La guía definitiva para la Gestión Estratégica de portfolios: vinculando el PPM con los objetivos estratégicos

Guía definitiva para la Gestión Estratégica de Portfolios

La Gestión Estratégica del Portfolio (Strategic Portfolio Management en inglés) se ha convertido en un componente esencial para aquellas organizaciones que buscan alinear sus carteras de proyectos y productos con sus objetivos empresariales y, de esta manera, obtener un mayor retorno de inversión y una ventaja competitiva en los mercados.

Sin embargo, no son pocos los retos que deben abordarse para implementar con éxito los diferentes componentes que componen la Gestión Estratégica del Portfolio. En este post aprenderás:

  • Las principales diferencias entre la Gestión Estratégica del Portfolio y la Gestión del Portfolio de Proyectos.
  • Los principales beneficios de la Gestión Estratégica del Portfolio.
  • Una serie de buenas prácticas para su correcta implementación.
  • La importancia de disponer un software PPM con capacidades para la Gestión Estratégica del Portfolio para el correcto funcionamiento del proceso.

Gestión estratégica de portfolios vs Gestión del Portfolio de Proyectos

20 años. Ese es el tiempo que el concepto Gestión del Portfolio de Proyectos (PPM) lleva resonando en nosotros desde que, allá por 2003, fuera mencionado por primera vez en el libro » Project Portfolio Management: Selecting and Prioritizing Projects for Competitive Advantage «, escrito por James Pennypacker y Lowel D. Dye.

En este tiempo, la gestión del Portfolio de Proyectos ha tenido que evolucionar. Debido a la creciente complejidad de las empresas y la feroz competencia de los mercados, se ha hecho cada vez más necesaria una gestión más estratégica y holística del Portfolio de Proyectos. En otras palabras, mientras que, durante las últimas dos décadas, el PPM ponía el foco en priorizar aquellos proyectos que supondrían una mayor rentabilidad para las empresas en el menor tiempo posible, ahora los objetivos estratégicos deben estar en el centro de todos los procesos PPM.

 Y es en este contexto cuando surge el concepto de Gestión Estratégica del Portfolio (SPM por sus siglas en inglés). Una evolución de los tradicionales procesos PPM que ofrece a las empresas una forma totalmente nueva de planificar y ejecutar sus estrategias con mayor eficiencia y eficacia.

¿Qué es la Gestión Estratégica del Portfolio? Bienvenidos a la era del PPM 2.0

Pero, antes de continuar, vayamos a lo esencial: ¿qué es la Gestión Estratégica del Portfolio?

Tal y como explica Gartner, la Gestión Estratégica del Portfolio es “un conjunto de capacidades empresariales, procesos y tecnologías” que sirven de apoyo para” crear una cartera de opciones estratégicas que concentren los recursos finitos de una organización” y con las que ejecutar la estrategia empresarial en toda la corporación.

La Gestión Estratégica del Portfolio involucra a todos los procesos PPM (selección y priorización de proyectos, la gestión de recursos, la planificación de la capacidad, la gestión de riesgos, la gestión presupuestaria, etc.…). Y su objetivo principal es refinar y mejorar la toma de decisiones en todos estos procesos con el fin de que las carteras de proyectos y productos de una organización estén alineadas con sus objetivos estratégicos.

Un proceso que, bien implementado, ayudará a las empresas a superar algunas de las barreras que se encuentran a la hora de alinear estrategia y ejecución.

Principales diferencias entre la Gestión Estratégica del Porfolio y la Gestión del Portfolio de Proyectos

A pesar de que comparten muchas similitudes, la Gestión Estratégica del Portfolio tiene sus diferencias con la Gestión del Portfolio de Proyectos en aspectos como el alcance, objetivos, visión y toma de decisiones.

Gestión del Portfolio de Proyectos
Gestión Estratégica del Portfolio

Foco

Pone el foco en la gestión eficiente de los proyectos y programas para que sean completados en los plazos y presupuestos previstos, y que estén alineados con los objetivos globales de la organización.

