Gestion stratégique de portefeuilles : le guide ultime pour aligner le PPM sur vos objectifs stratégiques

La gestion stratégique de portefeuilles vous permet d’aligner vos portefeuilles de projets et de produits sur vos objectifs commerciaux. Elle est désormais essentielle aux organisations qui recherchent un meilleur retour sur investissement et un avantage concurrentiel sur les marchés.

De nombreux défis compliquent toutefois la mise en place des différents éléments qui la composent. Pour vous aider à les relever, vous découvrirez dans cet article :

  • les différences fondamentales entre la gestion stratégique de portefeuilles (SPM) et la gestion de portefeuilles de projets (PPM)
  • les principaux avantages de la gestion stratégique de portefeuilles
  • un ensemble de bonnes pratiques pour une transformation réussie
  • l’importance d’un logiciel PPM doté de fonctionnalités de pilotage stratégique pour la bonne mise en œuvre de ce processus

Voilà 20 ans que le concept de gestion de portefeuilles de projets (PPM) a trouvé un écho en nous. Apparu pour la première fois dans Project Portfolio Management : Selecting and Prioritizing Projects for Competitive Advantage (2003), il doit sa création à James Pennypacker et Lowel D. Dye.

Pendant deux décennies, le PPM a privilégié les projets qui promettaient la meilleure rentabilité dans le délai le plus court. Mais ce concept se devait d’évoluer : les sociétés se sont complexifiées, la concurrence s’est accrue sur tous les marchés… Face à ces constats, la nécessité d’une gestion plus stratégique et plus complète s’est imposée. Aujourd’hui, c’est autour des objectifs de votre entreprise que les processus PPM doivent s’organiser.

Dans ce contexte est apparue la gestion stratégique de portefeuilles (SPM). Cette évolution du PPM traditionnel vous offre une toute nouvelle manière de planifier et d’exécuter votre stratégie. À la clé, plus d’efficience et d’efficacité pour votre société.

Qu’est-ce que la gestion stratégique de portefeuilles ? Bienvenue dans l’ère du PPM 2.0

Mais avant de continuer, commençons par le principal : qu’est-ce que la gestion stratégique de portefeuilles ?

Comme l’explique Gartner, ce nouveau concept désigne «  un ensemble de fonctionnalités, de processus et de technologies  » sur lequel s’appuie la création «  d’un portefeuille d’options stratégiques qui concentrent les ressources finies d’une organisation  » afin d’exécuter la stratégie dans toute l’entreprise.

La gestion stratégique de portefeuilles implique l’ensemble des processus PPM. Sélection et hiérarchisation des projets, capacity planning, gestion des ressources, des risques et des budgets… Le SPM vise principalement à aligner les portefeuilles de projets et de produits d’une organisation sur ses objectifs stratégiques. Pour cela, il cherche à affiner et à améliorer la prise de décision dans tous ces processus.

Avec une mise en œuvre adéquate, le SPM peut vous aider à surmonter certains des obstacles à l’alignement entre votre stratégie et son exécution.

Principales différences entre la gestion stratégique de portefeuilles et la gestion de portefeuilles de projets

Malgré de nombreuses similarités, le SPM et le PPM diffèrent sur plusieurs points. Citons par exemple les priorités, le champ d’application, la vision et la prise de décision.

Gestion de portefeuilles de projets
Gestion stratégique de portefeuilles
Priorités

Gestion efficace des projets et des programmes : alignement sur les objectifs globaux de l’organisation, respect des délais et des budgets impartis.

Alignement des portefeuilles sur les objectifs stratégiques : évaluation du potentiel des projets et de leurs objectifs en vue de maximiser l’atteinte de ces derniers.

Champ d’application

Gestion individuelle des projets de chaque portefeuille de l’organisation : accent sur la sélection et la hiérarchisation des initiatives, l’allocation des ressources, ainsi que la gestion des dépendances et des risques.

Prise en compte globale des portefeuilles et du capacity planning : évaluation de l’adéquation des initiatives avec la stratégie en vue d’optimiser la gestion des ressources de chaque portefeuille.

Vision

Vision à plus court et moyen terme : focalisation sur le cycle de vie des projets, de leur lancement à leur achèvement.

