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6 tareas administrativas que tu PMO dejará de hacer con una herramienta PPM

¿Cuántas horas inviertes cada día en tareas administrativas que podrían automatizarse? No te haces a la idea hasta qué punto tu PMO podría ser más eficiente y productiva si no tuvieras que invertir tanto tiempo en este tipo de quehaceres.

¿Eres el responsable de la PMO de tu organización y quieres maximizar la eficiencia operativa de tu organización? En este post verás como un software PPM te liberará de las tareas que ni tú ni ningún gestor de proyectos quiere acometer.

Maximizar la eficiencia, el mayor reto de las organizaciones hoy en día

Pese a que la mayoría de las empresas están dando pasos importantes en su transformación digital, la realidad del día a día es muy diferente. Reuniones improductivas, registro manual de datos en hojas de cálculo, hilos de correo interminables… Muchas organizaciones siguen estancadas en las mismas operativas de hace 20 años, lo que repercute muy negativamente en su eficiencia y productividad.

De esta realidad tampoco escapan las Oficinas de Gestión de Proyectos. Es más, muchas todavía utilizan hojas de cálculo para gestionar los portfolios de proyectos y productos del negocio. Algo incomprensible teniendo en cuenta la multitud de herramientas PPM que hay en el mercado, y con las cuáles las PMO podrían automatizar la mayoría de sus tareas de carácter administrativo.

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6 tareas administrativas de las que tu PMO debe deshacerse

¿Y cuáles son las tareas en cuestión? Éstas son las 6 actividades que atormentan el día a día de las PMO y los gestores de proyectos por la ingente cantidad de horas que se invierten en ellas.

1. La entrada manual de datos en hojas de cálculo

Estoy seguro de que esta situación te suena. 4 de la tarde. Estás contando las horas para poner fin a tu jornada laboral. Y caes en la cuenta de que tienes que actualizar a mano 3 hojas de cálculo, copiando y pegando datos de los proyectos, actualizando el estado de los mismos o asignando recursos. ¡Tierra, trágame!

Una tarea improductiva no solo por el tiempo que lleva completarla, sino por los riesgos que de por sí tiene el registro manual de datos. Y es que, si introduces mal algunos de los datos, esto podría provocar toma de decisiones incorrectas o sobreasignación o infra-asignación de recursos. ¿Hay alguien que aun piense que esta tarea administrativa es eficiente?

2. Agendar reuniones inútiles para informarte del estado de los proyectos

Las reuniones. ¿Qué te vamos a contar que ya no sepas? ¿A cuántas reuniones acudes a la semana para discutir sobre las actualizaciones y el estado de los proyectos? Y, lo más importante, ¿cuántas de ellas consideras que no eran necesarias o que se podrían haber reemplazado por un correo o una notificación automatizada?

Pero no vamos a mentirte. Las reuniones son un mal necesario en la gestión del portfolio de proyectos, por lo que un software PPM por sí solo no hará que esta tarea desaparezca del todo. Pero sí te permitirá automatizar tareas que normalmente se tratan en este tipo de reuniones, como reportar sobre el estado de los proyectos o la asignación de recursos y fondos a los mismos.

3. Reporte de horas de cada recurso

Muchas PMO tienen auténticos quebraderos de cabeza para asignar de manera equilibrada los recursos en función de las exigencias de cada proyecto y su nivel de alineamiento con los objetivos estratégicos. Pero esto no puede compararse con tener que registrar manualmente las horas que cada recurso dedica a los proyectos.

Igual eres de los afortunados que en su organización dispone de una solución en la que los empleados, a nivel individual, pueden reportar las horas dedicadas a los proyectos. Pero, ¿y si no es así? ¿Te imaginas tener que acudir uno a uno a cada uno de los individuos y equipos involucrados en los proyectos para poder registrar el total de horas dedicadas? Si pensabas que la entrada manual de datos es la tarea administrativa más aburrida, ya ves que eso no es así.

4. Crear informes de proyecto a partir de fuentes diferentes

Ponte en esta situación. Llega el final de mes y tienes que elaborar un informe detallado del estado de las carteras de proyectos para los ejecutivos de la empresa. Tienes que recopilar datos distribuidos en 10 hojas de cálculo distintas, y pelearte con las macros de vuestro Excel para poder generar gráficas y cuadros de mando que muestren de forma atractiva y comprensible métricas y KPIs que pueden variar drásticamente entre un portfolio y otro. Suena abrumador, ¿verdad?

