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La guía definitiva para crear una PMO Estratégica para un PPM de alto impacto

¿Te imaginas cómo sería tener en la empresa una PMO que vaya más allá de la simple gestión de proyectos y que sea un actor clave del éxito organizacional? Entre los diversos tipos de Oficinas de Gestión de Proyectos que existen, cada vez más empresas están optando por disponer de una PMO estratégica que se convierta en el motor de las organizaciones para lograr sus objetivos estratégicos.

En este post, te mostraremos las funciones y responsabilidades clave de una PMO estratégica, así como los componentes esenciales para su éxito. Descubrirás cómo crearla y consolidarla paso a paso, así como los desafíos y obstáculos que te encontrarás por el camino y cómo superarlos para lograr un PPM enfocado en la entrega continua de valor.

¿Qué es una PMO estratégica? Funciones y responsabilidades

Empecemos por lo esencial, ¿qué es una PMO estratégica? Piensa en ella como si fuera una versión potenciada de una PMO ‘standard’. Va más allá de la Gestión de Proyectos y se adentra en el ámbito de la toma de decisiones estratégicas.

Como responsable de una PMO de índole estratégico, tu cometido será planificar y gestionar los proyectos y programas hacia la misión y visión a largo plazo de la organización, asegurándote de que cada iniciativa cuente. Una nueva perspectiva de gestionar una PMO que, bien ejecutada, puede transformar cualquier negocio, y hacerle prosperar en un panorama empresarial en constante cambio.

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Componentes clave de una PMO estratégica

Al igual que cualquier otra unidad de negocio, como Ventas, Operaciones o Marketing, una PMO estratégica debe tener una estructura y unos procesos de gestión bien definidos. En función de las metas y objetivos establecidos por los ejecutivos del negocio, los componentes y procesos de la PMO pueden cambiar, pero por norma general deben enfocarse en las siguientes áreas:

Gestión Estratégica del Portfolio: la PMO debe trabajar con los objetivos de la organización siempre en mente. Desde la generación de ideas, o la selección, planificación y gestión de aquellas iniciativas claves para la organización, e incluso el análisis y la monitorización constante de los beneficios obtenidos. Toda la operativa de la PMO debe diseñarse con un único fin: lograr la misión y visión establecidos por el negocio.
Gestión de Recursos: aquí se incluyen una serie de procesos y competencias que tienen como fin garantizar que cada proyecto, programa o portfolio cuenta con los recursos y competencias necesarios en el momento oportuno. Por ejemplo, la planificación de la capacidad, gestión de los inventarios, planificación de recursos, asignación de recursos, etc.
Estandarización de los procesos en toda la empresa, especialmente los relacionados con:
- La gestión de los riesgos de las carteras del negocio.
- La Gestión de la Demanda.
- El establecimiento de estándares de calidad para ejecución de los proyectos y productos.
Gestión Financiera: una PMO estratégica no sólo debe velar porque los presupuestos asignados a cada proyecto o programa sean gestionados de manera responsable, sino porque los fondos e inversiones asignados a cada iniciativa estén en consonancia con los beneficios esperados de cada una de ellas y los objetivos del negocio.
Gestión de las comunicaciones: la implicación de los stakeholders es un componente clave para el éxito de una PMO empresarial. Para lograrlo, debes contar con un plan de comunicaciones gestionado desde una única solución que albergue también todos los datos relativos a la gestión de carteras. Así, harás que ejecutivos, equipos y todas las áreas de la organización reconozcan el valor que tu PMO aporta al negocio.

Diferencias entre una PMO estratégica y una PMO ‘tradicional’

Ahora que tienes claros qué es una PMO estratégica y los principales elementos que la componen, vamos a ver qué diferencia a este tipo de Oficina de Gestión de Proyectos de las más tradicionales.

