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5 +1 Gründe, warum Sie Ihre PPM-Software auswechseln sollten

Projektportfoliomanagement ist eine Disziplin, die sich ständig weiterentwickelt. In den letzten Jahren haben sich die Veränderungen in der Verwaltung von Unternehmensportfolios durch den Anstieg agiler Methoden und die neuen Arbeitsweisen des digitalen Zeitalters stark verdeutlicht.

Da Projektportfoliomanagement nicht mehr dasselbe ist wie vor 10 Jahren, muss sich auch jede auf dem Markt erhältliche PPM-Software ändern. Die Lösungen müssen erneuert und um neue Funktionalitäten ergänzt werden, um den neuen Herausforderungen und Bedürfnissen der Unternehmen gerecht zu werden, die aus diesem neuen Kontext heraus entstanden sind.

Leider ist nicht jede PPM-Software in der Lage gewesen, sich an die neuen Trends und Praktiken anzupassen, die im Projektportfoliomanagement aufgetaucht sind. Und es ist sehr wahrscheinlich, dass Ihre Lösung zu den vielen gehört, die für ein effizientes Projektportfoliomanagement veraltet sind. Möchten Sie herausfinden, ob das der Fall ist? Dies sind die Gründe, warum Ihre aktuelle PPM-Lösung bereits veraltet sein dürfte und Sie sie so schnell wie möglich austauschen sollten.

INHALTSVERZEICHNIS

Das Alignment von Strategie und Exekution ist ein Muss für alle Unternehmen.
5 Gründe, warum Sie Ihr PPM-Toolpaket erneuern müssen.
Wie wählt man die beste PPM-Software aus?

Das Alignment von Strategie und Umsetzung ist ein Muss für alle Unternehmen

Das digitale Zeitalter hat viele Veränderungen im Tagesgeschäft vieler Unternehmen mit sich gebracht. Und das Portfoliomanagement ist von diesem globalen Kontext bei weitem nicht ausgenommen. Wir haben viel stärker umkämpfte Märkte mit immer mehr Wettbewerbern. Die Verbraucher werden immer anspruchsvoller und verlangen nach Produkten und Dienstleistungen, die immer innovativer und auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Die Lebenszyklen von Produkten und Dienstleistungen werden daher immer kürzer. Dies zwingt die Unternehmen dazu, der Nachfrage auf ihren Märkten befriedigend nachzukommen und ihre strategischen Ziele in immer kürzeren Zeiträumen neu zu formulieren.

Viele Organisationen haben nicht die Prozesse und Instrumente zum Alignement von ihrem Portfolio mit ihren Zielen

In diesem Zusammenhang ist das Alignement von Strategieplanung und -umsetzung die größte Herausforderung für den Erfolg von Unternehmen. Viele von ihnen erreichen ihre strategischen Ziele nicht, weil sie nicht über die richtigen Prozesse und Instrumente verfügen, um ihr Projekt- oder Produktportfolio mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen. Dies führt dazu, dass der Fokus auf zentrale Fragen des Portfoliomanagements wie die Priorisierung von Initiativen, das Ressourcenmanagement, das Finanzmanagement oder das Risikomanagement verloren geht. Das Ergebnis ist ein Portfolio, das nicht auf die strategische Planung des Unternehmens abgestimmt ist.

Leider verfügen viele der auf dem Markt erhältlichen PPM-Tools nicht über die Funktionalität, um das IT-Portfolio in Echtzeit mit den Unternehmenszielen anzugleichen. Das Fehlen einer strategischen Vision in Ihren Entscheidungsfindungsprozessen hat sicherlich bereits Folgen für ihre Organisation gehabt, wie zum Beispiel:

Unzureichende Prioritätensetzung bei IT-Projekten und -Initiativen.
Ineffiziente Ressourcenzuweisung und -verwaltung.
Teams, die nicht aufeinander abgestimmt sind oder eingeschränkt arbeiten.
Ineffiziente Kommunikation und Missverständnisse zwischen IT-Managern und den Führungskräften des Unternehmens.

Für eine effiziente Verwaltung des IT-Portfolios ist daher eine Lösung erforderlich, die auch die Verwaltung der Strategieumsetzung des Portfolios abdeckt. Nur so sind Sie in der Lage, von Ihrer IT-Abteilung aus auf die strategischen und Governance-Herausforderungen zu reagieren, die sich bei der Verwaltung und Ausführung Ihres Portfolios ergeben.

