Blog

La guía definitiva para el análisis de escenarios en PPM: cómo se hace, ejemplos, herramientas y técnicas

Q: ¿En qué se diferencia el análisis de escenarios de la gestión de riesgos?

El análisis de escenarios y la gestión de riesgos están estrechamente relacionados, pero son distintos. La gestión de riesgos se centra en identificar y mitigar riesgos específicos, mientras que el análisis de escenarios explora varios futuros posibles simulando una serie de incertidumbres. El análisis de escenarios puede utilizarse como parte del proceso de gestión de riesgos, pero adopta una visión más amplia al considerar múltiples resultados potenciales en lugar de centrarse en eventos de riesgo específicos.

Q: ¿Qué datos son necesarios para realizar un análisis de escenarios?

Para realizar un análisis de escenarios, se necesitan Objetivos claros de lo que se quiere conseguir. Variables clave como el presupuesto, el calendario, los recursos y las condiciones del mercado. Supuestos sobre incertidumbres futuras , como factores económicos o necesidades de las partes interesadas. Datos que respalden el análisis cuantitativo , como el rendimiento histórico, las tendencias y las previsiones.

Q: ¿Con qué frecuencia debe realizarse un análisis de escenarios?

El análisis de escenarios debe ser un proceso continuo, que se actualice periódicamente a medida que surjan nuevos datos o factores externos. En industrias dinámicas o proyectos que cambian rápidamente, realizar un análisis de escenarios con frecuencia garantiza que los escenarios sigan siendo relevantes. Es aconsejable revisar los escenarios siempre que se produzca un cambio significativo en las variables de los proyectos, como recortes presupuestarios o cambios en el mercado.

Q: ¿Se puede integrar el análisis de escenarios con la gestión de proyectos Agile?

Sí, el análisis de escenarios puede funcionar como complemento de la gestión de proyectos agile. Los equipos ágiles pueden utilizar la planificación de escenarios para anticiparse a los cambios y prepararse para diferentes sprints o iteraciones. Los escenarios ayudan a los equipos a adaptarse rápidamente cuando cambian las circunstancias, garantizando que los principios ágiles de flexibilidad y capacidad de respuesta se mantengan durante todo el ciclo de vida del proyecto.

A la hora de gestionar múltiples portfolios de proyectos y productos, tomar decisiones acertadas es fundamental para que las empresas tengan éxito. Y es que en un entorno empresarial con tantas incertidumbres como el actual, las organizaciones necesitan disponer de herramientas que les ayuden a prever posibles resultados y hacer elecciones informadas.

Y el análisis de escenarios es, sin lugar a duda, una de las herramientas más efectivas para planificar con antelación el rumbo de tu organización. En esta guía, te explicaremos en detalles qué es el Análisis de Escenarios, cómo funciona, sus diferentes casos de uso y los mejores softwares para utilizar está técnica.

¿Qué es el Análisis de Escenarios y por qué son tan importantes en PPM?

El análisis y la simulación de escenarios es un proceso estratégico por el que puedes crear diferentes escenarios hipotéticos que ayuden a tu organización a prepararse mejor para riesgos, incertidumbres y oportunidades que puedan aparecer en el camino.

Este análisis, en un entorno donde se gestionen múltiples proyectos y productos, resulta indispensable para evaluar con antelación los posibles resultados en decisiones en materia de asignación de recursos, priorización de iniciativas, o fechas de entrega de los proyectos.

A diferencia de otros métodos de previsión basados únicamente en el histórico de datos, con la simulación de escenarios puedes explorar tantos futuros hipotéticos como necesites. Los análisis de escenarios, en un entorno empresarial en el que las limitaciones presupuestarias y los cambios en las prioridades y condiciones del mercado están a la orden del día, ofrecen un enfoque estructurado para explorar esas variables. Son un gran recurso para que los tomadores de decisiones puedan simular distintos resultados, evaluar riesgos y desarrollar planes de contingencia.

GESTIÓN DEL PORTFOLIO DE PROYECTOS

Toma el control de tus carteras de proyectos y productos con Triskell

Descubre cómo las soluciones PPM de Triskell ayudan a gestionar portfolios de manera eficiente.