Se centra en alinear las carteras de proyectos con los objetivos estratégicos. Implica evaluar los objetivos y el potencial de los proyectos para maximizar la consecución de esos objetivos.

Alcance

Se centra en la gestión individualizada de los proyectos que componen cada portfolio de la organización, con especial énfasis en la selección y priorización de proyectos, asignación de recursos y la gestión de riesgos y dependencias.

Toma en consideración los portfolios de proyectos en su conjunto y la planificación de la capacidad. Evalúa el encaje estratégico de las iniciativas para optimizar la Gestión de Recursos de cada cartera de proyectos,

Visión

Tiene una visión más a corto y medio plazo, centrándose en el ciclo de vida de los proyectos desde su inicio hasta su finalización.

Al tener como foco los objetivos estratégicos de la organización, su visión es más global y a largo plazo.

Toma de decisiones

La toma de decisiones sucede más a nivel de proyecto o programa, como la priorización de proyectos, la asignación de recursos o la gestión financiera.

Implica una toma de decisiones a nivel de portfolio e incluso a nivel C-Level para garantizar que los portfolios de proyectos estén correctamente priorizados y alineados con los objetivos estratégicos.

La importancia de alinear los procesos PPM con los objetivos estratégicos

Como puedes ver, todos los elementos que diferencian la Gestión Estratégica del Portfolio con la Gestión del Portfolio de Proyectos giran en torno a la alineación estratégica. Las decisiones que se tomen en aspectos como la selección y priorización de proyectos, la Gestión de Recursos, los riesgos o la Gestión Presupuestaria deben tener un único fin: servir de apoyo para la consecución de las metas y la visión del negocio.

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¿Y por qué es importante adoptar este enfoque a la hora de planificar y gestionar la estrategia? Son muchos los beneficios que obtendrás si alineas todos los procesos PPM con los objetivos estratégicos, y aquí te destacamos algunos de ellos:

  • Gestión orientada a objetivos.
  • Mejor uso de los recursos.
  • Mitigación de riesgos.
  • Visión 360º del rendimiento de las carteras de proyectos.
  • Mayor adaptabilidad y agilidad.

Profundizaremos sobre ellos más adelante al analizar los principales beneficios de la Gestión Estratégica del Portfolio.

Componentes del proceso para la Gestión Estratégica del Portfolio

Ahora bien, ¿cómo las PMO pueden priorizar los proyectos estratégicos de acuerdo a su importancia estratégica? ¿Cómo pueden asignar los recursos necesarios de manera eficiente a estas iniciativas estratégicas? ¿Cómo pueden las organizaciones transmitir los objetivos empresariales a todos los equipos y departamentos para que todos trabajen en pos de la consecución de los mismos?

Es necesario crear un framework para la Gestión Estratégica del Portfolio que ayude a conectar la selección y priorización de la demanda entrante con los objetivos. Es un proceso que consta de 5 pasos, los cuales te explicamos a continuación:

