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Lean Portfolio Management: la guía definitiva para lograr la agilidad empresarial

Lean Portfolio Management es una metodología Agile que se centra en la optimización de la entrega de valor a través de la gestión eficiente de los portfolios de productos y servicios de la organización, garantizando su alineación con los objetivos estratégicos. Y, en un entorno empresarial tan dinámico y competitivo como el actual, está demostrando ser una solución efectiva para maximizar la agilidad organizativa a la hora de responder con éxito a los cambios del mercado.

En esta guía, descubrirás como Lean Portfolio Management puede transformar la forma en que tu organización gestiona sus carteras y sus flujos de valor, y cómo un software PPM puede ayudarte a agilizar la implementación de este nuevo enfoque.

¿Qué es Lean Portfolio Management?

Lean Portfolio Management es un enfoque estratégico que permite a las organizaciones alinear sus inversiones con los objetivos estratégicos, maximizando el valor del negocio y optimizando los recursos disponibles. Se basa en los principios Agile para gestionar el flujo de trabajo y la entrega de valor de manera eficiente, adaptándose a los cambios de mercado y minimizando el desperdicio.

Además, Lean Portfolio Management no sólo se centra en la gestión de proyectos individuales, sino que abarca una visión holística de las carteras de productos, programas y proyectos de una organización. De la mano de este enfoque, podrás identificar, priorizar y ejecutar iniciativas que generen un impacto significativo en el negocio, alineándolas al mismo tiempo con la estrategia general del negocio.

Lean Portfolio Management se basa en los principios Agile para gestionar los flujos de entrega de valor de manera eficiente

¿Por qué una gestión Lean? Tipos de Gestión de Portfolios

¿Y qué tiene Lean respecto a otros enfoques de Gestión del Portfolio de proyectos? PPM es una disciplina que lleva en constante evolución durante los últimos 20 años. Tanto es así que, en todo este tiempo, han surgido muchos términos en torno al concepto ‘gestión del portfolio’ que, si bien tienen muchas similitudes, tienen ciertos matices que los diferencian.

Carteras empresariales: se enfoca en la gestión estratégica de todos los proyectos, programas y productos de una organización para alinearlos con los objetivos empresariales y maximizar el valor del negocio en su conjunto.
Portfolios de proyectos: se centra en la selección, priorización y ejecución de proyectos individuales para garantizar que contribuyan a los objetivos estratégicos de la organización y generen valor de manera efectiva.
Carteras de productos: se encarga de la gestión de todos los productos y servicios ofrecidos por la empresa, asegurando que estén alineados con las necesidades del cliente y los objetivos organizacionales.
Carteras de proyectos de TI: se enfoca en la gestión de los proyectos relacionados con las tecnologías de la información. Su objetivo es garantizar que los proyectos de TI respalden los objetivos del negocio y aprovechen al máximo los recursos tecnológicos disponibles.

Y, tras todos estos modelos de gestión, tenemos Lean Portfolio Management. Su principal elemento diferenciador está en ofrecer un marco ágil y adaptable que se alinea con los principios Lean, permitiendo a las organizaciones:

Optimizar la entrega continua de valor.
Reducir los tiempos de comercialización.
Responder de manera rápida y efectiva a los cambios imprevistos en los mercados.

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Beneficios de Lean Portfolio Management

Por tanto, el enfoque de Gestión Lean sienta unas bases sólidas sobre las que las empresas podrán eliminar el desperdicio, mejorar la eficiencia y maximizar el retorno de inversión en sus carteras de proyectos, programas y productos.