Vision plus globale et à long terme : focalisation sur les objectifs stratégiques de l’organisation.

Prise de décision

Prise de décision au niveau du projet ou du programme : hiérarchisation des initiatives, allocation des ressources, gestion financière…

Prise de décision au niveau du portefeuille, et même de la direction, en vue de garantir la bonne hiérarchisation des portefeuilles et leur alignement sur les objectifs stratégiques.

Importance de l’alignement des processus PPM sur les objectifs stratégiques

Comme vous pouvez le voir, toutes les différences entre le SPM et le PPM se rapportent à l’alignement stratégique. Les décisions devraient toutes servir la réalisation des objectifs et de la vision de votre entreprise. Et ce, qu’elles concernent la sélection et la hiérarchisation des projets ou la gestion des ressources, des risques ou des budgets.

Découvrez comment la solution de gestion stratégique de portefeuille de Triskell peut vous aider à aligner vos portefeuilles de projets sur vos objectifs strétégique.

Pourquoi devriez-vous adopter cette approche pour planifier et gérer votre stratégie ? Aligner l’ensemble des processus PPM sur les objectifs stratégiques de votre société présente de nombreux avantages. En voici quelques exemples :

  • Gestion guidée par les objectifs
  • Meilleure utilisation des ressources
  • Atténuation des risques
  • Vision à 360° des performances de vos portefeuilles
  • Meilleure adaptabilité et plus grande agilité

Nous y reviendrons plus en détail lors de l’analyse des principaux avantages de la gestion stratégique de portefeuilles.

Création d’un cadre de gestion stratégique de portefeuilles

À présent, en tant que PMO, comment hiérarchiser les projets selon leur importance stratégique  ? Comment allouer efficacement les ressources nécessaires aux initiatives stratégiques  ?

Et, en tant qu’organisation, comment diffuser vos objectifs à travers l’ensemble de vos équipes et départements  ? Comment vous assurer que tout le monde travaille à leur réalisation  ?

Pour répondre à ces questions, vous devrez fixer un cadre de gestion stratégique de portefeuilles. Ce cadre vous aidera à relier la sélection et la hiérarchisation de la demande entrante aux objectifs. Voyons en détail les cinq étapes à suivre :

  1. Définissez vos objectifs stratégiques. Pour établir un cadre robuste, commencez par définir vos objectifs stratégiques. Ces objectifs vous aideront à sélectionner et à hiérarchiser vos projets. Vous devrez ensuite les relier aux résultats et communiquer efficacement votre stratégie aux parties prenantes. En fixant un cadre, vous pourrez suivre les résultats en temps réel et ajuster les priorités selon les besoins métier. Par exemple, ce cadre pourra prendre la forme d’objectifs et résultats clés (OKR).
  2. Alignez vos investissements et votre capacité sur la planification stratégique. Une feuille de route avec des objectifs clairs vous permettra d’optimiser votre prise de décision dans différents domaines. Gestion budgétaire, capacity planning, gestion de la capacité… Une fois vos investissements alignés sur votre stratégie, vous pourrez allouer les fonds nécessaires aux projets les plus pertinents. Vous aurez ainsi l’assurance que les initiatives les plus précieuses reçoivent les budgets qu’elles méritent.
  3. Bénéficiez d’une visibilité complète en temps réel. Pour une gestion stratégique de portefeuilles réussie, vous devrez absolument éliminer les silos informationnels. Vous aurez également besoin d’outils pour assurer une traçabilité entre les objectifs, les résultats et la hiérarchisation des portefeuilles. Pour ce faire, de nombreuses organisations utilisent encore des feuilles de calcul Excel ou des solutions PPM inefficaces. À la place, vous devriez opter pour un logiciel PPM doté de fonctionnalités de pilotage stratégique. Une telle solution est essentielle pour planifier vos stratégies et vos opérations, mais aussi pour allouer vos ressources et vos fonds. Elle vous aidera à donner la priorité aux initiatives rentables et à éliminer les silos informationnels.
  4. Adoptez une approche de gestion de projets hybride. Pour mettre en œuvre la gestion stratégique de portefeuilles, vous devrez choisir la méthodologie la plus adaptée à chaque projet. Toutefois, rares sont les outils PPM qui offrent la possibilité de passer d’une méthodologie à l’autre sans changer de plateforme. Cette flexibilité vous sera indispensable pour faire le lien entre le travail effectué et les objectifs de votre société. Elle vous permettra également d’accélérer la mise sur le marché. Enfin, elle vous aidera à répondre aux attentes de votre clientèle et des parties prenantes.
  5. Mettez en place une gestion adaptative et continue. Le SPM est un cadre d’amélioration continue. Dans l’environnement concurrentiel que nous connaissons aujourd’hui, cette caractéristique est plus que nécessaire. Elle implique un examen régulier de nombreux aspects (planification stratégique, performances, ressources, fonds et risques) pour chaque portefeuille de projets. Cette capacité à s’adapter au changement sans compromettre les performances est essentielle à une PPM réussie.

