Gestion des ressources dans les projets agiles, hybrides et Waterfall : principes et bonnes pratiques
Sans une gestion efficace des ressources, un projet possède de maigres chances de réussite. Et ce, que vous utilisiez Agile, Waterfall ou une combinaison de ces deux approches. Or, la gestion des ressources constitue depuis toujours un défi pour les entreprises. L’intégration des méthodologies agiles aux cadres de gestion traditionnels n’a fait que renforcer sa complexité.
Dans cet article, nous analyserons les principales différences entre les projets agiles et Waterfall en matière de gestion des ressources. Nous aborderons les défis auxquels sont couramment confrontés les bureaux de gestion de projet (PMO) et les chefs de projet. Enfin, nous partagerons de bonnes pratiques pour optimiser l’allocation des ressources dans un environnement de gestion hybride multiprojet.
La gestion des ressources dans un environnement de gestion de portefeuilles hybride
En matière de gestion de projet, un nombre croissant d’organisations se tournent vers les approches hybrides. Ces approches sont particulièrement pertinentes en présence de multiples projets et produits aux délais, exigences et degrés d’incertitude distincts.
L’objectif : combiner Agile et Waterfall pour tirer parti de leurs forces respectives.
- Waterfall propose un cadre structuré avec des jalons clairs et prévisibles.
- Agile facilite l’adaptation rapide au changement et permet aux équipes de se concentrer sur la livraison de valeur continue.
Pour les faire coexister, vous devez instaurer une gestion des ressources qui maximise l’efficacité tout en préservant la flexibilité.
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Défis de la gestion des ressources dans un environnement hybride
Les sociétés cherchent constamment un équilibre entre la flexibilité d’Agile et la planification de Waterfall. Dans ce contexte, la gestion des ressources pose des défis de taille. Voici les défis les plus saillants :
- Rythme de travail différent. Agile s’appuie sur des cycles opérationnels courts appelés « sprints », tandis que Waterfall suit un calendrier linéaire prédéfini. La synchronisation entre ces deux approches risque de provoquer des conflits. Notamment lorsque des équipes agiles et Waterfall dépendent chacune des livrables de l’autre.
- Conflits en matière d’allocation des ressources. Un environnement de gestion de projet hybride exige souvent un partage des ressources entre les projets agiles et Waterfall. Mais ces projets possèdent parfois des priorités et des calendriers très distincts. Ce partage peut alors entrainer des conflits en matière d’allocation des ressources.
- Planification et visibilité. Waterfall repose sur une planification immuable. Les écarts éventuels font l’objet d’un processus de contrôle des changements bien documenté. À l’inverse, Agile s’accompagne d’une planification continue et adaptative. Cette divergence complexifie la planification et le suivi des ressources, surtout dans les projets qui combinent ces deux approches.
- Coordination et communication. Un environnement hybride présente des risques d’incompréhension et de désaccord entre les équipes aux approches opposées. Pour maitriser ces risques, vos équipes doivent constamment communiquer. Une stratégie de communication bien rodée évite les retards, les erreurs ou encore l’allocation inefficace des ressources.
Pour relever ces défis, vous devez d’abord comprendre en détail la nature des méthodologies agiles et du cadre Waterfall. À partir de là, vous pourrez élaborer une stratégie de gestion des ressources à la fois :
- suffisamment souple pour s’adapter à n’importe quelle approche et
- suffisamment puissante pour garantir la bonne gestion des portefeuilles de projets et de produits de votre entreprise
À présent, explorons les principes de la gestion des ressources dans les projets gérés avec Agile et avec Waterfall. Nous analyserons en détail les défis dont s’accompagne chaque approche.
La gestion des ressources dans les projets agiles : principes et techniques
Agile repose sur les douze principes énoncés dans le Manifeste agile. Ses priorités : la création rapide et continue de valeur client, la collaboration entre équipes et la réactivité au changement. Ces principes d’Agile ont un impact considérable sur la gestion des ressources :
- Itération et adaptabilité. Les projets agiles se divisent en sprints. Dans chaque sprint, les tâches sont hiérarchisées selon la valeur qu’elles apportent au client. La flexibilité d’Agile requiert un ajustement continu des ressources pour aider votre organisation à s’adapter lorsque les priorités évoluent.
