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Agile vs Phase - Gate: eligiendo la forma correcta para el Desarrollo de Nuevos Productos

El desarrollo de nuevos productos está en constante evolución. Y las organizaciones se enfrentan al reto de elegir la metodología más adecuada para posicionar sus productos antes que nadie en el mercado. ¿Phase Gate o Agile? ¿Por cuál decantarse?

En este post analizaremos en profundidad ambas metodologías, destacando sus puntos fuertes y débiles, y los casos de uso más apropiados para cada enfoque. Al final del artículo, tendrás toda la información necesaria para determinar el camino idóneo para el Desarrollo de Nuevos Productos y tus proyectos de I+D.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

¿Está Agile acabando con el proceso Phase-Gate?
Una panorámica general del proceso Phase-Gate.
Cómo Agile está transformando el Desarrollo de Nuevos Productos.
Agile vs Phase – Gate: ventajas y desventajas de cada enfoque.
Agile Phase Gate: un enfoque híbrido para el Desarrollo de Nuevos Productos.
Conclusión: Agile vs Phase Gate, la elección está en tus manos.

¿Está Agile acabando con el proceso Phase-Gate?

El debate está en boca de todos. ¿Está Agile acabando con el proceso Phase-Gate? Si lo piensas detenidamente, las metodologías Agile encajan perfectamente con el Desarrollo de Nuevos Productos. Y es que Agile garantiza a las empresas, gracias a su enfoque dinámico y centrado en el cliente, poder sacar al mercado antes que nadie nuevos productos en un entorno empresarial en el que la competencia es cada vez más feroz.

Agile garantiza a las empresas poder lanzar al mercado sus productos antes que nadie

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Sin embargo, no todo son ventajas. Pese a que Phase-Gate pueda ser percibido como un proceso arcaico e inflexible, lo cierto es que es el framework ideal para hacer frente a muchos de los retos que conlleva el Desarrollo de Nuevos Productos. Aspectos como la gestión de riesgos, las garantías de Compliance o la gestión de los requerimientos de este tipo de proyectos no serían gestionados igual sin un proceso estructurado como el de Phase-Gate.

Por tanto, antes de sacar conclusiones sobre si es mejor Phase Gate o Agile, vamos a diseccionar los matices de ambos enfoques y reconocer los elementos en los que cada uno contribuye al Desarrollo de Nuevos Productos.

Una panorámica general del proceso Phase-Gate

A modo general, Phase Gate guarda ciertas similitudes con Waterfall. Es una metodología que divide los proyectos en varias fases, en la que cada nueva fase comienza una vez que la anterior se ha completado. Por norma general, estas fases son las siguientes:

Ideación: en esta fase inicial, las diferentes ideas de nuevos productos que se ponen sobre la mesa se conceptualizan y se evalúan su viabilidad.
Alcance: una vez definida la idea, se analiza la viabilidad de la misma en base a las investigaciones de mercado que hayáis puesto en marcha.
Planificación y creación del caso de negocio: aquí es cuando se desarrolla el caso de negocio y todos los detalles del plan de proyecto, desde los plazos de entrega y la asignación de riesgos hasta estrategias de financiación y mitigación de riesgos.
Desarrollo: en esta fase es cuando la visión y el prototipo del nuevo producto se empiezan a materializar.
Testeo: aquí se realizan los test y validaciones pertinentes para detectar posibles mejoras del prototipo original.
Lanzamiento: el producto ya ha superado todas las fases anteriores y se lanza al mercado.

Al final de cada fase, el proyecto se somete a una rigurosa revisión en la que se decide si el proyecto avanza o no a la siguiente. Es lo que se denomina ‘Phase Gate Process Review’.

Durante el mismo, todos los departamentos y stakeholders implicados en el desarrollo de nuevos productos evalúan si el proyecto está cumpliendo los criterios predefinidos para esa fase en concreto. Y, en función de si han detectado o no problemas o desviaciones respecto de la planificación original, decidir si el proyecto avanza hacia la fase siguiente, se solucionan los problemas detectados o si se cancela el mismo.

La naturaleza ‘secuencial’ del proceso Phase Gate es especialmente beneficiosa en aquellas industrias en los que las normativas, la gestión de riesgos y el cumplimiento de los requerimientos son primordiales. Sin embargo, debido a la rigidez del proceso, puede ser especialmente desafiante hacer ajustes o cambios en la planificación del proyecto una vez que ya se encuentre en fases avanzadas. Algo que, con las metodologías Agile, es más sencillo de subsanar.

