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Cómo implementar SAFe en 7 pasos

SAFe está en boca de todos. Son cada vez más las empresas que buscan la fórmula para poder escalar Agile en toda la organización, pero no todas triunfan en el intento. Bien sea por una fuerte resistencia al cambio en la organización, o bien por la dificultad de diseñar una metodología simple y fácil de aplicar con la cual implementar SAFe, al final muchas empresas desisten.

Escalar Agile no es tarea sencilla. Implica un cambio de mentalidad empresarial que encontrará muchas resistencias por el camino, además de tener que dedicar recursos a formar a las personas y contratar nuevos roles y consultores externos para allanar el camino hacia el nuevo enfoque Agile. Como puedes ver, no es un camino de rosas, Desde Triskell Software os explicamos cómo implementar SAFe en 7 pasos, además de resolver las dudas más comunes que os vais a encontrar en este camino hacia la agilidad empresarial.

Agile, Lean, SAFe y el camino hacia la eficiencia

La transformación digital ha traído consigo un cambio en la manera en que las empresas compiten en sus mercados. Gracias al auge de nuevas y cada vez más sofisticadas tecnologías disruptivas, más el hecho de que los usuarios están cada vez más informados y sean más exigentes, hacen que los ciclos de vida de los productos y servicios sean cada vez más cortos. Esto obliga a los negocios a ampliar su cartera de productos y servicios y a reinventarse para ganar agilidad, competitividad y cuota de mercado.

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En este contexto, metodologías como Agile y Lean han traído consigo marcos de trabajo que han permitido a muchas empresas adaptarse a este nuevo entorno competitivo y ofrecer nuevos productos y servicios en plazos de tiempo cada vez más cortos, optimizando por el camino sus procesos y flujos de trabajo, y quitando de la ecuación aquellos elementos que no suponían un valor añadido a los flujos de valor de las organizaciones.

Hasta ahora han sido las empresas tecnológicas o departamentos como los de Diseño, Desarrollo y TI de algunas organizaciones las que han implementado Agile y Lean en sus equipos para poder entregar valor a sus organizaciones lo antes posible. Sin embargo, suele suceder que éstos equipos se encuentren con puntos bloqueantes o cuellos de botella al tener que coordinarse con otros departamentos que aún no han abrazado el cambio y siguen con sus antiguos e ineficientes procesos y flujos de trabajo jerarquizados.

Los negocios deben reinventarse para ganar agilidad, competitividad y cuota de mercado

Y es en estas situaciones cuando los líderes Agile de las organizaciones, o los equipos encargados de la transformación digital se pregunten, ¿cómo puedo impulsar el cambio a este nuevo enfoque Agile en toda la empresa? Una pregunta que deben responder mientras, en paralelo, hay empresas que ya han conseguido escalar Agile en toda la organización gracias a la metodología SAFe, un framework que, bebiendo tanto de las prácticas Lean como de la propia metodología Agile, consigue escalar Agile en 4 niveles: Equipo, Programa, Gran Solución y Portfolio.

Si quieres más información sobre qué es SAFe, en qué consiste su metodología y cómo se conectan los distintos niveles, te recomendamos que leas el siguiente post: ¿Qué es SAFe? Guía para escalar Agile en tu negocio

Implementando SAFe en 7 pasos

Cada vez más empresas de diferentes sectores están escalando Agile a nivel organizacional, y es innumerable la documentación en Internet explicando la metodología y cómo llevarlo a cabo. Sin embargo, a la hora de implementar SAFe en tu empresa, es muy común que no seas capaz de poner en orden los pasos que hay que seguir, ni tendrás respuestas claras ante los desafíos que os encontraréis por el camino.

En términos generales, son siete los pasos que hay que seguir para impulsar SAFe a nivel de empresa:

Definir la misión y visión del cambio a SAFe.
Designar a los líderes del cambio en la organización.
Identificar los flujos de valor de la organización.
Creación de nuevos roles a nivel de Equipo y Programa.
Formación en SAFe a todos los niveles jerárquicos.
Puesta en marcha de los primeros ART.
Ampliar y agilizar SAFe a nivel de portfolio.

A continuación, explicamos de manera sencilla, cada uno de los pasos.

1. Definir la misión y visión del cambio a SAFe

Cambiar a SAFe no es una decisión que deba tomarse de la noche a la mañana. Una medida de este tipo ha de obedecer a la consecución de una serie de objetivos estratégicos que, por los motivos que sean, tu empresa no está consiguiendo. Y es en este punto, en analizar por qué no se está cumpliendo los objetivos, donde se alcanza el punto de inflexión y se decide apostar por el cambio.

