización está trabajando.
- Recursos asignados a cada iniciativa y el total de horas que cada recurso dedica.
- Presupuesto y costes de cada programa y portfolio.
- Skills requeridas para completar con éxito cada programa y portfolio.
- Fecha estimada de inicio y final de cada programa y portfolio.
Una vez listada la demanda actual, es importante hacer una estimación de cuál será la demanda de la empresa a 3 o 6 meses vista. Para ello, será importante de valernos de otros datos además de los extraídos del informe de demanda actual para hacer una estimación lo más aproximada posible.
- Histórico de datos: comparar diferentes periodos te ayudará a obtener datos cuantitativos y tendencias sobre la evolución de las solicitudes de demanda entrantes en la corporación.
- Factores internos de la organización: conocer el contexto interno puede ayudarte a prever si la demanda entrante va a aumentar o no. Por ejemplo, si la Dirección decide que uno de los objetivos estratégicos sea desarrollar una nueva gama de productos, o acelerar el proceso de transformación de la compañía, es de esperar que el volumen de demanda aumente.
- Factores externos: múltiples factores externos pueden hacer que cambie la tendencia en la demanda entrante y en el rendimiento del negocio en sí. Una recesión económica, el surgimiento de nuevos competidores o, como hemos vivido recientemente, una pandemia puede afectar en la evolución de la demanda entrante.
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3. Revisar las cadenas de valor de las carteras de proyectos y productos
Una vez analizada la capacidad de la organización y su demanda actual y futura, es importante revisar las cadenas de valor de cada una de las carteras de proyectos y productos. La cadena de valor son todos los pasos por los que debe pasar una demanda hasta que ésta se materializa en valor tanto para los clientes como para el negocio.
De cara al proceso de la planificación de la capacidad, este análisis nos ayudará a:
- Listar todos los departamentos y áreas que intervienen en la cadena de valor de cada portfolio.
- Identificar el tipo de recursos y skills que se requieren para la generación de valor en cada una de las fases de la cadena de valor.
- Detectar áreas de mejora y skills a cubrir en la organización para optimizar y garantizar la generación continua de valor.
4. Usar herramientas con funcionalidades para analizar escenarios hipotéticos
A continuación, y como paso previo a la planificación de la asignación de recursos, es interesante analizar los diferentes escenarios en los que puede verse la organización. Un análisis que debe realizarse en función del histórico de datos y del análisis de los factores internos y externos que hemos comentado anteriormente en el segundo paso.
La mayoría de los mejores software PPM disponen de funcionalidades para la Simulación de Escenarios hipotéticos What-if. Este análisis nos dará valiosos insights para conseguir una planificación de la capacidad más eficiente. Por ejemplo, te ayudará a determinar qué carteras deben priorizarse en función de cada situación y, por tanto, qué tipo de recursos deben tener más prioridad.
5. Planificar la asignación de recursos
Una vez analizados con antelación los diferentes escenarios, la planificación de la asignación de recursos resultará ser mucho más ágil y eficiente. Para cada escenario tendrás bien definidas las prioridades respecto a cada una de sus carteras de proyectos, y la asignación de recursos estará más en sintonía con la realidad.
Si los pasos anteriores se han acometido de la manera correcta, entonces la asignación de recursos podrá planificarse con mucha más antelación. Vuestra organización, además, ganará en adaptabilidad para hacer acometer cambios en la asignación de recursos. Y, sea cual sea el escenario, la asignación de recursos y la planificación de la capacidad estarán alineadas con los objetivos estratégicos.
6. Establecer KPIs para medir la eficiencia de nuestro proceso de la planificación de la capacidad
Una vez que hemos definido el proceso para la planificación de la capacidad, es importante medir y monitorizar el desempeño del mismo. Para ello, es necesario establecer indicadores claves de rendimiento del proceso con el fin de evaluar su rendimiento e identificar posibles mejoras.
Hay muchas métricas para medir este proceso. Éstos son sólo algunos ejemplos de KPIs para medir la planificación de la capacidad:
- Incidentes por falta de capacidad: con esta métrica podremos cuantificar el número de proyectos o programas que han debido ponerse en espera debido a la ausencia de los recursos o skills necesarios para su correcto desempeño.
- Ajustes no planificados de la capacidad: aquí se pueden cuantificar asignaciones de recursos no planificadas como consecuencia de una estimación incorrecta de la capacidad de la organización.