- Équipes autonomes et pluridisciplinaires. Les équipes agiles sont généralement petites, transversales et autonomes. Il ne suffit pas de choisir des ressources expertes de leurs domaines respectifs. Vous devez aussi choisir des ressources capables d’endosser plusieurs rôles et de s’organiser.
- Collaboration constante avec les parties prenantes. Agile encourage une implication constante des parties prenantes tout au long du cycle de vie du produit et du projet. Cette implication exige une gestion des ressources plus dynamique. En effet, un changement des priorités du client peut se traduire par une redistribution des équipes et de leurs tâches.
- Création de valeur en continu. Dans un projet agile, l’équipe doit livrer un produit fonctionnel à la fin de chaque sprint. C’est pourquoi la création de valeur graduelle impose une allocation dynamique des ressources.
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Techniques de gestion agile des ressources
Dans les tâches et initiatives purement agiles, la gestion des ressources repose sur des techniques particulières. Des techniques au soutien de la flexibilité, la collaboration et l’autonomie dont se targue le Manifeste agile.
Voici les techniques de gestion agile des ressources les plus recommandées :
- Allocation des ressources basée sur les compétences et la capacité. Cessez d’affecter vos ressources à des tâches précises à long terme. Allouez vos ressources selon leur capacité et leurs compétences de façon à répondre aux objectifs de chaque sprint. Vous pourrez ainsi ajuster rapidement l’allocation des ressources lorsque nécessaire.
- Gestion capacitaire. Les chefs de projet agiles suivent en continu la capacité de leurs équipes pour éviter de les surcharger. De plus, ils veillent à disposer d’une capacité suffisante pour s’adapter à tout moment aux changements imprévus.
- Tableaux Kanban et Scrum. Ces deux outils vous assistent dans la gestion des workflows et de l’allocation des ressources. Ils vous fournissent des renseignements exploitables sur les tâches en cours, les blocages et les ressources affectées à chaque tâche.
- Rétrospectives des sprints. Une rétrospective consiste à analyser un sprint pour comprendre ce qui a ou n’a pas fonctionné. C’est aussi l’occasion d’ajuster votre stratégie de gestion des ressources pour les prochains sprints.
Défis de la gestion agile des ressources
La perfection n’existe pas, et Agile ne déroge pas à la règle. La gestion des ressources dans les projets agiles pose des défis auxquels les organisations ne sont pas toutes préparées. C’est pourquoi Agile ne convient pas à tout le monde.
Voici les défis les plus courants de la gestion des ressources dans les projets agiles :
- Prévision et planification à long terme. Agile met l’accent sur l’adaptabilité et les itérations courtes. Ces deux caractéristiques compliquent la planification des ressources et, ainsi, la prévision des besoins à venir.
- Priorités en concurrence. L’allocation des ressources provoque souvent des conflits, surtout quand plusieurs projets ou sprints se disputent le même personnel.
- Équilibrage des charges de travail. Avec Agile, vous devez préserver un rythme de travail soutenable et éviter de surcharger vos équipes. C’est un défi constant, car les demandes fluctuent rapidement.
- Dépendances externes. Les projets agiles peuvent devenir vulnérables aux dépendances externes. Notamment en présence de partenaires externes clés qui emploient une approche incompatible avec sa nature itérative et graduelle.
La gestion des ressources dans les projets Waterfall
Contrairement aux méthodologies agiles, Waterfall propose une gestion de projet séquentielle et linéaire. C’est un cadre de gestion rigide axé sur la planification et sur la définition des rôles, responsabilités et calendriers.
Pour toutes ces raisons, la gestion des ressources dans un projet Waterfall présente de nettes particularités :
- Planification détaillée et prévisible. Un projet Waterfall commence par la planification des ressources, qui comprend l’allocation de ressources à chacune de ses phases.