Ventajas de la Simulación de Escenarios

Así pues, la Simulación de Escenarios trae consigo una serie de beneficios para la Gestión del Portfolio de Proyectos que no se pueden negar. Éstas son algunas de sus principales ventajas:

Mitigación de riesgos: ayuda a identificar cuellos de botella, posibles retrasos y riesgos antes de que se conviertan en un problema serio.
Planificación flexible: permite a tu organización ser ágil y flexible en periodos de incertidumbre.
Mejor toma de decisiones: ofrecen insights con los que ejecutivos, gestores de recursos, PMOs y controllers financieros puedan tomar decisiones basadas en datos.
Optimización de recursos: te ayuda a asegurar que los proyectos más prioritarios tengan asignados los recursos que necesitan.

Retos de la Simulación de Escenarios

No obstante, este proceso también presenta una serie de desafíos que debes tener en cuenta. Éstos son los principales retos del Análisis de Escenarios:

Requiere datos precisos: para que el Análisis de Escenarios sea eficiente, los datos tienen que ser 100% fiables. Si el análisis se hace a partir de suposiciones o de datos incorrectos, los escenarios resultantes serán inexactos y podrían llevar a decisiones erróneas.
Complejidad en entornos multi-proyecto: a cuantos más proyectos se gestionen en tu organización, más complejo será el análisis de escenarios. Y es que cada proyecto puede tener sus propias variables e incertidumbres, y tener que considerar todas a la vez puede resultar en escenarios simplistas.
La incertidumbre permanece: si bien el análisis de escenarios es una herramienta muy eficaz para que las organizaciones puedan afrontar el futuro con garantías, lo cierto es que no elimina la incertidumbre. Hay muchos factores externos, como cambios políticos, tecnológicos o económico, que pueden pillar a las organizaciones desprevenidas, sin importar cuán bien se hayan modelado los escenarios.
Consume tiempo: analizar y simular escenarios es un proceso que requiere tiempo. Necesitas recopilar y validar datos, consultar con diferentes stakeholders y analizar cada escenario cuidadosamente.

¿Cómo se hace un análisis de escenarios? Un framework de 10 pasos

Y sí. Realizar un análisis de escenarios es un proceso que lleva su tiempo. Es un proceso en el que, para obtener resultados útiles y accionables, necesitas un enfoque bien estructurado en el que nada puede quedar bajo la improvisación.

Este es el proceso de 10 pasos que debes seguir para que tus análisis y simulaciones de escenarios aporten valor al negocio.

1. Define los objetivos y el alcance

Todo análisis de escenarios debe empezar con una clara definición de los objetivos y del alcance. ¿Qué es lo que realmente estás tratando de analizar? ¿Quieres poner el foco en la asignación de recursos, o más bien en la gestión financiera y en la priorización de proyectos?

Definir el objetivo y el alcance del análisis te dará una hoja de ruta y evitará que pierdas el tiempo en detalles irrelevantes. Por ejemplo, si tu objetivo es evaluar como redistribuir los recursos entre los proyectos, tendrás que centrarte en conocer la capacidad interna, los plazos previstos para cada proyecto y los objetivos estratégicos de la organización.

Claves a tener en cuenta:

Céntrate en objetivos concretos.
Define un horizontal temporal (trimestral, anual, etc.)
Determina los factores críticos (gestión financiera, plazos, asignación de recursos, etc.)

Identifica incertidumbres y variables clave a analizar

Una vez que tienes claro los objetivos, el siguiente paso es identificar esas incógnitas y variables clave que pueden afectar al devenir de los proyectos. En PPM, podemos identificar 2 tipos de variables:

Externas: incluyen, entre otras, las condiciones del mercado, cambios económicas o nuevas regulaciones.
Internas: restricciones presupuestarias, disponibilidad de recursos, avances tecnológicos, etc.

Comprender el impacto de cada incertidumbre es crucial, ya que serán la base para desarrollar tus simulaciones de escenarios.

Claves a tener en cuenta:

Prioriza las incertidumbres según su probabilidad e impacto.
Reúne datos para cuantificar esas incertidumbres.
Involucra a los stakeholders para que te ayuden a identificar esas variables y su impacto.

Lleva tus simulaciones de escenarios a otro nivel con Triskell

Solicita una demo de Triskell hoy mismo y descubre cómo puede ayudarte a implementar análisis de escenarios efectivos para gestionar múltiples proyectos.