Avantages de la gestion stratégique de portefeuilles

Si vous suivez les étapes précédentes, votre organisation disposera d’un cadre efficace de gestion stratégique de portefeuilles. Vous devrez alors garder à l’esprit les avantages concrets que ce cadre peut vous offrir. Nous en avons identifié cinq :

  • Accent sur les initiatives stratégiques. Le SPM sera votre meilleur allié pour choisir et hiérarchiser les projets selon leur adéquation avec vos objectifs stratégiques. Il vous permettra d’identifier clairement les projets les plus susceptibles de créer de la valeur pour votre entreprise. Vous aurez ainsi l’assurance que ces initiatives clés reçoivent les moyens humains et financiers dont elles ont vraiment besoin.
  • Meilleur taux de réussite de vos portefeuilles de projets. En hiérarchisant les projets selon leur valeur stratégique, vous améliorerez leurs chances de réussite. La hiérarchisation vous assurera en effet d’allouer les ressources les plus précieuses aux initiatives clés. Ce simple changement améliorera le taux de réussite global des projets des portefeuilles essentiels.
  • Décisions cohérentes. Le SPM vous propose de vous appuyer sur les objectifs de votre organisation pour structurer votre prise de décision. En procédant ainsi, vous pourrez déterminer si chaque projet est aligné sur la vision à long terme de votre société. Vos décisions n’en seront que plus claires et cohérentes. En fin de compte, une moindre marge d’erreur se traduit par une plus grande création de valeur !
  • Plus grande agilité métier. Les objectifs ne sont pas statiques, surtout en cette époque de changements. L’évolution des tendances du marché ou du secteur peut contraindre votre société à modifier sa feuille de route. Pour l’y aider, un cadre tel que le SPM permet un examen continu des portefeuilles de projets. Il vous offre la flexibilité nécessaire pour redéfinir la hiérarchie des initiatives selon vos besoins. Ainsi, vous conservez toute votre réactivité dans un environnement professionnel dynamique.
  • Vision à 360° de la gestion des ressources et des budgets. Avec le SPM, vous pourrez tenir compte de l’importance stratégique de chaque portefeuille dans votre planification. Par exemple, dans des domaines comme le capacity planning ou la gestion budgétaire. Ce cadre vous permettra d’optimiser vos processus d’allocation des ressources, surtout pour vos ressources les plus précieuses. Vous aurez ainsi l’assurance d’affecter ces dernières aux initiatives qui contribuent sensiblement à la réalisation de vos objectifs.

Défis de la gestion stratégique de portefeuilles

Comme nous l’avons vu, la gestion stratégique de portefeuilles présente de multiples avantages. Mais pour en tirer le meilleur parti, votre organisation devra relever un certain nombre de défis. Alignement stratégique des objectifs, optimisation des ressources, gestion des risques… Chaque défi exige une grande attention et des solutions efficaces pour une mise en œuvre adéquate.

Voici les principaux défis que vous devrez relever pour réussir votre SPM :

  1. Définir clairement les critères de hiérarchisation des projets
  2. Gérer les contraintes de ressources
  3. Mettre en place un processus efficace de gestion des risques
  4. Définir un cadre de gouvernance et de prise de décision
  5. Assurer la conduite du changement
  6. Résoudre le manque de visibilité sur les données relatives au PPM et à la planification stratégique

1. Définir clairement les critères de hiérarchisation des projets

Pour définir les critères de hiérarchisation des projets, vous devrez prendre en compte de nombreux facteurs. En voici quelques exemples :

  • Alignement stratégique
  • Viabilité financière
  • Niveau de risque
  • Disponibilité des ressources
  • Opportunité de marché

Dans certaines situations, ces critères peuvent entrainer des conflits d’intérêts entre les différentes parties prenantes de votre organisation. Et puisque les objectifs stratégiques évoluent de plus en plus vite, vous devrez revoir ces critères régulièrement.