- Rôles et responsabilités définis. Waterfall se caractérise par une structure hiérarchique aux rôles et responsabilités clairement définis. Par conséquent, l’allocation des ressources fait rarement l’objet de changements imprévus.
- Contrôle des changements et gestion des risques. Avec Waterfall, les changements en matière d’allocation des ressources passent obligatoirement par un processus rigoureux de contrôle des changements. Ce processus apporte de la stabilité, mais aussi de la rigidité, à la gestion des ressources.
Techniques de planification des ressources avec Waterfall
La planification des ressources garantit le respect des délais et des budgets à chaque phase d’un projet traditionnel. Voici quelques techniques de planification dont vous pouvez tirer parti :
- Diagrammes de Gantt. Grâce à ces outils, vous pouvez visualiser les activités réalisées et les ressources allouées au fil du temps. Ces diagrammes vous montrent clairement comment employer vos ressources à chaque phase d’un projet.
- Méthode du chemin critique. La durée globale d’un projet dépend d’une séquence de tâches clés qui constitue le chemin critique. Pour limiter les retards, les chefs de projet ont tout intérêt à concentrer les ressources sur ces tâches clés.
- Matrice des responsabilités (RACI). Cette matrice clarifie les responsabilités vis-à-vis des tâches. Qui réalise quelle tâche ? Qui approuve les décisions ? Qui faut-il consulter ou informer ?
Défis de la gestion des ressources avec Waterfall
Dans un environnement professionnel si dynamique et changeant, la rigidité de Waterfall présente un défi de taille. Non seulement pour la gestion des projets, mais aussi pour celle des ressources.
Voici les principaux défis actuels de la gestion des ressources dans les projets Waterfall :
- Inflexibilité au changement. Une fois les ressources allouées, les changements peuvent poser problème et coûter cher. Surtout lorsque les exigences d’un projet évoluent en cours d’exécution.
- Silos fonctionnels. La structure hiérarchique de Waterfall risque de provoquer la formation de silos organisationnels, dans lesquels chaque équipe travaille dans son coin. Ces silos complexifient la réallocation des ressources entre différentes phases ou différents projets.
- Dépendances et obstacles. Le retard d’une phase se traduit par des pertes d’efficacité dans l’utilisation des ressources. Ainsi, elle affecte souvent l’ensemble d’un projet.
- Visibilité et suivi continus. Avec Waterfall, la plupart des décisions sont prises dans les premières phases d’un projet. Cette caractéristique facilite la planification à long terme. En revanche, si vous voulez suivre l’efficacité de l’allocation des ressources, Waterfall complique les choses.
7 bonnes pratiques pour une gestion efficace des ressources dans un environnement hybride multiprojet
Dans un environnement hybride, où Agile et Waterfall coexistent et s’entremêlent, la gestion des ressources présente une incroyable complexité. Loin de se limiter à la gestion du temps et des tâches, c’est un véritable exercice d’équilibriste. Vous devez optimiser l’utilisation des ressources disponibles tout en maximisant la valeur pour votre société. Et ce, sans sacrifier la qualité ou la réactivité.
Explorons en détail sept bonnes pratiques à mettre en place pour une allocation des ressources efficace, équilibrée et durable.
1. Équilibrer les demandes et les délais en concurrence
La croissance des portefeuilles de projets et de produits d’une entreprise pose un défi de taille. L’équilibre entre les demandes et les délais en concurrence se révèle souvent difficile à trouver. D’autant plus dans un environnement de gestion hybride.
Il faut bien reconnaitre que les projets en mode Agile et Waterfall présentent des rythmes, attentes et dynamiques distincts. Ces différences ont tendance à provoquer des tensions lors du partage de ressources entre des projets aux approches divergentes. Voici quelques stratégies pour équilibrer les demandes et les délais et, ainsi, limiter les conflits.