3. Desarrolla un conjunto de escenarios posibles

Una vez identificadas las incertidumbres, debes construir un grupo de escenarios que representen diversos futuros posibles, en el que cada escenario debe abordar cómo se desarrollan las incertidumbres.

Estos escenarios deben servirte para poner a prueba tus planes estratégicos y operativos. Aquí debes poner en práctica algo de creatividad estratégica y plantear, al menos, 3 escenarios posibles. Por ejemplo:

En el mejor de los casos: en este escenario, todo sale a pedir de boca. Los proyectos se entregan a tiempo, no hay limitaciones de recursos, y el presupuesto de cada proyecto apenas sufre variaciones. Este tipo de escenario te ayudará marcarte objetivos ambiciosos y a fomentar el pensamiento creativo para superar las expectativas.
En el peor de los casos: en este escenario te encontrarás infinidad de obstáculos. Faltan recursos, los plazos de los proyectos se dilatan, hay recortes en el presupuesto… Si te preparas de antemano ante el peor escenario posible, podrás después desarrollar planes de contingencia para que el impacto de cada variable sea el menor posible.
Escenario probable: este sería el escenario más realista que plantees, ni tan optimista ni tan pesimista como los anteriores. Habrá dificultades, sí: algunos retrasos, algo de presión con el presupuesto, pero al final los proyectos saldrán adelante, más o menos.

Buenas prácticas a tener en cuenta:

Crea entre 3 y 5 escenarios para tener una visión completa.
Asegúrate de que cada escenario cubra las principales incertidumbres.
Los escenarios deben ser realistas y basados en datos.

4. Analiza el impacto

Con los escenarios sobre la mesa, ahora debes evaluar cómo de bien o mal les irá a tus carteras de proyectos. Esta evaluación puede ser tanto cuantitativa (impacto financiero, costes de recursos), como cualitativa (alineación con la estrategia, opinión de los stakeholders, etc.).

Por ejemplo, vamos a centrarnos en un escenario pesimista: ¿qué pasaría si la organización no dispone de unos skills clave? ¿O si el presupuesto se redujera un 25%? Evaluar estos impactos te dará una idea clara de los desafíos y oportunidades que cada escenario presenta.

Claves a tener en cuenta:

Evalúa el impacto a tanto a corto como a largo plazo.
Usa métricas cuantitativas y cualitativas.
Involucra a responsables de equipos, Project Managers y otros stakeholders para tener una visión más completa.

SUSCRÍBETE A NUESTRA NEWSLETTER

Recibe artículos como éste en tu correo

5. Evalúa las opciones estratégicas y los planes de contingencia

Ahora que ya tienes una idea del impacto de cada variable en tu organización, tendrás que:

Desarrollar una hoja de ruta estratégica para aprovechar las oportunidades de los escenarios más optimistas.
Elaborar planes de contingencia para mitigar los riesgos para el peor de los escenarios.

Por ejemplo, si el peor escenario incluye una reducción de los recursos, podría diseñar un plan para priorizar ciertos proyectos o retrasar los de menor importancia. O si te encuentras con un escenario ideal, podrías acelerar proyectos clave o ampliar la cartera para aprovechar la coyuntura favorable y los recursos disponibles.

Claves a tener en cuenta:

Desarrolla estrategias flexibles que puedas ajustar por si cambian los escenarios.
Prioriza las acciones a realizar en función de su impacto y viabilidad.
Prepara siempre planes de contingencia para los escenarios más desfavorables.

6. Análisis cuantitativo y cualitativo

Llegados a este punto, es momento de combinar el análisis cuantitativo y cualitativo para tener una visión más completa de cada escenario.

El análisis cuantitativo puede incluir la planificación de recursos, proyecciones de plazos o el modelado financiero de los portfolios de proyectos.
Por otra parte, el análisis cualitativo implica evaluar factores como el compromiso de los stakeholders, la moral del equipo y la alineación de cada proyecto con la estrategia.

Por ejemplo, en la asignación de recursos, en el análisis cuantitativo se calcularía el coste de los recursos, mientras que en el cualitativo se analizaría la capacidad de los equipos para cumplir con las demandas de los proyectos en diferentes condiciones.