El cambio a SAFe debe obedecer a la consecución de una serie de objetivos estratégicos

Para llegar a este punto, es necesario hacerse estas preguntas:

¿Las empresas de tu sector ya han implementado SAFe y eso les ha permitido generar beneficios y un mejor posicionamiento de mercado?
¿Quieres anticiparte a una competencia rezagada en lo que respecta a la adaptación al cambio e impulsar SAFe para ganar así en competitividad?
¿Consideras que los flujos de trabajo y procesos en el seno de tu empresa han quedado anticuados, creando frustración y malestar en los equipos y, por tanto, estáis perdiendo competitividad?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es SÍ, entonces es el punto de inflexión que la organización necesita para apostar por el cambio e iniciar el apasionante proceso de implementación de SAFe.

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2. Designar a los líderes del cambio en la organización

Una vez que se ha alcanzado ese punto de inflexión en el que los responsables de la organización consideran estratégico el impulsar SAFe, se hace necesario formar un equipo que se encargue de liderar ese cambio. Conocido también como LACE (Centro de Excelencia Lean-Agile), este equipo tendrá como misión impulsar el cambio a SAFe a todos los niveles en la empresa, siendo cinco sus funciones principales:

Comunicar a todos los niveles los objetivos y las necesidades del cambio a SAFe.
Diseñar una hoja de ruta, con los principales hitos a conseguir durante el proceso.
Formar y capacitar a las personas en las prácticas Agile, Lean y SAFe, contratando para ello consultores si fuera necesario.
Participar en algunos de los eventos más importantes de SAFe, como los PI (Program Increment) Planning o los Inspect and Adapt.
Medir el éxito de la implementación de SAFe mediante métricas y KPIs relevantes.

La resistencia al cambio será el principal obstáculo al implementar SAFe

La resistencia al cambio será el principal obstáculo que se encontrarán los miembros de este equipo durante esta transición a la agilidad empresarial. Será también su tarea educar y hacer ver a aquellos agentes contrarios al cambio los beneficios que tendrá la implantación de SAFe tanto para la empresa como para sus equipos.

3. Identificar los flujos de valor de la organización

Una de las primeras tareas del equipo encargado de liderar el cambio en la organización será identificar, listar y priorizar los flujos de valor de la corporación. Denominamos flujo de valor es el conjunto de acciones e iniciativas realizadas para satisfacer los requerimientos del cliente. Todo flujo de valor se inicia con un desencadenante en el que, tras la intervención de equipos, procesos y etapas de desarrollo, se entrega valor al usuario.

SAFe coge ideas de Agile y Lean, entre las que destacan la entrega de valor en el menor tiempo posible y la optimización de procesos, eliminando de la cadena de valor aquellas partes que no supongan beneficio alguno para la organización. Por tanto, identificar todos los flujos de valor que haya vigentes en la organización es indispensable para:

Poder configurar ARTs (Agile Release Train) en torno a los flujos de valor para así agilizarlos y optimizarlos.
Priorizar la creación de ARTs en función de la importancia que estos flujos de valor tengan a nivel estratégico para la organización.

4. Creación de nuevos roles a nivel de Equipo y Programa

Identificados los flujos de valor, es necesario crear roles específicos que se encarguen de orientar a los equipos hacia la entrega continua de valor en todos los niveles de la organización. Estos son los roles que han de crearse para que SAFe pueda implementarse, al menos durante sus primeros pasos, con ciertas garantías:

Scrum Master: cada equipo Agile que haya en la organización deberá contar con un Scrum Master. Sus funciones principales serán, por un lado, velar por el buen funcionamiento interno del equipo, eliminando aquellos impedimentos que dificulten la entrega de valor, y por otro orientar, formar al equipo y, en definitiva, liderar al equipo hacia la consecución de los objetivos.
Product Owner: dentro de los equipos Agile tienen la función de definir las necesidades del cliente y priorizar el Backlog del equipo con el fin de que se entreguen productos y servicios adaptados a las necesidades del usuario. Es un rol muy técnico que exige conocer a la perfección todos los pormenores del producto o servicio que su equipo está trabajando.
Release Train Engineer: al igual que el Scrum Master con los equipos Agile, el Release Train Engineer actúa como facilitador, en el sentido en que lidera los distintos eventos que se llevan a cabo en los ARTs (PI, Planning, system and adapt), garantizando así la entrega de valor.
System Architect: dentro de los ARTs, este rol se encarga de definir y comunicar la visión técnica y la arquitectura de la solución que se vaya a implementar, velando por el correcto desarrollo de la misma a través de los distintos eventos que componen el ART, y siendo el contacto directo con el cliente para conocer de primera mano el tipo de solución que éstos necesitan.

