Blog

Factores de éxito de la PMO: cómo hacer una PMO extraordinaria

¿Cuáles son los factores críticos para el éxito de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)? Un porcentaje cada vez mayor de empresas están implantando PMO para gestionar sus proyectos, programas y carteras. Pero, ¿tienen todas el mismo nivel de éxito?

¿Quieres que tu PMO sea extraordinaria? En este post, analizamos los cimientos sobre los que debe construirse la Oficina de Gestión de Proyectos para que sea una organización centrada en la entrega continua y eficiente de valor.

Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos

Las oficinas de gestión de proyectos suelen implantarse en organizaciones centradas en proyectos para ayudarlas a ofrecer de forma más coherente resultados satisfactorios de los proyectos a sus clientes. Y entregar proyectos que también tengan el mayor éxito financiero y sean lo más rentables posible.

Hay más razones, como proporcionar unos procesos y metodologías de gestión coherentes que faciliten y hagan más frecuentes los éxitos de los proyectos, así como proporcionar procesos de gestión de proyectos comunes a la base de clientes, lo que hace que sigan confiando y vuelvan a por más.

Las PMOs deben proporcionar unos procesos y metodologías de gestión coherentes

Factores críticos de éxito de la PMO

¿Qué hace que una PMO funcione mejor, rinda mejor, mejore y tenga un mejor desempeño que otras PMO? ¿Qué hace que una PMO ayude a la organización a ejecutar mejor los proyectos y permita a los miembros del equipo colaborar mejor y producir sistemáticamente en proyectos de éxito mejor y con más frecuencia que la PMO de otra organización?

Según mi experiencia, los factores que marcan la diferencia son principalmente tres. Estos son:

Un equilibrio entre personal bien formado y con experiencia.
Dirigida por un líder que dirija Gestores de Proyectos, no proyectos.
Apoyo de la alta dirección.

GESTIÓN DE PORTFOLIO DE PROYECTOS

Deja de malgastar tiempo, empieza a entregar resultados

Descubre la solución PPM de Triskell

1. Un equilibrio entre personal bien formado y con experiencia

La certificación de profesional de gestión de proyectos (PMP) del Project Management Institute (PMI) es magnífica y suele considerarse el estándar del sector en certificación de Gestión de Proyectos. También hay otras opciones a tener en cuenta, pero obtener el PMP es probablemente el mejor primer camino a seguir.

La infraestructura de gestión de proyectos que cuente con su cuota de profesionales con esta certificación dará a los clientes una gran confianza respecto a su capacidad para ofrecer soluciones de proyecto satisfactorias.

Sin embargo, sería un grave error confiar únicamente en la certificación y pasar por alto a los gestores de proyectos sin certificación, pero con una experiencia significativa en la realización de proyectos de alta calidad. Para mí, lo mejor suele ser un buen equilibrio entre ambos enfoques.

2. Dirigida por un líder que dirija Gestores de Proyectos, no proyectos

Las Oficinas de Gestión de Proyectos dirigidas por responsables de la PMO enfocados a ese rol y no en la Gestión de Proyectos suele ser el mejor enfoque para el éxito.

Para que la PMO sea lo más productiva y eficiente posible, en vez de centrarse en la planificación y gestión de proyectos los líderes de la PMO deben enfocarse en:

Decidir las metodologías de gestión con las que va a operar la PMO.
El crecimiento profesional y la formación de los gestores de proyectos.
Satisfacer las necesidades de los Gestores de Proyectos a medida que surgen problemas en los proyectos.

SUSCRÍBETE A NUESTRA NEWSLETTER

Recibe artículos como éste en tu correo

3. Apoyo de la alta dirección

Por último, la PMO que opera con un fuerte apoyo de la alta dirección de la organización rendirá al máximo nivel. ¿Por qué? Porque la financiación, la dotación de personal y la ejecución de los proyectos dejarán de ser una lucha del día a día.

He estado en PMOs en organizaciones en las que los directivos entregaban proyectos a grupos distintos de la PMO y eran esas PMOs las que al final fracasaban y a menudo no conseguían llevar a cabo con éxito los proyectos que dirigían.

Sacar lo mejor de una PMO es más difícil cuando la alta dirección no la respalda

Conseguir el mejor personal y los mejores colaboradores para los proyectos que dirige la PMO es difícil cuando la alta dirección no la respalda ni cree en ella lo suficiente como para dedicarle apoyo y dinero.

Conclusión

THay más factores a tener en cuenta, pero para mí estos son los 3 más importantes. Lo fundamental es centrarse en la PMO como un gran sistema de entrega: un grupo de profesionales afines con la misión de ofrecer soluciones excelentes y exitosas que hagan felices a los clientes y altamente rentables a las empresas. Cualquier otra cosa es una pérdida de tiempo.

Averigua qué necesitan los clientes de tu mercado, contrata al personal adecuado y cuenta con el apoyo de la empresa. Nunca conseguirás más si no le pones esfuerzo, si no crees en ello y no le dedicas dinero.

¿Qué opinas? ¿Qué añadirías o qué cambiarías de esta lista? ¿Cuáles han sido tus experiencias personales con los éxitos y fracasos de la PMO y las razones clave detrás de cada uno?

Solicita una demo de Triskell Software

¿Quieres más información? Solicita una demo gratuita de Triskell Software y descubrirás el software PPM que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa.

FAQs sobre factores de éxito de la PMO

¿Cómo puede el responsable de la PMO contribuir al éxito de una PMO más allá de la gestión de proyectos?

Un Director de PMO que se enfoca en liderar al equipo en lugar de gestionar proyectos individuales puede mejorar significativamente la eficacia de la PMO.

Al concentrarse en desarrollar metodologías de gestión de proyectos, apoyar el crecimiento profesional y la capacitación de los PMs, y abordar los problemas que surgen, el Director de PMO asegura que el equipo funcione de manera fluida y eficaz.

Este enfoque permite que la PMO construya una base sólida para la mejora continua y un alto rendimiento.

¿Cuáles son las señales de que una PMO carece de apoyo de la alta dirección?

Los indicadores de falta de apoyo de la alta dirección para una PMO incluyen financiación inconsistente o inadecuada, falta de recursos y la interferencia frecuente en la selección o ejecución de proyectos por parte de personas fuera de la PMO.

Además, si la PMO tiene dificultades para obtener las aprobaciones necesarias o enfrenta obstáculos en la dotación de personal y recursos, puede reflejar una falta de compromiso por parte de la alta dirección.

El apoyo efectivo no solo implica proporcionar recursos, sino también alinear los objetivos de la PMO con los objetivos estratégicos de la organización.

¿Qué calificaciones o certificaciones debo buscar en el personal de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)?

Al evaluar las calificaciones del personal de una PMO, considera tanto las certificaciones formales como la experiencia práctica. La certificación de Project Management Institute (PMI), como el Project Management Professional (PMP), es muy respetada y se considera un estándar en la industria.

Sin embargo, también es crucial equilibrar a los individuos certificados con aquellos que tienen una experiencia práctica significativa en la gestión de proyectos exitosos. Un equipo bien equilibrado con una mezcla de certificaciones y experiencia práctica tiende a ser más eficaz.