Claves a tener en cuenta:

Usa el histórico de datos para el análisis cuantitativo.
Aprovecha el feedback de los stakeholders para el análisis cualitativo.
Busca un balance entre los datos y las consecuencias en el mundo real.

7. Prueba la sensibilidad de los resultados

La prueba de sensibilidad es clave para entender cómo pequeños cambios en ciertas variables pueden afectar a los diferentes escenarios. Consiste en ajustar algunos factores, como la disponibilidad de recursos o la duración de los proyectos, para ver qué tan sensibles son los resultados a esos cambios.

Por ejemplo, ¿qué pasaría si un proyecto se retrasa un mes? ¿O si el presupuesto aumenta un 10%? La prueba de sensibilidad te ayudará a identificar qué variables son realmente críticas para el éxito de tu organización y prepararte mejor.

Claves a tener en cuenta:

Identifica los impulsores clave de cada escenario.
Prueba pequeños cambios para entender la sensibilidad.
Ajusta tus planes estratégicos en función de los resultados.

8. Involucra a las partes interesadas y revisa su feedback

La Simulación de Escenarios no es algo que deba hacer una sola persona. Debes involucrar a diferentes stakeholders para asegurarte que los escenarios sean realistas y que todos estén alineados.

Por ejemplo, un Product Manager o un IT Manager podría aportar detalles operativos que tal vez no hayas considerado en un principio, o los ejecutivos y gestores de la estrategia podrían resaltar prioridades estratégicas que deben integrarse en el análisis.

Claves a tener en cuenta:

Identifica los impulsores clave de cada escenario.
Prueba pequeños cambios para entender la sensibilidad.
Ajusta tus planes estratégicos en función de los resultados.

9. Toma las decisiones que consideres oportunas

Con toda la información ya a tu alcance, ya puedes empezar a tomar decisiones sobre cómo proceder. Esto podría implicar reordenar las prioridades de los proyectos, reasignar personal y fondos, o implementar planes de contingencia según lo que te diga cada simulación de escenarios.

Por ejemplo, si en el escenario moderado llegas a la conclusión de que se pueden completar los proyectos clave, podrás seguir adelante con pequeños ajustes. Por otro lado, si el peor escenario posible es, finalmente, el más probable, deberás cancelar o retrasar algunos proyectos para no malgastar recursos.

Claves a tener en cuenta:

Basa tus decisiones en datos y feedback.
Prioriza las iniciativas que ofrezcan más valor con menor riesgo.
Sé flexible para adaptarte a las condiciones cambiantes del entorno empresarial actual.

10. Documenta y comunica los resultados

Y, por último, debes documentar todo y comunicar los resultados a los stakeholders. Usa cuadros de mando, tablas, presentaciones y otros recursos para hacer que la información sea más accesible. Asegúrate de que todos estén alineados con el camino a seguir y que entienden los pasos necesarios para ejecutar los planes de contingencia en caso de que fuera necesario.

ANÁLISIS Y SIMULACIÓN DE ESCENARIOS

Anticipa el futuro de tus proyectos con Triskell Software

Planifica con confianza y visualiza el impacto de cada decisión con las funcionalidades clave de simulación de escenarios de Triskell.

Técnicas de análisis de escenarios

A la hora de realizar análisis y simulaciones de escenarios puedes valerte de ciertas técnicas para evaluar las incertidumbres futuras y tomar decisiones más informadas al respecto.

En nuestro framework de Análisis de Escenarios de 10 pasos ya hemos destacado dos de esas técnicas: el mejor y el peor de los casos, y el análisis de sensibilidad. Son dos de las más extendidas para simular escenarios, pero no son las únicas. Éstas son otras técnicas que puedes poner en práctica en tus procesos de Simulación de Escenarios:

