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Cómo alinear estrategia y ejecución con Triskell y Jira

Son muchos los equipos Agile que usan Jira en su día a día. Y es que esta herramienta cuenta con todas las funcionalidades necesarias para llevar a cabo un registro controlado de su actividad y poder configurar, de manera sencilla e intuitiva, tableros Kanban, roadmaps, listados de tareas y reportes con los que poder monitorizar el progreso de sus backlogs a lo largo de los sprints y las iteraciones.

Sin embargo, a la hora de alinear la ejecución con la planificación del portfolio de proyectos, Jira no llega a este nivel ya que no está configurada para llevar a cabo acciones como la gestión de presupuestos, de recursos o la priorización de proyectos. Seguramente en vuestra empresa recurrís a Excel para crear informes en los que reportáis al management cómo las tareas de vuestros equipos Agile se alinean con los objetivos y la planificación estratégica de la compañia.

Una tarea, que, como bien sabrás, consume mucho tiempo, y para la cual es más eficiente acudir a una solución PPM como Triskell Software. ¿Por qué? Continúa leyendo y te lo explicamos.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

La importancia de alinear estrategia con operaciones.
Equipos Agile y Jira: la unión perfecta.
Un Software PPM: la solución para tener una visión global de la estrategia.
Los beneficios de integrar Jira y Triskell Software.
Conclusión: Ten a todos tus equipos bajo tu radar con Triskell y Jira.

La importancia de alinear estrategia con operaciones

Muchas empresas fracasan a la hora de conseguir sus objetivos estratégicos no por una incorrecta planificación, sino porque a la hora de alinear esta visión estratégica con la ejecución de la misma, los equipos y departamentos pierden el foco en esos objetivos, y acaban malgastando su tiempo en acciones que no representan valor alguno para los clientes y la organización.

Las empresas fracasan al ejecutar su planificación estratégica porque los equipos pierden el foco de los objetivos

¿Y por qué se pierde el foco en los objetivos? Principalmente porque la empresa no dispone de artefactos de información eficientes con los que la parte ejecutiva de la organización se pueda retroalimentar de la planificación y la gestión empresarial en tiempo real y viceversa.

En un entorno tan cambiante como el que estamos viviendo fruto de la transformación digital, en el que las empresas han de responder de manera ágil a los cambios (tanto dentro de la propia organización como del entorno), se hace indispensable que estrategia y ejecución vayan de la mano para que las empresas no pierdan competitividad en sus mercados.

Equipos Agile y Jira: la unión perfecta

En este entorno tan competitivo, donde las organizaciones han de trabajar por lanzar nuevos productos, servicios o features en el menor tiempo posible, los equipos y departamentos que trabajen con organizaciones Agile han de disponer, para apoyar su trabajo, de herramientas que les permitan registrar todos los eventos e iniciativas que desarrollan a nivel interno en sus equipos.

Y, a día de hoy, Jira se ha consolidado como la herramienta predilecta de muchos de los equipos que trabajan con metodologías Agile. Desarrollada por Atlassian, esta herramienta es adaptable a cualquier metodología Agile,y permite configurar tableros Kanban o Scrum, roadmaps, además de poder gestionar las demandas de los clientes y la propia organización a través de User Stories o Issues, a través de los cuales los equipos Agile pueden hacer seguimiento del listado de tareas de su backlog de manera eficiente.

Sin embargo, no es oro todo lo que reluce. Si bien Jira cumple con creces como herramienta con la que ejecutar el portfolio de proyectos y productos de la organización, sus funcionalidades no son suficientes para planificar el portfolio de proyectos de manera ágil y eficiente. Hay ciertas acciones, como la planificación de recursos (humanos y financieros), o la priorización de tareas de tal forma que estén alineadas, por ejemplo, con los OKRs de la organización, que no pueden realizarse desde la interfaz de Jira.

Las funcionalidades de Jira no son suficientes para planificar el portfolio de proyectos

Un Software PPM, la solución para tener una visión estratégica de la organización

Esta falta de visibilidad en Jira de la vertiente más estratégica de la empresa puede acarrear consecuencias a nivel de tanto de planificación como de ejecución del portfolio de proyectos. Ya sea una incorrecta planificación de los proyectos, o un desglose incorrecto del presupuesto destinado a los proyectos del portfolio, o una incorrecta asignación de recursos… Todas estas circunstancias pueden provocar que a medio y largo plazo la empresa fracase a la hora de lograr sus objetivos estratégicos, y por tanto perder competitividad en el mercado.