- Évaluation de la valeur métier. Dans un environnement de gestion hybride, hiérarchisez les projets et les tâches selon leur impact sur votre organisation. Il existe plusieurs techniques pour identifier les initiatives auxquelles affecter des ressources en priorité. Par exemple, la matrice de hiérarchisation (selon l’urgence et l’importance) ou l’analyse de valeur pondérée.
- Planification proactive et réactive. Waterfall repose sur une planification à long terme et détaillée, tandis qu’Agile requiert une planification continue. Vous devez combiner ces deux approches en utilisant par exemple une planification réactive et une planification proactive. Une planification réactive permet de répondre aux changements imprévus du périmètre ou des exigences des projets. Une planification proactive empêche les projets qui génèrent beaucoup de valeur de passer entre les mailles du filet.
- Flexibilité dans l’allocation des ressources. Une allocation flexible des ressources laisse la possibilité d’ajuster les charges de travail lorsque les besoins des projets évoluent. Par exemple, il arrive qu’une équipe agile ait besoin de ressources supplémentaires pour terminer un sprint prioritaire. Vous pouvez alors réaffecter temporairement les ressources d’un projet Waterfall qui se trouve dans une phase moins critique.
2. Définir clairement les rôles et responsabilités
En présence d’équipes agiles et Waterfall, une clarification des rôles et responsabilités s’impose. Elle permet d’éviter toute ambiguïté et favorise une gestion efficace des ressources.
Voici quelques stratégies à mettre en place dans votre société pour clarifier les responsabilités relatives aux tâches et aux décisions.
- Élaboration d’une matrice RACI hybride. La matrice RACI se révèle particulièrement utile dans un environnement de gestion hybride, à condition de procéder à quelques adaptations. Ainsi, elle doit englober à la fois les rôles agiles et les rôles traditionnels. Pour chaque tâche, définissez qui est responsable, qui prend les décisions, qui doit être consulté et qui doit être informé.
- Limites claires en matière de prise de décision. Waterfall s’accompagne généralement de rôles rigides et hiérarchiques. Au contraire, les équipes agiles bénéficient d’une grande autonomie, aussi bien pour s’organiser que pour prendre des décisions. C’est pourquoi vous devez fixer des limites claires quant aux responsabilités décisionnelles dans telles ou telles circonstances. Par exemple, qui prend les décisions quand une équipe agile attend un livrable d’un projet Waterfall ou inversement ?
- Documentation et communication des rôles. Veillez à documenter clairement les rôles et responsabilités et à les communiquer à toutes vos équipes. Pour les communiquer, organisez des sessions de planification de projet en amont. Vous aurez ainsi l’assurance que chaque personne comprend son rôle et ses interactions avec les autres.
3. Mettre en œuvre des stratégies souples de capacity planning et d’allocation des ressources
Dans un environnement de gestion de projet hybride, les demandes de projet évoluent rapidement. Votre entreprise doit être en mesure de s’adapter à ces changements tout en optimisant l’utilisation des ressources. Pour l’y aider, vous devez définir des stratégies souples de capacity planning et d’allocation des ressources. Voici quelques bonnes pratiques à envisager :
- Capacity planning dynamique. Examinez et ajustez constamment les ressources disponibles. Ces ajustements continus garantissent un équilibre durable entre les projets qui reposent sur différentes approches. En effet, les projets agiles exigent des ajustements rapides en fonction des résultats des sprints. À l’inverse, d’autres initiatives requièrent des ressources constantes sur la durée.
- Planification de la capacité adaptative. Ce type de planification consiste à dresser des plans à long terme tout en conservant une certaine souplesse. Vous bénéficiez ainsi d’une marge de manœuvre pour les révisions et les ajustements. Par exemple, planifiez les ressources d’un programme de projets pendant un an, mais ajustez-les selon les résultats mensuels.
- Planification et simulation basées sur des scénarios. Les fonctionnalités de simulation basée sur des scénarios améliorent votre prise de décision lors de la planification des ressources. Par exemple, simulez les répercussions des changements apportés à un projet agile sur les autres projets. Vous pourrez ainsi anticiper les problèmes et ajuster vos plans de façon proactive.
