Por qué el CIO necesita un enfoque PMO
En el dinámico panorama empresarial moderno, el papel de un Director de Información (CIO) va más allá de la gestión tradicional de TI. Para navegar con eficacia por las complejidades del entorno de trabajo, las unidades de negocio internas y los compromisos externos, resulta primordial adoptar un enfoque de Oficina de Gestión de Proyectos (PMO).
En este artículo, profundizamos en las razones de peso por las que un CIO debe adoptar un enfoque de PMO.
¿Por qué el enfoque PMO es tan importante?
Pensemos en el título del artículo. ¿A qué se refiere exactamente? Estoy diciendo que el CIO tiene que enfocar el trabajo, el equipo, las unidades de negocio internas y los clientes, proveedores y contactos externos como se espera que lo haga la Oficina de Gestión de Proyectos.
Puede que estés o no de acuerdo con ello, pero el enfoque estructurado de la PMO y el liderazgo de un director de PMO o incluso de un CPO (Chief Project / Program Officer) del nivel ejecutivo pueden aportar algo de lo que el CIO de la organización e incluso el Chief Executive Officer (CEO) pueden aprender.
5 razones por las que el CIO necesita un enfoque PMO
He aquí 5 razones por las que el CIO de una organización se beneficiaría del enfoque tipo PMO o Director de la PMO en su rol. En otras palabras, 5 cosas que el CIO podría aprender de la infraestructura de la Gestión de Proyectos.
- Foco en el cliente.
- La comunicación como herramienta esencial.
- Comprender la necesidad real cuando surgen problemas.
- Escuchar por encima de liderar.
- Responsabilidad arriba y abajo.
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1. Foco en el cliente
Aunque el CIO de una organización puede interactuar con un cliente externo de vez en cuando, normalmente es más probable que esté en el lado del cliente de un proyecto interno con la PMO o posiblemente como referencia o actor periférico en un proyecto, interno o externo.
Un proyecto que requiera demostraciones de riesgos o catástrofes y recuperación necesitaría que el CIO se implicara y proporcionara preparación para catástrofes de forma rápida y eficaz: básicamente, la capacidad de conseguir que toda la organización o las necesidades del cliente / solución vuelvan a tener servicios ininterrumpidos en «x» número de horas.
Las habilidades de cara al cliente pueden llevar a los CIO a nuevas cotas
En un proyecto de 50 millones de dólares del Departamento de Educación de EE.UU., fui responsable de hacer una demostración para demostrar que, en caso de catástrofe natural, podíamos seguir trabajando fuera de las instalaciones en «x» número de horas (4 horas, creo) y continuar procesando los datos de ayuda financiera a los estudiantes. Para el gestor de proyectos, la orientación al cliente es esencial. Para el CIO, esa habilidad puede llevar a las organizaciones a nuevas cotas.
2. La comunicación como herramienta esencial
No es ningún secreto que la comunicación entre la PMO y los jefes de proyecto es muy importante. Lo mismo debería ocurrir con el CIO. Al participar en reuniones de planificación críticas, dirigir el departamento de TI y su personal TI, planificar las necesidades tecnológicas de la organización ahora y en el futuro y mantenerse técnicamente al día…Todas estas cosas requieren buenas habilidades de comunicación. Y más aún en otras responsabilidades diarias de cara al cliente.
Este puesto debe ser técnicamente puntero, por lo que debe haber aún más implicación y más formas de utilizarlo. El gestor de proyectos debe trabajar a diario en estrecha colaboración con clientes externos del proyecto y tomar decisiones críticas para los proyectos que dirige, los equipos que gestiona y los clientes con los que se relaciona. Una comunicación excelente es imprescindible… también para el CIO.
3. Comprender la necesidad real cuando surgen problemas
Esta es una de esas áreas delicadas en las que la PMO o el gestor de proyectos debe sobresalir y guiar a su equipo en cada proyecto. Clientes de todas las formas, tamaños y sectores vienen en busca de proyectos pensando que tienen la necesidad o el problema, la solución, la tecnología y posiblemente incluso los requisitos documentados y están listos para entregarlos al gestor de proyectos del equipo de entrega para que construya una solución para ellos.
Sin embargo, los mejores gestores de proyectos saben que toda esta información no es más que información y que todavía hay que planificar, investigar, celebrar muchas reuniones y plantear preguntas y tomar decisiones para distinguir el alcance del proyecto real, comprender la necesidad técnica real y los requisitos detallados reales.
