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Ein 5-Stufen-Prozess für strategisches Portfoliomanagement: Eine Erfolgsstrategie

Fällt es Ihnen schwer, Projekte und Programme mit den strategischen Zielen Ihres Unternehmens zu verbinden? Sie haben keinen Überblick über Ihre Ziele, was Ihre Fähigkeit einschränkt, die Ressourcen oder Finanzen effizient zu managen? Ein effektives Projektportfoliomanagement ist nutzlos, wenn es keine Geschäftsergebnisse liefert. Aber wie lässt sich das angehen? Durch die Einführung des strategischen Portfoliomanagements können Sie eine neue PPM-Ära einläuten.

In diesem Beitrag erläutern wir die wichtigsten Prozesskomponenten des strategischen Portfoliomanagements. Ausgehend von der Definition der strategischen Ziele sehen wir uns alle Komponenten des Prozesses an, der Ihr PPM auf die nächste Stufe heben kann.

INHALTSVERZEICHNIS

Was ist strategisches Portfoliomanagement? Eine kurze Einführung.
Gestaltung eines erfolgreichen strategischen Portfoliomanagementprozesses
Fazit: Strategisches Portfoliomanagement – willkommen in der neuen PPM-Ära.

Was ist strategisches Portfoliomanagement? Eine kurze Einführung

Bevor wir tiefer einsteigen, möchten wir das Konzept des strategischen Portfoliomanagements (SPM) vorstellen und die wichtigsten Unterschiede zum Projektportfoliomanagement (PPM) aufzeigen. Laut Gartner umfasst strategisches Portfoliomanagement „eine Reihe von Geschäftskapazitäten, Prozessen und unterstützenden Portfoliomanagementtechnologien“, mit deren Hilfe Sie „ein Portfolio strategischer Optionen erstellen, die die begrenzten Ressourcen eines Unternehmens bündeln“ und mit denen Sie die Geschäftsstrategie im gesamten Unternehmen umsetzen können. Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen besteht darin, Projekte, Produkte und Programme entsprechend ihrer Mission und strategischen Vision zu priorisieren. Das ist primär aus zwei Gründen problematisch:

Die strategischen Ziele sind nicht klar genug, entweder weil sie nicht genau definiert oder nicht allen an der Strategieumsetzung beteiligten Akteuren mitgeteilt worden sind.
Es gibt keinen Überblick über alle Informationsartefakte und Prozesse, die das Projektportfoliomanagement ausmachen. Dies kann zu Informationssilos bei relevanten Themen wie Kapazitätsplanung, Finanzmanagement oder Risikomanagement führen. Beseitigen Sie diese Silos nicht, werden Ihre PPM-Bemühungen nicht die erwarteten Geschäftsergebnisse erzielen.

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Letztendlich besteht das strategische Portfoliomanagement aus der Implementierung von Prozessen und Instrumenten, die die Entscheidungsfindung in Bereichen wie den folgenden unterstützen:

Priorisierung oder Streichung von Projekten je nachdem, ob sie mit den Zielen übereinstimmen oder nicht
Effizientere Planung des Kapazitäts- und Ressourcenmanagements, insbesondere für die Projekte und Programme, die für das Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind
Öffnen oder Schließen der Investitionsströme in den Portfolios des Unternehmens auf der Grundlage ihrer Relevanz für das Geschäft

Strategisches Portfoliomanagement vs. Projektportfoliomanagement: Was ist der Unterschied?

Das Projektportfoliomanagement ist seit jeher mit dem Projektmanagement verknüpft. Mit anderen Worten: PPM hat sich in den letzten 25 Jahren darauf konzentriert, Projekte innerhalb der vereinbarten Fristen und Budgets abzuschließen und dabei stets den Initiativen Vorrang einzuräumen, die langfristig und in kürzester Zeit den größten Nutzen bringen.

Infolge der zunehmenden Verbreitung von Anwendungen, die als PPM-Tools definiert wurden, entstand das Konzept des strategischen Portfoliomanagements. Mit diesem Begriff bezeichnen PPM-Marktanalysten all jene Lösungen, die sich auf die unternehmensweite Ausrichtung und Anpassung an die strategische Planung und Umsetzung konzentrieren.

Daher gibt es 3 Hauptunterschiede zwischen dem strategischen Portfoliomanagement und dem Projektportfoliomanagement:

Kontinuierliche Planung: Das strategische Portfoliomanagement konzentriert sich auf die kontinuierliche Planung und deren Überwachung. Auf diese Weise können Sie die Geschäftsergebnisse mittel- und langfristig mit den verschiedenen Projektportfolios des Unternehmens verknüpfen.
Geschäftsflexibilität: Die Notwendigkeit, die Zeit bis zur Markteinführung zu verkürzen und die Marktchancen zu maximieren, macht ein Projektportfoliomanagement, das von der Mission und Vision des Unternehmens losgelöst ist, unmöglich. Das strategische Portfoliomanagement bietet eine 360°-Sicht auf die strategische Planung und Umsetzung und macht Unternehmen flexibler bei der Priorisierung von Initiativen oder der Anpassung an Strategieänderungen.
Maximierung der Kapazitäts- und Ressourcennutzung: Der Prozess des strategischen Portfoliomanagements bietet Unternehmen die geeigneten Verfahren und Instrumente, um die Priorität von Projekten angesichts von begrenzten Kapazitäten und Ressourcen zu bewerten. Damit trägt es zu einem effizienteren Ressourcenmanagement und der Kapazitätsplanung bei.