Pero éstos no son los únicos beneficios de Lean Portfolio Management. A continuación, te listamos todas las ventajas que este enfoque proporciona a aquellas organizaciones que buscan mejorar su eficiencia y agilidad empresarial:

Optimización de los flujos de valor mediante la priorización de aquellos proyectos que vayan a generar el mayor valor para el cliente y la empresa para garantizar una asignación eficiente de recursos y una entrega rápida y continua.
Reducción de desperdicios mediante la eliminación de aquellas actividades que no agregan valor, minimizando así el desperdicio de recursos y aumentando la productividad.
Mayor alineación estratégica: aplicando un enfoque Lean a tus carteras de proyectos asegurarás que éstos estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización, mejorando así la efectividad y el impacto de las iniciativas empresariales.
Flexibilidad y adaptabilidad: tu organización ganará agilidad para adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y las necesidades del cliente para mantenerse competitiva en todo momento.
Mejora continua: Lean Portfolio Management fomenta por sí mismo una cultura mejora continua, en la que se identifican y abordan constantemente áreas de mejorar para optimizar procesos y maximizar los resultados empresariales.

Elementos clave de la gestión de carteras Lean

Ahora que ya tenemos una noción de qué es Lean Portfolio Management, vamos a centrarnos ahora en listar sus elementos esenciales para su correcta implementación y para maximizar los beneficios de la organización.

Éstos son los componentes esenciales de Lean Portfolio Management:

Valor para los clientes

La gestión Lean se caracteriza por su enfoque en la entrega continua de valor a los clientes. Esto implica una comprensión detallada de las necesidades y expectativas de los clientes, así como la capacidad de priorizar y adaptar los portfolios y las iniciativas empresariales para satisfacer esas demandas en constante evolución.

Al centrarse en generar valor para los clientes, las organizaciones tendrán no solo unos clientes más satisfechos, sino también una ventaja competitiva sostenible en el tiempo.

Mapeo de los flujos de valor

Otro elemento crucial es el mapeo detallado de los flujos de valor (Value Streams) en toda la cadena de suministro y la organización. Este proceso implica visualizar y comprender cómo se crea y se entrega valor a los clientes a través de los diversos procesos y actividades empresariales.

Al mapear los flujos de valor, las organizaciones pueden identificar y eliminar aquellas actividades que no aportan valor, y reducir así la burocracia, el desperdicio y maximizar la eficiencia de sus operaciones para una entrega más rápida y rentable de productos y servicios.

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Establecer el pull

Establecer el ‘pull’ se refiere a la capacidad de las organizaciones para responder de manera rápida y eficiente a las demandas y necesidades de los clientes. En lugar de impulsar productos y servicios hacia el mercado basándose en suposiciones internas, Lean Portfolio Management adopta un enfoque customer-centric, en el que la demanda de los clientes es lo que impulsa la producción y la entrega de valor.

Esto permite a las organizaciones minimizar el exceso de inventario y maximizar la eficiencia operativa al producir sólo lo que se necesita cuando se necesita.

La demanda de los clientes es lo que impulsa la producción y la entrega de valor

Presupuestos Lean

A la hora de implementar Agile en todos los procesos de gestión de portfolios, muchas organizaciones caen en la cuenta de que la contabilidad tradicional basada en proyectos plantea numerosos problemas. Por ejemplo:

Lentitud en los procesos de presupuestación.
Toma de decisiones imprecisa.
Retrasos en los plazos de entrega.

Frameworks como Lean Portfolio Management y SAFe reemplazan este modelo de contabilidad de los costes basada en proyectos por otro tipo de financiación basada en los flujos de valor en su conjunto. Ésta ayuda a mejorar el control financiero y a reducir los gastos generales y las fricciones, permitiendo un mayor rendimiento del desarrollo.

Buscar la excelencia

En Lean Portfolio Management, la búsqueda de la excelencia es el principio sobre el cual se impulsa la mejora continua en todos los procesos de gestión y gobernanza. Es un principio que implica no conformarse con el status quo, sino buscar constantemente formas de optimizar y mejorar la eficiencia, la calidad y la entrega de valor.

Además, con una mentalidad de mejora continua, las organizaciones pueden mantenerse ágiles y adaptarse rápidamente a los cambios del mercado, y mantener así su ventaja competitiva a largo plazo.