Ese mismo tipo de debate detallado, planificación, toma de decisiones y formulación de preguntas debería tener lugar en el nivel del CIO para comprender hacia dónde tiene que dirigir su departamento para que la empresa en su conjunto pueda satisfacer sus propias necesidades y las de sus clientes.
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4. Escuchar por encima de liderar
Liderar es bueno, pero escuchar también es de vital importancia. La PMO o el director de proyecto deben dirigir al equipo y al cliente al tiempo que dirigen el proyecto. Sin embargo, si no escuchan, las aportaciones críticas se pierden y se pueden tomar decisiones equivocadas que resulten en costosas repeticiones del trabajo.
Los CIO que sólo dirigen y no destacan por su capacidad de escuchar, debatir y planificar dentro del departamento se van a encontrar fuera de las iniciativas tecnológicas, incapaces de atender adecuadamente las necesidades de la organización.
Los CIO que no sepan escuchar no serán capaces de satisfacer las necesidades de la organización
5. Responsabilidad arriba y abajo
La responsabilidad ascendente y descendente debe ser una característica de ambos cargos. Los jefes de proyecto y los líderes de la PMO son y serán siempre responsables ante la alta dirección del éxito y la rentabilidad de los proyectos, equipos y clientes que dirigen. Al menos eso es lo que sé. Yo he tenido que rendir cuentas.
He tenido organizaciones en las que tenía que reunirme mensualmente con el Interventor o el Director Financiero de la empresa para hablar de los proyectos de gran envergadura que dirigía, porque su éxito o fracaso mensual en términos de rentabilidad afectaría tanto a los resultados de la organización que este nivel de planificación conjunta y divulgación de información eran esenciales.
¿El CIO también tiene que rendir cuentas? Sí. El nivel al que operan y lo que debería significar para la organización hacen que ese nivel de responsabilidad sea una parte esencial del cargo.
Conclusión: Adopta un enfoque PMO para alcanzar la excelencia como CIO
La conclusión es la siguiente: el CIO suele ser un cargo de mayor nivel que los gestores de proyectos y el director de la PMO de una organización. Si la organización tiene un CPO o Jefe de Proyecto / Programa, entonces están en igualdad de condiciones, pero esa posición es rara. Sin embargo, el director de proyecto suele tener y mostrar a diario muchas habilidades fundamentales que muchos líderes de empresas como el CIO, CTO, CEO y otros deberían y podrían poseer.
Los jefes de proyecto exhiben habilidades clave que muchos líderes de empresa deberían también tener
Seguro que has oído la expresión «sé como Mike», que significa Michael Jordan. Como atleta, jugador de baloncesto y persona, ha sido un gran ejemplo. En la organización, sé como un gestor de proyectos o un líder de PMO. Créeme, es el camino correcto.
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FAQs sobre el enfoque PMO
Cómo impacta un enfoque de PMO en el rol del CIO en la planificación estratégica?
Adoptar un enfoque de PMO puede mejorar significativamente el rol del CIO en la planificación estratégica al instaurar una metodología estructurada para gestionar y alinear los proyectos de TI con los objetivos organizacionales.
Este enfoque fomenta una planificación minuciosa, una comunicación clara y una rendición de cuentas, lo que ayuda al CIO a alinear mejor las iniciativas tecnológicas con la estrategia general del negocio y asegura una utilización efectiva de los recursos.
¿Qué habilidades específicas de un enfoque de PMO debería desarrollar un CIO para mejorar su eficacia?
Un CIO debería centrarse en desarrollar habilidades como la planificación detallada de proyectos, la comunicación efectiva y las habilidades de escucha activa.
Al emular el enfoque estructurado de la PMO para la resolución de problemas y la gestión de partes interesadas, un CIO puede mejorar su eficacia en la dirección de iniciativas de TI y abordar desafíos internos y externos de manera más eficiente.
¿Puede un enfoque de PMO ayudar a un CIO en la gestión de proyectos interdepartamentales?
Sí, un enfoque de PMO es muy beneficioso para la gestión de proyectos interdepartamentales. Proporciona un marco para la coordinación entre diferentes departamentos, asegurando que los objetivos del proyecto estén alineados con las necesidades de las diversas partes interesadas.
Este enfoque ayuda a establecer expectativas claras, rastrear el progreso y resolver problemas de manera colaborativa, lo cual es esencial para el éxito de las iniciativas interdepartamentales.