Simulación Monte Carlo: se basa en el uso de distribuciones de probabilidad para simular diferentes escenarios posibles. Básicamente, te permite visualizar qué tan probable es que ocurra un escenario u otro y, a partir de ahí, tomar decisiones. Es especialmente útil en análisis financieros y de riesgos.
Análisis de impacto cruzado: esta técnica se enfoca en cómo los cambios en una variable pueden afectar a otras. Es muy útil en entornos complejos con muchas interdependencias de proyectos, donde cualquier cambio en un proyecto o recurso puede generar un efecto dominó.
Árboles de decisión: consiste en una representación visual de los posibles resultados según las decisiones que tomes. Cada ramo del árbol muestra un camino distinto, con sus respectivos riesgos y resultados. Es una técnica muy útil para evaluar decisiones secuenciales y comparar diferentes opciones estratégicas.
Narrativas de Escenarios: se trata de crear descripciones detalladas de cada escenario, mezclando lo cualitativo con lo cuantitativo. Es una técnica muy útil para que los departamentos con un menor background técnico cómo se desarrollaría cada escenario y prepararlos para impactos más amplios, como tendencias del mercado o cambios regulatorios.,
Matrices de Escenarios: por último, con la Matriz de Escenarios puedes comparar diferentes escenarios trazándolos en 2 ejes, cada uno representando una variable clave. Es una manera rápida y visual de ver cómo se relacionan entre sí los escenarios y de priorizar en cuáles debes enfocarte para la toma de decisiones.

Casos de uso y ejemplos de Análisis de Escenarios

Ya uses técnicas como la Simulación Monte Carlo o los Árboles de Decisión, lo que no cambia al analizar escenarios son los casos de uso de este proceso. Son principalmente 3 casos de uso, que son los siguientes:

Asignación de recursos: puedes analizar la capacidad y tipos de recursos de disponibles e identificar así cuellos de botella, sobreasignación o infrautilización de recursos, etc.
Gestión presupuestaria: los análisis de escenarios ayudan a las empresas a probar distintos modelos de asignación de fondos para ver cómo se distribuye mejor el capital entre los proyectos o las líneas de productos.
Priorización de proyectos: simulando cambios en la demanda o en la capacidad de la organización puedes ver cómo se alinea cada proyecto con sus objetivos a largo plazo y cómo se desempeñará en distintas condiciones.

Sin embargo, el impacto y el enfoque del análisis de escenarios pueden variar enormemente en función del contexto específico en el que se aplique. Ya se trate del desarrollo de nuevos productos, la toma de decisiones estratégicas o la gestión de recursos, la versatilidad de la simulación de escenarios permite a las organizaciones adaptar el proceso a tus retos específicos.

A continuación, verás varios ejemplos de cómo el análisis de escenarios puede aplicarse eficazmente en diferentes contextos empresariales.

Ejemplo de análisis de escenarios #1: Innovación y Desarrollo de Nuevos Productos

Para la gestión de proyectos de I+D y el Desarrollo de Nuevos Productos, la simulación de escenarios es muy útil para evaluar la viabilidad del lanzamiento de nuevos productos y analizar los riesgos potenciales.

Por ejemplo, una empresa de tecnología va a lanzar un nuevo dispositivo wearable, y realizan análisis de escenarios para evaluar la viabilidad del lanzamiento y los riesgos involucrados. Simulan 3 posibles escenarios:

Mejor escenario: todo sale según lo planeado. No hay retrasos, y las ventas superan las expectativas.
Peor escenario: hay problemas técnicos en el desarrollo del producto y, además, la competencia se adelanta con un dispositivo similar, lo que limita las ventas.
Escenario probable: el lanzamiento se produce en los plazos establecidos, pero sin algunas de las funcionalidades inicialmente planteadas, lo que genera un éxito moderado en el mercado.

Con esto, la empresa puede evaluar si dispone de suficientes ingenieros y diseñadores para cumplir con los plazos, o si necesitan externalizar parte del proyecto para acelerarlo. Puede decidir también si ajustar el presupuesto de marketing y hacer cambios en la estrategia de promoción del nuevo producto.

Ejemplo de análisis de escenarios #2: Planificación de la estrategia

A la hora de planificar la estrategia medio y largo plazo, el análisis de escenarios es clave para priorizar proyectos y alinear la asignación de recursos y la gestión presupuestaria con los objetivos.

Por ejemplo, un proveedor de servicios de salud está considerando 3 grandes iniciativas:

Expandir sus instalaciones.
Lanzar servicios de telemedicina.
Actualizar su sistema de registros electrónicos.