  1. Define tus objetivos estratégicos. Definir objetivos estratégicos es el primer paso para establecer un proceso sólido. Estos objetivos te guiarán a la hora de seleccionar y priorizar los proyectos. Después, es importante vincularlos con los resultados del proyecto y comunicar eficientemente la estrategia a los stakeholders. El uso de un framework como OKR te permitirá monitorear los resultados en tiempo real y ajustar las prioridades según las necesidades del negocio.
  2. Alinea las inversiones y la capacidad con la planificación estratégica. Al establecer una hoja de ruta con objetivos claros optimizarás tu toma de decisiones en áreas como la gestión presupuestaria, la planificación de la capacidad y la gestión de recursos. Al alinear las inversiones con la estrategia, podrás asignar los fondos adecuados a los proyectos más relevantes, garantizando así que las iniciativas más valiosas tengan los presupuestos que se merecen.
  3. Obtén visibilidad completa en tiempo real. Para tener éxito en la Gestión Estratégica del Portfolio, es crucial eliminar los silos de información y utilizar herramientas que permitan la trazabilidad entre objetivos, priorización de portfolios y resultados. Muchas organizaciones aún dependen de hojas de cálculo o soluciones PPM inadecuadas. Es necesario contar con un software PPM que integre funcionalidades SPM para planificar estrategias y operaciones, asignar recursos y fondos, priorizar proyectos rentables y eliminar silos informativos.
  4. Adopta un enfoque de gestión híbrido. A la hora de implementar la Gestión Estratégica del Portfolio, es esencial poder elegir la metodología más adecuada para cada proyecto. Sin embargo, son pocas las herramientas PPM que permiten cambiar entre metodologías en la misma plataforma. Esta flexibilidad es crucial para conectar el trabajo realizado con los objetivos del negocio, acelerar la comercialización y satisfacer las expectativas de los clientes y stakeholders.
  5. Gestión adaptativa y continua. La Gestión Estratégica del Portfolio es un proceso de mejora continua, muy necesario en un entorno tan competitivo como el actual. Implica revisar regularmente la planificación estratégica, el rendimiento, los recursos, los fondos y los riesgos de cada portfolio de proyectos. Esta capacidad de adaptarse a los cambios sin comprometer el rendimiento es esencial para una gestión del portfolio de proyectos exitosa.

Beneficios de Strategic Portfolio Management

Una vez que has seguido los pasos necesarios para implementar un proceso de Gestión Estratégica del Portfolio eficiente en tu organización, es importante tengas en mente los beneficios tangibles que este framework puede ofrecerte. Son 5 en total:

  • Foco en las iniciativas estratégicas. La gestión estratégica de carteras será tu mejor aliado para elegir y priorizar los proyectos que mejor encaje tengan con los objetivos estratégicos. Al tener claros cuáles son los proyectos que tienen un mayor potencial para entregar valor al negocio, tendrás asegurado que esas iniciativas clave tendrán asignadas los recursos financieros y humanos que realmente necesitan.
  • Mayor tasa de éxito de las carteras de proyectos. Al priorizar las iniciativas en función de su valor estratégicos ya aumentas por sí solo la probabilidad de éxito de los proyectos. Ya por el hecho de asignar los recursos más valiosos en las iniciativas clave ayudará a mejorar el índice general de éxito de los proyectos en las carteras más críticas para tu organización.
  • Toma de decisiones precisa. Si lo piensas bien, los objetivos empresariales te servirán como guía sobre la que articular un marco estructurado de toma de decisiones. Al fin y al cabo, estos objetivos son los que te orientarán a la hora tomar decisiones consistentes sobre si cada proyecto está o alineado con la visión a largo plazo de la organización. En definitiva, menor margen de error = mayor entrega de valor.
  • Mayor agilidad del negocio. Los objetivos no son algo estático, y menos aún en los tiempos que corren, en los que los cambios de tendencias en los mercados o en la industria pueden obligar a las empresas a modificar su hoja de ruta. Un framework como el de la Gestión Estratégica del Portfolio habilita por sí sólo la revisión continua de los portfolios de proyectos. Proporciona la flexibilidad para re-priorizar las iniciativas en función de vuestras necesidades, y así no perder capacidad de respuesta en un entorno empresarial tan dinámico como el actual.
  • Visión 360º en la Gestión de Recursos y de Presupuestos. Gracias a la Gestión Estratégica de carteras, aspectos como la Planificación de la Capacidad o la Gestión Presupuestaria podrán ser planificados con la vista puesta en la importancia estratégica de cada cartera de proyectos. Optimizarás tus procesos de asignación de recursos y evitarás que tus recursos más valiosos inviertan tiempo en iniciativas que no contribuyan de manera significativa a la consecución de los objetivos.

Principales retos de la Gestión Estratégica del Portfolio

Si bien la Gestión Estratégica del Portfolio ofrece numerosos beneficios a las organizaciones, también presenta una serie de retos que deben abordarse para garantizar su éxito. Desde la alineación con los objetivos estratégicos hasta la optimización de los recursos y la gestión del riesgo, cada desafío requiere una atención cuidadosa y soluciones efectivas para lograr una gestión estratégica del portfolio exitosa.