- Tiempo de resolución de la falta de capacidad: es el tiempo de respuesta para resolver problemas relacionados con la planificación de la capacidad. Por ejemplo, el tiempo medio que han necesitado para contratar skills con las que no se disponía.
La planificación de la capacidad como proceso de mejora continua
Ahora que ya sabes los pasos que has de seguir para diseñar un proceso de planificación de la capacidad, debes saber que no está todo el trabajo hecho aún. La planificación de la capacidad debe ser considerada como un proceso de mejora continua, es decir, debe monitorizarse y revisarse cada cierto tiempo para optimizar y eliminar los cuellos de botella que puedan aparecer en el mismo.
También debe revisarse para que el proceso en sí no pierda vigencia. Estamos en la era del cambio, en la que los clientes y usuarios demandan nuevos productos y servicios cada vez más innovadores que obligan a las empresas a estar innovando para no perder cuota de mercado.
Es por ello que planificar la capacidad a un año vista no tiene mucho sentido en los tiempos que corren. Los objetivos estratégicos evolucionan cada vez más rápido, y las organizaciones tienen que acometer un volumen cada vez mayor de demanda. En este contexto, planificar la demanda a 3 o 6 meses vista es lo más aconsejable para que así se puedan planificar la capacidad de una forma más eficiente y ágil.
Problemas que afrontarás con la planificación de la capacidad
Sí has seguido los pasos previos y has configurado procedimientos para la mejora continua del proceso de planificación de la capacidad, todo serán ventajas y la planificación de la capacidad estará alineada con los objetivos estratégicos.
Ahora bien, si omites algunos de los pasos anteriores, o no has realizado un trabajo minucioso a la hora de analizar vuestro fondo de recursos o la demanda actual y futura, entonces van a surgir problemas. Como ya hemos reiterado, este proceso es clave para el correcto desempeño de la gestión del portfolio de proyectos. Por lo que los problemas que van a surgir, si eres gestor de la PMO, Program Manager o Portfolio Manager de tu organización, te van a resultar familiares.
Éstos son los problemas de la planificación de la capacidad si el proceso no se implementa de la manera correcta:
- Sobreestimación de la disponibilidad de recursos.
- Falta de concordancia entre las skills y las tareas a realizar.
- Personal y equipos abrumados por el exceso de trabajo.
- Clientes y usuarios insatisfechos.
- Proceso desactualizado al cabo de poco tiempo.
1. Sobreestimación de la disponibilidad de recursos
Descripción: para ciertos programas y proyectos no tendréis los recursos o skills necesarios para acometerlos con éxito, lo que causará barreras y cuellos de botella en la ejecución de los mismos.
Causa raíz: el análisis del número de recursos actuales, que debe realizarse al principio del proceso de la planificación de la capacidad, no se hizo de una manera detallada.
2. Falta de concordancia entre las skills y las tareas a realizar
Descripción: para algunos programas y portfolios no se dispondrán de las skills necesarias para sacarlas adelante, o bien algunas de esas skills estarán duplicadas, por lo que la productividad de ciertos equipos podría resentirse.
Causa raíz: al igual que en el problema anterior, no se hizo un correcto análisis de las skills disponibles en la organización.
3. Personal y equipos abrumados por el exceso de trabajo
Descripción: un problema muy común en los entornos que no tienen en marcha procesos eficientes para la Gestión de Recursos y la Planificación de la Capacidad. Los equipos no pueden hacer frente a toda la demanda entrante, lo que repercute negativamente tanto en los presupuestos y los plazos de entrega de los proyectos y programas que gestionan como en la moral del personal de la empresa.
Causa raíz: pueden ser varias las causas de este problema:
- No se hizo un análisis correcto de la demanda actual y futura de la organización.
- No se estimó correctamente el número recursos y skills que se necesitarían para acometer esa demanda.
- No se han hecho análisis de escenarios hipotéticos previos a la planificación de la asignación de recursos a los distintos programas y carteras que gestionáis.
- No tenéis en marcha procesos eficientes para la priorización de tareas.
- No hay un ciclo de feedback de la ejecución.
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4. Clientes y usuarios insatisfechos
Descripción: cuanto más barreras y cuellos de botella surjan en el proceso de planificación de la capacidad, más repercutirá negativamente al desempeño de la organización. Y, en consecuencia, mayor frustración en clientes y usuarios por no recibir el valor que esperaban.