Alors, comment surmonter ce défi ? Voici les étapes indispensables :

  1. Créez un cadre de concertation pour définir ces critères. Associez-y l’ensemble des parties prenantes impliquées dans la planification et dans la gestion de portefeuilles de projets.
  2. Établissez une unique plateforme de gestion des demandes. Utilisez-la pour sélectionner ou hiérarchiser les projets sur lesquels vous travaillerez à l’avenir.
  3. Examinez ces critères régulièrement. Assurez-vous qu’ils restent alignés à tout moment sur les objectifs de votre organisation.
  4. Menez des projets pilotes ou des simulations pour tester et affiner vos critères de sélection.

2. Gérer les contraintes de ressources

Les contraintes de ressources sont le pain quotidien de tout PMO. Après tout, l’allocation d’un nombre limité de ressources à plusieurs portefeuilles de projets est déjà complexe. Comme si cela ne suffisait pas, d’autres problèmes leur compliquent la tâche :

  • Certaines initiatives se chevauchent et nécessitent la disponibilité simultanée de plusieurs ressources. Des retards d’exécution et des goulots d’étranglement peuvent en résulter.
  • Un manque de compétences ou de technologies nécessaires à la bonne réalisation des projets peut entrainer des contraintes de capacité.
  • Notre époque se caractérise par une incertitude permanente et de fréquents changements de stratégie. Cette dynamique peut affecter la disponibilité des ressources et leur allocation.

Pour relever ce défi, plusieurs stratégies s’offrent à vous. En voici quelques-unes :

  • Hiérarchiser les projets et l’allocation des ressources en vous appuyant sur les objectifs stratégiques de votre organisation.
  • Mettre en œuvre des processus de capacity planning et d’optimisation des ressources : évaluer la disponibilité des ressources, identifier les lacunes, mettre en place des processus d’amélioration continue…
  • Adopter une approche plus agile et plus flexible de l’allocation des ressources : procéder aux ajustements nécessaires selon les besoins et la priorité de chaque projet.

3. Mettre en œuvre un processus efficace de gestion des risques

Les risques susceptibles d’affecter la bonne exécution de vos portefeuilles ne cessent de se multiplier. En voici quelques-uns :

  • Les risques associés au calendrier et aux délais de chaque projet
  • Les risques relatifs à la disponibilité des ressources
  • Les risques liés aux changements éventuels du périmètre du projet (susceptibles de se traduire par une augmentation des coûts)
  • Les risques financiers
  • Les risques technologiques
  • Les risques externes (évolution des tendances du marché, catastrophes naturelles, instabilité politique et économique, etc.)

Pour une planification et une gestion efficaces de votre stratégie, vous devez pouvoir identifier, évaluer, atténuer et suivre les risques. Par conséquent, votre organisation doit plus que jamais établir un cadre de gestion des risques.

Ce cadre devrait inclure :

  • un mécanisme d’évaluation des risques à la fois au niveau du projet et du portefeuille
  • un second mécanisme de suivi et de signalement des risques détectés dans chaque portefeuille
  • des stratégies d’atténuation des risques, avec des plans de contingence et des mécanismes de diversification ou de transfert des risques
  • des outils permettant un apprentissage et une amélioration en continu de vos pratiques de gestion des risques

4. Définir un cadre de gouvernance et de prise de décision

De nombreux facteurs peuvent empêcher votre société de créer un cadre de gouvernance robuste. Par exemple :

  • La complexité et l’échelle des portefeuilles de projets. Plus vos portefeuilles sont complexes, plus la prudence est de mise. Cela vaut pour l’affectation des rôles, des responsabilités, du pouvoir de décision et des canaux de communication.
  • La difficulté à trouver un consensus avec l’ensemble des parties prenantes. Les parties impliquées dans la planification et l’exécution de la stratégie ont chacune des intérêts propres et une perspective unique. Pour définir un cadre de gouvernance clair pour tout le monde, vous devrez trouver un consensus avec chacune d’elles.
  • Créer un cadre de prise de décision cohérent. Le nombre de fonctions impliquées dans la prise de décision augmente avec la complexité de l’organisation. Malgré tout, votre cadre de gouvernance devra tenir compte des critères, des priorités et des biais de l’ensemble des décisionnaires. L’efficacité de votre gestion stratégique de portfolio en dépend.