Y, mediante la simulación de escenarios, proceden a evaluar el impacto de algunas variables:

Aumento de la demanda de pacientes: en este caso, la empresa priorizaría la expansión de sus instalaciones y los servicios de telemedicina.
Cambios en la normativa vigente: en este caso, se priorizaría la actualización de los registros electrónicos para cumplir con la nueva regulación.
Restricciones presupuestarias: en el caso de que haya un recorte presupuestario, se retrasarían 2 de las iniciativas y se priorizaría únicamente el proyecto más crítico.

En este caso, el análisis les ayuda a decidir cuál de estos proyectos tiene mayor valor estratégico y cómo pueden ajustar los recursos.

Ejemplo de análisis de escenarios #3: Gestión de proyectos y portfolios<

Pongamos por ejemplo el caso de una empresa global de manufactura que está gestionando varios proyectos simultáneos en toda su cartera, entre los que se incluyen actualizaciones de instalaciones, nuevas líneas de productos e iniciativas de optimización de procesos. Cada proyecto compite por el mismo conjunto de recursos, y el presupuesto para el año entrante es limitado.

Realizan análisis de escenarios para comparar distintas estrategias de asignación en función de criterios clave como el posible rendimiento de la inversión, la alineación estratégica y las limitaciones de recursos. Al simular varias combinaciones de prioridades de proyectos y asignación de personal, pueden visualizar el impacto de sus decisiones en los plazos de los proyectos, el uso de recursos y el consumo de presupuesto. Así, por ejemplo:

En un escenario deciden dar prioridad a los proyectos de alto ROI que puedan completarse dentro del ejercicio fiscal.
En un segundo escenario, pueden centrarse en proyectos estratégicos a largo plazo con menor rentabilidad inmediata pero mayor alineación con los objetivos futuros.

En este caso, el análisis les ayuda a decidir qué proyectos deben acelerarse o retrasarse en función de la disponibilidad de recursos y las restricciones presupuestarias. Además, la empresa puede tomar decisiones informadas sobre si externalizar determinadas funciones o contratar personal temporal para hacer frente a los periodos de máxima demanda.

Ejemplo de análisis de escenarios #4: Planificación y Gestión de la Demanda

A la hora de planificar y gestionar la demanda, las simulaciones de escenarios pueden ayudar a las empresas a reajustar la asignación de personal y la priorización de las iniciativas.

Pongamos por ejemplo el departamento de TI de un gran banco. Los diferentes equipos que lo componen se encargan de toda la infraestructura tecnológica de la organización, desde servidores y almacenamiento de datos, hasta sistemas de ciberseguridad y las aplicaciones que usan tanto clientes como empleados internos.

Pues bien, con el análisis de escenarios pueden prever cómo los posibles cambios en la demanda pueden afectar la planificación de la capacidad y la gestión de recursos.

Aumento en la demanda de servicios bancarios digitales: un aumento del número de clientes usando las aplicaciones de banca en línea y móvil puede generar un aumento en la demanda de soporte técnico y, por tanto, obligar a contratar más personal.
Amenaza de ciberseguridad: una amenaza de ciberseguridad puede obligar a la empresa a reforzar los protocolos de seguridad y destinar más recursos a los equipos de seguridad.
Recesión económica: en el caso de que se diera una recesión económica y, por tanto, de menor demanda de nuevos proyectos, habría que ver cómo reasignar el presupuesto y priorizar iniciativas que ayuden a reducir costes.

Al simular estas variables, el departamento de TI puede identificar en qué áreas necesitan ajustar recursos y personal, y desarrollar planes de contingencia ante cualquier fluctuación de la demanda, garantizando así la continuidad del servicio.

Ejemplo de análisis de escenarios #5: Programa de Transformación

Supongamos que una gran empresa minorista está llevando a cabo un programa de transformación empresarial. El objetivo es mejorar la experiencia del cliente mediante la expansión del e-commerce, la mejora de la distribución de las tiendas físicas y la implantación de un nuevo sistema de gestión de la cadena de suministro. La empresa se enfrenta al reto de equilibrar estas iniciativas de transformación con recursos limitados, tanto en términos de personal como de presupuesto.