Causa raíz: el proceso de planificación de la capacidad no está siendo eficiente. Habrá que analizarlo y auditarlo para detectar todos los problemas e ir solucionándolos uno a uno.
5. 5. Proceso desactualizado al cabo de poco tiempo
Descripción: semanas o meses después de que el proceso se haya puesto en marcha, surgen algunos de los problemas ya mencionados previamente, coincidiendo además con un cambio en el posicionamiento estratégico de la empresa.
Causa raíz: la planificación de la capacidad seguramente se esté haciendo a un año vista. Para que las organizaciones ganen agilidad a la hora de reaccionar ante estos cambios, es recomendable que la planificación de la capacidad se haga a 3 o 6 meses vista.
Ventajas de la planificación de la capacidad
La solución a todos estos problemas, como podrás intuir, está relacionada con los procesos de mejora continua que deben implementarse en la planificación de la capacidad de tu organización.
Ello no implica que en el futuro no vayan a surgir otros problemas (ten por seguro que aparecerán). Pero, a la larga, este proceso lleva consigo una serie de ventajas que repercutirán positivamente a la organización, desde la moral y la motivación de los empleados, hasta el desempeño de los diferentes proyectos, programas y portfolios que gestionéis.
La planificación de la capacidad repercutirá positivamente en el rendimiento del negocio
Estas son las principales ventajas de la planificación de la capacidad:
- Mejora del rendimiento de sus carteras de proyectos.
- Evitas sobrecargar a tus equipos con iniciativas que no aportan valor.
- Gestión avanzada de los skills de su organización.
- Optimizaréis los procesos de asignación de recursos.
- Menor índice de rotación de empleados.
1. Mejora del rendimiento de sus carteras de proyectos
Poder ver con antelación si la empresa dispone de los recursos y skills para acometer sus carteras de proyectos permitirá anticiparse a los problemas antes de que éstos sucedan. Se acabaron los recursos duplicados o que no aportan valor alguno en un determinado proyecto o programa.
La planificación de la capacidad hace que se reduzcan también los tiempos de espera o los cuellos de botella como resultado de la ausencia de recursos y skills clave. Esto permitirá aumentar el rendimiento y ratio de éxito de sus programas y portfolios de proyectos.
2. Evita sobrecargar a tus equipos con iniciativas que no aporten valor
Al planificar la capacidad y estimar con antelación los diferentes escenarios en los que puede verse la organización, podrás asignar en todo momento tus recursos más valiosos a las iniciativas que supongan un mayor valor estratégico para el negocio.
Aquellos entornos de trabajo con procesos para la planificación de la capacidad a 3 o 6 meses vista son más ágiles a la hora de enfocar sus recursos hacia la entrega continua de valor. Y es que el proceso por sí solo invita a que estos recursos se dediquen a las iniciativas que mejor se ajusten a sus skills y, por tanto, puedan ser más productivos.
3. Gestión avanzada de los skills de su organización
Al tener listados los skills de los equipos de tu organización vs los skills necesarios para sacar adelante con éxito vuestras carteras de proyectos y productos, podrás anticiparte a los obstáculos y cuellos de botella propios de la gestión de recursos, que son:
- No disponer de las skills relevantes para acometer con éxito las iniciativas estratégicas.
- Duplicidad de recursos y skills en ciertos equipos y proyectos.
- Managers bloqueando la asignación de recursos a ciertos proyectos.
La planificación de la capacidad repercutirá positivamente en el rendimiento del negocio
4. Optimizaréis vuestros procesos de asignación de recursos
Podrás planificar con meses de antelación la asignación de recursos. Eso permitirá a la PMO y los gestores de recursos:
- Negociar con antelación con los managers de los distintos departamentos la asignación de recursos a los proyectos en los que estéis trabajando sin que se vea comprometida las operaciones del día a día de esos equipos.
- Predecir el número de horas totales que los recursos vayan a dedicar a los proyectos en los que se vayan a implicar.
- Reducir el tiempo de inactividad de vuestros recursos más valiosos.
5. Menor índice de rotación de empleados
Los procesos de planificación de la capacidad repercuten de manera muy positiva en la moral y en el compromiso de los empleados con la misión y visión de la organización. Debido a que los recursos podrán ser asignados a las iniciativas que mejor se ajusten a sus habilidades y conocimientos, conseguirás:
- Unos mayores índices de calidad y rendimiento de vuestras carteras de proyectos y productos.