Pour vous faciliter la tâche, vous devriez établir une matrice d’affectation des responsabilités (RACI). Lorsque vous aurez identifié les parties prenantes clés, ce document vous aidera à délimiter les responsabilités des différents rôles. Et ce, pour chaque activité de chaque portefeuille de projets.

Vous devriez par ailleurs encourager la collaboration et la communication dans vos environnements de travail. Ainsi, chaque partie prenante devrait être en mesure de faire entendre son point de vue. Chacune devrait également pouvoir contribuer à toutes les activités liées à la prise de décision.

5. Assurer la conduite du changement

Tout changement au niveau du portefeuille entraine une évolution des processus, des rôles et des responsabilités. Dans ce contexte, la résistance au changement peut être très forte. C’est d’autant plus vrai chez les personnes ou les équipes qui refusent de faire évoluer leur manière de travailler.

Pour surmonter cette résistance au changement, votre organisation devra :

  • Développer un plan de communication présentant les messages clés, les canaux de communication et le calendrier de mise en œuvre. Les messages clés devront être adaptés à chaque groupe de parties prenantes.
  • Évaluer la préparation au changement de chaque partie prenante. Cette étape vous permettra d’identifier à l’avance les obstacles et opposants potentiels.
  • Aligner les changements sur la culture organisationnelle existante. Pour cela, il vous faudra d’abord détecter les aspects culturels susceptibles d’entraver la marche du changement. Vous devrez ensuite élaborer des stratégies pour y remédier.

6. Résoudre le manque de visibilité sur les données relatives au PPM et à la planification stratégique

La plupart des entreprises manquent de visibilité sur leurs données. Cela les empêche de relier les objectifs stratégiques aux résultats de leurs portefeuilles de produits et de projets. Très souvent, ces informations sont dispersées dans différentes applications ou rassemblées manuellement dans des feuilles de calcul. De nombreuses organisations n’ont que cette seconde option, particulièrement chronophage, pour disposer de données un minimum à jour.

Comme vous le savez sûrement, ces situations peuvent avoir des conséquences désastreuses pour les sociétés. En voici quelques exemples :

  • Manque d’alignement stratégique. En l’absence d’objectifs clairs, vous aurez du mal à identifier les projets et programmes essentiels à votre société. Vous rencontrerez également ce problème si les objectifs ne sont pas communiqués efficacement.
  • Mauvaises décisions. Sans cette visibilité, votre organisation risque de perdre de vue les initiatives en cours et la valeur qu’elles génèrent. Le manque d’informations sur vos portefeuilles peut vous amener à prendre de mauvaises décisions.
  • Allocation inefficace des ressources et des fonds. La visibilité sur les objectifs stratégiques et sur l’utilisation des ressources est indispensable. Sans elle, votre entreprise rencontrera couramment des problèmes de surutilisation des ressources et des goulots d’étranglement.
  • Incohérence des rapports et des tableaux. La fragmentation des données dans différents systèmes ou feuilles de calcul pose un vrai problème à de nombreuses directions. Elle les prive de l’accès aux rapports nécessaires pour analyser correctement les performances de leur société.

Pour surmonter ces lacunes, les organisations s’appuient souvent sur des solutions PPM traditionnelles. Elles s’imaginent pouvoir ainsi relier les objectifs stratégiques à la valeur générée par chaque portefeuille de projets. Malheureusement, ces solutions leur apportent rarement une telle vision stratégique de l’exécution de leurs portefeuilles. Les logiciels PPM dotés des fonctionnalités nécessaires à cette vision à 360° se comptent sur les doigts d’une main.