El Release Train Engineer lidera los eventos que se llevan a cabo en los ART

5. Formación en SAFe a todos los niveles de la empresa

Una vez identificados los flujos de valor y las personas idóneas para desempeñar los roles antes mencionados, desde el LACE (el centro de excelencia Lean-Agile) tienen que asegurarse que todas las personas que van a participar o facilitar el desarrollo de los distintos eventos que se dan en SAFe estén formadas y entiendan cuáles son los objetivos a conseguir.

Ya sean directivos, ejecutivos, o los distintos equipos y roles involucrados en la creación de valor en SAFe, todos ellos han de conocer, en mayor o menor medida, esta metodología, y cómo se articulan entre sí los distintos eventos, roles y equipos para poder entregar valor a la organización. Una formación que puede ser realizada por los propios miembros de la LACE o por consultores externos a la propia empresa con certificaciones en SAFe.

6. Puesta en marcha de los primeros ARTs

Una vez definidos los flujos de valor, y habiendo formado a todas las personas necesarias en la metodología SAFe, llega el momento de poner en marcha los primeros ARTs (Agile Release Train), que serán el motor del cambio en la organización.

Para empezar, es mejor poner en marcha uno o dos ART para aquellos flujos de valor que no sean tan determinantes a nivel estratégico y de beneficios para la organización y, en función de los éxitos que se vayan consiguiendo, ampliar el número de ARTs a otros flujos de valor de la organización.

Antes de su puesta en marcha, se deben tener claros los objetivos y la misión a realizar, qué valor se quiere entregar a los clientes, Una vez definidos estos puntos, el ART se pondrá en marcha a través de una serie de PI (Program Increment), los cuales, al igual que sucede con las iteraciones Agile, tendrán:

Un evento de planificación (PI Planning).
Un Kanban donde registrar el backlog y el estado y progreso de cada una de las acciones.
Un evento final (System and Adapt) en el que se hace balance de los avances logrados y de las cosas por mejorar de cara a los siguientes PI.

En los ART tendrán que estar implicados todos los equipos responsables, en mayor o menor medida, de la solución que se vaya a implementar, desde equipos de desarrollo, diseño, programación, UX, Marketing, etc., incluyendo los Scrum Master y Product Owners de los distintos equipos Agile de la organización.

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7. Ampliar y agilizar SAFe a nivel de portfolio

Una vez finalizados los primeros ARTs que hayamos decidido poner en marcha, es hora de hacer balance y ver si se han logrado los objetivos que se definieron antes de su puesta en marcha. Para ello, se debieron definir una serie de métricas y KPIs con los que medir el progreso y el éxito del ART, y si el valor proporcionado y los tiempos de entrega corresponden o no a lo planeado inicialmente.

Si el balance es positivo, si los ART que se han puesto en marcha han sido un éxito, en los que se ha entregado el valor que demandaban los clientes, y la organización ha demostrado ser ágil y eficiente a la hora de entregar ese valor, es hora de ampliar SAFe al Portfolio de productos y proyectos de la organización e incluir ahí todos los flujos de valor identificados en el Paso 3. Aquí entrarán en juego las prácticas Lean, por las cuales se depurarán y optimizarán aquellos flujos de valor que no aporten valor a la organización.

Preguntas frecuentes a la hora de implementar SAFe

TA lo largo de este proceso seguramente tendrás que enfrentarte, además de las propias personas que se opongan a este cambio, a muchas dudas e incertidumbres. SAFe es una metodología compleja que exige un alto grado de adaptabilidad a todas las organizaciones, equipos y personas que vayan a implementarla. Esto quiere decir que muchas de las preguntas que te surjan no tengan una sóla respuesta, y que ésta esté sujeta a multitud de condicionantes.

Aun así, desde Triskell Software respondemos a las preguntas más frecuentes que las organizaciones se plantean a la hora de implementar SAFe.

¿A cuántas personas debo formar en SAFe para este nuevo cambio?

Dependerá del tamaño de la organización. En vez del número de personas hay que centrarse en quién necesita formarse, ya que hay ciertos roles y estamentos dentro de la organización que tendrán que recibir formación en SAFe para que su implementación tenga garantías de éxito:

Los ejecutivos y responsables de la compañía tendrán que formarse en SAFe para entender su metodología y los beneficios que se conseguirán si deciden apostar por la agilidad empresarial.
Los equipos que, en mayor o menor medida, vayan a estar implicados en los PI también deberán recibir formación específica para conocer las dinámicas de estos eventos, los artefactos de información gestionados y los resultados que se esperan conseguir. En otras palabras, tendrás que hacer un listado de los departamentos y equipos que, de una u otra forma, participan en los flujos de valor de la organización para formarlos en esta nueva mentalidad Agile.
Ciertos roles, como los Scrum Master, Product Owners, Release Train Engineer, etc., deberán recibir una formación más específica, ya que las funciones que tienen que desempeñar son clave para un correcto desempeño de los eventos de SAFe y, por tanto, para conseguir una entrega de valor continua.