Cómo implementar una gestión de carteras Lean

Ahora que conoces las bases sobre las que se fundamenta Lean Portoflio Management, debes saber qué implementarlo no es algo que se logre de un día para otro, sino que requiere de la puesta en práctica de una serie de pasos para que su implementación sea exitosa.

Éstos son los pasos que debes seguir para implementar una gestión de carteras Lean en tu organización de manera satisfactoria:

Establecer objetivos estratégicos y asignar líderes

El primer paso consiste en establecer objetivos estratégicos claros. Estos objetivos deben estar estrechamente alineados con la misión y la visión de la organización, y deben ser SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y acotados en el tiempo).

En paralelo, la organización debe designar líderes que se encarguen de supervisar la ejecución de esta estrategia. Deben ser líderes responsables y competentes para garantizar así una dirección efectiva y un seguimiento adecuado del progreso hacia la consecución de los objetivos.

Buscar financiación para los flujos de valor del negocio

A continuación, hay que buscar y asignar los fondos adecuados a los flujos de valor del negocio, de tal forma que respalden los objetivos estratégicos previamente establecidos. Es un proceso muy complejo que implica, por un lado, identificar las áreas clave que requieren inversión, y, por otra parte, buscar fuentes de financiación apropiadas (capital propio, inversores externos, préstamos bancarios, etc.).

A lo largo de este proceso, es fundamental evaluar todas las opciones de financiación disponibles, y después seleccionar aquellas que mejor se alineen con las necesidades y objetivos del negocio.

Construir una estructura operativa y gestionar la demanda

Una vez definidos los objetivos y los fondos para cada flujo de valor, es necesario construir una estructura operativa eficiente para gestionar la demanda de manera efectiva. Esto implica diseñar un marco organizativo en el que queden bien definidos roles, responsabilidades y procesos de toma de decisiones, de delegación de autoridad y de gestión de riesgos para así:

Promover la transparencia y la responsabilidad en todos los niveles de la organización.
Garantizar la alineación y la colaboración entre los equipos.

El objetivo a la postre es que toda la demanda entrante se gestione de manera proactiva, y priorizar las iniciativas y los recursos en función de su valor estratégico y su capacidad de entrega.

Deben definirse roles, responsabilidades y procesos de toma de decisiones del vuestro marco organizativo

Optimizar la utilización de recursos y crear un flujo de trabajo Lean

Lean Portfolio Management gira en torno a la eficiencia y a cómo las organizaciones pueden optimizar el uso de sus recursos para ser más eficientes y minimizar el desperdicio. Esto implica asignar recursos de manera inteligente y con la mirada puesta en la planificación de la capacidad y la carga de trabajo para equilibrar la demanda y la capacidad disponibles.

En paralelo, se deben poner en marcha flujos de trabajo Lean, en los que deben eliminarse aquellas actividades que no agreguen valor y promover la mejora continua en todos los procesos.

Apoyar la entrega continua y el reporte

Y es que sí, la mejora continua es fundamental para una implementación efectiva y exitosa de Lean Portfolio Management. Y por ello, debes fomentarla en toda la organización. Esto implica, entre otras acciones:

Adoptar prácticas como el desarrollo iterativo e incremental.
La automatización de procesos.
La implementación de métricas de rendimiento clave para monitorear el progreso y tomar decisiones informadas.

Además, se deben establecer mecanismos de reporting claros y accesibles para comunicar a los stakeholders el estado y los resultados obtenidos en cada Value Stream.

6. Gestionar los resultados empresariales y la realización del valor

La gestión Lean debe centrarse en la obtención de resultados empresariales tangibles y en la realización efectiva de valor. Esto implica evaluar el impacto de cada iniciativa del negocio en función de los objetivos empresariales y de las métricas clave asignadas a cada flujo de valor para analizar sí se han conseguido o no los beneficios esperados.