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5 Gründe, warum Sie Ihr PPM-Toolpaket erneuern müssen

Und an diesem Punkt fragen Sie sich wahrscheinlich: Wie kann ich wissen, ob es an der Zeit ist, die PPM-Lösung, die wir in der IT-Abteilung verwenden, zu ersetzen? Wenn Sie sich bewusst sind, dass es für Ihre Abteilung schwierig geworden ist, sich an den strategischen Zielen des Unternehmens auszurichten, werden Sie bei der täglichen Nutzung der PPM-Software Anzeichen erkennen, die darauf hinweisen, dass diese Lösung das Management der Strategieumsetzung nicht abdeckt.

Im Einzelnen gibt es 5 Aspekte der PPM-Software, denen Sie besondere Aufmerksamkeit schenken müssen. Diese sind folgende:

Ihr PPM wird den neuen strategischen und Governance-Herausforderungen der Organisation nicht gerecht.
Das adaptive Portfoliomanagement ist nicht auf die strategische Ebene skalierbar.
Ihr Ressourcenmanagement umfasst nicht die Kapazitätsplanung.
Starrheit bei der Annahme hybrider Managementansätze.
Komplexität bei der Integration mit anderen Organisationstools.

Nachfolgend wird im Einzelnen erläutert, wie man sie erkennt.

1. Ihr PPM wird den neuen strategischen und Governance-Herausforderungen der Organisation nicht gerecht

Der derzeitige Kontext zwingt die Organisationen, auf Portfolioebene über Prozesse und Instrumente zu verfügen, um die strategischen und Governance-Herausforderungen zu bewältigen, die durch Garantien entstehen können. Um ihre Wettbewerbsfähigkeit nicht zu verlieren, müssen Organisationen ihre strategische Vision und ihre Ziele alle 3 bis 6 Monate überprüfen und neu definieren.

Organisationen sollten ihre Ziele und ihre Strategie alle 3 – 6 Monate neu definieren

Um effizient und effektiv auf diese Veränderungen im Unternehmen reagieren zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie mit der PPM-Lösung die folgenden Aktionen durchführen können:

Die Ziele werden automatisch und in Echtzeit an alle Beteiligten übermittelt.
Bewerten Sie Initiativen auf Projekt-, Programm- oder Portfolioebene danach, wie relevant sie für die Wertschöpfung und das Erreichen der strategischen Ziele des Unternehmens sind.
Sie müssen in der Lage sein, jede im PPM-Tool erstellte Leistung mit den Zielen in Einklang zu bringen.
Planen Sie die Kapazitäten und die Ressourcenzuteilung der Organisation und koordinieren Sie diese mit den verschiedenen Initiativen auf der Grundlage des von ihnen erbrachten Nutzens.

Um herauszufinden, ob die PPM-Software, die Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, den strategischen und Governance-Herausforderungen des Portfoliomanagements gerecht wird, sollten Sie sich daher die folgenden Fragen stellen:

Sind alle Teams und Beteiligten in der IT-Abteilung über die Ziele des Unternehmens informiert?
Können Sie Ihre Portfolioprodukte in der PPM-Lösung bewerten und nach Prioritäten ordnen?
Können Sie Szenariosimulationen auf Portfolioebene durchführen, um effizienter auf Änderungen in der Unternehmensstrategie zu reagieren?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen nein lautet, dann wissen Sie bereits, dass Ihre PPM-Software die Planung des Strategieumsetzungsmanagements nicht abdeckt.

2. Adaptives Portfoliomanagement nicht auf strategischer Ebene skalierbar

Das Projektportfoliomanagement hat in den letzten 10 Jahren viele Veränderungen erfahren. Früher ging es vorrangig darum, Projekte innerhalb der mit den verschiedenen Interessengruppen des Unternehmens vereinbarten Fristen und Budgets abzuschließen, ohne dabei Variablen zu berücksichtigen, die heute für ein effizientes Portfoliomanagement unerlässlich sind, wie z. B.:

Priorisierung der Projekte nach dem Wert, den sie für die Organisation haben.
Kapazitätsplanung, um der Nachfrage gerecht zu werden.
Überprüfen der Budgets oder Ziele alle 3 bis 6 Monate.

Heute wird für ein effizientes Portfoliomanagement ein adaptiver PPM-Ansatz empfohlen. Dies impliziert die Implementierung von Prozessen und Tools, mit denen Ihr PMO das Ressourcenmanagement, das Budget oder die Prioritäten des Portfolios agil an Änderungen der strategischen Ziele und der Vision der Organisation anpassen kann.