- Un menor índice de rotación de los empleados.
- Que los empleados más valiosos permanezcan más tiempo en la empresa.
Buenas prácticas para la planificación de la capacidad
A modo de resumen, la planificación de la capacidad es un proceso exhaustivo de mejora continua que, bien diseñado e implementado, llevará la asignación y gestión de recursos en tu organización al siguiente nivel. Pero, para que el proceso funcione, debes apoyarte en una serie de consejos y buenas prácticas, los cuales harán más llevadera su implementación.
Estas son algunas de las mejores prácticas a seguir a la hora de planificar la capacidad:
- Priorice sus proyectos, programas y carteras en función de la estrategia.
- Obtenga una visión completa y detallada de la Demanda.
- Haga un listado de su capacidad actual.
- La planificación de la capacidad como proceso de mejora continua.
- Use un software PPM con funcionalidades para el análisis de futuros escenarios.
Ejemplos de planificación de la capacidad en un software PPM
Disponer de una herramienta PPM como Triskell, con funcionalidades para la Gestión de Recursos y la Planificación de la Capacidad será tu mejor apoyo para poner en marcha el proceso y optimizarlo.
Con Triskell irás un paso más allá de la tradicional Gestión de Recursos a nivel de proyecto. Desde nuestra plataforma podrás gestionar la capacidad disponible en tu organización y llevar a cabo una gestión de recursos alineada con la Planificación de la Demanda y los objetivos estratégicos.
Éstos son algunos ejemplos de funcionalidades para la planificación de la capacidad y la gestión de recursos que hallarás en la plataforma de Triskell:
- Funcionalidades avanzadas para la gestión de recursos: permitiendo gestionar la capacidad en base a la demanda de recursos específicos dentro de los departamentos y equipos o recursos genéricos en base a sus roles o skills. Estas funcionalidades permiten identificar los roles necesarios con antelación para asignar los recursos idóneos a la hora de ejecutar el trabajo. (validar y ajustar texto).
- Herramientas para la Simulación de Escenarios What-if con las que analizar y planificar con antelación las carteras de proyectos y productos más relevantes para la organización y la capacidad necesaria para sacar adelante con éxito esas iniciativas.
- Diagramas de Gantt con los que podrás visualizar el uso de los recursos a nivel de proyecto, programa o portfolio, y detectar también problemas de sobreasignación o falta de recursos.
- Timesheets con los que el personal pueda registrar el tiempo que dedican a actividades tanto relacionadas con los proyectos como si no.
Conclusión: La planificación de la capacidad tendrá un gran impacto en el éxito de su organización
Esperamos que este post te haya ayudado a entender que una correcta planificación de la capacidad ayudará a que cumpláis vuestros objetivos estratégicos al mismo tiempo que optimizáis el desempeño de vuestras carteras de proyectos y productos.
Es un proceso que no puede gestionarse con una simple hoja de cálculo debido a todos los actores y datos que intervienen en el mismo. Por ello, y al hilo del último consejo que te hemos proporcionado en el apartado anterior, debes implementar una solución PPM como Triskell, que dispone de funcionalidades para la Gestión de Recursos que te ayudarán a planificar, gestionar y asignar los recursos de una manera mucho más eficiente.
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FAQs sobre planificación de la capacidad
¿Cuál es el objetivo de la planificación de capacidad?
El objetivo de la planificación de capacidad es garantizar que tengas los recursos adecuados disponibles para satisfacer las necesidades de tus proyectos, cuando los necesites.
Esto incluye tener a las personas adecuadas con las habilidades necesarias disponibles en el momento adecuado, pero también puede incluir herramientas y equipo.
¿Cómo puedes comenzar con la planificación de capacidad?
Hay varias formas de comenzar con la planificación de capacidad. Puedes utilizar algún software específico diseñado para este propósito, o puedes utilizar plantillas disponibles en línea.
Independientemente del método que elijas, la clave es comprender las capacidades y la carga de trabajo de tu equipo.
¿Cuáles son los beneficios de la planificación de capacidad?
La planificación de capacidad ofrece una serie de ventajas, incluida una mayor eficiencia, costos reducidos y mayor satisfacción del cliente.
Al garantizar que tengas los recursos adecuados en su lugar, puedes evitar comprometer en exceso a tu equipo y potencialmente incumplir los plazos.
Además, la planificación de capacidad puede ayudarte a identificar áreas de mejora y crecimiento dentro de tus equipos.
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