4. Adopter des outils PPM dotés de fonctionnalités avancées de gestion des ressources
Une organisation qui gère de multiples portefeuilles de projets ou de produits ne saurait se passer d’une plateforme PPM. En effet, un outil de gestion de portefeuilles (PPM) centralise la planification et le suivi des projets. Cette solution facilite l’analyse en temps réel, la gestion capacitaire et la prévision des ressources.
Voici certaines des fonctionnalités clés du meilleur logiciel PPM du marché :
- Visibilité complète sur vos portefeuilles. Une plateforme PPM offre une visibilité en temps réel sur les projets en cours et sur l’allocation des ressources. Elle vous aide à identifier rapidement les besoins supplémentaires ou les possibilités de réaffectation.
- Capacity planning et simulations basées sur des scénarios. Dans la section précédente, nous avons souligné l’importance des simulations basées sur des scénarios pour la planification des ressources. Avec une solution PPM, vous pouvez simuler différents scénarios d’allocation des ressources, mais ce n’est pas tout. Vous pouvez aussi réaliser des simulations en modifiant d’autres variables : budgets, délais de livraison, hiérarchisation…
- Intégration à d’autres outils de gestion. Un environnement de gestion hybride exige un logiciel PPM qui s’intègre à d’autres outils. Et ce, aussi bien pour des équipes agiles que pour des équipes Waterfall. Pour un accès complet aux informations, votre plateforme doit s’intégrer aux autres solutions utilisées dans votre société. Jira, Microsoft Project, Azure DevOps, SAP…
- Rapports et tableaux de bord personnalisés. Un outil PPM propose des rapports et tableaux de bord à personnaliser pour chaque membre de votre entreprise. Dirigeant, responsable informatique, gestionnaire de PMO, chef de projet… Tous ont ainsi une vision claire du statut des ressources et peuvent anticiper les goulots d’étranglement potentiels.
5. Favoriser la collaboration entre les équipes agiles et Waterfall
La gestion de projet pose des défis uniques dans un environnement hybride. Pour les relever, les équipes agiles et Waterfall doivent tisser des liens qui faciliteront la collaboration et la communication.
Voici quelques stratégies à mettre en place pour les y aider :
- Culture de transparence et de respect mutuel. Encouragez vos équipes à partager ouvertement leurs défis, progrès et besoins. Ces partages limiteront les incompréhensions et renforceront l’efficacité de leur collaboration. Vos équipes agiles et Waterfall devront surmonter leurs nombreuses différences et trouver un terrain d’entente.
- Équipes transversales. Les équipes transversales réunissent des profils spécialisés dans chaque approche. Assemblez de telles équipes pour éliminer les silos et améliorer la collaboration.
- Processus de communication transversale. Une autre stratégie à envisager consiste à élaborer des processus de communication qui couvrent toutes les équipes, agiles ou non. Par exemple, adoptez des outils de partage de document (Google Drive, OneDrive) ou des plateformes de collaboration (Teams, Slack, Miro). Vous pouvez aussi définir des procédures de transmission d’informations et de résolution de problème.
6. Mettre l’accent sur la communication constante
De la même façon, votre stratégie de communication joue un rôle essentiel dans la gestion de vos portefeuilles de projets. Notamment en présence de projets agiles, Waterfall et hybrides dans un même environnement. Sans une stratégie claire, vous serez confronté à des malentendus et des conflits en matière d’allocation des ressources. La probabilité d’échec de vos projets augmentera.
Votre stratégie de communication doit couvrir les aspects suivants :
- Canaux de communication clairs. Instaurez des canaux de communication clairs pour aider les équipes à se coordonner. En plus des outils numériques déjà mentionnés (plateforme PPM, Teams, Slack…), prévoyez des réunions régulières.
- Réunions de suivi. Intégrez des daily scrums ou des revues hebdomadaires typiques de Waterfall pour veiller à l’alignement de toutes les équipes.
- Documentation et transparence. Documentez toutes les décisions et tous les changements dans vos projets. Mettez en place un référentiel centralisé qui simplifie l’accès à cette documentation.