Gestaltung eines erfolgreichen strategischen Portfoliomanagementprozesses

Dieser neue Ansatz ist jedoch nicht einfach und erfordert einen detaillierten Prozess. PMOs müssen eine zunehmende Anzahl von Projekten und Programmen mit immer begrenzteren Ressourcen und Kapazitäten verwalten. Außerdem müssen sie den Wert, den sie für das Unternehmen haben, in den Augen der Führungskräfte und des Senior-Managements beweisen. Am effektivsten ist es, ein strategisches Portfoliomanagement zu schaffen, das die verschiedenen zu verwaltenden Projekte, Programme und Produkte mit den Unternehmenszielen verbindet. Diese 5 Schritte zur Gestaltung eines strategischen Portfoliomanagementprozesses tragen somit zum Geschäftserfolg bei:

Definieren Sie Ihre strategischen Ziele.
Stimmen Sie Investitionen und Kapazitäten bei der Strategieumsetzung aufeinander ab.
Schaffen Sie Transparenz in Echtzeit auf Portfolioebene.
Verwenden Sie hybride Methoden bei der Umsetzung.
Managen Sie flexibel und fortlaufend.

Im Folgenden erläutern wir die einzelnen Prozessschritte näher.

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Schritt 1: Definieren Sie Ihre strategischen Ziele

Um das Fundament für den Prozess zu schaffen, sollten Sie mit den Grundlagen beginnen: Definieren Sie Ihre strategischen Ziele. Anhand dieser Ziele wird das PMO später die Projekte auswählen und priorisieren, die den größten Mehrwert für das Unternehmen bringen.

Denken Sie daran, dass die Rückverfolgbarkeit zwischen den Gesamtzielen des Unternehmens und den Projektergebnissen sowie die effiziente Kommunikation der Strategie an alle an der Strategieplanung und -umsetzung beteiligten Akteure extrem wichtig ist. Nur so kann das gesamte Unternehmen an einem Strang ziehen.

Ein Rahmenwerk wie OKR kann Ihnen dabei helfen, diese Verbindung zwischen den Zielen, der Priorisierung des Projektportfolios und den Ergebnissen herzustellen. Es hilft Ihnen, in Echtzeit zu überwachen, ob Sie die erwarteten Ergebnisse erzielen, und Ihre Projektportfolios entsprechend den sich ändernden Geschäftsanforderungen neu auszurichten oder neu zu priorisieren.

Schritt 2: Stimmen Sie Investitionen und Kapazitäten bei der Strategieumsetzung aufeinander ab

Wenn Sie eine Roadmap erstellen und darin die Ziele und den Weg zur Zielerreichung visualisieren, ebnen Sie den Weg für eine bessere Entscheidungsfindung in Bereichen wie Budgetmanagement, Kapazitätsplanung oder Ressourcenmanagement.

Durch die Abstimmung der Investitionen auf die Strategieumsetzung können Sie sicher sein, dass Sie die für Ihre Strategie wichtigsten Projekte angemessen finanzieren. Dasselbe gilt für die Kapazitätsplanung: Ihre wertvollsten Ressourcen werden an den wichtigsten Projekten beteiligt sein. Gleichzeitig können Sie Ressourcenengpässe früher erkennen.

Verwenden Sie Kriterien wie Risiko, ROI oder Strategieausrichtung, um Projektportfolios zu priorisieren

Dies wird sich positiv auf die Projekt- und Produktportfolios auswirken, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, da Sie Blockaden und Engpässe bei der Ressourcen- oder Mittelzuweisung mitigieren. Dieser Teil des Prozesses erfordert jedoch eine ständige Überwachung und Überprüfung. Daher sollten Sie Folgendes tun:

Zentralisieren Sie alle Demand-Managementprozesse, um einen vollständigen Überblick über alle zu liefernden Arbeiten zu erhalten und um Initiativen in Echtzeit auswählen und priorisieren zu können.
Überprüfen Sie alle 3 bis 6 Monate die Priorität der zu erbringenden Leistungen: Unternehmensziele ändern sich in einem schwindelerregenden Tempo. Das bedeutet, dass Sie die Prioritäten der einzelnen Projektportfolios ständig überprüfen müssen, um sicherzustellen, dass sie mit den Zielen übereinstimmen. Folglich müssen Sie überdies die Kapazitätsplanung und das Budgetmanagement von Zeit zu Zeit reviewen, damit sie mit der Strategie im Einklang bleiben.