PMO	PMO Estratégica
Es operativa, sus principales tareas son supervisar y entregar los proyectos en los plazos y presupuestos acordados.	Es un actor clave tanto en la ejecución de la estrategia como en la planificación de la misma.
Es estática, muy rígida para pivotar y adaptarse a los cambios.	Enfoque adaptativo en función a los cambios de estrategia de la empresa.
Toma de decisiones limitada fuera del ámbito de la gestión de proyectos y programas.	Influye en todos los aspectos necesarios para alcanzar los objetivos empresariales.
Foco en la entrega de proyectos.	Foco en la entrega continua de valor para el negocio.

Una PMO de corte ‘tradicional’ apenas tiene ámbito de actuación más allá que la mera supervisión y la entrega de proyectos. Por otra parte, una PMO estratégica es un actor clave tanto en la planificación como en la ejecución de la estrategia, poniendo especial foco en la entrega continua de valor y en la adaptabilidad ante posibles cambios en los objetivos.

Una PMO empresarial es un actor clave en la planificación y ejecución de la estrategia

Cómo crear una PMO estratégica: una guía paso a paso

Ahora que has visto en detalle qué es una PMO estratégica, para ponerla en marcha debe seguirse un proceso concienzudo. Desde la concepción hasta la implementación, vamos a mostrarte cómo definir objetivos claros, seleccionar los componentes clave y establecer unos cimientos sólidos para una PMO estratégica de alto impacto.

Esta es la guía de 8 pasos que debes seguir para poner en marcha una PMO estratégica:

1. Identifica los objetivos y la visión del negocio

Para que una PMO estratégica tenga éxito es necesario que tengas claras la misión y la visión de la organización.

Y, a partir de ahí, preguntarte: ¿qué papel debe desempeñar la PMO para hacer realidad esa misión y visión? Sólo así podrás definir un propósito y unos objetivos para la PMO que realmente estén alineados con la estrategia general de la organización y que sirvan como guía para tu toma de decisiones. de decisiones.

2. Evalúa el estado de madurez de vuestro PPM

A continuación, debes evaluar vuestros procesos, prácticas y metodologías de gestión de proyectos existentes. Un análisis que te debe servir para obtener conclusiones acerca de vuestras fortalezas, debilidades y áreas de mejora, y que sentará las bases de la estructura, las responsabilidades y el alcance de la PMO.

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3. Define objetivos y KPIs

Después debes acordar con los ejecutivos y los principales stakeholders de la organización los objetivos y los parámetros de rendimiento de la PMO. Esto os ayudará a centraros en los proyectos e iniciativas que realmente aportarán valor al negocio.

4. Diseña la estructura de la PMO

En paralelo al punto anterior, en función de los objetivos y el nivel de madurez de los procesos PPM, debes diseñar una estructura para la PMO que se ajuste a las necesidades y a la idiosincrasia de la organización. Esto incluye líneas jerárquicas, personal, funciones y responsabilidades. El objetivo es establecer una estructura que fomente la colaboración, la comunicación y la integración sin fisuras con las unidades de negocio existentes.

5. Optimiza los procesos y metodologías con los que vais a trabajar

Para que la PMO tenga éxito, es necesario que los procesos y metodologías con los que vais a trabajar sean sólidos y estandarizados para garantizar una ejecución consistente de los proyectos. Esto incluye mecanismos de gestión y gobernanza, marcos de trabajo para cada fase del proyecto, procesos de gestión de riesgos, y normas de asignación de recursos acordadas por los principales departamentos y stakeholders de la organización.

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6. Forma un equipo multidisciplinar

Para que una PMO tenga éxito, debes cuidar al equipo que vas a crear. Este equipo debe estar formado por profesionales que combinen conocimientos y experiencia en gestión de proyectos con habilidades como el pensamiento estratégico, liderazgo y capacidad de comunicación. Debes invertir además en su desarrollo profesional y crear un entorno de trabajo que fomente el la colaboración y el aprendizaje continuo.