De ahí que, además de Jira, sea necesario recurrir a otras herramientas con las que poder tener una visión completa tanto de la gestión del portfolio de proyectos como de la ejecución de la misma. Y seguro que al leer esto te habrá venido una herramienta a la cabeza: Microsoft Excel. Sin embargo, esta no es la solución más adecuada. No vamos a profundizar mucho en este punto porque ya tenemos publicado en el blog un artículo que hace referencia a a los pros y contras de Excel como herramienta para la gestión del PPM. Sólamente diremos aquí que Excel no alcanza el grado de eficiencia, visibilidad y actualización en tiempo real que sí tiene una solución PPM.

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¿Excel o un software PPM? ¿Cuál es la mejor opción para la gestión del Portfolio de Proyectos?

Un software PPM permite crear y gestionar un número ilimitado de portfolios de productos y proyectos, alineándolos desde esa misma interfaz con los objetivos estratégicos de la compañía, mostrando información en tiempo real, cuadros de mando e informes de gestión totalmente personalizables, y dando la posibilidad de poder integrar y retroalimentar los datos de su interfaz con otras herramientas externas.

Los beneficios de integrar Jira y Triskell Software

Y precisamente esto, el poder integrarse con herramientas externas, es una de las funcionalidades que ofrece la solución PPM de Triskell Software frente a otras herramientas del mercado. Triskell dispone de la posibilidad de integrarse con Jira. Una integración que es bidireccional, es decir, que pueden replicarse objetos de Jira en Triskell y viceversa. Y, por otra parte, es totalmente configurable en dos sentidos:

Por un lado, existe la posibilidad de conectar Triskell a más de una interfaz de Jira simultáneamente, lo que aumenta el rango de posibilidades a la hora de sincronizar la información entre ambos sistemas. Esta solución es ideal sobre todo para organizaciones grandes que tengan varios departamentos usando diferentes instancias de Jira.
Además, esta configuración es automatizable. Es decir, ciertas acciones que se realicen en Triskell pueden automatizarse para que la información automáticamente se replique en Jira y viceversa.

Esta bidireccionalidad y configurabilidad a la hora de integrar Triskell y Jira permite a las organizaciones tener una visión completa no sólo de los objetivos estratégicos de la compañía y cómo estos se reflejan en su portfolio de proyectos y productos, sino también como se están gestionando los mismos por los distintos equipos y áreas de negocio. Así se garantiza que todos los individuos y departamentos de la organización estén en la misma página y avancen todos en la misma dirección hacia la consecución de unos objetivos comunes.

Tanto los equipos Agile como los de gestión se beneficiarán de la integración de Triskell y Jira

Poder tener esta visión global de la planificación estratégica y la ejecución de la misma gracias a la integración de Triskell Software con Jira tiene innumerables ventajas tanto para las empresas como para los equipos Agile en su día a día. Aquí vamos a enumerar 7 beneficios que las organizaciones van a obtener de manera inmediata:

Un paso más hacia el escalado Agile.
Una gestión de carteras al máximo nivel.
Iniciativas alineadas con los OKRs.
Asignación de recursos acorde a las necesidades de la organización.
Combinación de prácticas Agile con no Agile.
Acabar con los silos dentro de la organización.
Configuración ad-hoc de la integración.

1. Un paso más hacia el escalado Agile

Ya hemos mencionado que Jira por sí misma no es una herramienta que nos pueda proporcionar soporte a la hora de priorizar tareas, asignar recursos o preparar presupuestos. Además, Jira tampoco está diseñada para trabajar con metodologías ágiles a nivel organizacional como SAFe. Y es que esta herramienta echa en falta ciertas funcionalidades para poder conectar las Stories de usuario con los planes estratégicos, los flujos de valor o los ART Release Train (ARTs).

Si en vuestra organización trabajáis con SAFe, integrando Jira con Triskell podréis conectar los ARTs y los flujos de valor con los PI o iteraciones que se estén desarrollando en Jira, además de facilitar una gestión y ejecución del portfolio Lean con la que podrás priorizar y asignar recursas de manera más eficiente aquellos proyectos que realmente supongan un valor para la empresa.

2. Una gestión de carteras al máximo nivel

Gracias a esta integración entre Jira y Triskell, las PMO podrán llevar la gestión de su portfolio de proyectos y productos al siguiente nivel. Desde Triskell podrán gestionar los proyectos con sus correspondientes presupuestos, asignación de recursos, fechas de entrega, etc, mientras que en Jira los equipos de desarrollo y operaciones podrán ejecutar el proyecto siguiendo las prácticas Agile.