Schritt 3: Schaffen Sie Transparenz in Echtzeit auf Portfolioebene

Für eine erfolgreiche Umsetzung des strategischen Portfoliomanagementprozesses müssen Sie Informationssilos aufbrechen. Richten Sie Tools und Prozesse ein, die die Rückverfolgbarkeit zwischen Zielen, Portfoliopriorisierung und Ergebnissen gewährleisten.

Ob es nun daran liegt, dass Projektportfolios und strategische Planung immer noch mit Tabellenkalkulationen verwaltet werden, oder daran, dass sich viele PPM-Lösungen nicht an die neue Realität der Unternehmen angepasst haben: Tatsache ist, dass viele Unternehmen heute nicht über die Tools verfügen, um Strategie, Umsetzung und Geschäftsnutzen miteinander zu verknüpfen.

Heute ist es mehr denn je notwendig, dass Sie eine PPM-Software mit SPM-Funktionen haben. Sie ist Ihr Verbündeter bei der Bewältigung der Herausforderungen, die sich Ihnen bei der Umsetzung des strategischen Portfoliomanagementprozesses stellen. Zum Beispiel:

Planen Sie Strategie und Umsetzung von einem einzigen Ort aus.
Teilen Sie Ressourcen und Mittel entsprechend den Zielen zu.
Priorisieren Sie die rentabelsten Projekte und Initiativen für das Unternehmen.
Brechen Sie Informationssilos auf.
Etc.

Schritt 4: Verwenden Sie hybride Methoden bei der Umsetzung

Ein weiterer Schwachpunkt der meisten PPM-Softwares ist, dass sie sehr starr sind, wenn Sie zwischen verschiedenen Projektmanagementmethoden wechseln möchten. Das Ziel des strategischen Portfoliomanagements besteht darin, die Wertschöpfung zu beschleunigen – unabhängig von der Arbeitsmethode. Daher ermöglicht dieser Prozess den Einsatz von agilen, hybriden oder Wasserfall-Methoden.

Dies bedeutet, dass Sie in einer einzigen PPM-Plattform die Arbeitsmethode wählen können, die am besten zu jedem Projekt passt, je nach Komplexität, Risiken und den für die Durchführung erforderlichen Ressourcen. So können beispielsweise komplexe Projekte mit einem hohen Maß an Unsicherheit von einem agilen Ansatz profitieren, während einfachere Projekte möglicherweise besser für einen traditionellen Ansatz geeignet sind.

Nur sehr wenige PPM-Tools bieten diese Flexibilität, innerhalb derselben Plattform von einer Methode zur anderen zu wechseln. Sie kann dazu beitragen, die geleistete Arbeit mit den Unternehmenszielen zu verbinden, die Vermarktung Ihrer Produkte und Dienstleistungen zu beschleunigen und die Erwartungen von Kunden und Stakeholdern zu erfüllen.

Schritt 5: Managen Sie flexibel und fortlaufend

Nicht zuletzt ist das strategische Portfoliomanagement ein Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Dies gilt umso mehr in einem von starkem Wettbewerb geprägten Umfeld, in dem Unternehmen in der Lage sein müssen, sich ständig an wirtschaftliche Veränderungen anzupassen. Nur so bleiben sie widerstandsfähig und können sich auf ihren Märkten durchsetzen.

Dazu gehört die regelmäßige Überprüfung der strategischen Planung (Ziele, OKRs, Entscheidungskriterien) sowie der Leistungen und Risiken der einzelnen Projektportfolios. Auf der Grundlage Ihrer Analyse optimieren Sie dann Aspekte wie die Kapazitätsplanung oder das Budgetmanagement, wie in Punkt 2 oben erwähnt.

Anpassungsfähigkeit. Dies ist der Schlüsselgedanke, an den Sie sich halten müssen. Das adaptive Portfoliomanagement gibt Ihrem Unternehmen die Flexibilität, auf Änderungen in der Strategieumsetzung zu reagieren, ohne die Leistung und die Ergebnisse Ihrer Projektportfolios zu beeinträchtigen, und ist ein Schlüsselelement für ein effizientes strategisches Portfoliomanagement.

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Fazit: Strategisches Portfoliomanagement – willkommen in der neuen PPM-Ära

Strategisches Portfoliomanagement ist zu einem unverzichtbaren Instrument für Unternehmen geworden, die ihre Strategie mit der Umsetzung verbinden möchten. Die 5 Schritte, die wir in diesem Artikel beschrieben haben, bieten einen klaren und praktischen Fahrplan für die Gestaltung und Durchführung eines erfolgreichen strategischen Portfoliomanagementprozesses.

Es sei darauf hingewiesen, dass für die Umsetzung dieses Prozesses PPM-Tools mit Funktionen für das strategische Portfoliomanagement unerlässlich sind. So erhalten Sie einen klaren Echtzeit-Überblick über die Strategie und alle Ihre Projekt- und Produktportfolios. Das hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Investitionen auf strategische Ziele auszurichten.

Wenn Sie mehr über Triskells Plattformlösungen für strategisches Portfoliomanagement erfahren möchten, zögern Sie nicht und fordern Sie jetzt eine Demo-Version an.

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