Éstos son los principales retos que las organizaciones deben superar para lograr una Gestión Estratégica del Portfolio exitosa:

  1. Establecer criterios claros para la priorización de proyectos. .
  2. Hacer frente a la limitación de recursos.
  3. Implementar un proceso eficiente de gestión de riesgos.
  4. Crear un marco de Gobernanza y de toma de decisiones.
  5. Abordar con éxito la Gestión del cambio.
  6. No tener visibilidad total de los datos relativos a la Gestión del Portfolio de Proyectos y la Planificación Estratégica.

1. Establecer criterios claros para la priorización de proyectos

Existen muchos factores a tener en cuenta a la hora de establecer criterios para la priorización de proyectos, como por ejemplo:

  • Alineación estratégica. 
  • Viabilidad financiera. 
  • Nivel de riesgo. 
  • Disponibilidad de recursos. 
  • Oportunidad de mercado. 

Son criterios que, en ciertas situaciones, pueden conllevar conflictos de intereses entre los diferentes stakeholders de la organización. Además, el hecho de que los objetivos estratégicos evolucionen cada vez más rápido hace que estos criterios deban revisarse cada cierto tiempo.

Entonces, ¿cómo abordar este reto con éxito? Debes seguir estos pasos:

  1. Crea un marco de entendimiento con todos los stakeholders implicados en la planificación y gestión del portfolio de proyectos para definir estos criterios.
  2. Establece una única plataforma de Gestión de la Demanda desde la que se seleccionen o prioricen los siguientes proyectos en los que vayáis a trabajar.
  3. Revisa periódicamente estos criterios de selección para tenerlos alineados en todo momento con los objetivos de la organización.
  4. Lleva a cabo proyectos piloto o simulaciones de escenarios para testear y perfeccionar los criterios de selección.

2. Hacer frente a las limitaciones de recursos

Las limitaciones de recursos son el pan de cada día de cualquier PMO. A lo ya complejo que es de por sí asignar un número limitado de recursos a lo largo de varios portfolios de proyectos, hay otras casuísticas que hacen aún más complicado si cabe este proceso, como por ejemplo:

  • Proyectos que coinciden en el tiempo y requieren disponer de recursos de manera simultánea, lo que puede ocasionar retrasos y cuellos de botella en la ejecución de los proyectos.
  • Limitaciones de capacidad por falta de los skills o la tecnología adecuada para ejecutar satisfactoriamente los proyectos.
  • La incertidumbre y los cambios de estrategia tan propios en los tiempos que corren, que pueden impactar en la disponibilidad de los recursos y modificar la asignación de recursos.

Para hacer frente a este reto, se pueden seguir varias estrategias. Éstas son solo algunas de ellas:

  • Priorizar los proyectos y la asignación de recursos en función de los objetivos estratégicos.
  • Implementar procesos de planificación de la capacidad y optimización de recursos. Esto incluye evaluar la disponibilidad de los recursos, identificar carencias y utilizar procesos de mejora continua para la asignación de recursos.
  • Adoptar un enfoque más ágil y flexible a la hora de asignar recursos, y hacer los ajustes necesarios en función de las necesidades y la prioridad de cada proyecto.

3. Implementar un proceso eficiente de gestión de riesgos

Son cada vez más los riesgos que pueden afectar al correcto desempeño de tus portfolios de proyectos. Aquí te listamos sólo algunos de ellos:

  • Riesgos asociados al calendario y los plazos del proyecto.
  • Riesgos asociados a la disponibilidad de los recursos.
  • Riesgos asociados a posibles cambios en el alcance del proyecto, que pueden derivar en aumento en los costes.
  • Riesgos financieros.
  • Riesgos tecnológicos.
  • Riesgos externos (cambios de tendencias en los mercados, desastres naturales, inestabilidad política y económica, etc)

Para una eficiente planificación y gestión de la estrategia, ahora es más necesario que nunca establecer un marco de gestión de riesgos con el que las organizaciones puedan identificarlos, evaluarlos, mitigarlos y monitorizarlos.