Viele PPMs haben nicht die Fähigkeit, das Portfolio mit einem adaptiven Ansatz zu verwalten

Viele PPMs sind nicht in der Lage, das Portfolio mit einem adaptiven Ansatz zu verwalten. Wie kann man das erkennen? Sie sollten sich dafür die nachfolgenden Fragen stellen. Und wenn die Antwort auf eine dieser Fragen nein lautet, dann ist Ihre PPM-Lösung nicht für die adaptive Verwaltung des Portfolios adaptiert.

Erlaubt Ihr PPM, Projekte, Programme und Portfolios mit den verschiedenen Zielen der Organisation zu verknüpfen?
Sind Aufgaben wie die Aktualisierung von Budgetanpassungen, Kosten oder Ressourcen mit dem Tool zeitaufwändig?
Können Sie mit Ihrer Lösung Prognosen und Szenarioanalysen durchführen?

3. Ihr Ressourcenmanagement umfasst keine Kapazitätsplanung

Eine der größten Herausforderungen im Portfoliomanagement besteht darin, über Verfahren und Instrumente zu verfügen, mit denen sich die langfristige Kapazität der Unternehmensressourcen vorhersagen und planen lässt.

Die Kapazitätsplanung geht einen Schritt weiter als das Ressourcenmanagement im herkömmlichen Sinne des Begriffs. Während das Ressourcenmanagement eher auf die effiziente Zuweisung kurzfristiger Ressourcen auf Abteilungs- oder Projektebene ausgerichtet ist, wird die Kapazitätsplanung auf Portfolioebene durchgeführt. Sie konzentriert sich auf eine gründliche Untersuchung des Bedarfs und der Kapazitäten der Organisation:

Planung des mittel- und langfristigen Mittelbedarfs.
Prognostizieren des künftigen Bedarfs und entsprechende Organisation der Kapazitäten des Unternehmens.
Identifikation der Rollen und Profile, die in der Organisation benötigt werden.

Die Vorteile, die sich aus der Kapazitätsplanung ergeben, sind zahllos: Investition von Ressourcen in die Projekte, die für das Unternehmen den größten Nutzen bringen, bessere Fähigkeit, Änderungen der Unternehmensziele zu bewältigen, Bindung von Talenten, höhere Produktivität usw. Für eine effiziente Verwaltung der Unternehmensressourcen ist es daher notwendig, eine Kapazitätsplanung durchzuführen. Und Ihre PPM-Software muss über die Funktionalität verfügen, sowohl das Ressourcenmanagement als auch die Kapazitätsplanung effizient zu verwalten.

Effizientes Ressourcenmanagement erfordert Kapazitätsplanung

Wie können Sie feststellen, ob Ihre Lösung für die Kapazitätsplanung geeignet ist? Sie sollten sich die folgenden Fragen stellen:

Können Sie mit Ihrer PPM-Lösung Szenario-Simulationen und Was-wäre-wenn-Analysen der Kapazitäten des Unternehmens durchführen?
Haben Sie Ihre Ressourcen entsprechend der Rolle und den Fähigkeiten, die sie haben, aufgelistet?
Verfügen Sie über Verfahren zur flexiblen Neuzuweisung von Ressourcen auf der Grundlage der sich ändernden Anforderungen des Unternehmensportfolios?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen nein lautet, dann deckt Ihre PPM-Lösung die Kapazitätsplanung nicht effizient ab.

4. Starrheit bei der Annahme hybrider Managementkonzepte

Die Koexistenz verschiedener Arbeitsmethoden innerhalb derselben Organisation hat das Projektportfoliomanagement noch komplexer gemacht.

Während das traditionellere Portfoliomanagement auf der Wasserfall-Methode basierte, bei der die Verwaltung jedes Projekts oder Programms in einen linearen, in Phasen unterteilten Prozess unterteilt war, hat das Aufkommen der agilen Methoden mehrere grundlegende Veränderungen im Portfoliomanagement mit sich gebracht:

Viele Portfolios werden inzwischen iterativ verwaltet und können sich entsprechend den sich ändernden Zielen und Anforderungen des Unternehmens verändern.

Viele Portfolios werden heute iterativ verwaltet und können entsprechend den sich ändernden Zielen und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden.
Immer mehr Unternehmen konzentrieren sich auf das Produktmanagement anstelle des Projektmanagements. Während Projekte eher langfristig angelegt sind und darauf abzielen, Leistungen innerhalb der vereinbarten Fristen und Budgets zu erbringen, konzentriert sich das produktorientierte Management stärker auf die kontinuierliche Wertschöpfung und die Bedürfnisse der Kunden.