Phase Gate: guía paso a paso para aplicar su metodología en tus proyectos de I+D.

Cómo Agile está transformando el Desarrollo de Nuevos Productos

Y es que si las metodologías ágiles (Scrum, Kanban, Lean, etc) son las preferidas de los desarrolladores de software o los ingenieros tecnológicos se debe en gran parte a la flexibilidad que ofrecen a la hora de cambiar el objetivo del producto o el enfoque para crear el producto final.

En el proceso Phase-Gate, cuando el proyecto alcanza la fase de desarrollo, en la mayoría de los casos se dan por definidos tanto el producto final como el valor que va a aportar al mercado. Esto hace que, con esta metodología, haya dificultades para adaptarse a posibles cambios que puedan surgir en el alcance o en los objetivos del producto final.

En Phase Gate no es fácil hacer cambios en el alcance o los objetivos del producto final

Con las metodologías Agile, en cambio, esto no sucede, ya que dan por hecho que los requerimientos de los proyectos pueden evolucionar con el tiempo. En el Manifiesto Agile se reconoce que las mejores soluciones surgen a través de la experimentación y los ajustes incrementales. Un enfoque que es especialmente valioso en entornos de Desarrollo de Nuevos Productos o de Proyectos de I+D, en los que las preferencias de los clientes y las dinámicas de los mercados pueden cambiar rápidamente.

Gracias a su capacidad de respuesta ante los cambios, por fomentar la colaboración entre equipos y por ofrecer soluciones alineadas con las necesidades de los clientes, Agile ha ido ganando terreno a Phase-Gate para el Desarrollo de Nuevos Productos.

No obstante, Agile no es siempre la solución. En muchas ocasiones puede llevar a falta de coordinación entre equipos o a periodos de incertidumbre en los proyectos por no tener bien definidos los plazos de los mismos. Por ello, vamos a analizar en el siguiente apartado los pros y los contras de cada enfoque, y en qué tipo de contextos funciona mejor uno u otro.

Agile vs Phase – Gate: ventajas y desventajas de cada enfoque

Ahora que ya has constatado cómo Agile está revolucionando el Desarrollo de Nuevos Productos, es necesario poner en una balanza los pros y contras de cada enfoque. Cada uno presenta sus propias ventajas y desafíos únicos, y comprenderlos en profundidad te permitirá tomar decisiones más informadas sobre qué metodología es la mejor elección para cada contexto.

Ventajas y desventajas de Agile

Vamos a empezar primero con los beneficios de las metodologías Agile para los proyectos de Desarrollo de Nuevos Productos:

Flexibilidad: el sello distintivo de Agile es su adaptabilidad. La naturaleza iterativa de Agile permite a los equipos responder con rapidez a los cambios en las condiciones del mercado, los avances tecnológicos y las preferencias de los clientes.

Foco en el cliente: Agile pone especial énfasis en la participación de clientes y usuarios en todo el proceso de desarrollo de nuevos productos. Y es que recibir feedback regularmente de los clientes son la mejor garantía de que el producto final se ajuste a sus necesidades y expectativas.

Tiempos de entrega más rápidos: dado que al final de cada Sprint se introducen mejoras utilizables del producto, las organizaciones pueden lanzar componentes funcionales al mercado antes, dándoles así una ventaja competitiva.

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Por otro lado, éstas son las desventajas de Agile para este tipo de iniciativas:

Calendario incierto: si bien el enfoque iterativo de Agile facilita los cambios, también puede dificultar establecer plazos exactos para los proyectos. Un inconveniente sobre todo en organizaciones que trabajan con calendarios ajustados o que se enfrentan a presiones externas.
Cambios en el alcance del proyecto: debido a la flexibilidad de Agile, es muy común que tu equipo se vea forzado a añadir funcionalidades adicionales durante el desarrollo que no estaban previstas en vuestra visión y planificación inicial.
Documentación incompleta: el hecho de que en Agile se priorice ir avanzando en los proyectos sobre la documentación exhaustica de todo lo realizado hace más complicada la transferencia de conocimientos y el mantenimiento del proyecto a largo plazo.

Ventajas y desventajas de Agile: ¿deben los CEO abrazar la agilidad?