Este marco de gestión de riesgos debe incluir:

  • Un proceso de evaluación de riesgos tanto a nivel de proyecto como a nivel de portfolio.
  • Otro proceso para monitorizar y reportar riesgos detectados en cada portfolio de proyectos.
  • Estrategias definidas de mitigación de riesgos que incluyan planes de contingencia y mecanismos de transferencias o diversificación de riesgos.
  • Mecanismos que habiliten el aprendizaje y la mejora continua en vuestras prácticas de gestión de riesgos.

4. Crear un marco de Gobernanza y de toma de decisiones

Son muchos los factores que dificultan a las organizaciones el poder crear un marco de Gobernanza sólido. Por ejemplo:

  • La complejidad y escala de las carteras de proyectos: cuánto más complejas sean las carteras de proyectos, más cuidadoso hay que ser a la hora de asignar roles, responsabilidades, autoridad en la toma de decisiones y canales de comunicación.
  • Alcanzar un punto de entendimiento con todos los stakeholders implicados en la planificación y ejecución de la estrategia, conociendo sus intereses y puntos de vista. Lograr un consenso con todos ellos es clave para definir un marco de Gobernanza claro para todos.
    • Crear un proceso de toma de decisiones consistente: cuanto más compleja sea la organización, más roles habrá implicados en la toma de decisiones. Diseñar un marco de Gobernanza que satisfaga los criterios, prioridades y prejuicios de todos los tomadores de decisiones es clave para una eficiente Gestión Estratégica del Portfolio.

Para hacer más llevadera esta tarea, las organizaciones deben identificar a los stakeholders clave y elaborar una matriz de asignación de responsabilidades (RACI). Este documento te servirá para delimitar las responsabilidades de cada uno de ellos en las distintas actividades de cada portfolio de proyectos.

También debe fomentarse la colaboración y la comunicación abierta, y habilitar entornos en los que cada stakeholder pueda aportar sus puntos de vista y participar activamente en todas las actividades relacionadas con la toma de decisiones.

5. Abordar con éxito la gestión del cambio

Cualquier cambio que se implemente en una organización a nivel de portfolio va a suponer cambios en procesos, roles y responsabilidades. Es el caldo de cultivo perfecto para que surja una fuerte resistencia a esos cambios por parte de personas o equipos que no quieren cambiar las formas de trabajar que tienen establecidas.

Para abordar esta resistencia al cambio, las organizaciones deben:

  • Desarrollar un plan de comunicación que describa los mensajes clave (y adaptados para cada grupo de interesados), los canales de comunicación y un calendario de implementación.
  • Evaluar la disposición al cambio de cada stakeholder para identificar con antelación posibles obstáculos o agentes contrarios al mismo.
  • Alinear los cambios con la cultura organizativa existente mediante la detección de aquellos aspectos culturales que pueden dificultar el proceso del cambio y desarrollar estrategias para corregirlos.

6. No tener visibilidad total de los datos relativos a la Gestión del Portfolio de Proyectos y la Planificación Estratégica

Muchas organizaciones carecen de la visibilidad de datos con las que poder vincular los objetivos estratégicos con los resultados de sus carteras de productos y proyectos. Es muy común que en muchas empresas la Información se encuentre segregada en diferentes aplicaciones, o que tengan que invertir horas y horas rellenado hojas de cálculo para tener mínimamente actualizados los datos de sus carteras de proyectos.