Al mismo tiempo, se debe priorizar la entrega continua de valor, asegurando que las inversiones se alineen con las estrategias comerciales y generen un retorno de inversión positivo.

Evalúa el impacto de cada iniciativa en función de los objetivos empresariales y las métricas clave

Celebrar las mejoras

Por último, haz retrospectiva de los avances logrados y celebrar por todo lo alto todas las mejoras que se produzcan en los flujos de valor de la organización. Esto no solo reforzará el compromiso y la motivación de los equipos, sino que ayudará también a:

Crear un ambiente positivo y colaborativo.
Reforzar la cultura de aprendizaje.
Fomentar la innovación y la excelencia en toda la organización.

Midiendo el valor de tus portfolios Lean

En Lean Portfolio Management, el rendimiento se mide combinando datos cuantitativos y cualitativos para comprender de manera más precisa cómo aporta valor cada cartera de la organización. Las métricas que se utilicen pueden variar en función de los objetivos estratégicos, el sector y las características de cada portfolio. Pero, por norma general, hay 4 formas de medir el valor de las carteras Lean:

OKR: es el framework más indicado para medir el progreso hacia los objetivos estratégicos. Consiste en establecer entre 3 y 5 objetivos claros y específicos, junto con métricas cuantificables (resultados clave) con las que medir el éxito. Por ejemplo, un objetivo podría ser mejorar los procesos de testing de un producto, y el resultado clave tener un 90% de las funcionalidades sin bugs.
Métricas Agile: indicadores como la velocidad de los equipos, el tiempo de ciclo y la satisfacción del cliente te proporcionarán una visión detallada del rendimiento de los equipos y la entrega de valor. Son métricas que deben ayudarte a identificar áreas de mejora y a tomar decisiones informadas a la hora de optimizar los procesos.
Métricas financieras: además de las métricas Agile, también es importante medir el impacto financiero de las iniciativas. Esto puede incluir el ROI, el valor presente neto o el margen de contribución, que te ayudarán a evaluar la rentabilidad y el valor generado por los productos.
CSAT: las encuestas de satisfacción del cliente proporcionan información muy valiosa sobre la percepción de los clientes de las líneas de productos y servicios ofrecidos por la organización en cuestiones como la facilidad de uso, la calidad del producto y el nivel de servicio al cliente.

Cómo un software PPM puede ayudarte a integrar todos los procesos de Lean Portfolio Management

Ahora ya conoces las bases de Lean Portfolio Management y las formas en qué puedes medir el rendimiento de organización. ¿Y después qué? Cada vez más empresas se están aprovechando de herramientas para la Gestión de Portfolios para integrar de manera efectiva todos los procesos relacionados con la gestión de Portfolios Lean.

Aquí listamos algunas formas en que un software PPM puede ayudarte a implementar, planificar y optimizar tus procesos de gestión Lean:

Centralización de datos: con un software PPM podrás centralizar todos los datos y la documentación relacionada con los portfolios Lean de tu organización. Esto incluye objetivos estratégicos, iniciativas tácticas, recursos asignados, métricas de rendimiento, etc.
Gestión de recursos: podrás visualizar fácilmente la disponibilidad de recursos, asignarlos según las necesidades de cada Value Stream, y realizar un seguimiento del uso de recursos en tiempo real.