7. Centraliza toda la gestión del portfolio de proyectos en una única solución PPM

Para que el trabajo de tu equipo sea lo más eficiente posible, es necesario contar con la suite de herramientas adecuado para ayudaros en vuestra toma de decisiones. Por ello, disponer de un software PPM con funcionalidades para la planificación estratégica os permitirá conectar todos los proyectos y programas de la organización con los objetivos del negocio y el valor que cada iniciativa aporta en la consecución de los mismos.

8. Desarrolla procesos de mejora continua

La mejora continua debe estar en el centro de todos los procesos de una PMO estratégica. Debes revisar de manera periódico el rendimiento de la PMO con el fin de identificar áreas de mejora y perfeccionar vuestros procesos, metodologías y marcos de trabajo. No dudes en recabar todo el feedback que puedas tanto de los stakeholders, los equipos de proyecto como de los propios integrantes de la PMO para hacer todos los ajustes que sean necesarios.

Retos de la PMO estratégica y cómo superarlos

A medida que vayas completando las etapas antes mencionadas para la creación y consolidación de la PMO empresarial, te enfrentarás a diferentes desafíos para los cuales debes estar preparado. Desde la optimización de recursos hasta la alineación con los objetivos empresariales, verás cómo afrontar cada obstáculo para elevar tu PMO a nuevos niveles de eficiencia y convertirla en un verdadero motor de crecimiento para tu organización.

Estos algunos de los retos que toda PMO estratégica debe afrontar:

1. Resistencia al cambio

Implementar una PMO de carácter estratégico suele exigir un cambio de cultura y mentalidad, ya que puede haber personas y equipos de la organización que se resistan a este cambio por temor a ver sus procesos de trabajo alterados.

Para afrontar esta situación, es fundamental una gestión eficaz del cambio. Dialoga continuamente con los stakeholders, da respuesta a sus dudas y preocupaciones, y déjales claros los beneficios que la PMO puede aportar a la organización en su conjunto.

2. Obtener el apoyo de los ejecutivos

Obtener el apoyo inmediato de los ejecutivos no es tarea sencilla ya que éstos pueden tener prioridades contrapuestas y pueden no ser capaces de ver el valor que una Oficina de Gestión de Proyectos estratégica puede aportar.

Para asegurarse su apoyo, aporta informes que expliquen el potencial ROI que se puede conseguir con la PMO, tanto en términos de ahorro de costes como de consecución de objetivos estratégicos.

3. Objetivos y expectativas poco claros

No disponer de objetivos claros puede generar ambigüedad y confusión. Para evitar que esto suceda, debes definir de manera explícita el propósito y el alcance de la PMO, y colaborar con integrantes de la PMO y los stakeholders para establecer objetivos realistas y medibles.

De esta forma, te asegurarás de que toda la organización trabaje en pos de obtener los resultados deseados.

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4. Necesidades empresariales cambiantes

El panorama empresarial actual está en constante evolución, por lo que las prioridades estratégicas pueden cambiar en muy poco tiempo.

Para que la PMO esté siempre alineada con la visión de la organización, debes revisar y reevaluar periódicamente los objetivos y KPIs de la PMO. Debes ser ágil y receptivo a los cambios en las necesidades del negocio, ya que sólo así podrás adaptar vuestro enfoque y prioridades en consecuencia.

5. Limitaciones de recursos

Uno de los grandes retos a los que tienen que enfrentarse las PMO está relacionado con la escasez de personal cualificado o las limitaciones presupuestarias.

Para superar este reto, debes priorizar las iniciativas en función de su valor estratégico. Y, si has establecido la PMO hace poco, también te recomendamos comenzar con proyectos manejables y de gran impacto para así maximizar los recursos existentes.

6. Datos descentralizados

Las PMO necesitan de datos para tomar decisiones informadas. Una recopilación inadecuada de datos, la mala calidad de los mismos o no disponer de herramientas eficientes para este cometido hará más difícil el acceso y la correcta interpretación de los datos.

