Cómo Carac optimizó la Gestión de sus portfolios de proyectos estratégicos con Triskell
Un caso de estudio con Vanessa Dauta-Gaxotte, Responsable de la Gestión de Programas Estratégicos, y Gwendoline Pratviel, Coordinadora de Proyectos Transversales en el Departamento de Sistemas de Información y Transformación Estratégica de Carac.
Resumen del proyecto
Solución PPM integral para el Departamento de TI y Transformación Estratégica (DSITS) de Carac utilizando la plataforma PPM de Triskell Software.
- 80 usuarios.
- 44 proyectos transversales.
- 10 proyectos recurrentes.
- 8 Portfolio Managers.
- 20 gestores de proyectos empresariales.
- 23 gestores de proyectos MOA/MOE.
Acerca de Carac
Cara es una compañía que se engloba en el sector de ahorro, jubilación y planes de pensiones que gestiona y distribuye soluciones financieras para sus clientes.
Fundada en 2024, Carac cuenta hoy con 50 agencias o puntos de asesoramiento en Francia, desde las que entienden a más de 305.000 afiliados, según datos del informe de actividad de 2022.
Contexto: el Plan ‘Ambición 2030’, factor de aceleración de proyectos
En 2020, Carac puso en marcha un nuevo proyecto empresarial, ‘Ambición 2030’, que tiene como objetivo repensar las ambiciones, la misión y visión de la mutua.
En este contexto, la Dirección de Sistemas de Información y Transformación Estratégica (DSITS), encargada de la gestión de los programas estratégicos, implementa entonces un amplio plan de transformación para acompañar a la empresa en la gobernanza, gestión y puesta en marcha de los proyectos transversales en relación con las áreas de negocio implicadas.
El plan estratégico ‘Ambición 2030’ debe ser un factor que acelera la entrega de proyectos. Ya en 2020, se gestionaban 20 proyectos simultáneamente y había 6 Portfolio Managers, 13 Project Managers, 19 jefes de proyectos MOA/MOE, y 30 colaboradores en los proyectos permanentes.
Pero ya entonces la DSITS se enfrentó a un problema importante: la falta de una visión consolidada del conjunto de sus proyectos debido a la ausencia de una herramienta centralizada. Por lo tanto, había que definir un proceso de gestión del portfolio de proyectos estandarizado para garantizar una gestión coherente y eficaz de todos los proyectos.
Es entonces cuando se toma la decisión de adquirir un software PPM para acompañar el despliegue del plan estratégico ‘Ambición 2030’.
¿Por qué Triskell?
El equipo de la DSITS lanza una licitación para encontrar un software PPM capaz de responder a todas las necesidades de gestión de todas sus actividades. La solución debía dar respuesta a los siguientes retos:
- Facilitar la emisión de solicitudes y su análisis y arbitraje.
- Mejorar la visibilidad de los proyectos a corto y medio plazo y así anticipar la gestión de la carga de trabajo de los equipos.
- Facilitar la gestión de los recursos humanos en torno a los proyectos, incluido el tiempo dedicado a cada proyecto, al igual que en su sistema actual.
- Facilitar la comunicación entre los diferentes equipos (MOA/MOE/Negocio).
- Centralizar todos los datos de los proyectos en una única herramienta y optimizar la generación de informes.
- Estandarizar los procesos de gestión y seguimiento de los proyectos.
Tras evaluar hasta 7 herramientas PPM distintas, Carac se decantó por Triskell Software por los siguientes motivos:
- Triskell respondía a todas las necesidades emitidas por Carac.
- De los 17 colaboradores consultados durante el proceso de selección, 16 de ellos prefirieron Triskell.
- La experiencia de Triskell y su partner Easis convenció a los equipos.
Un despliegue progresivo
Tras un proceso de licitación que duró menos de 6 meses a principios de 2021, la voluntad de Carac era usar Triskell lo antes posible en 2 MVP (Producto Mínimo Viable).
Durante el tercer trimestre de 2021 se lanza el primer MVP para integrar durante ese verano:
- La organización
- La gestión de solicitudes
El segundo MVP fue lanzado en el último trimestre de 2021 para integrar:
- Los recursos
- Los proyectos
- Los estudios
- El mantenimiento
Resultados
El 1 de enero de 2022, todos los proyectos ya estaban registrados en Triskell, y ya ahí fue cuando Carac pudo empezar a optimizar la gestión de sus proyectos a través de la herramienta, incluyendo la creación y el seguimiento de los mismos, y la asignación de recursos.
Debido a nuestro crecimiento, hemos duplicado el número de proyectos. Si no hubiéramos tenido Triskell, no habríamos sido capaces de gestionar esta transformación.
Vanessa DAUTA-GAXOTTE – Responsable de la Gestión de Programas Estratégicos
Perfil de la empresa
Industria
Seguros y servicios financieros
Tipo
Privada
Año de fundación
1924
Región
Francia
Solución
Gestión de carteras de proyectos
Gestión estratégica de carteras
Seguimiento de recursos y tiempo
Aspectos destacados
Retos
Sin una visión centralizada de todos los proyectos y recursos en curso.
Comunicación fragmentada entre los equipos comerciales, de TI y de proyectos.
Informes inconsistentes y falta de visibilidad del progreso y las cargas de trabajo.
No hay un proceso de gestión de proyectos estandarizado entre los equipos.
Beneficios
Visibilidad centralizada
Planificación optimizada de los recursos
Colaboración mejorada.
Gestión escalable.
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