Ventajas y desventajas de Phase Gate

Veamos ahora los beneficios de la metodología Phase – Gate:

Hitos estructurados: como ya te hemos explicado, Phase Gate está estructurado en fases. Y, al final de cada una de ellas, un proceso de revisión en el que se determina si el proyecto progresa o no a la siguiente. Un enfoque que permite a las organizaciones tener un mayor control sobre la gestión de riesgos, la asignación de fondos y el cumplimiento normativo.
Gestión de riesgos eficaz: estos procesos de revisión entre fases garantizan la detección de posibles riesgos y problemas a lo largo de todo el proceso de desarrollo de nuevos productos. La probabilidad de que se pasen por alto errores críticos es mucho menor.
Cumplimiento con las normativas: gracias a los rigurosos procesos de revisión y documentación de Phase Gate, te asegurarás de que cumplís con las normativas vigentes durante todo el ciclo de vida de los proyectos.

Y éstas son las desventajas del proceso Phase – Gate para los proyectos de I+D y el Desarrollo de Nuevos Productos.

Rigidity: due to the sequential nature of the process, once a phase is completed, it is difficult to make changes without affecting subsequent stages of the project.
Late feedback: in many of the initiatives that are executed following the Phase Gate methodology, stakeholder feedback is only obtained during the review process. This can cause costly revisions and improvements for critical issues that have already been identified in later stages of development.
Market responsiveness: due to the linear structure of the process, it is often difficult to respond in time to changing market trends. This may result in project cancellations at advanced stages of the project.

Beneficios de la Metodología Phase-Gate para la Gestión de Recursos.

Agile vs Phase Gate: ejemplos y casos de uso

Ahora que hemos analizado en detalle las características, beneficios y aplicabilidad de la metodología Agile Phase Gate, es momento de adentrarnos en casos concretos que ilustran cómo tanto el proceso Phase Gate como las metodologías ágiles se adaptan y brillan en distintos contextos de desarrollo de nuevos productos.

A través de estos ejemplos, obtendrás una visión más profunda de cómo cada enfoque se despliega en situaciones reales, y cómo cada uno de ellos se ajusta mejor a las necesidades y desafíos específicos de diversos proyectos y sectores.

Estos son algunos ejemplos en los que es recomendable hacer uso de las metodologías Agile:

Proyectos de desarrollo de software: los sprints y los continuos ciclos de retroalimentación ayudan a que los productos de software se mantengan actualizados y alineados con las necesidades cambiantes de los usuarios.
Proyectos de desarrollo de aplicaciones móviles: en este tipo de contexto, la adaptabilidad de Agile permite a los desarrolladores dar respuesta a los comentarios de los usuarios, corregir errores e introducir nuevas funcionalidades con rapidez.
Proyectos de emprendimiento: Agile es ideal para las startups ya que les permite iterar con rapidez, experimentar con nuevas ideas y pivotar en función de la evolución de los mercados.
Plataformas de e-commerce: Agile puede ayudar en un contexto como éste a responder a los cambios en el comportamiento y las preferencias de los consumidores.

Por otra parte, te mostramos a continuación otros ejemplos de casos de uso de Phase Gate:

Industria farmacéutica: debido a los estrictos requisitos normativos y la gestión de riesgos en esta industria, un enfoque tan escructurado como el de Phase Gate ayuda para garantizar la seguridad y la eficacia de los nuevos productos.
Industria del automóvil: los fabricantes de automóviles usan este proceso para asegurarse de que cada fase de desarrollo de los nuevos modelos de vehículos se evalúa a fondo, y garantizar así que los vehículos cumplen las normas de seguridad.
Industria Aeroespacial y Defensa: al tratarse de proyectos muy complejos, el sector aeroespacial se vale del proceso Phase Gate para evaluar y validar meticulosamente cada fase antes de seguir adelante.
Proyectos de construcción: Phase-Gate es especialmente beneficioso para los proyectos de construcción a gran escala para gestionar de manera eficaz los hitos de los proyectos, mitigar los riesgos y garantizar el cumplimiento de las normativas de seguridad.

Agile Phase Gate: un enfoque híbrido para el Desarrollo de Nuevos Productos

Queda claro entonces que, en función del contexto del negocio y del enfoque que se haga a la gestión de proyectos y productos en tu organización, Phase Gate funcionará mejor en algunos casos y las metodologías ágiles en otros.

Dado que cada enfoque tiene sus ventajas e inconvenientes, y que el Desarrollo de Nuevos Productos está evolucionando cada vez más rápido en los últimos años, ¿por qué no adoptar un enfoque intermedio? ¿Por qué no tomar lo mejor de ambos para optimizar vuestros procesos y prácticas internas?

Cada vez más organizaciones están optando por un enfoque híbrido, el cual podemos denominar Agile Phase Gate. En éste se combinan las fases y los procesos de revisión de la metodología Phase-Gate con las dinámicas de trabajo propias de las metodologías ágiles.

