Kritische Erfolgsfaktoren im Projektmanagement: Reicht die Einhaltung des Budgets oder des Zeitplans noch aus?
Seit jeher gilt es als wichtiger Erfolgsfaktor im Projektmanagement, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen. Allerdings haben Faktoren wie Kundenfeedback, agile Methoden und die Volatilität des Marktes die Spielregeln verändert. Was sind die neuen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement?
Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets durchzuführen ist nicht mehr der einzig richtige Ansatz
Früher basierte der Projekterfolg auf einem oder mehreren der drei Hauptfaktoren für den Projekterfolg:
- Budgetreue Lieferung.
- Pünktliche Lieferung.
- Kundenzufriedenheit.
Manchmal wird die Qualität als ein weiterer wichtiger Faktor für den Projekterfolg genannt, aber auch die Kundenzufriedenheit spielt eine Rolle.
In letzter Zeit geht es mehr darum, wie unsere Projekte zur Gesamtstrategie und zu den Zielen des Unternehmens beitragen – und das sollte auch so sein. Entsprechen wir den Bedürfnissen der Endbenutzer? Stimmen wir mit den Geschäftsprozessen des Unternehmens überein? Ist die Lösung nach Abschluss des Projekts langfristig für die Verbesserung der Arbeit und der Prozesse im Unternehmen nutzbar? Wie können wir den Erfolg des Projekts oder den Nutzen der endgültigen Lösung für das Unternehmen beurteilen?
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Beispiel für gescheitertes Projektmanagement
Ich habe ein Projekt zur Implementierung proprietärer Software für eine große US-Fluggesellschaft geleitet. Das ursprüngliche Budget betrug 350.000 $ und stieg durch Änderungsaufträge während des Projekts auf 385.000 $. Das Projekt überschritt sowohl das Budget als auch die Zeit, aber beides war kein Problem bei der Lieferung. Schließlich lieferten wir eine großartig funktionierende Lösung, die genau so konfiguriert war, wie es die Fluggesellschaft ursprünglich wollte und brauchte… oder wie sie dachte, es zu brauchen.
Doch 60 Tage nach der Implementierung setzte ich mich mit diesem Projektkunden in Verbindung und erfuhr, dass die Lösung noch nicht genutzt wurde. Ich war sehr enttäuscht und die Erfolgsgefühle verblassten schnell. Ich hatte das Gefühl, dass die zwei Wochen, die ich über Weihnachten mit meinem Team vor Ort verbracht hatte, um Probleme mit der Entwicklung und der Leistung der Lösung zu lösen, reine Zeitverschwendung waren!
Neue Erfolgsfaktoren, die im Projektmanagement zu berücksichtigen sind
Wie können wir einen solchen Misserfolg im Projektmanagement vermeiden? Wie können wir sicherstellen, dass das, was wir kreieren und produzieren, auch das ist, was der Kunde und seine Endbenutzer wirklich wollen?
Projektmanager sollten diese kritischen Erfolgsfaktoren des Projektmanagements berücksichtigen:
- Präsentationen zur Markteinführung.
- Diskussion in der Fokusgruppe und Umfragen bei den Endbenutzern.
- Erkenntnisse.
1. Präsentationen zur Markteinführung
Die Planung und Durchführung einer Veranstaltung zum Zeitpunkt der Markteinführung kann dazu beitragen, dass die Verbindung zwischen dem Entwicklungsteam, der Endlösung und den Endbenutzern sicher ist. Wir hoffen, dass alle Probleme mit den Anforderungen und der erwarteten Funktionalität der Endlösung während der Benutzerakzeptanztests (User Acceptance Testing, UAT) ausgeräumt wurden, aber es gibt keine Garantien.
Selbst nach einem abgezeichneten UAT gibt es keine Garantie dafür, dass der Kunde wirklich genau weiß, was er will, dass Sie alles „richtig“ gemacht haben und dass die Lösung zu 100% wie erwartet funktioniert.
Eine Präsentation der finalen Lösung für eine breitere Endbenutzer-Community bei – oder kurz vor – der Systemeinführung wird weiter sicherstellen, dass der Kunde bekommt, was er will. Falls noch Lücken bestehen, werden diese hier deutlich, und es können ein oder mehrere Änderungsaufträge erteilt werden. Eine abschließende Phase mit zusätzlichen Funktionen stellt sicher, dass der Kunde zu 100 % zufrieden ist und die Lösung der Strategie und den Zielen des Unternehmens entspricht.