¿Cuánto tiempo es necesario para implementar SAFe?

En función del grado de madurez de la organización usando las metodologías Agile y los principios Lean, el tiempo que se necesite para implementar SAFe en una organización puede variar. Por ejemplo, en una empresa donde sus departamentos más importantes ya trabajan siguiendo un enfoque Agile, no será necesario más de un año para implantar SAFe.

Si, por el contrario, es una empresa muy jerarquizada con equipos de trabajo que aún no han abrazado los enfoques Agile, y no disponen de procesos, o los que tienen no son eficientes, entonces el camino para implementar SAFe será más largo y complicado.

Implementar SAFe en organizaciones que no son ágiles puede llevar años

Y es que, al fin y al cabo, no se trata simplemente de aplicar un framework. SAFe consiste también en adoptar un enfoque Agile, optimizar los procesos y enfocarlos hacia la generación de valor, cambiar la mentalidad de la empresa hacia la agilidad y la eficiencia, etc. Y, para organizaciones que aún no son ágiles, es un camino que puede llevar años.

¿Cuántas personas deben componer un ART?

El número mínimo de personas que deben componer un ART oscila entre las 50 y las 125 en función de la complejidad de la solución que se quiera desarrollar. Hay flujos de valor que requieren de soluciones menos complejas, para los cuales contar con 50 personas es más que suficiente. Sin embargo, esta cantidad puede ir aumentando en función de cuán compleja sea la solución a implementar. Es más, para algunas soluciones extremadamente complejas se requerirá incluso de tener más de un ART. Es lo que se conoce como Solution Train, que consta de varios ARTs.

¿Y qué equipos y roles componen los ARTs? Todos aquellos que, en alguna medida, tengan influencia en el resultado final de la solución a implementar. Además de los equipos Agile y sus correspondientes Product Owners y Scrum Masters, los ARTs deben estar formados por personal de operaciones, soporte, legal, finanzas, marketing, compliance y otros departamentos a los que consideremos relevante su presencia.

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¿Cómo medir el éxito de SAFe en la organización?

La agilidad empresarial se mide a través de tres dimensiones de métricas totalmente distintas entre sí. Estas dimensiones son:

Los resultados: aquí entra en juego el grado de satisfacción del cliente y el negocio respecto a la solución que se ha proporcionado.
El flujo: aquí se mide la eficiencia de la organización a la hora de entregar valor.
Las competencias: se evalúa que tal está aplicando la empresa las competencias de SAFe, las cuales son las que habilitan la agilidad empresarial.

Cada dimensión contiene una serie de métricas totalmente diferenciadas entre sí y que son escalables, es decir, se pueden aplicar tanto a nivel de Equipo, como a nivel de PI e incluso de Portfolio o Train Solution. Algunos ejemplos de KPIs para cada dimensión son los siguientes:

¿Qué rol juegan los managers en esta nueva cultura?

Para conseguir la agilidad empresarial es necesario que los líderes dejen atrás las formas tradicionales de gestión de equipos y personas. Sus funciones, en vez de dar órdenes y controlar las iniciativas que se están realizando, han de servir como orientadores y facilitadores, guiando a sus respectivos equipos hacia la entrega continua de valor eliminando aquellas barretas o cuellos de botella que imposibiliten la creación de valor.

Por tanto, aquellas empresas que quieran implementar SAFe deben esforzarse en reciclar a sus managers, formándoles para que adquieran los skills requeridos en el Liderazgo Agile, como el aprendizaje continuo, la capacidad de adaptación, la resiliencia o la escucha activa.

Si quieres saber más sobre Liderazgo Agile, te recomendamos que leas el siguiente post: Liderazgo Agile: qué es y razones para abrazarlo

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Conclusión: un camino complejo pero exitoso hacia la agilidad empresarial

Implementar SAFe no es tarea sencilla y, seguramente, las organizaciones que lo intenten se encontrarán con muchos obstáculos en el camino que harán que desistan. Pero en el contexto actual, donde la competitividad en todos los sectores se ha elevado a niveles impensables hasta hace unos pocos años, aquellas empresas que no sean capaces de adaptarse a este entorno perderán competitividad y, por lo tanto, beneficios.

SAFe y las metodologías ágiles son los marcos de trabajo que las organizaciones necesitan para poder reaccionar de manera rápida y flexible a las incertidumbres que el entorno actual genera. Si crees que tu empresa está perdiendo competitividad, o consideras que en tu sector hay oportunidades de crecimiento debido a la poca agilidad de las empresas competidoras, no lo pienses más. SAFe es vuestro mejor aliado para alcanzar la agilidad y el éxito empresarial.

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