Agile vs Phase Gate vs Agile Phase Gate: principales diferencias

Por ejemplo, en este enfoque híbrido las fases del proyecto se dividen en Sprints de 2 o 4 semanas de duración. En ellos, a diferencia que en el proceso Phase – Gate tradicional, los equipos deben centrarse en la entrega de un producto funcional.

En Agile Phase Gate los equipos se centran en la entrega de productos funcionales

Pero ojo. Producto funcional no significa que sea el producto final. Será un entregable que pueda estar sujeto al testeo por parte de clientes y usuarios y así poder recibir con más frecuencia un feedback de ellos. Esto permitirá a tus equipos poner el foco en las necesidades de los usuarios y adaptarse rápidamente a los cambios en las tendencias de los mercados.

Esta no es la única diferencia entre el proceso Phase Gate tradicional y este enfoque híbrido. Aquí te resaltamos otras dos variantes entre uno y otro enfoque que debes tener muy en cuenta:

Foco: mientras que en el proceso Phase Gate clásico es bastante habitual que los equipos estén trabajando en varios proyectos simultáneamente, en este enfoque híbrido los equipos de desarrollo de nuevos productos se centran de lleno en una única iniciativa.
Planificación: la planificación de los proyectos rara vez viene definida de antemano, sino que va tomando forma a medida que avanza por los distintos sprints de una etapa.

En la siguiente tabla puedes ver de una forma más resumida todas las diferencias entre el enfoque híbrido Agile Phase Gate con el proceso Phase Gate clásico y las metodologías ágiles:

Aspecto	Agile	Phase Gate	Agile Phase Gate
Metodología	Iterativa	Secuencial	Híbrida
Fases del proyecto	Sprints	Fases predefinidas	Fases divididas en Sprints
Revisiones entre fases	NA	Evaluaciones meticulosas	Evaluaciones estructuradas
Equipos de proyecto	Centrados en un único proyecto	Trabajan en varios proyectos	Centrados en un único proyecto
Planificación	Cambiante	Definida en las fases iniciales del proyecto	Cambiante
Foco en el cliente	Muy importante	Variada	Muy importante
Gestión de Riesgos	Adaptativa	Estructurada	Equilibrada
Documentación	Limitada	Exhaustiva	Equilibrada
Capacidad de respuesta a los mercados	Alta	Potencialmente limitada	Equilibrada

Ventajas del enfoque Agile Phase Gate

A medida que exploramos los beneficios concretos de este enfoque híbrido, se hace evidente cómo Agile Phase Gate aborda con eficacia los desafíos actuales en el desarrollo de productos, brindando soluciones adaptativas sin comprometer la estructura ni la rigurosidad necesarias para el éxito de los proyectos. Entre los beneficios clave que destacamos, se encuentran:

Flexibilidad: este enfoque ofrece un término medio entre la estructura rígida de Phase-Gate y la naturaleza dinámica de Agile. Un equilibrio que permite a los equipos responder a los cambios al tiempo que mantienen una progresión estructurada del desarrollo de productos.
Adaptabilidad ante los cambios: relacionado con el punto anterior, este enfoque híbrido te permitirá ajustar la estrategia en función del feedback de los clientes y de la evolución de las condiciones de los mercados. Una adaptabilidad que sirve como garantía para que los proyectos estén siempre alineados con los objetivos y las expectativas de los clientes.
Foco en el cliente: al integrar el feedback de clientes y usuarios durante todo el ciclo de vida de los proyectos, hay más probabilidades de éxito en tus proyectos de desarrollo de nuevos productos.

Conclusión: Agile vs Phase Gate, la elección está en tus manos

En el amplio panorama del desarrollo de nuevos productos, la elección entre el proceso Phase-Gate y la metodología Agile se erige como un punto crucial. A lo largo de este artículo, hemos analizado sus particularidades y beneficios en variados contextos.

Agile Phase Gate permite adaptarse a los cambios sin que la calidad de los productos se vea comprometida

No obstante, queremos resaltar el enfoque híbrido Agile Phase Gate por servir como puente entre ambos enfoques. Al fusionar la estructura del Phase-Gate con la agilidad de Agile, este enfoque armoniza rigor y flexibilidad, permitiendo adaptarse a los cambios sin menoscabar la calidad.

¿Y cuál elegir? No hay una respuesta única a esta pregunta. Al fin y al cabo, la elección recae en tus objetivos y contexto. Entender ambas metodologías te capacitará para gestionar el desarrollo de productos con éxito y no verte sorprendido por los cambios en las exigencias de los mercados y los consumidores.

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