Esto, como ya sabrás, tiene consecuencias muy negativas para el negocio, como por ejemplo:

  • Falta de alineación con la estrategia: si los objetivos no son claros o no han sido comunicados de manera eficiente, es muy complicado determinar qué proyectos y programas son clave o no para el negocio.
  • Toma de decisiones imprecisa: sin esta visibilidad las organizaciones pierden el foco de los proyectos que están en marcha y del valor que aportan al negocio. Esto puede llevar a la toma de decisiones no sea del todo óptima por no disponer de toda la información relativa a las carteras de proyectos.
  • Asignación de recursos y fondos ineficiente: sin una visibilidad claro de los objetivos estratégicos y del uso que se está haciendo de los recursos, la sobreutilización de recursos y los cuellos de botella serán escenarios muy habituales en tu organización.
  • Informes y cuadros de mando inconsistentes: al estar los datos fragmentados en diferentes sistemas u hojas de cálculo, muchos ejecutivos del más alto nivel no tendrán acceso a los informes que necesitan para analizar con exactitud el rendimiento del negocio.

Para solventar esta falta de visibilidad, muchas organizaciones echan mano de soluciones PPM ‘tradicionales’ pensando que así obtendrán esa visión 360º con las que conectar los objetivos estratégicos con el valor entregado por cada cartera de proyectos. Y eso, lamentablemente, no es así. Y es que apenas pueden contarse con los dedos de una mano los softwares PPM que cuenten con las funcionalidades necesarias para obtener una visión estratégica de la ejecución de los portfolios de proyectos.

Por tanto, es imperativo que las empresas renueven su suite de herramientas PPM por otras soluciones que sí integren capacidades para la Gestión Estratégica del Portfolio. Y una de esas pocas herramientas que lo consigue es Triskell Software.

 Triskell Software, el software PPM con las capacidades para la Gestión Estratégica del Portfolio más flexibles del mercado

Triskell Software es una herramienta PPM con funcionalidades para la Gestión Estratégica del Portfolio con los que podrás capturar, alinear y vincular objetivos, iniciativas, programas y carteras en toda la empresa para tener los retos empresariales bajo control y garantizar los resultados.

Éstos son algunos de los beneficios que Triskell Software aportará a tu organización:

  1. Visión 360º de los portfolios de proyectos: Triskell Software será vuestra única fuente de la verdad en lo que respecta a los datos sobre los portfolios de proyectos, los objetivos estratégicos, la gestión presupuestaria o la asignación de recursos. Ganarás la visibilidad y transparencia que necesitas para tomar decisiones informadas basadas en datos en tiempo real.
  2. Priorización de entregables alineada con los objetivos estratégicos: entre las capacidades para la Gestión Estratégica del Portfolio que incluye Triskell se incluyen una amplia gama de herramientas de planificación, como modelos de puntuación, Masterplan y Simulaciones de Escenarios. Ahora podrás priorizar cada proyecto, programa o portfolio en función de su valor estratégico.
  3. Planifica con antelación con Simulaciones de escenarios: podrás analizar y simular diferentes escenarios de planificación y gestión. Esto te permitirá evaluar con antelación el impacto de posibles cambios en la priorización de proyectos, la asignación de fondos o la asignación de recursos y maximizar así el rendimiento de vuestras carteras estratégicas.
  4. Gestión de recursos y Planificación de la Capacidad en una sola herramienta: Triskell incluye también funcionalidades para la planificación de la capacidad y la planificación y asignación de recursos tanto a nivel proyecto, programa o portfolio. Podrás identificar con antelación carencias y cuellos de botella, y asegurarte de que los recursos clave estén asignados a las iniciativas de mayor valor.
  5. Integración con el ecosistema de aplicaciones de tu organización. Jira, Microsoft Project, Teams, Salesforce, Microsoft Dynamics…Puedes integrar Triskell con cualquiera de las aplicaciones del ecosistema de TI de tu organización. Ningún dato relativo a la gestión de las carteras de proyectos quedará fuera de vuestro alcance.
  6. Informes y cuadros de mando personalizables: configura los informes y cuadros de mando en función de tus necesidades. Proporciona a los stakeholders la información que realmente necesitan para comprender el valor que las carteras de proyectos están aportando a tu organización y facilitar así la toma de decisiones.
  7. Fomenta la colaboración y comunicación entre todos los stakeholders: tendréis a vuestra disposición funcionalidades para compartir documentos, alertas y notificaciones en tiempo real, comentarios y tableros de discusión en cada objeto de negocio, etc. Así podrás mejorar la colaboración entre equipos y asegurarte de que estén alineados con los objetivos de la organización.