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Habiendo infinidad de herramientas que permiten generar informes de manera automática, ¿qué sentido tiene invertir tanto tiempo en una tarea que puede ser fácilmente automatizable? Es más, ¿qué sentido tiene pasar horas recopilando datos de fuentes de información distintas cuando puedes tener un software PPM que sirve como una única fuente de la verdad de tus procesos de gestión de proyectos?

5. Identificar los riesgos de los proyectos a través de datos descentralizados

Evaluar los riesgos de los proyectos sin una herramienta PPM es, por así decir, misión imposible. Son muchos los datos que hay que tener en cuenta para hacer una evaluación de riesgos proactiva y acertada.

Sobrecostes, escasez de recursos, modificaciones en el alcance del proyecto, factores externos como cambios sociopolíticos o económicos… Éstos son solo algunos de los factores que se deben tener en cuenta. ¿Y si tuvieras todos esos datos desperdigados en diferentes fuentes de información? ¿Cuánto tiempo te llevaría entonces hacer un análisis de riesgos mínimamente fidedigno? ¿Y cuánto de amplio sería el margen de error de estas estimaciones?

Un software PPM proporcionaría a tu PMO un framework estructurado con el que identificar, analizar, priorizar y mitigar los riesgos de los proyectos. Vuestra toma de decisiones en esta materia sería mucho más informada y en tiempo real, lo que te permitiría responder de forma proactiva a los riesgos y asegurarte de que los proyectos sigan su curso.

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6. Gestionar la comunicación de los proyectos a través del correo electrónico

Los equipos de proyecto suelen comunicarse con la PMO a través de diversos canales: hilos de correo electrónico, mensajería instantánea, documentos compartidos e incluso reuniones presenciales.

Esta ‘omnicanalidad’ puede resultar cómoda. Pero en realidad este enfoque descentralizado acarrea muchos problemas:

Desorganización, por estar la información repartida en diferentes canales.
Silos de información: hay datos relevantes que pueden quedar aislados en buzones compartidos a los que no tienen acceso todos los equipos de proyecto.
Búsqueda de información: ¿y si tienes que buscar un documento que fue compartido contigo hace varias semanas, pero no recuerdas el canal por el que se te hizo llegar? Tendrás que sacar a relucir tus dotes de Sherlock Holmes para encontrarlo, pero invirtiendo el triple de tiempo que él.
Malentendidos: con la comunicación dispersa por varios canales, es fácil que se pasen por alto detalles importantes de los proyectos.

Son incidencias que, con un software PPM, es mucho más difícil que ocurran, ya que dispone de las herramientas de comunicación y colaboración necesarias para que no tengas que recurrir a las interminables cadenas de correo de las que tan harto estás.

Mejora la productividad de tu PMO con Triskell Software

Triskell Software es una plataforma PPM con el que te quitarás de encima la mayoría de las tareas administrativas que más tiempo te consumen. Además, es una solución que, a diferencia de otras en el mercado, te permite vincular cada iniciativa de la organización con los objetivos estratégicos. Por ello, la selección, planificación y gestión de proyectos, y otras áreas de interés de la PMO como la Gestión de Recursos, la evaluación de Riesgos o la Gestión Financiera de Proyectos, estarán conectadas directamente con la misión y visión del negocio.

Con Triskell tus procesos para la Gestión del Portfolio de Proyectos mejorarán en 4 aspectos:

Eficiencia: con Triskell dejarás atrás la ardua tarea de registrar manualmente los datos de los proyectos y sus recursos en hojas de cálculo. Obtendrás también información en tiempo real del estado de cada iniciativa, por lo que podrás reducir el número de reuniones con los equipos que tenían este mismo fin.
Productividad: la gestión de recursos será más eficiente, ya que la misma estará alineada con los objetivos de la empresa. Además, al quitarte muchas de las tareas administrativas en forma de meetings o cadenas de correo interminables, podrás enfocar tu trabajo en aquellas acciones y tareas que realmente aporten valor.
Colaboración y trabajo en equipo: con Triskell podrás centralizar las comunicaciones gracias a su sistema de alertas y comunicaciones. Además, sus tableros Kanban y Scrum y la integración con herramientas de terceros como Jira, Teams o Microsoft Project facilitarán la operativa diaria de los equipos de proyecto.
Calidad de vida: y, lo que seguramente vas a agradecer más a corto plazo, dirás adiós al estrés y el aburrimiento que suponen llevar a cabo este tipo de tareas administrativas. ¡Olvídate de rellenar los datos en Excel deprisa y corriendo antes de acabar tu jornada laboral. Por tanto, ganarás más tiempo para estar con los tuyos.