Alineación con la estrategia: con una solución PPM facilitan la alineación de proyectos, programas, productos y portfolios con los objetivos estratégicos, asegurando que cada iniciativa contribuya al logro de la visión organizacional.
Seguimiento del rendimiento: las herramientas PPM ofrecen capacidades avanzadas de seguimiento y control del rendimiento de las diferentes carteras de tu organización. Podrás establecer hitos y objetivos claros para cada cartera de productos, hacer seguimiento del progreso, y recibir alertas sobre posibles desviaciones y problemas.
Automatización de procesos: podrás automatizar muchos de los procesos de gestión y gobernanza de tu organización. Esto incluye la automatización de informes, la asignación de tareas basada en reglas predefinidas, o programar recordatorios y notificaciones.
Integración con metodologías Agile: muchas herramientas PPM están diseñadas para integrarse con metodologías Agile como Scrum y Kanban. Esto os daría la adaptabilidad, flexibilidad y capacidad de respuesta que necesitáis para afrontar con éxito los cambios en el entorno empresarial.
Gestión de presupuestos y costes: podrás hacer seguimiento del presupuesto y los costes asociados a cada iniciativa, y garantizar así que no se sobrepasan los límites presupuestarios establecidos.
Informes y cuadros de mando avanzados: por último, con un software PPM podrás crear informes personalizados, realizar análisis de tendencias, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos.

Al integrar una herramienta PPM como Triskell Software en tus procesos de gestión de portfolios Lean, podrás beneficiarte de una solución integral con la que podrás planificar, gestionar y hacer seguimiento de tus carteras y procesos de gestión Lean. Con la plataforma de Triskell sentarás las bases para mejorar la eficiencia operativa, aumentar la productividad de la organización y lograr resultados comerciales exitosos.

Conclusión: avanza hacia una gestión Lean con Triskell

En conclusión, Lean Portfolio Management ofrece una poderosa metodología para optimizar la gestión de productos en un entorno empresarial cada vez más complejo y cambiante. Al adoptar prácticas ágiles y centradas en el valor, las organizaciones pueden mejorar su capacidad para adaptarse rápidamente a las demandas del mercado, maximizar el retorno de la inversión y mantener una ventaja competitiva sostenible.

Si estás listo para llevar la gestión de portafolios al siguiente nivel y desbloquear todo el potencial de tu organización, da ya el próximo paso. Descubre cómo Triskell Software puede ayudarte a implementar con éxito una gestión de carteras Lean y alcanzar tus objetivos empresariales de manera eficiente y efectiva.

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FAQs sobre Lean Portfolio Management

¿Qué desafíos podría enfrentar una organización al hacer la transición a Lean Portfolio Management?

La transición a Lean Portfolio Management puede ser desafiante debido a la necesidad de un cambio cultural, la transición de presupuestos tradicionales a presupuestos Lean, y la reorganización de los procesos existentes para alinearlos con los flujos de valor.

La resistencia al cambio, la falta de comprensión de los principios Lean y la complejidad de implementar nuevas estructuras de gobernanza son obstáculos comunes.

Sin embargo, con un liderazgo adecuado, capacitación y las herramientas correctas, estos desafíos pueden ser manejados eficazmente.

¿Es posible escalar Lean Portfolio Management en grandes empresas con múltiples unidades de negocio?

Sí, Lean Portfolio Management es escalable y puede implementarse de manera efectiva en grandes empresas con múltiples unidades de negocio. Escalar Lean Portfolio Management requiere un marco bien definido que alinee los objetivos estratégicos de las diversas unidades con la visión general de la organización.

Las herramientas como el software PPM (Project Portfolio Management) son especialmente útiles en los esfuerzos de escalado, ya que ayudan a centralizar datos, automatizar procesos y asegurar una alineación consistente en todos los niveles de la organización.

¿Qué papel juega la tecnología en la implementación exitosa de Lean Portfolio Management?

La tecnología juega un papel crítico en la implementación exitosa de Lean Portfolio Management al proporcionar las herramientas necesarias para la centralización de datos, la automatización de procesos y el seguimiento del rendimiento.

El software PPM, por ejemplo, facilita la integración de metodologías ágiles, la gestión de recursos en tiempo real y la creación de informes avanzados, lo cual es esencial para mantener la agilidad y maximizar la eficiencia en Lean Portfolio Management. La tecnología adecuada asegura que todos los procesos estén alineados, sean transparentes y escalables en toda la organización.