CASO DE ESTUDIO
Cómo Card Factory está mejorando la visibilidad de recursos y la eficiencia operativa con Triskell
En un sector tan competitivo como el del comercio minorista, la eficiencia operativa y la gestión de recursos son claves para el éxito. Card Factory, un conocido minorista del Reino Unido especializado en tarjetas de felicitación y regalos, buscaba optimizar sus procesos de gestión de proyectos y mejorar la visibilidad de los recursos en su Oficina de Transformación y el departamento de TI.
Para lograrlo, la empresa implementó Triskell Software con el fin de centralizar los datos de proyectos, automatizar flujos de trabajo y mejorar la precisión en los informes.
Sobre Card Factory
Fundada en 1997, Card Factory se ha consolidado como uno de los principales minoristas en el Reino Unido, especializado en tarjetas de felicitación, regalos y artículos para fiestas. Con más de 1,000 tiendas en todo el país y una creciente presencia online, la empresa está comprometida con ofrecer productos de alta calidad a precios accesibles.
A medida que Card Factory fue expandiendo sus operaciones, se hizo evidente la necesidad de contar con un sistema sólido de gestión del portfolio de proyectos que permitiera agilizar los flujos de trabajo, optimizar la asignación de recursos y mejorar la alineación estratégica.
Contexto
Antes de implementar Triskell, Card Factory afrontaba serios desafíos a la hora de gestionar eficazmente los flujos de trabajo y la asignación de recursos. La Oficina de Transformación y el departamento de TI operaban en silo, con planes de entrega y asignaciones de recursos desconectados, lo que generaba un proceso manual y lento para alinear ambas áreas. Esta falta de integración no solo retrasaba la planificación estratégica y la elaboración de informes, sino que también dificultaba la priorización e implementación eficiente de los cambios.
Una vez identificada la necesidad de agilizar sus operaciones, Card Factory buscó una solución integral que permitiera automatizar la gestión de recursos, reducir la carga administrativa y centralizar los datos de los proyectos en una única plataforma accesible. Clare Evans, PMO en Card Factory, enfatizó aún más esta necesidad:
Queríamos contar con un proceso más automatizado para la asignación de recursos y la capacidad de los equipos, además de otros beneficios que aporta una herramienta PPM
Por qué Triskell
Durante el proceso de evaluación, se analizaron otras soluciones líderes en gestión de carteras empresariales. Sin embargo, lo que llevó a Card Factory a elegir Triskell fue la combinación única de estas 3 cualidades: funcionalidad, rentabilidad y facilidad de configuración. Aunque sus funcionalidades clave son comparables a las de otras herramientas, Triskell ofrecía menores costos operativos a largo plazo, lo que la convirtió en una opción comercialmente viable.
Desde el punto de vista operativo, la interfaz intuitiva de Triskell es otro punto a favor, permitiendo realizar cambios significativos en la configuración sin necesidad de insertar código ni de contratar servicios de consultoría adicionales. Esta adaptabilidad sin código ofrece a Card Factory total autonomía para mantener la plataforma alineada con las necesidades del negocio, reduciendo costos y tiempos de implementación sin riesgo de incurrir en altos gastos o problemas de actualizaciones.
Proceso de implementación
Durante el proceso de implementación, el equipo de soporte de Triskell estuvo disponible en todo momento para resolver aquellos problemas de configuración que iban surgiendo. En palabras de Clare Evans: “El despliegue fue fluido, con sesiones de formación semanales dirigidas por Triskell y soporte adicional entre sesiones para configurar la solución prediseñada según nuestras necesidades. El sistema de tickets nos ha permitido seguir contando con soporte tras la implementación, cuando han surgido errores.”
Situación actual
Desde la implementación de Triskell, Card Factory ha aprovechado la plataforma para optimizar la planificación de proyectos y la gestión de recursos. Como explica Clare Evans: “El principal uso de Triskell ha sido para la planificación y asignación de recursos, así como para registrar hojas de tiempo mensuales y reducir así la elaboración manual de informes y los devengos financieros.”
Éstos son los principales beneficios que ha supuesto Triskell en Card Factory:
- Centralización de los datos de los proyectos, con una visión completa de todos los planes y recursos.
- Seguimiento automatizado de las hojas de tiempo, reduciendo así el tiempo dedicado a elaborar informes manuales y mejorando la precisión de los datos.
- Mayor visibilidad de los recursos, permitiendo a los equipos de la Oficina de Transformación y TI tomar decisiones más informadas sobre sus proyectos.
El principal uso de Triskell ha sido para la planificación y asignación de recursos, así como para registrar hojas de tiempo mensuales y reducir así la elaboración manual de informes y los devengos financieros
Próximos pasos
A medida que Card Factory continúa evolucionando su estrategia de gestión de proyectos, el foco seguirá en maximizar el uso de Triskell para seguir optimizando operaciones y mejorando la gestión de recursos.
La próxima fase será implementar buenas prácticas que garanticen un uso coherente de la herramienta en toda la Oficina de Transformación y el departamento de TI.
Descripción de la empresa
Industry
Retail
Tipo
Privada
Fundación
1997
Región
Reino Unido
Solución
PPM & Gestión de Recursos
Aspectos destacados
Retos empresariales
Procesos manuales y lentos.
Falta de integración entre la gestión de proyectos y la asignación de recursos.
Dificultad para priorizar e implementar cambios de manera eficiente.
Dependencia de informes manuales y devengos financieros.
Visibilidad limitada sobre la disponibilidad de recursos.
Beneficios
Centralización de datos de proyectos y recursos.
Seguimiento automatizado de hojas de tiempo.
Visibilidad mejorada de los recursos.
Solicita una demo de Triskell
¿Desea obtener más información? Solicita una demo gratuita de Triskell Software y descubrirás el software PPM que mejor se adapta a las necesidades de tu empresa.