Merece la pena invertir en un software para la Gestión del Portfolio de Proyectos para así disponer en tiempo real de los datos que necesitas para una toma de decisiones informada y eficiente.

Buenas prácticas para consolidar una PMO estratégica

Después de haber creado una PMO estratégica sólida y haber superado los retos antes listados, es el momento de llevarla al siguiente nivel. En esta sección, exploraremos las estrategias y enfoques que te permitirán optimizar su funcionamiento, promover la colaboración efectiva y asegurar que esté alineada con los objetivos del negocio.

Pon a los stakeholders en el centro de tu plan de comunicación. Mantener una relación sólida con los stakeholders es crucial. Te recomendamos comunicar de manera periódica los logros, el impacto y el valor aportado por la PMO a los ejecutivos y otras stakeholders relevantes en la toma de decisiones de la empresa. Así te garantizarás, por un lado, su apoyo. Y, por otro, dotarán con el tiempo de más recursos a la PMO una vez que se consolide con el tiempo el valor que aporta al negocio.
Sé ágil a la hora de afrontar los cambios en la estrategia. En un entorno empresarial tan dinámico como el actual, los objetivos y las prioridades pueden cambiar rápidamente por múltiples factores. Y es que aquí donde tu PMO debe adoptar un enfoque ágil ante los cambios de estrategia, reevaluando y realineando cada 3 o 6 meses las iniciativas que haya en marcha con las necesidades del negocio. La interacción continua con los stakeholders aquí es clave para la PMO esté en todo momento alineada con la visión de la organización.

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Toma decisiones basándote en datos. Una PMO que no base su toma de decisiones en la analítica de datos está abocada al fracaso. Invierte en herramientas PPM que dispongan de funcionalidades avanzadas de análisis elaboración de informes para obtener información muy valiosa sobre el rendimiento de las carteras de proyectos, el uso de los recursos o sobre las tendencias de la demanda entrante. Con estos datos, podrás identificar áreas de mejora, optimizar procesos y mejorar vuestra toma de decisiones a la hora de priorizar las iniciativas.
Fomenta la innovación. Fomenta dentro de la PMO y los equipos de proyecto un espíritu de innovación y de pensamiento creativo. No dudes nunca en explorar nuevas tecnologías, metodologías o en poner a pruebas nuevas prácticas para así impulsar la innovación y mantener a la PMO a la vanguardia de la excelencia en la Gestión del Portfolio de Proyectos.
Mejora continua del proceso. Los procesos de mejora continua son vitales en cualquier PMO estratégica. Debes revisar periódicamente los procesos y marcos de trabajo de la PMO para identificar cuellos de botella y posibles áreas de mejora. El feedback de los equipos de proyecto es también fundamental para impulsar mejoras iterativas de vuestros procesos y hacer que la Oficina de Gestión de Proyectos sea cada vez más eficiente.
Flexibilidad y escalabilidad. A medida que tu organización crece y evoluciona, la PMO debe adaptarse en consecuencia. A la hora de diseñar los procesos y estructuras de la PMO, debes asegurarte de que ambos sean flexibles y escalables, de tal forma que así la PMO pueda adaptarse a nuevos tipos de proyectos o iniciativas al mismo tiempo que mantienes unos procesos de gobernanza coherentes y alineados con los objetivos estratégicos.
Fomenta la colaboración y el aprendizaje continuo. Rompe los silos y promueve la colaboración interdisciplinar y el intercambio de ideas entre los distintos departamentos y equipos de proyecto. De esta forma, propiciarás que la PMO tenga acceso a un conjunto más amplio de conocimientos y perspectivas.

Conclusión: Triskell Software, la solución PPM que tu PMO empresarial necesita

Y eso es todo. Hemos intentado plasmar en este post toda la información que necesitas para crear una PMO estratégica de alto impacto empresarial. A lo largo de este artículo te hemos mostrado las bases fundamentales de una PMO estratégica, sus funciones y responsabilidades, y los componentes clave para su éxito.