Por ello, la empresa aprovecha el análisis de escenarios para explorar diferentes estrategias de priorización:

Escenario 1: se centra en acelerar la expansión del comercio electrónico, asignando la mayor parte del presupuesto y el personal a los equipos de TI y marketing, mientras se retrasan las actualizaciones de las tiendas.
Escenario 2: da prioridad a la actualización del sistema de la cadena de suministro, lo que podría optimizar la logística y reducir los costes operativos a largo plazo, pero ralentizar las mejoras de cara al cliente.
Escenario 3: este escenario trata de equilibrar los recursos de forma más equitativa entre las tres iniciativas, garantizando un progreso constante, pero con posibles retrasos en la consecución de la transformación digital completa.

Al analizar estos escenarios, la empresa identifica como escenario óptimo aquél en el que se prioriza la expansión del e-commerce, ya que tiene un impacto inmediato en el crecimiento de los ingresos. Por otra parte, también se asignan recursos suficientes para la iniciativa de actualizar la cadena de suministro, mientras que deciden retrasar el proyecto de mejorar la distribución de las tiendas físicas ya que su impacto negativo es mínimo.

Las mejores herramientas para realizar análisis de escenarios en entornos multiproyecto

En entornos con múltiples proyectos en marcha como en los ejemplos que te hemos mostrado, realizar análisis de escenarios puede ser un auténtico quebradero de cabeza si no dispones de las herramientas adecuadas. No basta con gestionar varias variables a la vez, sino que también necesitas poder visualizar los datos, comunicarte con los equipos y visualizar en tiempo real la disponibilidad de los recursos.

Éstas son algunas de las mejores herramientas que puedes encontrar en el mercado para simular escenarios.

1. Triskell Software

Triskell es una plataforma PPM en la nube diseñada específicamente para la gestión de portfolios de proyectos con la funcionalidad de Simulación de Escenarios más avanzada del mercado. Si tienes que gestionar múltiples proyectos, recursos y además hacer simulaciones de escenarios, Triskell será tu mejor aliado.

Ventajas de Triskell

Solución todo en uno: es un software PPM con capacidades de Planificación estratégica, Gestión de Recursos, Gestión Presupuestaria y gestión de proyectos.
Modelos de escenarios detallados: con Triskell puedes analizar cómo cada escenario afecta a otros proyectos dentro de un portfolio, programa o conjunto de proyectos y cómo asignar los recursos y los presupuestos en consecuencia.
Colaboración en tiempo real: tus equipos podrán colaborar directamente en la plataforma, ajustando variables y probando diferentes escenarios. Puedes configurar además alertas y notificaciones a los responsables sobre los resultados de las diferentes Simulaciones de Escenarios.

Desventajas de Triskell

Precio: para organizaciones pequeñas o que gestionan pocos proyectos, no es la opción más adecuada por su precio.
Curva de aprendizaje: es una de las mejores herramientas PPM del mercado, por lo que dominar todas sus funcionalidades te llevará un tiempo.

¿Listo para llevar el análisis de escenarios a un nuevo nivel?

Solicita una demo de Triskell hoy mismo y descubre cómo puede ayudarte a implementar análisis de escenarios efectivos para gestionar múltiples proyectos.

2. Excel

Excel, aunque no está diseñado específicamente para realizar simulaciones de escenarios, puede ser una opción más que válida para organizaciones pequeñas con solo 1 o 2 gestores de proyecto. Es accesible, todo el mundo la conoce y sus funciones de análisis de datos pueden ser útiles.

Ventajas de Excel

Modelos personalizables: puedes crear escenarios a medida utilizando tablas dinámicas, validación de datos y formato condicional.
Económico: en comparación con otras herramientas, el precio de Excel es muy asequible.
Herramientas analíticas: en Excel puedes encontrar herramientas de análisis como Solver, Análisis de Hipótesis y Buscar Objetivo, las cuales te permiten crear y probar diferentes escenarios.

Desventajas de Excel

Falta de automatización: Excel es una herramienta manual. No te ofrece datos en tiempo real ni actualizaciones automáticas. Y, a medida que la cartera de proyectos crece, gestionarlos con Excel es un dolor de cabeza.
Colaboración limitada: aunque puedes compartir hojas de cálculo, mantener el control de versiones y que varias personas colaboren al mismo tiempo en ellos es todo un desafío.
Problemas de escalabilidad: a medida que tengas que gestionar proyectos más grandes o con muchas interdependencias, Excel se queda muy corto.