Immer mehr Organisationen konzentrieren sich auf das Produktmanagement und nicht das Projektmanagement

Es handelt sich nicht um gegensätzliche Ansätze; beide können (und sollten) in Unternehmen nebeneinander bestehen. Und die größte Herausforderung für das Projektportfoliomanagement und die PPM-Software auf dem Markt besteht darin, die richtigen Prozesse und Taktiken für die Umsetzung eines hybriden Portfoliomanagementmodells zu ermöglichen.

Allerdings bietet nicht jede PPM-Software die gleiche Flexibilität bei der Übernahme dieses hybriden Managementansatzes. Der Grund dafür ist, dass viele von ihnen nur mit dem traditionellen Wasserfall-Ansatz für das Portfoliomanagement im Hinterkopf entwickelt wurden. Um herauszufinden, ob Ihr PPM-System für die Anpassung an dieses neue hybride Managementmodell geeignet ist, müssen Sie die folgenden Fragen bejahen können:

Verfügt Ihre Lösung über verschiedene Ansichten, wie z. B. Kanban oder Masterplan, um sich an die unterschiedlichen Rahmenbedingungen Ihres Unternehmens anzupassen?
Haben Sie einen Überblick über den Status der Arbeitsergebnisse von Entwicklungs- oder IT-Teams, die mit agilen Methoden arbeiten?
Verfügen Sie über interaktive Dashboards und Gantt-Diagramme in der PPM-Software, die Ihnen einen vollständigen Überblick über den Status jeder einzelnen Initiative im Portfolio ermöglichen?
Ist es ein flexibles Instrument, mit dem Sie bei der Priorisierung und Änderung des Status der einzelnen Initiativen in Ihrem Portfolio problemlos umschwenken können?

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5. Komplexität bei der Integration mit anderen Organisationstools

Sie wissen bereits, dass es für ein effizientes Projektportfoliomanagement notwendig ist, dass die von Ihnen verwendeten Tools auf einfache und agile Weise miteinander koordiniert werden können. Die Möglichkeit, die Werkzeuge zu integrieren, mit denen Sie Ihr Portfolio planen, verwalten und ausführen, bringt viele Vorteile:

Es ermöglicht eine 360º-Ansicht des Portfolios und aller seiner Leistungen.
Sie können die Beteiligten in Echtzeit über den Status des Portfolios informieren.
Sie brechen Silos in der Organisation auf und können alle relevanten Daten Ihres Projektportfolios auf einer einzigen Oberfläche sammeln.

Ein PPM, in das Sie andere wichtige Tools für andere Aspekte des Portfoliomanagements integrieren können, ist von grundlegender Bedeutung. Das Problem ist, dass die meisten der auf dem Markt befindlichen PPMs besonders kompliziert sind, wenn es um die Integration mit anderer Software geht, die Sie intern in Ihrer Organisation implementiert haben, was eine effiziente Verwaltung des Portfolios noch schwieriger macht.

PPM-Software ist meistens kompliziert mit anderen Tools zu integrieren

Sie müssen sicherstellen, dass Sie mit der von Ihnen eingesetzten PPM-Lösung nicht mit einem dieser Probleme konfrontiert werden:

Haben Sie ein externes Entwicklungsteam benötigt, um Ihr PPM mit den übrigen Tools Ihres Unternehmens zu integrieren?
War es aufgrund der Komplexität des Prozesses nicht möglich, die PPM-Software mit einigen Tools zu koordinieren?

Immer mehr PPM-Tools sind so konzipiert, dass sie sich auf agile und einfache Weise in andere Software integrieren lassen, ohne dass die Hilfe eines externen Entwicklungsteams oder umfassende Programmierkenntnisse erforderlich sind. Wenn dies bei Ihnen nicht der Fall ist, dann ist es an der Zeit, Ihre PPM-Software auszutauschen.

Bonus-Track: Einige Software-Hersteller investieren nicht mehr in ihre Lösung

Und als Bonus geben wir Ihnen einen weiteren Grund, warum Sie die PPM-Software, mit der Sie das Projektportfolio Ihrer Organisation verwalten, erneuern sollten. Sie sollten wissen, dass einige der auf den PPM-Markt spezialisierten Software-Anbieter kein Geld mehr in ihre eigenen entwickelten Lösungen investieren.