Ahora te toca ti. Pon en práctica nuestra guía paso a paso para crear tu propia PMO estratégica y enfrentar los desafíos que puedan surgir en el camino. Recuerda que cada obstáculo es una oportunidad para crecer y mejorar.

Y para completar esta transformación, te invitamos a que conozcas Triskell Software, la solución PPM con la que podrás gestionar tus carteras de proyectos, optimizar recursos y tomar decisiones estratégicas basadas en datos confiables. Solicita una demo ya mismo y descubre cómo puede impulsar el rendimiento de tu Oficina de Gestión de Proyectos.

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FAQs sobre las PMO estratégicas

¿Cómo pueden las PMOs establecer una cultura de entrega continua de valor?

Una PMO estratégica prospera en una cultura de entrega continua de valor. Así es cómo una PMO puede cultivar este ambiente:

Alinear proyectos con objetivos estratégicos: Asegurarse de que todos los proyectos contribuyan directamente a los objetivos estratégicos de la organización. Analizar los proyectos potenciales para entender su impacto estratégico antes de agregarlos al portafolio.
Adoptar metodologías ágiles: Considerar la incorporación de prácticas ágiles que promuevan el desarrollo iterativo, bucles de retroalimentación rápida y mejora continua. Esto permite una adaptación más rápida a las condiciones cambiantes del mercado y garantiza que se entregue valor a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Medir y rastrear el valor: Establecer métricas claras para medir el valor entregado por los proyectos. Seguir el progreso hacia estas métricas regularmente y hacer ajustes según sea necesario para garantizar que los proyectos estén en camino de entregar valor estratégico.

¿Cómo pueden las PMOs integrar efectivamente la Gestión del Porttfolio de Proyectos con los objetivos estratégicos?

Así es cómo las PMOs pueden integrar la Gesticon del Portfolio de Proyectos con los objetivos estratégicos:

Priorización estratégica: Priorizar proyectos en función de su alineación con los objetivos estratégicos de la organización. Analizar la contribución de cada proyecto a los objetivos estratégicos antes de la selección y asignación de recursos.
Transparencia y comunicación: Mantener canales de comunicación claros entre las PMOs, los gerentes de proyecto y los ejecutivos. Informar regularmente sobre el progreso del proyecto y cómo cada proyecto contribuye a los objetivos estratégicos.
Gobernanza del portfolio: Establecer un marco de gobernanza para garantizar la alineación entre la selección de proyectos, la ejecución y los objetivos estratégicos. Este marco debe definir criterios claros para la selección de proyectos, su priorización y la asignación de recursos, fomentando un enfoque estratégico para la gestión de portfolio.

¿Cómo pueden las PMOs establecer canales de comunicación claros con los interesados?

La comunicación abierta es vital para el éxito de una PMO estratégica. Así es cómo las PMOs pueden construir sólidos canales de comunicación:

Definir los Canales de Comunicación: Establece canales de comunicación claros con los interesados en diferentes niveles (ejecutivos, gerentes de proyecto, miembros del equipo). Esto puede implicar reuniones regulares, informes de proyectos y una plataforma de comunicación centralizada.
Adaptar la Comunicación: Adapta el estilo y contenido de la comunicación a cada grupo de interesados. Los ejecutivos pueden necesitar actualizaciones estratégicas de alto nivel, mientras que los gerentes de proyecto requieren información detallada sobre el progreso del proyecto.
Comunicación Proactiva: No esperes a que surjan problemas antes de comunicarlos. Actualiza regularmente a los interesados sobre el progreso de lps proyectos, posibles obstáculos y cualquier cambio en la estrategia u objetivos.

Al construir sólidas prácticas de comunicación, las PMOs estratégicas pueden asegurar que todos estén alineados con los objetivos estratégicos y el progreso del proyecto, fomentando un ambiente colaborativo para la entrega exitosa de valor.