7. Suivre et ajuster régulièrement les plans de ressources
Une surcharge ou sous-utilisation des équipes risque de provoquer des pertes d’efficacité et des retards de livraison. La prévention de ces problèmes passe par le suivi et l’ajustement continus des plans de ressources.
Voici quelques conseils pour ajuster la planification des ressources :
- Examens itératifs de la capacité. Examinez la capacité de manière itérative afin d’apporter des ajustements fréquents aux plans de ressources. Cette stratégie se révèle très utile lorsque vos projets agiles nécessitent des ajustements rapides au vu des résultats des sprints.
- Plan de contingence. Préparez des plans de contingence pour l’allocation des ressources. Vous en aurez besoin pour garantir la bonne poursuite des projets en cas de problème imprévu.
- Outils prédictifs. Ces systèmes s’appuient sur l’intelligence artificielle et l’apprentissage automatique pour générer des recommandations. Par exemple, pour ajuster la planification des ressources de façon à prévenir les problèmes de capacité.
Conclusion
La gestion des ressources dans les projets agiles et Waterfall présente des défis inédits, surtout dans un environnement hybride. Vous devez maitriser ces divergences et surmonter les risques connexes pour bien gérer vos portefeuilles multiprojets.
Quelle que soit l’approche employée, les bonnes pratiques décrites dans cet article favorisent une gestion plus efficace des ressources. Elles vous aideront à maximiser la valeur créée et garantiront la réussite de vos projets.
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FAQ sur la gestion des ressources dans les projets agiles et Waterfall
Comment gérer les dépendances des ressources quand des équipes agiles et Waterfall travaillent ensemble ?
Lorsque des équipes agiles et Waterfall dépendent chacune des ressources de l’autre, elles ont besoin de synchroniser leurs livrables. Pour les y aider, vous devez instaurer une communication claire et définir un plan précis. Organisez des réunions de coordination régulières pour permettre aux équipes de se mettre d’accord sur le calendrier. Veillez aussi à bien documenter les dépendances.
Par exemple, si une équipe agile attend un livrable d’une équipe Waterfall, prenez vos précautions. Prévoyez un peu de marge dans le sprint agile au cas où le livrable arriverait en retard. Enfin, utilisez un outil de collaboration pour suivre la progression de tous les projets. Vos équipes pourront ainsi anticiper et atténuer les risques liés aux dépendances.
Quels outils améliorent la gestion des ressources dans un environnement de gestion de projet hybride ?
Dans un environnement hybride, vous devez adopter des logiciels conçus pour la gestion de portefeuilles de projets (PPM). Ces outils proposent des fonctionnalités précises : suivi des ressources en temps réel, simulations basées sur des scénarios, capacity planning dynamique… Ainsi, vous pouvez facilement ajuster les ressources au besoin.
Parmi les solutions populaires, citons Jira pour les projets agiles et Microsoft Project pour les projets Waterfall. Plus intégrée, une plateforme PPM comme Triskell réunit toutes les approches de gestion au même endroit.
Choisissez un logiciel qui offre des intégrations entre plusieurs approches et des fonctionnalités de création de rapports. Vous favoriserez ainsi des transitions sans accroc entre les besoins des équipes agiles et Waterfall.
Quelle est la meilleure manière de gérer les ressources lors du passage de Waterfall à Agile ?
Le passage de Waterfall à Agile exige un changement dans votre gestion des ressources. En premier lieu, il convient d’évaluer les compétences et l’adaptabilité de vos équipes.
Agile met l’accent sur la flexibilité, les équipes transversales et les ajustements fréquents. Vous devez donc former vos ressources aux principes d’Agile et leur donner les moyens de collaborer avec différents rôles.
Vous pouvez aussi commencer à appliquer les méthodologies agiles dans des projets de moindre ampleur. Ainsi, vos équipes s’adapteront progressivement aux itérations plus fréquentes et à la planification dynamique. Et ce, sans perdre de vue les objectifs à long terme.