3. BigPicture

BigPicture es una herramienta de gestión de proyectos que ofrece potentes funcionalidades para planificar, rastrear y ejecutar proyectos. Sus capacidades de simulación de escenarios permiten a los equipos crear diferentes escenarios de proyectos, comparar resultados y tomar decisiones informadas.

Ventajas de BigPicture

Integración con Jira: los usuarios pueden aprovechar la integración con los datos de Jira para realizar simulaciones de escenarios precisas.
Vista a nivel de portfolio: permite a los usuarios ejecutar simulaciones en múltiples proyectos, proporcionando información a nivel de proyecto y de cartera.
Gestión de recursos: ofrece sólidas funciones de asignación de recursos, lo que le permite simular diversos escenarios de capacidad y sus efectos en la entrega de los proyectos.

Desventajas de BigPicture

Uso limitado como herramienta independiente: aunque destaca cuando se integra con Jira, puede ser menos eficaz cuando se utiliza como una herramienta independiente.
Configuración compleja: para los usuarios que no estén familiarizados con Jira o con herramientas más avanzadas de gestión de proyectos, la curva de aprendizaje puede ser pronunciada.
Coste: Para equipos o empresas más pequeños, su modelo de precios podría ser prohibitivo.

Conclusión

El análisis de escenarios es, sin duda, una de esas herramientas que no puede faltar en cualquier organización. Te permite tomar decisiones con fundamento, basadas en datos reales. No importa si estás a cargo de varios proyectos, lanzando nuevos productos o trazando planes a largo plazo, lo esencial es entender cómo las diferentes variables van a impactar tu portafolio. Esa es la clave para no perder de vista tus objetivos.

Además, herramientas como Triskell Software te permiten hacer análisis de escenarios de manera sencilla e intuitiva, incluso si estás gestionando múltiples proyectos al mismo tiempo. Así te aseguras de que tus equipos siempre estén listos para lo que venga, ya sea una tormenta o una oportunidad inesperada. Porque, al final del día, lo único seguro es que nada es seguro, ¿verdad?

¿Listo para llevar el análisis de escenarios a un nuevo nivel?

Solicita una demo de Triskell hoy mismo y descubre cómo puede ayudarte a implementar análisis de escenarios efectivos para gestionar múltiples proyectos.

FAQ Análisis y Simulación de Escenarios

¿En qué se diferencia el análisis de escenarios de la gestión de riesgos?

El análisis de escenarios y la gestión de riesgos están estrechamente relacionados, pero son distintos. La gestión de riesgos se centra en identificar y mitigar riesgos específicos, mientras que el análisis de escenarios explora varios futuros posibles simulando una serie de incertidumbres.

El análisis de escenarios puede utilizarse como parte del proceso de gestión de riesgos, pero adopta una visión más amplia al considerar múltiples resultados potenciales en lugar de centrarse en eventos de riesgo específicos.

¿Qué datos son necesarios para realizar un análisis de escenarios?

Para realizar un análisis de escenarios, se necesitan

Objetivos claros de lo que se quiere conseguir.
Variables clave como el presupuesto, el calendario, los recursos y las condiciones del mercado.
Supuestos sobre incertidumbres futuras, como factores económicos o necesidades de las partes interesadas.
Datos que respalden el análisis cuantitativo, como el rendimiento histórico, las tendencias y las previsiones.

¿Con qué frecuencia debe realizarse un análisis de escenarios?

El análisis de escenarios debe ser un proceso continuo, que se actualice periódicamente a medida que surjan nuevos datos o factores externos. En industrias dinámicas o proyectos que cambian rápidamente, realizar un análisis de escenarios con frecuencia garantiza que los escenarios sigan siendo relevantes.

Es aconsejable revisar los escenarios siempre que se produzca un cambio significativo en las variables de los proyectos, como recortes presupuestarios o cambios en el mercado.

¿Se puede integrar el análisis de escenarios con la gestión de proyectos Agile?

Sí, el análisis de escenarios puede funcionar como complemento de la gestión de proyectos agile. Los equipos ágiles pueden utilizar la planificación de escenarios para anticiparse a los cambios y prepararse para diferentes sprints o iteraciones.

Los escenarios ayudan a los equipos a adaptarse rápidamente cuando cambian las circunstancias, garantizando que los principios ágiles de flexibilidad y capacidad de respuesta se mantengan durante todo el ciclo de vida del proyecto.