Dies ist ein besonders heikles Thema, da viele dieser Software-Anbieter dies nicht erwähnen. Und Sie könnten eine böse Überraschung erleben, wenn Sie eine dieser Lösungen kaufen und feststellen, dass Sie nicht die Unterstützung erhalten, die Sie und Ihr Unternehmen verdienen.

Viele Anbieter von PPM-Software investieren nicht weiter in ihre Lösungen

Dieser Mangel an Investitionen kann auf verschiedene Weise festgestellt werden. Hier ist eine Liste der häufigsten. Wenn Sie eines davon erkennen, sollten Sie ernsthaft über die Anschaffung einer neuen PPM-Software nachdenken:

Es werden keine neuen Versionen der Lösung veröffentlicht, was dazu führen kann, dass einige ihrer Funktionen nicht mehr funktionieren, wenn z. B. das in Ihrem Unternehmen verwendete Betriebssystem neue Updates oder Sicherheits-Patches erhält, die nicht mit der Software kompatibel sind.
Der Anbieter entwickelt keine neuen Softwarefunktionen, was dazu führt, dass die Software mit der Zeit veraltet, da Sie sich neuen Herausforderungen bei der Verwaltung und Steuerung des Projektportfolios der Organisation stellen müssen.
Nicht benutzerfreundliche Schnittstelle: Die Standards für Design und Benutzerfreundlichkeit entwickeln sich ständig weiter. Wenn nicht in diese Elemente investiert wird, wird die Schnittstelle nicht intuitiv sein, was dazu führt, dass Sie die Software im Vergleich zu anderen Tools, die eine bessere Benutzerfreundlichkeit aufweisen, nur ungern nutzen.
Für diese Lösung wird kein technischer Support angeboten. Es kann zu Störungen kommen, wie z. B. Ausfällen des Servers der Lösung oder technischen Fehlern in den Funktionen, deren Behebung aufgrund dieser Situation viel länger als üblich dauert.

Wie wählt man die beste PPM-Software aus?

An dieser Stelle stellen Sie sich wahrscheinlich die Frage: Welche PPM-Software eignet sich am besten für die Anforderungen meines Unternehmens? Wie Sie in diesem Beitrag gesehen haben, gibt es viele Faktoren, die sich auf die Benutzererfahrung mit der von Ihnen gewählten Lösung auswirken können, so dass diese Entscheidung sorgfältig abgewogen werden sollte.

Welche Aspekte des Portfoliomanagements hat Ihre PPM-Software nicht lösen können

Wenn Sie sich für eine PPM-Software entscheiden, ist es wichtig, dass Sie einen Prozess befolgen, der Ihnen hilft, die Art der Lösung, die Sie benötigen, und die Funktionalitäten, die sie beinhalten sollte, zu definieren. Wir von Triskell Software empfehlen Ihnen, zumindest die folgenden 4 Schritte auszuführen, um die beste Entscheidung zu treffen:

Prüfen Sie, wo Sie stehen. Wie hoch ist der Ausreifungsgrad der Prozesse in Ihrem Unternehmen? Wie groß ist das Datenvolumen, das Sie im Unternehmen bei der Verwaltung des Unternehmensportfolios erzeugen? Je nach Komplexität Ihrer Prozesse und deren Reifegrad werden Sie sich wahrscheinlich für die eine oder andere Lösung entscheiden müssen.
Zu lösende Probleme und Schwachstellen. Welche Aspekte des Portfoliomanagements hat Ihre PPM-Software nicht lösen können? Sie sollten die Probleme des Projektportfoliomanagements auflisten, die Ihre Software nicht unterstützen konnte.
Recherchieren Sie den PPM-Markt eingehend. Wenn Sie im Internet recherchieren, werden Sie feststellen, dass es viele PPM-Lösungen gibt. Es ist wichtig, dass Sie diesen Markt kennen, dass Sie Berichte wie die von Gartner und Forrester veröffentlichten Berichte analysieren und dass Sie die Spezifikationen jedes Softwareanbieters und die Produkte und Funktionen, die jeder von ihnen anbietet, gründlich analysieren.
Listen Sie die Lösungen mit den Funktionen auf, die Ihren Anforderungen entsprechen. Am Ende werden Sie sehen, dass Sie, nachdem Sie die Bedürfnisse Ihrer Organisation geklärt haben und die verschiedenen Lösungen auf dem Markt im Detail kennen, die endgültige Entscheidung für eine reduzierte Gruppe von PPM-Lösungen treffen werden.

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