2. Diskussion in der Fokusgruppe und Umfragen bei den Endbenutzern
Wenn wir uns auf die Endbenutzer konzentrieren, können wir die Bedürfnisse der Benutzer besser verstehen, wenn sie die Lösung nutzen und auf Herz und Nieren prüfen können. Funktioniert sie wie gewünscht?
Oft wurden diese wichtigen Rollen und Personen übersehen oder nicht richtig in die Phase der Anforderungsdefinition des Projekts einbezogen. Wenn wir die Lösung nutzen, die Endbenutzer befragen und herausfinden, ob oder wo noch Lücken bestehen, können wir proaktiv auf die wahren Bedürfnisse des Kunden eingehen.
Bedenken Sie, dass die Behebung von Lücken, die wir am Ende des Projekts entdecken, weder einfach noch kostengünstig sein wird. Die Schuld liegt bei uns als Entwicklungsteam. War es der Kunde, der die Anforderungen nicht erfüllt hat? Das wird bei Entscheidungen über Änderungsaufträge eine entscheidende Rolle spielen, denn es wird sich sicherlich darauf auswirken, wo wir finanziell haften. Aber wenn es sich um fehlende kritische Funktionen handelt, dann muss das Problem schnell gelöst werden.
3. Erkenntnisse
Die Auswertung von Erkenntnissen während des Projekts oder am Ende des Projekts ist ein guter Weg, um zu verstehen, was der Kunde über das Projekt, die Lösung und das Lieferteam denkt. Alle Probleme oder Bedenken sollten in dieser Sitzung zur Sprache kommen.
Ich empfehle, die Erkenntnisse während des Projekts zu sammeln – in wichtigen Phasen der Lieferung und nicht erst am Ende des Projekts, wenn es schwierig ist, die Teammitglieder, die sich anderen Projekten widmen, und den Kunden, der mit der neuen Lösung oder anderen Aufgaben beschäftigt ist, wieder zusammenzubringen.
Wenn Sie an verschiedenen Schlüsselpunkten während des Projekts Erkenntnisse gewinnen, können Sie wertvolle Informationen gewinnen, die die Kundenzufriedenheit hoch halten und es dem Projektteam ermöglichen, von jeglichem Feedback für die verbleibenden Phasen des aktuellen Projekts sowie für kommende Projekte zu profitieren.
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Fazit: Strategieausrichtung, der wichtigste Erfolgsfaktor im Projektmanagement
Die entscheidende Frage ist: Verbessern wir mit dem Projekt unser Betriebsleben? Läuft es wie geplant? Wird es genutzt? Können wir seinen Erfolg, seine Qualität und seinen Nutzen quantitativ messen? Ja, es gibt Möglichkeiten, aber manchmal müssen wir kreativ sein.
Budgeteinhaltung ist immer noch wichtig. Auch die pünktliche Lieferung ist wichtig. Die Kundenzufriedenheit wird immer wichtig sein, unabhängig davon, ob es sich bei dem Projektkunden um einen internen oder externen Kunden handelt. Doch es gibt noch mehr, worüber man sich Sorgen machen kann… oder zumindest sollte.
Weshalb sind die traditionellen Begriffe „im Budget“ und „pünktlich“ nicht mehr relevant oder ausreichend? Die Abstimmung des Projektmanagements auf die strategischen Ziele ist der Schlüssel zur Gewährleistung der Wertschöpfung.
Tatsache ist, dass Projektmanager heute genau wissen und bewerten müssen, wie und in welchem Umfang sie zur Gesamtstrategie beitragen. Wenn ein Projekt keinen Mehrwert schafft und nicht den Anforderungen des Unternehmens und der Kunden entspricht, ist es zum Scheitern verurteilt.
Eine PPM-Software wie Triskell mit Funktionen für Projektportfolio-Management und strategisches Portfolio-Management hilft Projektmanagern, Programmmanagern und Portfoliomanagern dabei, alle Initiativen entsprechend den Unternehmenszielen zu bewerten, zu planen und zu bewerten.
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