Conclusión: ¿estás listo para dar el salto a la nueva era del PPM?

En un entorno empresarial cada vez más competitivo y dinámico, la Gestión Estratégica del Portfolio se ha convertido en un factor clave para el éxito organizacional. A través de este post, hemos explorado los fundamentos de la Gestión Estratégica del Portfolio, desde su diferenciación con la Gestión del Portfolio de Proyectos hasta sus componentes y beneficios clave. También hemos examinado los principales retos que las organizaciones deben enfrentar al implementar esta práctica.

Ahora te toca a ti. Reflexiona sobre las necesidades de tu organización, evalúa los desafíos y considera las ventajas que la Gestión Estratégica del Portfolio puede brindarte. ¿Estás listo para dar el salto a la nueva era del PPM? Si estás comprometido con el éxito a largo plazo de tu negocio y deseas aprovechar al máximo tus recursos, es el momento de considerar la implementación de un enfoque estratégico a todos tus procesos PPM.

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FAQs sobre Strategic Portfolio Management

Strategic Portfolio Management (SPM) ofrece varias ventajas, incluyendo:

  • Mejora en la alineación con los objetivos estratégicos: SPM asegura que los proyectos contribuyan directamente a la estrategia general de la organización, maximizando el retorno de la inversión.
  • Mejora en la toma de decisiones: Al proporcionar una vista completa del portafolio, Strategic Portfolio Management facilita decisiones informadas sobre la selección, priorización y asignación de recursos para proyectos.
  • Aumento de la agilidad: Strategic Portfolio Management permite a las organizaciones adaptarse a las prioridades cambiantes y condiciones del mercado al revisar y ajustar continuamente el portafolio.
  • Optimización del uso de los recursos: Strategic Portfolio Management ayuda a las organizaciones a aprovechar al máximo sus recursos limitados al enfocarse en proyectos de alto valor.

Aunque ambas están relacionadas, tienen enfoques distintos:

  • Gestión Estratégica de Portfolio: Se centra en alinear los conjuntos de proyectos con los objetivos estratégicos de la organización. Evalúa el potencial de los proyectos para maximizar el logro de esos objetivos.

  • Gestión del Portfolio de Proyectos: Se enfoca en la gestión individual de los proyectos dentro de un portafolio. Hace hincapié en la selección, priorización, asignación de recursos, gestión de riesgos y manejo de dependencias de cada proyecto.

Strategic Portfolio Management implica un proceso de 5 pasos:

  • Definir objetivos estratégicos: Establecer la visión, misión y objetivos estratégicos clave de la organización.
  • Identificar iniciativas potenciales: Realizar sesiones de lluvia de ideas e identificar proyectos, programas y otras iniciativas que podrían contribuir a los objetivos estratégicos.
  • Evaluar y priorizar iniciativas: Evaluar los posibles beneficios, riesgos, alineación con la estrategia y requerimientos de recursos de cada iniciativa. Priorizar las iniciativas en función de esta evaluación.
  • Seleccionar el portfolio óptimo: Elegir el conjunto de iniciativas que mejor se alinea con los objetivos estratégicos y limitaciones de recursos de la organización.
  • Monitorear y adaptar continuamente: Revisar regularmente el desempeño de los portfolios, ajustar la asignación de recursos según sea necesario y adaptar el portafolio a circunstancias cambiantes.

Varias soluciones de software como Triskell Software pueden respaldar la Gestión Estratégica de Portafolio al:

  • Facilitar la definición y comunicación de objetivos estratégicos.
  • Proporcionar herramientas para evaluar y priorizar iniciativas.
  • Ayudar con la visualización del portafolio y la asignación de recursos.
  • Permitir la colaboración y comunicación entre las partes interesadas.

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