Par conséquent, les sociétés doivent absolument renouveler leur suite d’outils PPM en optant pour des solutions dotées de fonctionnalités SPM. L’une de ces rares solutions est le logiciel Triskell.

Fonctionnalités de gestion stratégique de portefeuilles du logiciel Triskell

Le logiciel Triskell est un outil PPM intégré au pilotage stratégique, doté de fonctionnalités SPM. Ces fonctionnalités permettent d’enregistrer, d’aligner et de relier les objectifs, initiatives, programmes et portefeuilles dans toute l’entreprise. Vous gardez ainsi le contrôle sur les défis opérationnels tout en garantissant l’atteinte des résultats.

Voici quelques-uns des avantages du logiciel Triskell pour votre organisation :

  1. Bénéficiez d’une vision à 360° de vos portefeuilles de projets. Le logiciel Triskell sera votre source d’information unique sur vos portefeuilles, vos objectifs stratégiques, la gestion budgétaire et l’allocation des ressources. Vous bénéficierez de la visibilité, de la transparence et des données en temps réel nécessaires à des décisions éclairées.
  2. Alignez la hiérarchisation des livrables sur les objectifs stratégiques. Parmi ses fonctionnalités SPM, Triskell propose une large gamme d’outils de planification. Vous y trouverez par exemple des modèles de scoring, un plan directeur et des simulations. Ces outils vous aideront à hiérarchiser vos projets, programmes ou portefeuilles selon leur valeur stratégique.
  3. Parez à toutes les éventualités grâce aux simulations. Avec Triskell, vous pourrez effectuer des analyses et des simulations à partir de différents scénarios de planification et de gestion. Vous anticiperez ainsi l’impact des changements éventuels au niveau de la hiérarchisation des initiatives et de l’allocation des fonds ou des ressources. Ces analyses vous permettront de maximiser les performances de vos portefeuilles stratégiques.
  4. Pilotez la gestion des ressources et le capacity planning dans un seul outil. Triskell propose des fonctionnalités de capacity planning et de gestion des ressources au niveau du projet, du programme ou du portefeuille. Celles-ci vous donneront la possibilité d’identifier à l’avance les lacunes et les goulots d’étranglement. Vous aurez également l’assurance d’allouer les ressources clés aux initiatives qui génèrent le plus de valeur.
  5. Intégrez Triskell à l’écosystème d’applications de votre organisation. Jira, Microsoft Project, Teams, Salesforce, Microsoft Dynamics… Vous pourrez intégrer Triskell à n’importe quelle application de l’écosystème informatique de votre société. Toutes les données relatives à la gestion de portefeuilles de projets seront à votre portée.
  6. Tirez parti de rapports et tableaux de bord personnalisables. Avec Triskell, vous pourrez configurer des rapports et des tableaux de bord selon vos besoins. Ces outils aideront les parties prenantes à comprendre la valeur que les portefeuilles apportent à votre organisation. En leur fournissant les informations nécessaires, vous faciliterez la prise de décision.
  7. Favorisez la collaboration et la communication entre toutes les parties prenantes. Partage de documents, alertes et notifications en temps réel, commentaires et forums de discussion pour chaque élément de votre entreprise… Autant de fonctionnalités qui amélioreront la collaboration entre les équipes et leur alignement sur les objectifs de votre société.

Conclusion : entrez dans la nouvelle ère de la gestion de portefeuilles de projets !

Dans un environnement professionnel toujours plus concurrentiel et dynamique, le SPM est désormais un facteur clé de réussite des organisations. Tout au long de cet article, nous avons exploré les principes fondamentaux de la gestion stratégique de portefeuilles. Différences avec le PPM, avantages, éléments clés… Nous avons aussi examiné les principaux défis que rencontrent les entreprises lors de l’adoption de ces principes.

À présent, c’est à vous de jouer. Interrogez-vous sur les besoins de votre organisation, évaluez les défis du SPM et réfléchissez à ses avantages potentiels. La réussite à long terme de votre société vous tient à cœur ? Vous souhaitez tirer le meilleur parti de vos ressources ? Dans ce cas, il est temps d’envisager une approche stratégique de tous vos processus PPM. La nouvelle ère de la gestion de portefeuilles de projets n’attend que vous !

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