Ambos objetos, los proyectos creados en Triskell y las tareas (iteraciones, sprints, user stories, etc) gestionadas en Jira se replican de un sistema a otro. Por lo que la PMO tendrá total visibilidad en tiempo real sobre el progreso de los proyectos por parte de los equipos de desarrollo, y los equipos de desarrollo podrán priorizar su backlog en función de la prioridad, los recursos asignados y las fechas de entrega de los proyectos en los que están trabajando.

3. Iniciativas alineadas con los objetivos y resultados clave

Si en vuestra organización trabajáis con OKRs, gracias a Triskell podrás hacer un seguimiento en tiempo real del estado de cada de las iniciativas que estén en marcha para conseguir los objetivos y resultados clave de la organización.

Por ejemplo, desde Triskell se pueden crear objetivos, y después para cada objetivo se definen tres resultados clave. Paralelamente, en Jira se pueden crear los objetos correspondientes vinculados a los resultados clave creados en Triskell. Gracias a la integración de ambos sistemas, desde Triskell podemos crear proyectos e issues en Jira vinculados a los OKRs que la organización quiere alcanzar., lo que permitirá a la empresa tener una visión global y en tiempo real de si van por el buen camino para la consecución de los objetivos estratégicos.

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4. Asignación de recursos acorde a las necesidades de la organización

Gracias a la funcionalidad de Triskell Software de simular escenarios What-If a nivel de portfolio, decisiones como la asignación de recursos humanos y financieros para los siguientes releases que se vayan a ejecutar en Jira se tomarán de manera fundamentada. Así nos aseguramos que desde la PMO se asignen a los distintos equipos de desarrollo y operaciones los recursos necesarios para así completar los proyectos con éxito.

5. Combinación de prácticas Agile y no Agile

Jira es una herramienta pensada para ser usada por los equipos de desarrollo y de operaciones Agile de la organización, ya que su interfaz está especialmente adaptada para poner en práctica muchas de las prácticas de las metodologías Agile (tableros Kanban o Scrum, iteraciones, sprints, releases, versiones, etc). Y desde Triskell Software se gestionaría el Portfolio de Proyectos gracias a ser la solución PPM más flexible del mercado.

Por tanto, gracias a esta integración entre las interfaces de Jira y Triskell los equipos de desarrollo y operaciones irían de la mano con la planificación estratégica y del portfolio que se lleven a a cabo desde la PMO de la organización, creándose un entorno en el que los prácticas Agile y no Agile conviven en armonía y con objetivos en común.

6. Acabar con los silos dentro de la organización

Gracias a la integración de Triskell Software con Jira tendréis una visión completa y en tiempo real del progreso de cada uno de los proyectos de vuestro portfolio, y de lo que está haciendo cada departamento involucrado en esos proyectos para una exitosa realización de los mismos.

Con esta integración tendréis por tanto la parte estratégica y de operaciones de la organización conectadas en búsqueda de unos objetivos comunes. En el caso de que en vuestra empresa haya todavía departamentos o equipos que trabajan en silo, esta integración entre Jira y Triskell supondría un paso importante para la eliminación de los mismos, ya que la parte más estratégica del negocio tendrá total visibilidad de cada uno de los equipos de operaciones y de lo que se espera de ellos.

7. Configuración ad-hoc de la herramienta

Mientras que Jira es una herramienta pensada para ser usada por desarrolladores y por los equipos TI de la organización, Triskell Software es una herramienta adaptable, flexible y sencilla de usar, que se adapta a las necesidades de quienes vayan a usarla.

Esta sencillez se ha trasladado también a la forma en que se integran Jira y Triskell: es una configuraciíon ad-hoc, es decir, no se requiere de ningún desarrollo o configuración técnica avanzada para poner en marcha esta integración. Por lo tanto, siguiendo unos pocos pasos desde el configurador de Triskell, tendrás conectada su interface con la de Jira en un abrir y cerrar de ojos.

Esta integración no requiere de ningún desarrollo o configuración técnica avanzada

Conclusión: Ten a todos tus equipos bajo tu radar con Triskell y Jira

Los grandes retos que tienen las empresas a raíz de la transformación digital que estamos viviendo son, por un lado, conseguir alinear la planificación estratégica con su ejecución. Y por otra parte, conseguir que todos los equipos y áreas de trabajo de la organización trabajen juntos hacia la consecución de unos objetivos comunes, eliminando así los silos.

Esta integración entre Triskell y Jira proporciona a las empresas el apoyo necesario para una integración de sus objetivos estratégicos con su portfolio de proyectos, pudiendo monitorizar y medir la cada una de las iniciativas y proyectos que se tengan en marcha.

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