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El ejemplo de Arval España: de Excel a Triskell Software en sólo 3 semanas

La historia de la PMO de Arval España seguramente te será familiar. Contaban con únicamente un administrativo rellenando a mano todos los datos de las diferentes carteras de proyectos que gestionaba la organización en una simple hoja de cálculo. Así hasta que implementaron Triskell Software.

Con Triskell, la PMO de Arval España no sólo ha optimizado su operativa quitándose muchas de las tareas administrativas que les consumían la mayor parte de la jornada laboral, sino que ahora cuentan con una solución PPM que da respuesta a todos sus retos de gestión y gobernanza.

Conclusión: sed una PMO eficiente y dejar atrás las tareas administrativas que os quitan tiempo

Como bien sabe la PMO de Arval España y todas las oficinas de gestión de proyectos, el tiempo es un bien muy preciado. Cada minuto invertido en actividades que consumen tiempo es una oportunidad perdida en la búsqueda de la excelencia. Triskell Software es la solución que necesitas para dejar atrás la entrada manual de datos, las reuniones interminables y los quebraderos de cabeza en el análisis y evaluación de riesgos.

Al automatizar las tareas, centralizar la información y mejorar la colaboración, Triskell permite a las PMO y a los gestores de proyectos, programas y carteras trabajar de forma más eficiente. Es hora de decir adiós a las tareas administrativas que consumen tiempo y abrazar un futuro de eficiencia racionalizada, mayor productividad y menor estrés.

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FAQs sobre las tareas administrativas de la PMO

¿Cómo pueden las PMO automatizar la planificación de recursos?

Las herramientas PPM (Project Portfolio Management) ofrecen funciones para automatizar la programación de recursos. Estas herramientas pueden:

Realizar un seguimiento de las habilidades y la disponibilidad de los recursos: Almacenar información sobre la experiencia y la carga de trabajo de los miembros del equipo, lo que permite asignar tareas en función de la idoneidad y la capacidad.
Gestionar visualmente la asignación de recursos: Utilizar funciones de arrastrar y soltar o calendarios para programar tareas y visualizar posibles conflictos o sobreasignaciones.
Configurar notificaciones automáticas: Avisa a los miembros del equipo sobre las tareas asignadas y los posibles cambios en la programación, fomentando la transparencia y reduciendo la comunicación manual.
Sacar partido de los datos en tiempo real: Actualiza la disponibilidad de recursos a medida que avanzan los proyectos, garantizando que los calendarios reflejen las cargas de trabajo actuales.

¿Hay algún inconveniente en automatizar las tareas administrativas de la PMO?

Aunque la automatización ofrece numerosas ventajas, hay que tener en cuenta algunos posibles inconvenientes:

Inversión inicial: La implementación de herramientas PPM puede requerir un coste inicial para licencias de software y, potencialmente, formación para los miembros del equipo.
Curva de aprendizaje: Adaptarse a nuevos programas y procesos puede llevar tiempo, lo que afecta a la eficiencia a corto plazo.
Calidad de los datos: La automatización depende de la exactitud de los datos. Las PMO deben garantizar la coherencia en la introducción de datos para evitar que se generen informes o calendarios engañosos.
Flexibilidad limitada: La automatización puede no ser adecuada para todas las tareas, especialmente aquellas que requieren una toma de decisiones compleja o la resolución creativa de problemas.

¿Cómo pueden las PMO medir el éxito de la automatización de tareas administrativas que consumen mucho tiempo?

Mediante el seguimiento de métricas clave se puede demostrar el impacto positivo de la automatización de las tareas administrativas de la PMO. He aquí algunos ejemplos:

Ahorro de tiempo: Compara el tiempo empleado en tareas manuales antes y después de la automatización para cuantificar el aumento de la eficiencia.
Tiempo de finalización de los proyectos: Controla si los proyectos se entregan más rápido después de implementar herramientas de automatización. Esto podría indicar una mejor asignación de recursos y ejecución de tareas.
Productividad del equipo: Realiza un seguimiento de métricas como el número de tareas completadas por unidad de tiempo para evaluar si la automatización ha liberado a los miembros del equipo para centrarse en actividades de mayor valor.
Utilización de recursos: Analiza los datos para ver si los miembros del equipo están trabajando constantemente en tareas que se alinean con sus habilidades y capacidad. Una automatización eficaz debería optimizar la utilización de los recursos.

Mediante el seguimiento de estas métricas, las PMO pueden demostrar el rendimiento de la inversión (ROI) de la automatización de las actividades que consumen tiempo y justificar una mayor inversión en soluciones de automatización.